085 Dein Mentor für Qualitätsmanagement

Das sagt einem vorher niemand…

Viele Berufseinsteiger können sich vorstellen, nach Abschluss ihres Studiums oder ihrer Ausbildung ins Qualitätsmanagement zu wechseln. Sie verbinden damit spannende Aufgaben, Gestaltungsmöglichkeiten und einen gewissen Einfluss im und um das Unternehmen.

Das trifft auch alles zu. Und ich erlebe dennoch Menschen, für die gerade die ersten Jahre in der neuen Rolle eine echt harte Zeit darstellt und nicht wenige sind schon nach kurzer Zeit frustriert.
    • Du stehst immer wieder vor Herausforderungen, die Du vorher noch nie meistern musstest
    • Zusätzlich dazu hast Du in Deinem Unternehmen niemanden, mit dem Du Dich auf Augenhöhe austauschen kannst
    • Du wirst mit Anforderungen und Erwartungen konfrontiert, die oft nicht klar formuliert werden
    • Du bekommst kaum wertschätzendes und konstruktives Feedback

Wenn Du genau hinschaust, dann stellst Du vielleicht fest, dass diese Punkte auch auf jeden anderen Beruf zutreffen könnten. Was mir früher sehr geholfen hätte, wären Menschen, die das schon gemeistert hatten, was ich noch erreichen wollte oder durchmachen musste.

Da gibt es die Möglichkeit von Netzwerktreffen – auf denen oft sehr viel über das eigene Leid gejammert wird, anstatt über Lösungen zu sprechen. Und selten stellt sich ein vertrauensvolles Miteinander ein. Die Lösung für mich wäre ein Mentor für Qualitätsmanagement und andere Themen des beruflichen Alltags gewesen.

Mentor für Qualitätsmanagement – braucht man das heutzutage?

Nein, Du kannst auch alle Fehler selbst machen und aus diesen Fehlern (hoffentlich) klug werden. Aber wie schön wäre es, wenn Du kritische Fehler vermeiden könntest – weil es jemanden gibt, der Dir Tipps und Hinweise gibt? Auf diese Weise hätte ich einige kritische Situationen, Konflikte und Widerstände vermeiden können. Und hätte meine Ziele leichter und schneller erreichen können.

Insofern sage ich heute: Im Sinne der Erfolgs- und Karrierebeschleunigung ist der richtige Mentor Gold wert und ich hätte mich deutlich früher auf die Suche nach einem geeigneten Mentor begeben sollen. Einen solchen zu finden, ist im digitalen Zeitalter deutlich leichter geworden, als noch vor ein paar Jahren. Man kann seinen Vorbildern über soziale Medien und digitale Veröffentlichungen folgen, auch ohne direkt in Kontakt mit ihnen zu stehen. Wobei die 1:1-Beziehung natürlich die deutlich wirkungsvollere Variante ist.

Mentoring und Community auf Deinem Smartphone

Upspeak ist eine deutsche App, die es Dir ermöglicht, erfolgreichen und interessanten Persönlichkeiten zu folgen und ihre Inhalte zu hören. Das können Podcasts sein oder individuelle „Speaks“ – also Sprachnachrichten, speziell für die Upspeak Community. 
 
Doch das ist noch nicht alles: Du kannst dort außerdem Fragen per Sprachnachricht oder Text stellen. Du kannst Podcast-Episoden kommentieren oder in der Sektion „Q&A“ allgemeine Fragen stellen. Probier es kostenlos aus! Ich bin selbst Mentor und Mentee auf Upspeak und nutze die App täglich.

Was ich gerne früher über QM gewusst hätte

Vor einiger Zeit habe ich Gordon auf einer DGQ-Veranstaltung kennengelernt und zufällig erfahren, dass er seit Kurzem den Q-Enthusiast Podcast hört. Nach der Veranstaltung haben wir E-Mails ausgetauscht und Gordon hat mir zwei Fragen gestellt, die ich gerne in einem Zug beantworte, da sie in meinem Fall eng zusammenhängen. Doch, hier zunächst die Frage:

[…] Ich bin nicht so sehr in viele Dinge involviert. Ich fühle mich so, als würde ich von draußen rein schauen. […] Jetzt kämpfe ich dagegen an, dass meine Arbeit nicht als Einmischung gesehen wird. Vielleicht hast du einen Tipp für mich, wenn wir uns am Qualitätstag sehen.

[…] Was hättest du gerne über Qualitätsmanagement gewusst, als du damit angefangen hast? Was hast du im Lauf der Zeit gelernt, das du gerne am Anfang gewusst oder gekonnt hättest?

Vielen Dank, Gordon, für diese Frage!

Ich starte mit der zweiten Frage, denn die Erste ergibt sich quasi daraus. Die für mich entscheidende Sache, die ich damals (2007) zwar schon gewusst, aber nicht ernst genommen habe, ist die Wichtigkeit des „Mehrwert-Gedankens“ im Qualitätsmanagement. Ich befand mich in einer Phase, in der ein neues Managementsystem zertifizierbar gemacht werden musste.

Alle haben an einem Strang gezogen: Überstunden für „meine“ QM-Dokumente, lange Besprechungen um die Prozesse zu definieren. Krisenfall-Tests und Audits zur Rückverfolgung, um nur zwei der wichtigsten Themen zu nennen. Am Ende war die Zertifizierung geschafft und ich der Meinung: Mit diesem Elan geht’s nun weiter!

Weit gefehlt. Das definierte Ziel „Zertifikat“ war erreicht und vom damaligen Elan und der Hilfsbereitschaft in Sachen QM-System blieb nicht mehr viel übrig. Andere Prioritäten wurden gesetzt – ich blieb aber weiterhin der Meinung, das QM-System sei das Zentralgestirn des Unternehmens. Schließlich geht es um Lebensmittelsicherheit (wenn auch für Kunststoffverpackungen)!

Doch der Fehler lag bei mir. Nach dem gemeinsam geschafften Kraftakt der Zertifizierung in 9 Monaten – ohne vorherige QM-Ausbildung meinerseits – habe ich es versäumt, den Mehrwert des Qualitätsmanagements herauszustellen und meinen Kollegen dabei zu helfen, mit unserem System deren Probleme zu lösen. 

Nun hatte ich das Glück, dass es keine echten „Verweigerer“ gab. Alle waren so kooperativ, wie es angesichts eines „notwendigen Übels“ erwartet werden konnte. Der richtige Ansatz wäre gewesen, das aufgebaute QM-System dafür zu nutzen, das Unternehmen erfolgreicher zu machen. Doch das habe ich erst verstanden, als meine Beförderung zum QS-Leiter fast an meinem QM-Starrsinn gescheitert wäre. 

Ich hatte einen Chef, der mir gesagt hat, woran ich arbeiten muss. Dieses Glück haben viele andere nicht. Mit der Konsequenz, dass sie und ihr Managementsystem immer weniger wirksam werden und immer weniger Aufmerksamkeit bekommen. Wie mir diese persönliche Transformation gelungen ist, beschreibe ich in Episode #053. Weitere Episoden zu diesem Thema:

Meine Fehler im QM
#019 Meine 5 größten Fehler im Qualitätsmanagement
Kundenorientierung als Erfolgsfaktor
#053 Erfolgsfaktor Kundenorientierung
Was macht einen guten Qualitätsmanager aus
#064 Was einen guten Qualitätsmanager ausmacht

Als QM stärker in das Unternehmen integriert werden

Und jetzt sind wir mittendrin in der Beantwortung der ersten Frage nach Tipps, als QM stärker in das Geschehen im Unternehmen einbezogen zu werden.  Ganz einfach gesagt, lässt sich mein Tipp wie folgt zusammenfassen:

Sei Teil der Lösung. 

Sei nicht Teil des Problems und mache das Problem nicht noch größer.

Du musst verhindern, dass Deine Einbeziehung zu irgendwelchen negativen Konsequenzen, Gefühlen oder Komplikationen führt. Normalerweise fragen Menschen andere Menschen gerne um Rat – wenn sie wissen, dass der oder die Gefragte kompetent Auskunft geben kann. 

Ab dem Moment, wo man Dir zutraut, ein bestimmtes Problem besser zu lösen, als man es selbst hätte lösen können, gibt es eigentlich keinen Grund mehr, Dich nicht einzubeziehen. Wenn Du Dich im Unternehmen also isoliert fühlst, frage Dich, woran das liegen könnte. 

Fehlt Dir das Wissen oder hast Du es bisher nicht zum Ausdruck bringen können? Haben andere den Eindruck, Du bist mit Deiner eigenen Aufgabe überfordert und sie wollen Dir nicht noch mehr Arbeit aufladen?  

Befürchten Deine Kollegen durch Deine „Einmischung“, dass deren Problem komplizierter wird, oder dass Menschen davon Wind bekommen, die nichts davon mitbekommen sollen? 

Oder bietest Du ihnen keine echte Lösung, sondern machst ihr Problem nur noch größer? Oder reißt Du gar ihr Problem an Dich und spielst Dich hinterher als Retter auf? 

Du siehst, es gibt eine Reihe von denkbaren Möglichkeiten. Es hängt von Deiner individuellen Situation ab. Möchtest Du also stärker einbezogen werden, dann hilft in jedem Fall der Ansatz, relevante Probleme Deiner Kollegen besser zu lösen, als jeder andere (oder zumindest hilfreiche Tipps zu geben).

Wenn Du diese Strategie konsequent verfolgst, dann wird man bei der nächsten, ähnlichen Herausforderung wieder auf Dich zukommen. Aber Vorsicht, so kannst Du auch zu einem „Problem-Magneten“ werden. Schaue Dir genau an, welche Aufgaben in Deine Tätigkeitsbeschreibung fallen und für die schlichtweg jemand anderes zuständig ist.

Lasse die Verantwortung immer dort, wo sie hingehört. Das wäre dann „Hilfe zur Selbsthilfe“ anstelle der 100%igen Problemlösung.

Du hast auch eine Frage an mich?

Dann sende mir gerne eine Sprachnachricht oder Text-Message auf Upspeak. Gerne gebe ich Dir Tipps, die auch anderen Qualitätern weiterhelfen können. Nicht schüchtern sein.

Es gibt dort noch viele andere Mentoren, die Dir z.B. in Sachen Motivation, Gesundheit oder Persönlichkeitsentwicklung mit Rat und Tat zur Seite stehen.