Podcast

077 Diese Freiheit bietet ein eigenes QM-System

Ein QM-System von der Stange? Das kann nur schiefgehen!

Der große Vorteil „moderner“ Managementsystem-Normen ist die hohe Flexibilität. Diese Systeme lassen sich mit etwas Cleverness gut in das Unternehmensgeschehen integrieren. So ist es möglich, mit einem QM-System (oder anderen Managementsystemen) das eigene Unternehmen optimal auf die eigenen Bedürfnisse und die jeweilige Marktstrategie anzupassen.

In diesem Beitrag erkläre ich Dir, wie Du Dein QM-System so nutzen kannst, dass es Dir das Maximum an Freiheit und Gestaltungsspielraum ermöglicht. Daraus entsteht dann eine Win-Win-Win-Situation:

Win 1: Du wirst wirksamer und erhältst mehr Anerkennung

Win 2: Dein Unternehmen wird erfolgreicher

Win 3: Die Kunden lieben Euch!

Du kannst Dir die Episode entweder oben als Audio anhören oder – Premiere! – unten die Aufzeichnung des YouTube Live-Videos mit Präsentation ansehen. 

Gefällt Dir das Video? Dann gib‘ mir einen „Daumen hoch“. Und wenn Du jemanden kennst, für den oder die das Thema auch interessant sein könnte, dann teile gern den Link. 

 

HINWEIS: Am Mittwoch, den 9.10.19 um 19 Uhr gibt es das zweite YouTube Live-Video mit dem Titel:

So holst Du das Beste aus Deinem QM-System heraus.

Du möchtest dabei sein? Hier findest Du den Link zum nächsten Livestream.

Es ist manchmal leider so, dass wir uns selbst ein System schaffen, das uns mit der Zeit mehr einengt, als unbedingt nötig. Kennst Du das? In Podcast-Episode 076 zeige ich Dir drei Wege, wie Du das starre Korsett ablegst und Dich wieder mehr entfalten kannst.

Hier erfährst Du mehr.

075 Berufliche Neuorientierung. Interview mit Christoph Stelzhammer

Berufliche Neuorientierung und Tipps für das nächste Vorstellungsgespräch

Manchmal staune ich, wie viele Menschen im Qualitätswesen im Grunde Quereinsteiger sind. Nicht nur einmal habe ich erlebt, dass gute Fach-Mitarbeiter zum Beispiel aus Pflegeberufen Teilzeit oder Vollzeit ins Qualitätsmanagement wechseln. Doch was ist dabei zu beachten, um in der neuen Rolle möglichst erfolgreich zu sein?

Genauso gut kann es vorkommen, dass Du Dich in einem anderen Bereich umschauen und QM zumindest zeitweise den Rücken zukehren möchtest. Auch hier gibt es ein paar Regeln, die Du beachten solltest.

Über diese und weitere Themen habe ich mit dem Gründer des „Berufungszentrums“, Christoph Stelzhammer, gesprochen.

Christoph sitzt in Zürich, kommt ursprünglich aus dem Ingenieurswesen und hat schon einige verantwortungsvolle Positionen bekleidet, bevor er sich mit seiner Leidenschaft selbstständig gemacht hat. Er war in früheren Positionen als Personalleiter, im Vertrieb, sowie im strategischen Marketing tätig.

Ich habe ihm auf der Convention des Berufsverbandes Deutscher Redner, der German Speaers Association, zum ersten Mal persönlich kennengelernt. 

Davor kannte ich ihn durch seinen Podcast, TopJobs im Wandel.  

Die Buchempfehlungen von Christoph Stelzhammer

Weitere Informationen zu Christoph Stelzhammer und dem Berufungszentrum

 

073 Die Digitalisierung ist keine Herausforderung

Ein Missverständnis

Ich gebe zu, es geht mir mittlerweile ziemlich auf die Nerven. Alle reden von den Herausforderungen der Digitalisierung. Ich kann mir vorstellen, dass ich mit diesem Artikel nicht nur auf Zustimmung bei Dir stoße. Und ich muss es einmal in aller Deutlichkeit sagen:

Die Digitalisierung ist keine Herausforderung. Sie ist eine großartige Möglichkeit! Die Herausforderung heißt Wettbewerbsfähigkeit.

Die Wettbewerbsfähigkeit Deines Unternehmens und auch Deine eigene Fähigkeit, in Zukunft im Markt zu bestehen. Der Digitalisierung ist es vollkommen egal, ob Du mitmachst. Du kannst Deine QM-Dokumentation auch weiterhin ausdrucken und jede Anweisung handschriftlich unterschreiben. Die Herausforderungen sind Eure Marktbegleiter, die verstanden haben, welche Vorteile digitale Technologien bringen.

Der Trigger für diesen Artikel war eine Pressemitteilung der Firma Testo, mit der sie auf ein Webinar aufmerksam machen. Auch sie schreiben von den „Herausforderungen der Digitalisierung“ und erklären:

Die Digitalisierung ist im Qualitätsmanagement angekommen: Papierbasierte Checklisten in Unmengen an nicht mehr analysierbaren Aktenordern gehören in der Lebensmittelbranche Schritt für Schritt der Vergangenheit an. Doch dieser Wandel setzt auch eine Weiterentwicklung der Unternehmenskultur voraus. Eine Unternehmenskultur, in der der Mitarbeiter nicht nur Listen ausfüllt, sondern Botschafter für Qualität ist.

Tatsache ist: in einem guten QM-System und einem Unternehmen, das es mit Qualität ernst meint, haben Mitarbeiter noch nie „nur Listen“ ausgefüllt. Sie waren schon immer Qualitätsbotschafter. Allen voran kleine Handwerksbetriebe, die oft einen vergleichsweise weiten Weg zur Digitalisierung zu gehen haben. 

Und auch schon vor 20 Jahren war es vorteilhaft, Daten auswerten zu können. Heute, da es so einfach ist, wie noch nie, soll es auf einmal eine Herausforderung sein? Immer öfter werden die Daten digital erhoben, gespeichert, visualisiert und sogar interpretiert. 

Wenn Du natürlich versuchst, Menschen in Deinem Unternehmen von dem Kram zu überzeugen, den sie nicht verstehen können, dann wird es vermutlich schwer. Überzeuge sie doch stattdessen von der vorteilhaften Wirkung digitaler Technologie. Du musst keinen Algorithmus selbst schreiben können – Du musst nur verstehen, was er tut und seine Macht nutzen. Doch bist Du selbst überzeugt?

Erst Tiefschlaf, dann Schlaflosigkeit

Die Geschwindigkeit technologischer Entwicklung nimmt stetig zu. Es ist verständlich, wenn Mancher den Eindruck bekommt, schon jetzt nicht mehr mitzukommen. Tatsächlich hatten wir viele Jahre Zeit, uns darauf vorzubereiten, dass uns technologische Revolutionen bevorstehen. 

Wie viele Menschen, insbesondere in Deutschland, haben weiterhin tief geschlafen und digitale Möglichkeiten als Modeerscheinung abgetan?  Und sie schlafen teilweise bis heute!

Nehmen wir Microsoft Office als Beispiel. In der breiten Masse als Softwarepaket für verschiedene Büro-Anwendungen hat es sich wohl ab dem Jahr 1995 etabliert. In meiner Wahrnehmung haben sich die Fähigkeiten in Bezug auf die Verwendung dieser Programme bei 80 % der Menschen, mit denen ich zu tun habe, seitdem nicht signifikant verbessert. 

Klar, ein fortgeschrittener Durchschnittsnutzer von MS Excel nutzt vielleicht 10 – 20 % des Funktionsumfangs der Software. Es geht auch nicht darum, Funktionen zu beherrschen, die man niemals benötigt. Doch wie viele Menschen verschwenden Zeit mit der Formatierung von Zellen, wo es doch seit den letzten drei Office-Versionen sehr ansprechende Formatvorlagen gibt? 

Schreiben auf einer normalen Computertastatur ist ein weiteres klassisches Beispiel. Mit welcher Begründung verschwenden wir Zeit, Tasten zu suchen? Der einzige Grund, hier nicht besser werden zu wollen, ist die Hoffnung, in Zukunft keine Tastaturen mehr nutzen zu müssen. Dann geht das über Spracheingabe und automatische Transkription. Doch diese Technologie muss man dann auch bedienen können!

Diese beiden Beispiele nutze ich bewusst, um zu verdeutlichen, dass das alles nicht wirklich neu ist. Es hat sich zunächst relativ langsam entwickelt und wir hatten genug Zeit, uns daran zu gewöhnen. Je länger wir schlafen, desto schwerer wird es, den Rückstand aufzuholen. Insbesondere, wenn andere Menschen uns sagen, wir MÜSSEN. Das ist dann die Herausforderung: Andere haben einen Vorsprung – und es bedeutet negative Konsequenzen für uns, wenn wir nicht mindestens Schritt halten.

 

Was fehlt, ist das Interesse an Optimierung - und ein wenig Spieltrieb

Ich erinnere mich noch gut an meine ersten Berührungspunkte mit Computern. Im Alter von zwölf Jahren sitze ich am Computer meines Onkels. Erst vier Jahre später sollte ich meinen ersten eigenen Rechner haben – gekauft von dem Geld, das ich für den Verkauf meiner Sammlung Überraschungseier-Figuren bekommen habe.

Ich sitze also an diesem Rechner, das mit dem Betriebssystem Windows 3.1 läuft und bin fasziniert davon, wie man eine Maus bedient und dass sich unterschiedliche Fenster nebeneinander auf demselben Bildschirm anzeigen lassen – und natürlich auch vom Kartenspiel „Solitär“. 

Natürlich hatte ich damals von Dingen wie Tabellenkalkulation keine Ahnung. Interessant fand ich trotzdem, dass man mit einem Computer Briefe nicht mehr per Hand schreiben muss – als Linkshänder mit damals entsetzlicher Handschrift ein echter Augenöffner! 

Was die Digitalisierung so spannend macht: mit digitaler Technologie können wir immer leichter immer produktiver und erfolgreicher werden. Wie auch immer Du Erfolg für Dich definierst. Wenn Du eine Software nicht als notwendiges Übel verstehst, sondern als Werkzeug, Deine Wertschöpfung zu steigern, dann macht die Beschäftigung damit sogar Spaß. 

Natürlich dauert es einige Zeit, bis man sich mit etwas Neuem anfreundet und sich zurechtfindet. Aber die Zeit ist gut investiert! Selbst wenn sich eine bestimmte Anwendung nicht bei Dir etabliert, hast Du etwas daraus gelernt – und hast weniger Angst vor dem Digitalisierungs-Monster. 

Apropos Spieltrieb… Dir ist vielleicht aufgefallen, dass ich für dieses Artikelbild kein Foto von einem der üblichen Webportale verwendet habe. Als ich den Artikel geschrieben habe, habe ich ein wenig mit dem iPad Pro experimentiert und die Spielerei des digitalen Zeichnens für mich entdeckt. Das Vorschaubild ist das Produkt daraus. Sicher nicht perfekt, aber individuell. Sicher hat es länger gedauert, als einfach ein Stock-Foto zu suchen.  Und die Erfahrung hat sich dennoch gelohnt. 

Die TOP 5 Ausreden zur Digitalisierung

Dies ist meine persönliche Ausreden-Liste. In nicht geordneter Reihenfolge sind das die Ausreden, die mir in Bezug auf die Digitalisierung häufig begegnen. 

Ausrede #1

Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll…

… und deshalb fange ich lieber gar nicht an. Das nenne ich die „Digitale Lähmung“. Vor einem Wollknäuel digitaler Optionen sehen wir den Anfang des Wollfadens nicht. Mein Tipp: Liste die Prozesse in Deinem Bereich auf und versehe sie mit zwei Bewertungskriterien: 

– Wie viel Zeit nimmt der Prozess in Anspruch (1-5)?
– Welche Bedeutung hat das Ergebnis für das Unternehmen (1-5)?

Konzentriere Dich zunächst wirklich nur auf Deine Abteilung. Es ist einfacher zu starten, wenn man nicht viele Menschen involvieren muss. Die beiden zahlen multiplizierst Du und mit dem höchsten Wert startest Du. So stellst Du sicher, dass Du dort anfängst, wo Ihr die meiste Zeit spart und den größten Effekt erzielt.

Hier startest Du ein kleines Projekt und fängst einfach an, erste Erfahrungen zu sammeln.

Ausrede #2

Moderne Technologie ist teuer

Software-Riesen wie die SAP AG oder die CAQ AG haben es verstanden, ihre Lösungen maximal zu vermarkten. Einer der wichtigsten Trends der Zukunft lautet Vernetzung (Stichwort: Internet der Dinge). Wenn dann Schnittstellen von Laborgeräten zu einer Software Tausende von Euro kosten, kann ich das Argument nachvollziehen.

Suchst Du allerdings nach einer Software, die verspricht, alles zu können, dann zahlst Du viel Geld für das, was sie dann doch nicht ganz so gut können.

Und es gibt Tausende von Startups, die kostengünstige oder kostenlose Anwendungen anbieten, mit denen viele Prozesse digitalisiert werden können. Mittels der Appss Meistertask und Dropbox lassen sich absolut kostenlos Prozesse wie Wareneingangsprüfungen oder ähnliches realisieren. 

Wenn Du mehr darüber erfahren wills, schreibe mir gerne eine Mail.

Ausrede #3

Unsere Mitarbeiter können nicht mit dem PC umgehen

Digitale Technologie heißt nicht automatisch PC-Arbeit. Fast jeder hat ein privates Smartphone, kann sich in den sozialen Medien und im Internet bewegen. Nichts anderes ist für die Verwendung moderner Apps notwendig. Das kann jeder Mitarbeiter verstehen – vorausgesetzt, man achtet auf möglichst intuitive Bedienbarkeit und erklärt den Sinn hinter der Aufgabe. 

Auf leichte Verständlichkeit und Bedienbarkeit musst Du achten. Unsere Aufmerksamkeitsspanne wird immer kürzer. Ich schätze, dass ich pro Woche drei bis vier unterschiedliche Apps auf meinem Smartphone teste (privater oder beruflicher Kontext). Wenn ich die Funktion und die Wirkung dieser Anwendung nicht innerhalb von 10 – 15 Minuten verstanden habe, suche ich mir eine Alternative. 

Vermutlich geht es Dir und den Mitarbeitern in Deiner Firma ähnlich. Je einfacher die Bedienbarkeit, desto höher die Akzeptanz. Und wie in #1: Nutze zunächst Anwendungen für Dich. Überzeuge erst andere, wenn Du selbst überzeugt bist.

Ausrede #4

Ich kann nicht programmieren

Um digitale Technologie nutzen zu können, ist das auch nicht notwendig! Die Mechanismen dahinter zu verstehen, ist sicher von Vorteil, um die unglaubliche Möglichkeit von Vernetzungen zu verstehen. Schon mit geringem technischem Verständnis sind wahre Wunder möglich!

Ausrede #5

Ich habe keine Zeit mich damit zu beschäftigen

Bist Du Qualitätsmanager und vielleicht sogar Führungskraft? Dann ist die ständige Weiterentwicklung teil Deiner beruflichen Aufgabe. Das bedeutet nicht, dass Du Dich selbst in die Materie einarbeiten musst. Aber die Potenziale erkennen können solltest Du.

Für die intensive Beschäftigung und Einarbeitung in ein digitales Thema gibt es viele Möglichkeiten. Angefangen von Auszubildenden in Deinem Unternehmen, die sich vermeintlich mit digitalen Dingen leichter tun. Bis hin zu Studenten, die im Rahmen eines Praktikums oder einer Bachelorarbeit mit einem Digitalisierungsprozess in Deiner Firma befassen können. 

Du musst es nicht selbst tun. Du solltest den Impuls zur Veränderung geben.

Das einzige Argument, das zählt: Du willst nicht

Es gibt keinen Grund, nicht heute noch anzufangen. Wenn Du Dich nicht mit den digitalen Möglichkeiten beschäftigen möchtest, ist das vollkommen okay. Dann musst Du allerdings auch mit den möglichen Konsequenzen leben:

– Dein Unternehmen wird von der Konkurrenz überholt
– Du verschenkst viel eigenes Potenzial und Erfolg
– Du verschwendest fahrlässig Deine eigene Lebenszeit
– Du hast weniger Spaß im Leben (und im Job), als Du haben könntest

Der Verzicht auf digitale Technologien macht Dich nicht zu einem besseren oder schlechteren Menschen. Mir ist nur wichtig, dass Du Dich bewusst entscheidest, welche Wege Du gehst. Und Dir bewusst machst, auf welche Möglichkeiten Du stattdessen verzichtest. 

Digitalisierung im Qualitätsmanagement

Podcast-Episode #34

Erfahre mehr über die „4 Megatrends der Digitalisierung“ und wie sie im QM genutzt werden können. Hier geht’s zur Episode / zum Artikel. 

072 Die Qualität Deiner Gedanken bestimmt die Qualität Deines Lebens

Qualität der Gedanken?

Zwei einfache Beispiele verdeutlichen, inwieweit Deine Gedanken Dein Handeln und somit Dein Leben beeinflussen: woran denkst Du zuletzt, bevor Du zu Bett gehst und woran als Erstes, wenn Du aufwachst?

Liegst Du vor dem Schlafengehen wach  und grübelst über Deine Probleme und Sorgen? Oder denkst Du an das Positive, das Dich den heutigen Tag über oder in den kommenden Tagen erwartet? Deine Schlafqualität wird komplett unterschiedlich sein. Denn Dein Unterbewusstsein beschäftigt sich mit diesen Themen, während Du schläfst. 

Ebenso, wenn Du aufwachst. Das, woran Du als Erstes denkst, bestimmt, wie Du in den Tag startest. Und es würde mich nicht überraschen, wenn Du direkt nach dem Aufwachen Gedanken zum selben Thema hast, wie davor. 

Eine jahrhundertealte Weisheit

Schon im Talmud stand es geschrieben:

Achte auf Deine Gedanken, denn sie werden Worte. 
Achte auf Deine Worte, denn sie werden Handlungen. 
Achte auf Deine Handlungen, denn sie werden Gewohnheiten. 
Achte auf Deine Gewohnheiten, denn sie werden Dein Charakter. 
Achte auf Deinen Charakter, denn er wird Dein Schicksal.

Die Qualität der Gedanken beeinflusst die Qualität des Lebens

Die Art der Gedanken, die Du in Deinen Kopf lässt und die sich dort verankern, bestimmt den Ablauf Deines Lebens. Dabei geht es um äußere Einflüsse die Du an Dich heranlässt, genauso wie das, womit Du Dich aktiv beschäftigst oder mit welchen Menschen Du Dich umgibst.

Drei weitere Beispiele aus meinem Leben sollen dir Zeiten, was ich damit meine:

Als ich 2009 aufgrund einer Krebserkrankung in stationärer Behandlung war, habe ich viele Menschen kennengelernt, bei denen sehr stark zu spüren war, dass sie eigentlich mit ihrem Leben schon abgeschlossen hatten. Dabei waren sie oftmals nicht besonders alt und ihre Erkrankung meist nicht unheilbar. 

Ganz besonders in Erinnerung geblieben ist mir ein etwa 50-jähriger Mann, mit dem ich insgesamt drei Wochen das Krankenhauszimmer geteilt habe. Er lag den ganzen Tag nur in seinem Bett und hat an die Decke gestarrt. Seinen Besuch ist er sehr schnell wieder losgeworden und jegliche meiner Bemühungen, ihn zu etwas Aktivität zu bewegen, ließ er nicht zu. Mit der Begründung, er wolle über sein Leben nachdenken. 

Als ich ihn gefragt habe, woran er denn da genau denkt, antwortete er, ihn beschäftige immerzu die Frage, warum ihm das passiert. Keine sehr hilfreiche Frage! Natürlich habe ich mir diese Frage kurz nach der Diagnose auch gestellt. Aber viel wichtiger war für mich, wie ich diesem „Schicksal“ entkommen kann.

Ich habe Bücher gelesen und die Ärzte mit Fragen gelöchert, ob Sport oder eine bestimmte Ernährung mir bei der Genesung helfen kann. Und daran, dass ich dir heute schreiben kann, merkst du: Es hat funktioniert 🙂 

Ich bin überzeugt: auch meine zweite schwere gesundheitliche Prüfung (ein Hirninfarkt nach einer Blutvergiftung im Gehirn) habe ich nur überstanden, weil ich positiv gedacht und gehandelt habe (abgesehen von einem tollen und unterstützenden Umfeld). 

Wenn positives Denken in lebensbedrohlichen Situationen funktioniert, dann hilft es auch im „normalen Leben“. 

Ein Beispiel, das etwas alltäglicher ist, betrifft die Welt der Nachrichten. Und damit sind alle Arten von Nachrichten gemeint: digitale oder gedruckte Nachrichten, Radio oder Posts in den sozialen Netzwerken.

Diese Medien sind meist voll von Hass, Krieg und negativen Meldungen. Das Meiste davon können wir selbst jedoch nicht beeinflussen. Diese Art der Berichterstattung beeinflusst hingegen uns. In der Kaffeeküche sprechen wir als Erstes über den kürzlichen Terroranschlag im Mittleren Osten oder Naturkatastrophen. Schlimme Schicksale, zweifellos. 

Aber darüber zu reden, ändert nichts! Es würde Sinn ergeben, wenn wir daraufhin aktiv werden und einer gemeinnützigen Organisation etwas spenden würden.

Neulich habe ich eine ganz schlimme Funktion am Wecker meines Mobiltelefons „entdeckt“: Wenn der Wecker um 5:30 Uhr klingelt, dann kommt für drei Sekunden entspannt Musik, dann tönt eine laute mechanische Stimme:

Guten Morgen, es ist 5:30. Und hier die neuesten Nachrichten.

Wie grausam ist das bitte? Sich als erstes Gedanken in den Kopf zu stopfen, die nichts mit uns persönlich zu tun haben! Diese Funktion war ganz schnell wieder deaktiviert.

Dein Umfeld beeinflusst maßgeblich, wie Du denkst, handelst und wie erfolgreich Du bist. Stelle Dir vor, Du verbringst den Großteil Deiner Zeit mit Drogensüchtigen oder gewalttätigen Menschen. Wie wahrscheinlich ist es, dass Du positive Gedanken an Deine Zukunft entwickelst?

Doch so weit müssen wir gar nicht gehen. Worüber redest Du mit Kollegen im Büro? Wie oft lästerst Du über etwas oder jemanden? Bist Du umgeben von „Energiesaugern“, die nur nörgeln und allen erklären wollen, wie schwer sie es doch haben? Diese Menschen wollen meist gar keine Lösung für ihre Probleme. Sie wollen nur ihr Umfeld vergiften.

Du solltest so wenig Zeit wie möglich mit solchen Menschen erbringen!

Der Bezug zum Qualitätsmanagement

Die oben beschriebenen Mechanismen wirken auch im beruflichen Alltag. Wie wir zum Beispiel über unsere Kunden, Lieferanten oder Kollegen aus anderen Abteilungen denken, bestimmt maßgeblich unser Auftreten und unsere Handlungen diesen Menschen gegenüber. 

Und das, was wir ausstrahlen, kommt wieder zu uns zurück. 

Was möchtest du zurückbekommen? Positives oder negatives? 

Meine 5 Strategien zur Reinhaltung meiner Gedanken

Du musst selbst entscheiden, ob diese 5 Strategien für Dich funktionieren. Mir helfen sie dabei, mich zu fokussieren und mich nicht mit Dingen zu beschäftigen, die ich nicht ändern kann. Sie helfen mir, mich auf den beeinflussbaren Teil meines Lebens zu konzentrieren. 

Nachrichten-Diät halten. Wenn ich mich für ein Thema interessiere, suche ich mir bewusst Inhalte dazu und blende andere Einflüsse aus.

Mein engstes Umfeld besteht nur aus Menschen, die eine ähnliche Einstellung und ähnliche Ziele haben, wie ich.

Ich programmiere mein Unterbewusstsein. Kurz vor dem Schlafengehen denke ich an ein schönes Erlebnis oder eine Idee. Mein Gehirn knüpft nachts daran an und ich kann super schlafen.

Ich beschäftige mich mit erfolgreichen Menschen und versuche, herauszufinden, was ihren Erfolg begründet. Beispiele sind Steve Jobs, Warren Buffett.

Ich finde in schwierigen Situationen positive Aspekte. Auch wenn Kunden oder der Chef mal nerven: Es gibt immer einen Beweggrund und positive Aspekte daran. Darauf fokussiere ich mich.

Gelingt mir das immer? Nein, natürlich nicht. Oft genug erwische ich mich dabei, genau das Gegenteil dessen zu tun, was ich oben beschrieben habe. Mittlerweile fällt es mir immer öfter und immer schneller auf und ich kann gegensteuern.

Je bewusster und hochwertiger unsere Gedanken sind, umso mehr steigt die Qualität unseres Lebens, unserer Arbeit, unseres Umfeldes und die Wahrscheinlichkeit, glücklich zu sein, steigt!

Einer der wichtigsten Werte, die mir zu mehr Glück verhelfen, ist Selbstbestimmung. Ich bin der festen Überzeugung, dass wir unser Lebensgeschick zu einem Großteil selbst in der Hand haben. Deshalb habe ich diesem Thema einen eigenen Blogartikel gewidmet, den Du hier findest

 

071 Bist du ein Auslaufmodell?

Es klingt wie ein alter Hut. Ist es aber nicht!

Die aktuelle Revision der ISO 9001 (2015) fordert keinen „Beauftragten der obersten Leitung mehr“. Warum ich damit im Jahr 2019 um die Ecke komme? Auf der einen Seite hört man seit der Einführung der 2015er Version nicht von einem Massensterben der Qualitätsbeauftragten. Auf der anderen Seite frage ich mich oft, mit welchen Argumenten unwirksame Qualitätsmanager künftig ihre Daseinsberechtigung rechtfertigen wollen. Dazu gebe ich Dir gerne einige Beispiele.

Welche Argumente sprechen für und gegen QMBs?

Dazu zitiere ich einen Artikel auf dem Blog der DGQ aus dem Jahr 2015:

Seit der Erstausgabe von DIN EN ISO 9001 im Jahr 1987 bestand für das Qualitätsmanagementsystem die Forderung nach einem Beauftragten der Leitung. Ab der ersten Revision 1994 wurde daraus der Beauftragte der obersten Leitung. […]

Der Draft International Standard aus 2014, die Vorstufe der für 2015 angekündigten Revision der ISO 9001 (ISO/DIS 9001:2014) erwähnt keinen Beauftragten der Leitung mehr. Stattdessen ist die Verantwortung für das Qualitätsmanagement deutlicher und umfassender der obersten Leitung zugewiesen.

So weit, so verständlich. Der Artikel listet einige Punkte auf, warum der Wegfall des „Beauftragten der obersten Leitung“ für den QMB gut oder schlecht sein könnte. Zwei Argumente davon finde ich besonders spannend:

CONTRA: Selbst wenn ein Unternehmen die Funktion beibehält, schwächt es die Qualitätsmanager, weil sie ihre Autorisierung durch die ISO 9001 verlieren.

PRO: Qualitätsmanager, die auf eine externe Autorisierung durch die ISO 9001 angewiesen sind, sind letztlich hinsichtlich ihrer Wirkung schwache Qualitätsmanager. Sie müssten stattdessen in der Lage sein, ihren Nutzen für den Unternehmenserfolg und ihren Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele aufzuzeigen.

Und das ist genau der Punkt, warum ich diesen Beitrag jetzt schreibe. Noch immer orientieren sich zu wenige Qualitätsmanager, -beauftragte oder wie auch immer Du sie nennen möchtest, an Wirksamkeit und Mehrwert für das Unternehmen und seine Kunden.

Das wird in Zukunft von immer weniger Unternehmen toleriert werden können. Nicht nur als Führungskraft vertrete ich den Standpunkt: Was keine Wirkung hat, wird gestrichen.

Was genau ist die Wirkung des Qualitätsbeauftragten?

Bei der Recherche nach Antworten auf diese Frage bin ich auf einen interessanten Beitrag auf der Webseite der WEKA gestoßen. Dort steht zu den Aufgaben eines QMBs (oder QBs) folgendes:

[…] Generell ist die Hauptaufgabe des QMB die Sicherstellung der Einführung, Verwirklichung und Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagementsystems (in Einklang mit der ISO 9001:2015). Ferner ist der QMB die Schnittstelle zur Unternehmensführung, kommuniziert die erreichten Leistungen des QMS und wirkt als Moderator zwischen Management und Mitarbeitern. Außerdem verantwortet der QMB häufig die Kommunikation der Qualitätsgrundsätze sowie die Förderung und Schulung des Qualitätsbewusstseins der Mitarbeiter.

Es gibt mehrere Gründe, warum ich mit dieser Definition nicht einverstanden bin:

  • Kundenorientierung wird nicht explizit erwähnt. Sie ist ‚versteckt‘ in der Erwähnung der Grundsätze des Qualitätsmanagements – und das auch nur zum Zweck der Kommunikation“. Dabei ist das höchste Ziel des Qualitätsmanagements die größtmögliche Kundenzufriedenheit. Ganz nebenbei sind zufriedene Kunden die Basis jedes Unternehmens.
  • Wirkt als Moderator zwischen Management und Mitarbeiter: In dieser Rolle habe ich bisher sehr selten Qualitätsbeauftragte erlebt. Das würde bedeute, dass der QMB näher „an der Basis“ wäre und die Nöte der Mitarbeiter besser verstünde, als die Führung des Unternehmens. Wäre dem so, dann wären Qualitäter wirksamer und das Qualitätsmanagement hätte nicht den schlechten Ruf, den es in vielen Unternehmen und Branchen hat.

Stattdessen bin ich der Meinung, dass ein Qualitätsmanager die Aufgabe hat, das Unternehmen in allen Bereichen hinsichtlich Qualität erfolgreicher zu machen. Und zwar, indem möglichst kosteneffizient die Probleme der Zielkunden gelöst werden.

Dazu muss er das eigene Unternehmen, die Kunden und den Markt, in dem sich das Unternehmen befindet, genau kennen. Das QM-System ist dabei lediglich ein Werkzeug – wenn auch ein machtvolles (wenn es richtig eingesetzt wird).

Warum stehst Du auf der Gehaltsliste Deiner Firma?

Ich gebe zu, das kann eine unangenehme Frage sein. Versuche dennoch, sie für Dich selbst zu beantworten. Welchen Nutzen bietest Du Deinem Unternehmen? Welche Wirkung könnte Deine Firma nicht mehr erzielen, wenn es DICH nicht gäbe?

Wenn Du auf diese Frage tatsächlich keine Antwort weißt, hast Du möglicherweise noch ein paar Jahre Zeit, Dein Profil entsprechend zu schärfen. Denn nicht nur in den Augen der ISO 9001 ist die Rolle des Qualitätsbeauftragten verzichtbar. Mit fortschreitender Automatisierung und Digitalisierung werden immer mehr Aufgaben von Algorithmen, künstlicher Intelligenz übernommen.

Wenn es da unsere einzige Aufgabe ist, über die Leistung des QM-Systems zu berichten und die Kommunikation zwischen Hierarchiestufen des Unternehmens zu übernehmen (was QM häufig ganz besonders schlecht tut), dann ist es nur eine Frage der Zeit, bis Qualitätsbeauftragte in bestimmten Branchen aufhören werden zu existieren.

In anderen Ländern gibt es die Rolle des Qualitätsmanagers gar nicht

In meiner Rolle als Qualitätsleiter haben wir häufig internationale Qualitätsverantwortliche zu Gast. Wenn ich dann das Organigramm der Qualitätsabteilung präsentiere, wundert man sich oft über die Trennung von QM und QS.

Zwar ist international wohl der Unterschied zwischen QM und QS bekannt, es gibt dort jedoch häufig keine separate Rolle des „Qualitätsmanagers“. Vielmehr werden die QM-Aufgaben in das Tagesgeschäft der Qualitätssicherung integriert. Anstatt eine Hülle „Managementsystem“ zu verwalten, sind die Werkzeuge des QM-Systems dort oft fester Bestandteil der Qualitätsarbeit.

In guten Unternehmen genießt QM dort einen höheren Stellenwert und die Mitarbeitenden haben ein ausgeprägteres Qualitätsbewusstsein.

Fazit: Mehrwert statt Mehrarbeit

Wenn Du Dich in Deiner Arbeit als Qualitäter darauf fokussierst, Wert für Deine Firma zu schaffen (z.B. Durch die Verbesserung der Prozess-, Struktur- und Ergebnisqualität), dann blickst Du in eine glänzende Zukunft. Ganz unabhängig davon, wie Deine Stelle in Zukunft heißen wird.

Denn was wirklichen Wert erzeugt und Unternehmen zum Erfolg führt, davon trennen sich Führungskräfte und Management nicht so einfach.

070 Morgenmeetings – effektiv und effizient

Morgenmeetings werden in vielen Firmen durchgeführt. Gerade in Unternehmen, die rund um die Uhr produzieren, ist das besonders sinnvoll, um über das zu sprechen, was zum Beispiel während der Nachtschicht oder am Wochenende passiert ist.

Ich kenne auch Firmen, die solche Termine zwei bis dreimal pro Tag oder zu jedem Schichtwechsel durchführen.

Werden diese Besprechungen nicht strukturiert durchgeführt, können sie schnell zu einer „Schwafel-Runde“ verkommen, die nur Zeit kostet und keine Ergebnisse liefert.

Die Vorteile von Morgenmeetings

In der Firma, für die ich aktuell als Q-Leiter arbeite, haben wir täglich zwei Regeltermine: Um 8:30 Uhr eine fachübergreifende Morgenrunde zu Qualitätsthemen, Reklamationen und aktuellen Laborergebnissen. Und um 13:00 Uhr die Qualitätsrunde aus QM, QS und Labor. Dort geht es vor allem um „kurzen Dienstweg“.

In beiden Besprechung sehe ich hauptsächlich folgende Vorteile:

Bessere Kommunikation

Die alternativen Kommunikationskanäle zu täglichen Meetings sind meist „Zwischen-Tür-und-Angel-Gespräche“, E-Mails oder Telefonate. Diese drei Alternativen bedeuten fast immer Zeitverlust und Ablenkung.

Dadurch, dass du dich jeden Tag mit Kollegen an einem festen Termin austauschst, kannst du Themen bis dahin sammeln und musst nicht zu jedem Thema einzeln anrufen oder eine Mail schreiben. Einmal pro Tag ein solches Zeitfenster zu haben, reicht meist völlig aus.

Durch den direkten Austausch „Face-to-Face“ ist auch die Ebene eine ganz andere: Fokussierter und konzentrierter als, wenn man sich auf dem Flur über den Weg läuft oder durch einen Telefonanruf abgelenkt wird.

Schnelle Entscheidungen

Der oben angesprochene Zeitfaktor greift auch hier. Während man bei E-Mails manchmal länger auf die Rückmeldung zu einer kurzen Frage warten muss, bekommt man im Morgenmeeting oft sehr schnell das gewünschte Feedback.

Gerade bei einem Meinungsaustausch zwischen mehr als zwei Beteiligten ist es wesentlich einfacher, wenn alle notwendigen Personen an einem Ort sind.

Freude am Fortschritt

Wenn in den täglichen Runden nicht nur über Probleme, sondern auch über Lösungen und erreichte Ziele gesprochen wird, habe ich immer das gute Gefühl, dass das ganze Team Fortschritte macht. Und das motiviert uns alle.

Wir haben dann auch die Möglichkeit, uns gegenseitig Anerkennung zu spenden und uns zu motivieren.

Führst du regelmäßig Morgenmeetings durch?

Wenn es in deinem Unternehmen noch keinen solchen Regeltermin gibt oder du der Meinung bist, er könnte wirksamer sein, dann bekommst du jetzt einige Tipps von mir dazu.

Fachspezifisch oder Fachübergreifend?

Wie schon erwähnt, wir haben in unserem Unternehmen beides. Und beide Arten erfüllen unterschiedliche Zwecke. In den fachübergreifenden Terminen sprechen wir über Qualitätsvorfälle, Wirkungsgrade oder Reklamationen. Hier holen wir von den anderen Fachabteilungen Informationen ein und sprechen über konkrete Maßnahmen.

Im fachspezifischen Termin geht es um kurze Absprache und Rückmeldung. Wir holen auch oft die Meinungen unserer direkten Teamkollegen ein.

Welche der beiden Varianten für dich von Vorteil ist, hängt vom Ziel des Termins ab. Und davon, welcher Wissensstand bei den Teilnehmern vorhanden ist. Bei fachübergreifenden Meetings muss oft viel Zeit aufgewendet werden, um alle auf den gleichen Stand zu bringen. Damit sie einem Thema überhaupt folgen können.

Wer führt durch die Besprechung?

Damit sie reibungslos und effizient stattfinden, solltest du jemanden bestimmen, der alle Teilnehmer durch die Meetings führt. Oft ist das der oder die Qualitätsverantwortliche oder die ranghöchste Person.

Diese Person übernimmt zum Beispiel die Aufgabe, ziellose Diskussionen zu beenden und Entscheidungen herbeizuführen. Sie führt immer wieder zurück zum Thema und bestimmt somit maßgeblich die Effektivität des Meetings.

Erarbeite eine Agenda

Kein Meeting ohne Agenda! Bestimme eine Agenda oder Tagesordnung, die immer in der gleichen Reihenfolge durchlaufen wird.

Du stellst damit sicher, dass keine Themen vergessen werden, alle Teilnehmer sich beteiligen können und beugst zu starkem Abschweifen vor. Außerdem können sich alle Teilnehmer besser vorbereiten, wenn bekannt ist, worüber ihr sprecht.

Ohne Agenda ist oft unklar, für welche Themen das Meeting der richtige Rahmen wäre.

Dauer des Termins

Ich empfehle eine maximale Dauer von 30 Minuten. Besser noch 15 Minuten. Dauert der Termin länger, ist er meist nicht fokussiert genug. Niemand soll ihn als Zeitverschwendung ansehen. Der Nutzen und die Zielsetzung müssen klar erkennbar sein.

Reicht die Zeit nicht aus, solltest du zunächst über eine Reduktion der Thementiefe oder des Informationsgehaltes nachdenken. Erzähl keine Geschichten, sondern nur Fakten. Und weise jeden darauf hin, der ins Erzählen kommt.

Dranbleiben und Ergebnisse festhalten

Jeder Termin sollte damit beginnen, die noch offenen Themen vom Vortag zu besprechen. Wie ist der Stand? Was hat sich erledigt und welche neuen Erkenntnisse gibt es? So erreichst du, dass es ständig ein gewisses Momentum gibt und an den richtigen Themen gearbeitet wird.

Außerdem solltest du getroffene Entscheidungen unbedingt protokollieren, damit klar ist, dass Entscheidungen auch in kleiner Runde bindend sind.

Es macht möglicherweise darüber hinaus Sinn, das Protokoll an Personen zu senden, die nicht am Meeting teilgenommen haben.

Allgemeine Tipps für die Durchführung wirksamer Meetings

Zusätzlich zu diesen Tipps empfehle ich dir, den Artikel „30 überraschend einfache Tipps für wirksame Besprechungen“. Wir verbringen viel Zeit in unproduktiven Meetings. Viele von uns wissen das und trotzdem tun wir oft nichts dagegen. Deshalb: Lese dir die 30 Tipps durch und setze so viele wie möglich um.

 

069 Kontextbezogene interne Audits

Internes Audit mal anders

Ich fühle mich ertappt. Neulich bin ich über einen Beitrag auf dem Blog der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) gestolpert. Darin geht es um den „internen Auditauftrag der Zukunft“.

Die Autoren Claudia Nauta und Christian Ziebe beschreiben die aktuelle Situation ungefähr so: Seit Jahren werden dieselben Audits mit denselben Fragen durchgeführt. Und das war der Punkt, an dem ich mir an die eigene Nase fassen musste.

Wir führen jedes Jahr ungefähr 15 interne Audits durch – eines pro Abteilung. Und wir haben mehr oder weniger feste Themenschwerpunkte, auf denen unsere Fragen basieren. Die Fragen sind schon die jeweils aktuelle Situation bezogen. Das Verfahren ist trotzdem sehr statisch und bietet auch mir als Auditor wenig Abwechslung.

Deshalb hat der DGQ-Artikel auf der einen Seite einen Impuls in mir ausgelöst, etwas zu ändern. Auf der anderen Seite habe ich mich daran erinnert, dass ich das beschriebene System irgendwie kannte. Aus meiner Zeit als Revisor, als wir fast ausschließlich anlassabhängige Prüfungen durchgeführt haben.

Doch was genau ist nun ein interner Auditauftrag der Zukunft?

Der Artikel beschreibt eine Situation in der Zukunft, in der wir als interne Auditoren von Menschen unseres Unternehmens beauftragt werden. Denn wir sollten aufgrund unserer Audit-Expertise in der Organisation sehr gefragt sein. Das Stichwort heißt „kontextbezogenes Audit“.

Als Beispiele nennen die Autoren beispielsweise Umstrukturierungen, die Realisierungschancen neuer Produkte oder veränderte Funktionen oder Prozesse.

Kontextbezogene interne Audits: Meine Berührungspunkte

Vor einigen Jahren war ich als interner Revisor und Prüfungsleiter in Luxemburg tätig. Die Revision hatte die Aufgabe, eine repräsentative Prüfungsabdeckung aller Unternehmensbereiche zu gewährleisten. Darüber hinaus gab es außerdem immer wieder Prüfungen, die aufgrund besonderer Anlässe angesetzt wurden.

Ohne zu stark in Firmeninterna zu gehen, stelle ich dir zwei Prüfungen vor, damit das Konzept verständlicher wird.

– Prüfung der Auswirkung neuer Reiserichtlinien auf Praktikabilität und Kostenauswirkung: Die Aufgabe bestand darin, eine neue Version der unternehmensweit geltenden Reiserichtlinien auf Praktikabilität und die Auswirkungen hinsichtlich Kosten zu überprüfen. Und zwar auf Basis bereits vergangener Dienstreisen über einen bestimmten Zeitraum. Zu viel Bürokratie und höhere Kosten galt es zu vermeiden. Ein absolut sinnvolles Unterfangen ehe man Richtlinien in Kraft setzt und sie später eventuell wieder revidieren muss. Das ist auch für jede andere Art der Richtlinie oder Vorgabe möglich.

– Prüfung des Harmonisierungsgrades unterschiedlicher interner Laboratorien und Labordatensysteme: Der Scope des Audits waren sieben Produktionsstandorte bzw. deren Labore. Teilweise wurden die gleichen Produkte hergestellt. Die Erwartung war, dass gleiche Produkte auch gleich analysiert werden sollten. Unterschiedlich alte Laborgeräte, Prüfplananpassungen aufgrund unterschiedlicher Erfahrungen und Kundenanforderungen führten im Laufe der Zeit zu einer vielfältigen Prüfungslandschaft. Ein sehr sinnvolles und lehrreiches Prüfungsprojekt!

Audit Routine schadet der Effektivität interner Audits

Während meiner QM-Laufbahn habe ich rund 200 interne Audits durchgeführt. Der DGQ-Artikel hat mich wieder darauf aufmerksam gemacht, was mit steigender Routine passieren kann. Ich habe mich fast ausschließlich  darum bemüht, das Tool des internen Audits effizienter zu machen.

Weniger zeitintensiv in der Vor- und Nachbereitung. Einfacher in der Durchführung. Dabei muss ich mir selbst eingestehen, dass diese „Verbesserungen“ wahrscheinlich nicht immer dazu geführt haben, dass die Ergebnisse der Audits für das Unternehmen wertvoller geworden sind.

Wachgerüttelt werde ich kontextbezogene interne Audits auf jeden Fall in unseren Audit-Mix aufnehmen. 

068 Wie übersteht man ein Audit?

Hast du dir die Frage auch schon einmal gestellt? Wie soll ich das nächste Audit überstehen?

Bei der Recherche für meine Artikel und Episoden bin ich bei der Google-Suche darauf gestoßen, dass tatsächlich danach gefragt wird: Wie überstehe ich ein Audit (erfolgreich)? Das Problem liegt in exakt einem Wort. 

Das Audit ÜBERSTEHEN. 

Und da kommen die Schafe auf dem Titelbild ins Spiel. Keine Frage: Schafe sind tolle und niedliche Geschöpfe. Für diesen Artikel leihe ich mir ein paar Attribute aus, die man Schafen nachsagt. Denn sie passen hervorragend zu Menschen die glauben, Audits müssen „überstanden werden“.

Diese Menschen haben ein echtes Mindset-Problem und gehören nicht ins QM!

Da du bis hier gelesen hast und vielleicht sogar den Podcast hörst, gehe ich davon aus, dass du nicht zu diesen Menschen gehörst – oder zumindest wissen möchtest, wie du aus dieser Gedankenfalle herauskommst. 

Audits werden oft als Stress- und Drucksituationen empfunden

Keine Frage, nur die wenigsten auditierten Menschen freuen sich herzlich auf das Audit. Die Spanne reicht von der Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes bis zum Empfinden von Zeitverschwendung.

Richtig wirksame Qualitätsmanager, die ein effektives QM-System aufgebaut haben, können Audits dagegen als Verkaufsveranstaltung und vertrauensbildende Maßnahme ansehen. Und Ihrem Unternehmen einen wichtigen Dienst erweisen.

Dazu passt ein Artikel von Dr. Markus Reimer, auf den ich im Kundenmagazin Q.Magazin der Firma BABTEC aufmerksam geworden bin. Dem Artikel zu folge sehen viele „Interviewpartner im Audit“ den wichtigsten Vorteil ihres QM-Systems darin, dass „alles genau beschrieben sei“. Wenn ein QM-System keinen weiteren Nutzen bringt, ist das wirklich schade. Und auch hier wieder: Die verantwortlichen Q-Manager gehören sprichwörtlich gebraten und verspeist. 

Um nun wieder die Brücke zu den Audits zu schlagen: Als guter Qualitätsmanager bist du vom Nutzen des von dir betriebenen QM-Systems überzeugt! Und dann gibst du externen Auditoren keine Macht darüber, ob sie das System als nutzwertig empfinden. Und somit „überstehst“ du das Audit nicht sondern du beweist, dass alles, was du tust, Hand und Fuß hat und für den Kunden von Nutzen ist.

Also, lies erst hier zu Ende und geh dann auf die Seite von Dr. Reimer – er hat ein einige echt starke Gedanken für uns Qualitäter! 

Wie das Schaf auf der Schlachtbank

Ich bin ein wenig von den Schafen abgeschweift… 

Wie vorher schon erwähnt, passen ein paar Attribute sowohl auf Schafe als auch auf eine weit verbreitete „Spezies“ unwirksamer Qualitätsmanager, die eine ganze Zunft in Verruf bringen: 

  • Blöken: Anderen Menschen kein konstruktives Feedback geben und sich selbst so verhalten, wie man von einem Auditor nicht behandelt werden will, bezeichne ich als „QM-Blöken“. Und wird man selbst kritisiert, schmollt man und will „das Audit überstehen“.
  • Geschoren oder geschlachtet werden: Wie das Schaf fügt man sich dem vermeintlichen Schicksal. Man wird vom Auditor geschoren oder wenn es ganz dumm läuft, regelrecht geschlachtet: Auftrag weg, Zertifizierung weg, etc. Dabei hast du es selbst in der Hand: mit guter Performance vor und während des Audits. Der Kunde bekommt Vertrauen und kommt in der Regel seltener wieder.
  • Ohne Hirte und Hirtenhund ziellos herumirren: Wenn du als QM keine eigenen Ziele verfolgst (die dem Unternehmen helfen), dann läufst du Ziellos durch die Gegend und tust nur das, was die Geschäftsleitung oder „das Zertifikat“ verlangen. Egal ob für die Qualität sinnvoll oder nicht.
  • Überall Köttel liegen lassen: Okay, das ist jetzt böse. Aber viele Kollegen anderer Fachabteilungen empfinden QM tatsächlich so: Sie kommen, blöken herum und lassen Köttel liegen, die wir dann aufräumen dürfen (in Form von Bürokratie und Mehrarbeit). An die wärmende Wolle denkt da keiner mehr. 

Externe Audits erfolgreich meistern

Ich möchte nicht nur über die eigenen Fachkollegen lästern. Nicht nur einmal habe ich mich in den vorhin beschriebenen Situationen wiedergefunden und muss mich immer wieder ermahnen, insbesondere nicht in die „Köttel-Falle“ zu tappen (was sich manchmal beim besten Wohlwollen nicht vermeiden lässt“.  Entscheidend ist das richtige Bewusstsein!

Gerne gebe ich dir 20 paar Tipps mit auf den Weg, wie du dich top auf externe Audits vorbereiten und dich von deiner besten Seite zeigen kannst. Per Klick auf das Bild kommst du zum Blogartikel mit den 20 Tipps. Wenn du die Tipps lieber hören möchtest, findest du sie in zwei Podcast-Episoden: (Teil 1 | Teil 2). 

067 Wer muss hier motiviert werden?

Führungskräften wird häufig geraten: „Du musst deine Mitarbeiter motivieren“.  Und wer motiviert die Führungskräfte? Ich halte es für einen Trugschluss, dass wir Menschen, die nicht motiviert sind, überhaupt langfristig motivieren können. Wir laufen quasi einer Motivationslüge hinterher. 

Was motiviert dich? Wofür arbeitest du? Schau dir das kurze Video an und denke bitte darüber nach, was auf dich zutrifft. Wir lesen uns gleich wieder!

Und, zu welchem Ergebnis bist du gekommen?

Zur ganzen Motivationsthematik passt ein Blogartikel aus dem Zweikern-Blog, der von nachhaltiger Motivation handelt.  Im Artikel geht es um die psychologischen Grundlagen der Motivation. Allem voran um extrinsische und intrinsische Motivation. Wenn dich das genauer interessiert, schau dir den Artikel an. 

Ich halte den Artikel deswegen für äußerst zutreffend, weil aus meiner Sicht Mitarbeiter, die neu in ein Unternehmen kommen, hoch motiviert sind – und im Laufe ihrer Arbeit ihre Motivation verlieren. Zweikern listet dafür drei entscheidende Faktoren auf, um Motivation zu erhalten. Ich gehe mit meinen eigenen Worten darauf ein:

  • Autonomie: Mitarbeiter arbeiten nach Zielen – und haben die größtmögliche Freiheit bei der Zielerreichung. Die Realität teilt sich oft in zwei Lager. Führungskräfte geben entweder gar keine (sinnvollen) Ziele oder sie managen derart kleinteilig, dass Mitarbeiter kaum mehr eigenen Handlungsspielraum haben. Das trifft auch auf das QM zu. Kontrolle ist wichtiger als Vertrauen. Eine Kultur des Misstrauens ist oft die Folge.
  • Unterstützung beim „Wachstum“:  Menschen werden zu selten gelobt oder mit Anerkennung belohnt. Stattdessen gibt es Kritik ohne konstruktive Hinweise darauf, was man verbessern könnte. Wenn unsere Mitarbeiter TOP Leistung bringen sollen, dann müssen wir ihnen dabei helfen. Ebenso im QM: Abweichungen in Audits verteilen ohne konstruktive Lösungsvorschläge und Begleitung bei der Umsetzung können nicht funktionieren.
  • Transparenz beim „Warum“: Hier sind wir wieder bei den Zielen oder noch größer: bei der Vision bzw. dem Leitbild eines Unternehmens. Wenn Mitarbeiter die klare Richtung der Führungskraft oder des Unternehmens kennen, können sie von alleine in die richtige Richtung laufen. Sie können aktiv mitdenken, die richtigen Entscheidungen treffen und haben Spaß an der Verwirklichung einer gemeinsamen Sache.

Welche dieser Motivatoren unterstützt du?

In unserer Arbeit als Qualitätsmanager haben wir vielfältige Möglichkeiten, diese drei Faktoren in das Arbeitsleben der Mitarbeiter einzubauen. Ein Beispiel, in dem sie alle integriert werden können, sind interne Audits. Wenn du Mitarbeiter zum Beispiel als interne Co-Auditoren einsetzt,
  • haben sie in einem gewissen Rahmen die Möglichkeit, das Unternehmen mitzugestalten (Autonomie)
  • können sie ihre fachlichen und menschlichen Fähigkeiten weiterzuentwickeln (Wachstum)
  • erfahren sie, worauf es in deinem Unternehmen, insbesondere in Sachen Qualität, ankommt (das Warum)

Was tust du um die Mitarbeiter in deiner Firma zu demotivieren?

Die genau entgegengesetzte Fragestellung. Und wir vom QM tun einiges, was Kollegen anderer Fachabteilungen demotivieren könnte:

  • Wir kritisieren sie mit den falschen Mitteln
  • Wir ignorieren ihre Wünsche und Anregungen
  • Wir schaffen Bürokratie und erklären keinen Sinn

Verbessere dich in diesen drei Punkten und die Motivation bei den guten Mitarbeitern wird sofort besser werden. Natürlich wird es immer Stinkstiefel geben, bei denen auch das nicht hilft. Das werden vermutlich nicht die High-Performer in eurer Firma sein. Und falls doch, dann könnte es mit einer langen Historie mit schlechten Erfahrungen zu tun haben.

Was (de-) motiviert dich?

Dieselben Fragen kannst du dir natürlich auch selbst stellen. Welche der drei Faktoren (Autonomie, Wachstum, Warum) trifft auf dich zu? Inwieweit beeinflusst das deine Stimmung und Motivation? Wie kannst du „provozieren“, mehr davon zu bekommen? 

Was die Seite der Demotivation angeht: Wir können andere Menschen leider nicht ändern. Was du aber ändern kannst, ist folgendes: Dein Umgang mit Situationen, die demotivierend auf dich wirken. Hinterfrage, wie diese Situationen konkret zustande gekommen sind und was du eventuell tun kannst, um sie zu vermeiden. 

Indem du dich mit deiner eigenen Motivation beschäftigst, kannst du ein Gefühl dafür entwickeln, wie du wohl auf andere Menschen wirkst. Und wie du deren Motivation für deine Sache nutzen kannst. 

Fazit

Motivation ist, wie der Wortursprung schon sagt, die Basis für das Handeln von Menschen. Entsprechend wichtig sind Mitarbeiter, die an den richtigen Stellen hoch motiviert sind, ein wichtiger Faktor für die Wirtschaftlichkeit und Qualität eines Unternehmens. Du solltest ihn auf keinen Fall vernachlässigen. 

Der Blogartikel von Zweikern spricht im weiteren Verlauf von einer „IST-Analyse“ auf deren Basis „Maßnahmen definiert werden können“. 

Ja, wir Qualitäter analysieren gern. Aus meiner Sicht würde es schon ausreichen, aktiv zuzuhören, wenn andere Menschen mit dir reden. So erfährst du viel über deren Motivation – und was sie möglicherweise demotiviert. Vielleicht kannst du deinen Einfluss innerhalb der Firma geltend machen, um die Situation zu verbessern?

Wenn du das „härteste Mittel“ des offenen Gesprächs ausgeschöpft hast, kannst du immer in den Analysekoffer greifen 🙂  

066 Wie wichtig ist hohe Datenqualität?

Wie wichtig ist hohe Datenqualität?

Marie von Ebner-Eschenbach war zwar der Ansicht, dass man alles glauben muss, wenn man nichts weiß aber das kann auch nach hinten losgehen: Stell dir vor, ein Mitarbeiter der Qualitätskontrolle liebt die Dokumentation. Akribisch schreibt er jedes Maß der Bauteile die er vermisst, bis auf die dritte Nachkommastelle auf. Leider nimmt er es mit der Prüfmittelüberwachung nicht so ganz genau und so sind seine Daten zwar vollständig aber trotzdem falsch.

Datenqualität als Erfolgsfaktor?

In der Literatur liest man oft von drei Ebenen der Qualität:

  • Strukturqualität
  • Prozessqualität
  • Ergebnisqualität

Wenn du durch das Analysieren (von Zahlen) diese Ebenen positiv beeinflussen willst, dann kommt die Datenqualität ins Spiel. Schon Archimedes hat vor über 2000 Jahren gesagt:

Miss alles, was sich messen lässt, und mach alles messbar, was sich nicht messen lässt.

Und doch sind Daten nicht gleich Daten. Daten schlechter Qualität sind manchmal sogar schädlicher, als wenn du gar keine Daten hättest. Doch wie erhöhst du nun die Qualität der von dir und deinem Unternehmen erhobenen Daten?

Auf der Seite „Logistik Heute“ bin ich auf den Artikel „Sieben Kriterien zur Beurteilung der Datenqualität“ gestoßen (24.04.2019 von Melanie Endres). Die darin beschriebenen Kriterien gelten nicht nur für die Logistik, sondern auch für die Qualität von Daten aller Arten.

Hier ist meine Interpretation für dich mit Bezug zum Qualitätswesen.

7 Anforderungen an hohe Datenqualität

 

Kriterien für Datenqualität

Vollständigkeit

Auf Vollständigkeit von Daten zu achten ist relativ naheliegend. Als Auditor schaust du dir bestimmt auch gerne ausgefüllte Checklisten an – und siehst sofort, wenn Formularfelder nicht vollständig ausgefüllt sind.

Egal ob unvollständige Eintragungen in Patientenakten, nicht eingetragene Messwerte oder fehlende Sensordaten, weil die Sonde nicht richtig angeschlossen ist: Verlässt du dich auf unvollständige Daten, kann das schwerwiegende Folgen haben.

Triffst du auf Basis solcher Daten Annahmen und definierst Maßnahmen, entwickelt sich die Situation in der Folge möglicherweise in die völlig falsche Richtung.

Du musst deshalb immer wieder betonen, wie wichtig vollständig eingetragene Daten sind. Wenn wir über digitale Daten sprechen könnte eine Maßnahme die Definition von Pflichtfeldern sein.

Noch ein Beispiel: Ich schaue mir wöchentlich eine Auswertung der Laborergebnisse an um zu sehen, wie sich die Qualität von Fertigprodukten über mehrere Wochen entwickelt hat. Wenn in der aktuellen Woche der Großteil der Ergebnisse noch nicht vorliegt, weil zum Beispiel mikrobiologische Untersuchungen länger dauern, würde ich zu völlig falschen Schlüssen kommen. Nur wenn ich weiß, wie vollständig die betrachteten Daten sind, kann ich eine Einschätzung treffen.

Aktualität

Selbstredend: Daten sollten möglichst aktuell sein. Doch was heißt aktuell? Die Spannweite reicht von Sekunden (z.B. bei Börsenkursen) bis hin zu Jahren (z.B. bei demografischen Daten). Der Zeitraum muss zur Aussagekraft und Volatilität (Schwankung) eines Parameters oder einer Situation passen.

Es kommt außerdem auf den Produktzyklus an. Wenn eine Woche Zeit vergeht, bis Daten vorliegen – in der Zwischenzeit aber schon tausende von Teilen hergestellt oder hunderte von Patienten behandelt werden die von den Ergebnissen betroffen sein könnten, dann könnte das ungünstig sein.

Eine generelle Frage: Werden Daten zum Monitoring erhoben oder dienen sie dazu, den Prozess zu steuern? Im letzteren Fall gilt: Je schneller desto besser.

Konsistenz

Das Gegenteil ist Inkonsistenz. Und das bedeutet, dass Datensätze sich widersprechen. Ein Beispiel für eine Inkonsistenz: Wenn dein Unternehmen Waren an Kunden schickt, dann müssen die Kundendaten wie z.B. die Adresse auf der Ware, dem Lieferschein und der Rechnung korrekt sein und zusammen passen.

Im Krankenhaus wäre es zum Beispiel fatal, wenn der Name einer Patientin in der Patientenakte nicht mit der Etikettierung der Infusionsflaschen oder der Terminplanung für eine Untersuchung übereinstimmt.

Im besten Fall ist das nur ärgerlich. Wenn Patienten ein falsches Medikament oder eine falsche Behandlung bekommen oder der Kunde sein Produkt nicht bekommt, kann das ernsthafte Konsequenzen haben.

Konformität

Stell dir bitte mal eine Maßnahmenliste in Excel vor. In diese Liste trägst du ein, wer für eine Maßnahme verantwortlich ist, welche Maßnahme umzusetzen ist und bis wann. Zum Ende des Jahres möchtest du für das Management Review eine Auswertung der umgesetzten Maßnahmen nach Namen der Verantwortlichen erstellen.

Der eine Kollege trennt Vor- und Nachnamen mit einem Komma, der andere nicht. Eine Kollegin schreibt immer erst ihren Nach- und dann ihren Vornamen in die Liste. Der Nächste kürzt den Vornamen mit dem Anfangsbuchstaben ab und so weiter.

Ein Graus für jede Analyse! Genau das ist mit Konformität gemeint. Um auswertbar zu sein, müssen die Daten in einem bestimmten Format vorliegen.

In einem solchen Fall musst du erst einmal alle Daten vereinheitlichen. Je nach Datenmenge kostet das sehr viel Zeit! Da helfen die richtigen Vorgaben an die Mitarbeiter. Und wenn Zweifel bestehen, schaut man in den letzten Daten nach, wie die genaue Eintragung dort war.

Genauigkeit

Je genauer, desto besser. Oder?

Nicht ganz.

Du solltest dich bei jedem Datensatz fragen, wie genau die darin enthaltenen Daten sein müssen und ob die Genauigkeit jeweils Sinn ergibt. MS Excel kann beispielsweise mit mehr als 15 Nachkommastellen rechnen. Diese Genauigkeit wird allerdings höchst selten wirklich gebraucht und auch nur selten angezeigt.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Genauigkeit der Erhebung. Messmittel haben eine bestimmte Genauigkeit. Und Mess- oder Untersuchungsmethoden haben eine bestimmte Messtoleranz.

Liegen Anzeigegenauigkeit eines Messmittels für irgendeinen Parameter zum Beispiel bei 0,2 und die Messunsicherheit bei 0,1 macht es keinen Sinn, von Messwerten Mittelwerte zu bilden und sie auf mehr als zwei Nachkommastellen anzuzeigen.

Werden hingegen Daten wie Versand-Adressen erfasst, ist die Genauigkeit entscheidend. Vergisst man in der Postleitzahl eine Ziffer, kommt die Ware gar nicht, woanders oder viel zu spät an.   

Einzigartigkeit

Damit ist die Vermeidung doppelter Werte gemeint. Solche doppelten Werte (oder auch Dubletten genannt) blähen Systeme unnötig auf und können auch schädlich sein.

Stell dir vor, du hast eine Reklamationsstatistik. In dieser Statistik taucht ein Kunde doppelt auf, weil er unter zwei unterschiedlichen Namen im System angelegt ist (zwei Standorte oder zwei unterschiedliche Schreibweisen).

Mögliche folgen:

  • Die Daten werden doppelt erfasst und es sind zu viele Reklamationen im System
  • Ein Teil der Reklamationen wird dem einen Kunde zugeordnet und ein anderer dem zweiten. Wird das in der Auswertung nicht berücksichtigt, hat man zu wenige Reklamationen
  • Wenn keine Reklamation eingetragen wird, dann steht im System eine 0. Bildest du nun den Mittelwert über alle Lieferanten und du hast einen doppelt, stellst du dich besser dar, als du eigentlich bist.

Richtigkeit

Tippfehler, Zahlendreher oder Verwechslungen führen dazu, dass Daten nicht mehr plausibel und dadurch falsch sind.

Manche Systeme bieten eine Plausibilitätsprüfung. In SAP kann beispielsweise hinterlegt werden, welches Format oder welche Höhe Zahlenwerte haben dürfen. So kann man zum Beispiel angeben, dass Einzelpreise für Produkte einen maximal zweistelligen Wert mit zwei Nachkommastellen haben dürfen.

Gib doch mal bei Microsoft Word bei der Schriftgröße den Wert 2.000 an. Dann wirst du belehrt, dass ein Zahlenwert zwischen 1 und 1.680 eingegeben werden muss. Clever 🙂

Datenqualität als Erfolgsfaktor

Erfolgreiche Menschen und erfolgreiche Firmen messen und vergleichen was das Zeug hält: Produkte, Prozesse, die Konkurrenz, die Leistung von Mitarbeitern und Maschinen. Ohne messen, verändern, wieder messen und wieder verändern können nur selten wirkliche Qualitätssteigerung erzielen.

Deshalb ist es wichtig, dass die Daten, die du erhebst, den oben beschriebenen 7 Kriterien entsprechen.

Eine gute Qualität von Daten hilft dir auch, Trends zu erkennen.

Was sind „Predictive Analytics“?

Ich habe diesen Begriff für mich mit „Vorhersage-Analysen“ übersetzt. Prinzipiell geht es dabei darum, auf Basis vorhandener Daten herauszufinden, wie sich eine Situation in der Zukunft entwickeln wird bzw. sich entwickeln könnte.

Die Predictive Analytics sind ein Bestandteil von „Business Intelligence“. Also der zahlenmäßigen Betrachtung eines gesamten Unternehmens.

Abhängig davon, welche Situation mit welchen Daten analysiert werden sollen, werden die verwendeten Modelle sehr schnell äußerst komplex und die notwendigen Operationen können nur von entsprechenden Algorithmen durchgeführt werden.

Wenn du zum Beispiel vorhersagen möchtest, wie schnell ein technisches Bauteil voraussichtlich kaputtgehen wird, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Der einfachste Fall: Du beschränkst dich auf die Historie der notwendigen Reparaturen für dieses Teil oder Teile der gleichen Baureihe.

Wenn dieses Teil im Schnitt jedes Jahr einmal repariert werden muss, könnte man als Maßnahme definieren, alle 6 Monate eine vorbeugende Wartung durchzuführen, die eventuell Stillstände aufgrund von Lieferzeiten verhindert.

Etwas komplizierter wird es, wenn du die Auslastung der Anlagen mit einbeziehst. Je höher die Aus-lastung, desto höher die Be-lastung für das Bauteil. Oder umgekehrt: Eine Anlage die so gut wie nie läuft, geht eventuell schneller kaputt als eine mit moderater Laufzeit. Schließlich werden Maschinen nicht zum rumstehen gebaut!

Knifflig wird es dann, wenn du noch mehr Faktoren mit einbeziehst: Die Maschinenbediener, Reinigungszyklen, unterschiedliche Produkte oder Rohstoffe. Und dann wird es wesentlich spannender: Dann könnte die Analyse ans Tageslicht fördern, dass die vorbeugende Instandhaltung eventuell gar nicht die beste Maßnahme ist. Sondern nur Belastungsspitzen im Prozess reduziert werden müssen damit das Bauteil weniger schnell kaputtgeht.

Buchtipps zum Thema Datenqualität

Weitere Quellen zur Datenqualität

Die Website der Business Information Excellence listet in einem entsprechenden Artikel vom 29. Oktober 2017 insgesamt elf Kriterien auf. Im Artikel kannst du außerdem Beispiele für Kennzahlen (Key Performance Indicators; kurz KPI) finden.

Bei allen Daten solltest du die Realität nicht vergessen

Keine Frage: Datenanalyse kann uns weiterbringen – und sogar Spaß machen! Ich merke das regelmäßig wenn ich Trends unserer Laboranalysen auswerte oder bei der Analyse der monatlichen Blog- und Hörerstatistiken.

Allerdings darf uns dabei immer bewusst sein, dass uns Daten allein die notwendigen Entscheidungen nicht komplett abnehmen. Entscheiden und umsetzen musst du selbst.

Denn ohne Ergebnisqualität ist auch die höchste Datenqualität nichts wert.  

Ein weiterer spannender Artikel zum Thema Daten:

Die Digitalisierung im QM