Weiterentwicklung

077 Diese Freiheit bietet ein eigenes QM-System

Ein QM-System von der Stange? Das kann nur schiefgehen!

Der große Vorteil „moderner“ Managementsystem-Normen ist die hohe Flexibilität. Diese Systeme lassen sich mit etwas Cleverness gut in das Unternehmensgeschehen integrieren. So ist es möglich, mit einem QM-System (oder anderen Managementsystemen) das eigene Unternehmen optimal auf die eigenen Bedürfnisse und die jeweilige Marktstrategie anzupassen.

In diesem Beitrag erkläre ich Dir, wie Du Dein QM-System so nutzen kannst, dass es Dir das Maximum an Freiheit und Gestaltungsspielraum ermöglicht. Daraus entsteht dann eine Win-Win-Win-Situation:

Win 1: Du wirst wirksamer und erhältst mehr Anerkennung

Win 2: Dein Unternehmen wird erfolgreicher

Win 3: Die Kunden lieben Euch!

Du kannst Dir die Episode entweder oben als Audio anhören oder – Premiere! – unten die Aufzeichnung des YouTube Live-Videos mit Präsentation ansehen. 

Gefällt Dir das Video? Dann gib‘ mir einen „Daumen hoch“. Und wenn Du jemanden kennst, für den oder die das Thema auch interessant sein könnte, dann teile gern den Link. 

 

HINWEIS: Am Mittwoch, den 9.10.19 um 19 Uhr gibt es das zweite YouTube Live-Video mit dem Titel:

So holst Du das Beste aus Deinem QM-System heraus.

Du möchtest dabei sein? Hier findest Du den Link zum nächsten Livestream.

Es ist manchmal leider so, dass wir uns selbst ein System schaffen, das uns mit der Zeit mehr einengt, als unbedingt nötig. Kennst Du das? In Podcast-Episode 076 zeige ich Dir drei Wege, wie Du das starre Korsett ablegst und Dich wieder mehr entfalten kannst.

Hier erfährst Du mehr.

075 Berufliche Neuorientierung. Interview mit Christoph Stelzhammer

Berufliche Neuorientierung und Tipps für das nächste Vorstellungsgespräch

Manchmal staune ich, wie viele Menschen im Qualitätswesen im Grunde Quereinsteiger sind. Nicht nur einmal habe ich erlebt, dass gute Fach-Mitarbeiter zum Beispiel aus Pflegeberufen Teilzeit oder Vollzeit ins Qualitätsmanagement wechseln. Doch was ist dabei zu beachten, um in der neuen Rolle möglichst erfolgreich zu sein?

Genauso gut kann es vorkommen, dass Du Dich in einem anderen Bereich umschauen und QM zumindest zeitweise den Rücken zukehren möchtest. Auch hier gibt es ein paar Regeln, die Du beachten solltest.

Über diese und weitere Themen habe ich mit dem Gründer des „Berufungszentrums“, Christoph Stelzhammer, gesprochen.

Christoph sitzt in Zürich, kommt ursprünglich aus dem Ingenieurswesen und hat schon einige verantwortungsvolle Positionen bekleidet, bevor er sich mit seiner Leidenschaft selbstständig gemacht hat. Er war in früheren Positionen als Personalleiter, im Vertrieb, sowie im strategischen Marketing tätig.

Ich habe ihm auf der Convention des Berufsverbandes Deutscher Redner, der German Speaers Association, zum ersten Mal persönlich kennengelernt. 

Davor kannte ich ihn durch seinen Podcast, TopJobs im Wandel.  

Die Buchempfehlungen von Christoph Stelzhammer

Weitere Informationen zu Christoph Stelzhammer und dem Berufungszentrum

 

073 Die Digitalisierung ist keine Herausforderung

Ein Missverständnis

Ich gebe zu, es geht mir mittlerweile ziemlich auf die Nerven. Alle reden von den Herausforderungen der Digitalisierung. Ich kann mir vorstellen, dass ich mit diesem Artikel nicht nur auf Zustimmung bei Dir stoße. Und ich muss es einmal in aller Deutlichkeit sagen:

Die Digitalisierung ist keine Herausforderung. Sie ist eine großartige Möglichkeit! Die Herausforderung heißt Wettbewerbsfähigkeit.

Die Wettbewerbsfähigkeit Deines Unternehmens und auch Deine eigene Fähigkeit, in Zukunft im Markt zu bestehen. Der Digitalisierung ist es vollkommen egal, ob Du mitmachst. Du kannst Deine QM-Dokumentation auch weiterhin ausdrucken und jede Anweisung handschriftlich unterschreiben. Die Herausforderungen sind Eure Marktbegleiter, die verstanden haben, welche Vorteile digitale Technologien bringen.

Der Trigger für diesen Artikel war eine Pressemitteilung der Firma Testo, mit der sie auf ein Webinar aufmerksam machen. Auch sie schreiben von den „Herausforderungen der Digitalisierung“ und erklären:

Die Digitalisierung ist im Qualitätsmanagement angekommen: Papierbasierte Checklisten in Unmengen an nicht mehr analysierbaren Aktenordern gehören in der Lebensmittelbranche Schritt für Schritt der Vergangenheit an. Doch dieser Wandel setzt auch eine Weiterentwicklung der Unternehmenskultur voraus. Eine Unternehmenskultur, in der der Mitarbeiter nicht nur Listen ausfüllt, sondern Botschafter für Qualität ist.

Tatsache ist: in einem guten QM-System und einem Unternehmen, das es mit Qualität ernst meint, haben Mitarbeiter noch nie „nur Listen“ ausgefüllt. Sie waren schon immer Qualitätsbotschafter. Allen voran kleine Handwerksbetriebe, die oft einen vergleichsweise weiten Weg zur Digitalisierung zu gehen haben. 

Und auch schon vor 20 Jahren war es vorteilhaft, Daten auswerten zu können. Heute, da es so einfach ist, wie noch nie, soll es auf einmal eine Herausforderung sein? Immer öfter werden die Daten digital erhoben, gespeichert, visualisiert und sogar interpretiert. 

Wenn Du natürlich versuchst, Menschen in Deinem Unternehmen von dem Kram zu überzeugen, den sie nicht verstehen können, dann wird es vermutlich schwer. Überzeuge sie doch stattdessen von der vorteilhaften Wirkung digitaler Technologie. Du musst keinen Algorithmus selbst schreiben können – Du musst nur verstehen, was er tut und seine Macht nutzen. Doch bist Du selbst überzeugt?

Erst Tiefschlaf, dann Schlaflosigkeit

Die Geschwindigkeit technologischer Entwicklung nimmt stetig zu. Es ist verständlich, wenn Mancher den Eindruck bekommt, schon jetzt nicht mehr mitzukommen. Tatsächlich hatten wir viele Jahre Zeit, uns darauf vorzubereiten, dass uns technologische Revolutionen bevorstehen. 

Wie viele Menschen, insbesondere in Deutschland, haben weiterhin tief geschlafen und digitale Möglichkeiten als Modeerscheinung abgetan?  Und sie schlafen teilweise bis heute!

Nehmen wir Microsoft Office als Beispiel. In der breiten Masse als Softwarepaket für verschiedene Büro-Anwendungen hat es sich wohl ab dem Jahr 1995 etabliert. In meiner Wahrnehmung haben sich die Fähigkeiten in Bezug auf die Verwendung dieser Programme bei 80 % der Menschen, mit denen ich zu tun habe, seitdem nicht signifikant verbessert. 

Klar, ein fortgeschrittener Durchschnittsnutzer von MS Excel nutzt vielleicht 10 – 20 % des Funktionsumfangs der Software. Es geht auch nicht darum, Funktionen zu beherrschen, die man niemals benötigt. Doch wie viele Menschen verschwenden Zeit mit der Formatierung von Zellen, wo es doch seit den letzten drei Office-Versionen sehr ansprechende Formatvorlagen gibt? 

Schreiben auf einer normalen Computertastatur ist ein weiteres klassisches Beispiel. Mit welcher Begründung verschwenden wir Zeit, Tasten zu suchen? Der einzige Grund, hier nicht besser werden zu wollen, ist die Hoffnung, in Zukunft keine Tastaturen mehr nutzen zu müssen. Dann geht das über Spracheingabe und automatische Transkription. Doch diese Technologie muss man dann auch bedienen können!

Diese beiden Beispiele nutze ich bewusst, um zu verdeutlichen, dass das alles nicht wirklich neu ist. Es hat sich zunächst relativ langsam entwickelt und wir hatten genug Zeit, uns daran zu gewöhnen. Je länger wir schlafen, desto schwerer wird es, den Rückstand aufzuholen. Insbesondere, wenn andere Menschen uns sagen, wir MÜSSEN. Das ist dann die Herausforderung: Andere haben einen Vorsprung – und es bedeutet negative Konsequenzen für uns, wenn wir nicht mindestens Schritt halten.

 

Was fehlt, ist das Interesse an Optimierung - und ein wenig Spieltrieb

Ich erinnere mich noch gut an meine ersten Berührungspunkte mit Computern. Im Alter von zwölf Jahren sitze ich am Computer meines Onkels. Erst vier Jahre später sollte ich meinen ersten eigenen Rechner haben – gekauft von dem Geld, das ich für den Verkauf meiner Sammlung Überraschungseier-Figuren bekommen habe.

Ich sitze also an diesem Rechner, das mit dem Betriebssystem Windows 3.1 läuft und bin fasziniert davon, wie man eine Maus bedient und dass sich unterschiedliche Fenster nebeneinander auf demselben Bildschirm anzeigen lassen – und natürlich auch vom Kartenspiel „Solitär“. 

Natürlich hatte ich damals von Dingen wie Tabellenkalkulation keine Ahnung. Interessant fand ich trotzdem, dass man mit einem Computer Briefe nicht mehr per Hand schreiben muss – als Linkshänder mit damals entsetzlicher Handschrift ein echter Augenöffner! 

Was die Digitalisierung so spannend macht: mit digitaler Technologie können wir immer leichter immer produktiver und erfolgreicher werden. Wie auch immer Du Erfolg für Dich definierst. Wenn Du eine Software nicht als notwendiges Übel verstehst, sondern als Werkzeug, Deine Wertschöpfung zu steigern, dann macht die Beschäftigung damit sogar Spaß. 

Natürlich dauert es einige Zeit, bis man sich mit etwas Neuem anfreundet und sich zurechtfindet. Aber die Zeit ist gut investiert! Selbst wenn sich eine bestimmte Anwendung nicht bei Dir etabliert, hast Du etwas daraus gelernt – und hast weniger Angst vor dem Digitalisierungs-Monster. 

Apropos Spieltrieb… Dir ist vielleicht aufgefallen, dass ich für dieses Artikelbild kein Foto von einem der üblichen Webportale verwendet habe. Als ich den Artikel geschrieben habe, habe ich ein wenig mit dem iPad Pro experimentiert und die Spielerei des digitalen Zeichnens für mich entdeckt. Das Vorschaubild ist das Produkt daraus. Sicher nicht perfekt, aber individuell. Sicher hat es länger gedauert, als einfach ein Stock-Foto zu suchen.  Und die Erfahrung hat sich dennoch gelohnt. 

Die TOP 5 Ausreden zur Digitalisierung

Dies ist meine persönliche Ausreden-Liste. In nicht geordneter Reihenfolge sind das die Ausreden, die mir in Bezug auf die Digitalisierung häufig begegnen. 

Ausrede #1

Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll…

… und deshalb fange ich lieber gar nicht an. Das nenne ich die „Digitale Lähmung“. Vor einem Wollknäuel digitaler Optionen sehen wir den Anfang des Wollfadens nicht. Mein Tipp: Liste die Prozesse in Deinem Bereich auf und versehe sie mit zwei Bewertungskriterien: 

– Wie viel Zeit nimmt der Prozess in Anspruch (1-5)?
– Welche Bedeutung hat das Ergebnis für das Unternehmen (1-5)?

Konzentriere Dich zunächst wirklich nur auf Deine Abteilung. Es ist einfacher zu starten, wenn man nicht viele Menschen involvieren muss. Die beiden zahlen multiplizierst Du und mit dem höchsten Wert startest Du. So stellst Du sicher, dass Du dort anfängst, wo Ihr die meiste Zeit spart und den größten Effekt erzielt.

Hier startest Du ein kleines Projekt und fängst einfach an, erste Erfahrungen zu sammeln.

Ausrede #2

Moderne Technologie ist teuer

Software-Riesen wie die SAP AG oder die CAQ AG haben es verstanden, ihre Lösungen maximal zu vermarkten. Einer der wichtigsten Trends der Zukunft lautet Vernetzung (Stichwort: Internet der Dinge). Wenn dann Schnittstellen von Laborgeräten zu einer Software Tausende von Euro kosten, kann ich das Argument nachvollziehen.

Suchst Du allerdings nach einer Software, die verspricht, alles zu können, dann zahlst Du viel Geld für das, was sie dann doch nicht ganz so gut können.

Und es gibt Tausende von Startups, die kostengünstige oder kostenlose Anwendungen anbieten, mit denen viele Prozesse digitalisiert werden können. Mittels der Appss Meistertask und Dropbox lassen sich absolut kostenlos Prozesse wie Wareneingangsprüfungen oder ähnliches realisieren. 

Wenn Du mehr darüber erfahren wills, schreibe mir gerne eine Mail.

Ausrede #3

Unsere Mitarbeiter können nicht mit dem PC umgehen

Digitale Technologie heißt nicht automatisch PC-Arbeit. Fast jeder hat ein privates Smartphone, kann sich in den sozialen Medien und im Internet bewegen. Nichts anderes ist für die Verwendung moderner Apps notwendig. Das kann jeder Mitarbeiter verstehen – vorausgesetzt, man achtet auf möglichst intuitive Bedienbarkeit und erklärt den Sinn hinter der Aufgabe. 

Auf leichte Verständlichkeit und Bedienbarkeit musst Du achten. Unsere Aufmerksamkeitsspanne wird immer kürzer. Ich schätze, dass ich pro Woche drei bis vier unterschiedliche Apps auf meinem Smartphone teste (privater oder beruflicher Kontext). Wenn ich die Funktion und die Wirkung dieser Anwendung nicht innerhalb von 10 – 15 Minuten verstanden habe, suche ich mir eine Alternative. 

Vermutlich geht es Dir und den Mitarbeitern in Deiner Firma ähnlich. Je einfacher die Bedienbarkeit, desto höher die Akzeptanz. Und wie in #1: Nutze zunächst Anwendungen für Dich. Überzeuge erst andere, wenn Du selbst überzeugt bist.

Ausrede #4

Ich kann nicht programmieren

Um digitale Technologie nutzen zu können, ist das auch nicht notwendig! Die Mechanismen dahinter zu verstehen, ist sicher von Vorteil, um die unglaubliche Möglichkeit von Vernetzungen zu verstehen. Schon mit geringem technischem Verständnis sind wahre Wunder möglich!

Ausrede #5

Ich habe keine Zeit mich damit zu beschäftigen

Bist Du Qualitätsmanager und vielleicht sogar Führungskraft? Dann ist die ständige Weiterentwicklung teil Deiner beruflichen Aufgabe. Das bedeutet nicht, dass Du Dich selbst in die Materie einarbeiten musst. Aber die Potenziale erkennen können solltest Du.

Für die intensive Beschäftigung und Einarbeitung in ein digitales Thema gibt es viele Möglichkeiten. Angefangen von Auszubildenden in Deinem Unternehmen, die sich vermeintlich mit digitalen Dingen leichter tun. Bis hin zu Studenten, die im Rahmen eines Praktikums oder einer Bachelorarbeit mit einem Digitalisierungsprozess in Deiner Firma befassen können. 

Du musst es nicht selbst tun. Du solltest den Impuls zur Veränderung geben.

Das einzige Argument, das zählt: Du willst nicht

Es gibt keinen Grund, nicht heute noch anzufangen. Wenn Du Dich nicht mit den digitalen Möglichkeiten beschäftigen möchtest, ist das vollkommen okay. Dann musst Du allerdings auch mit den möglichen Konsequenzen leben:

– Dein Unternehmen wird von der Konkurrenz überholt
– Du verschenkst viel eigenes Potenzial und Erfolg
– Du verschwendest fahrlässig Deine eigene Lebenszeit
– Du hast weniger Spaß im Leben (und im Job), als Du haben könntest

Der Verzicht auf digitale Technologien macht Dich nicht zu einem besseren oder schlechteren Menschen. Mir ist nur wichtig, dass Du Dich bewusst entscheidest, welche Wege Du gehst. Und Dir bewusst machst, auf welche Möglichkeiten Du stattdessen verzichtest. 

Digitalisierung im Qualitätsmanagement

Podcast-Episode #34

Erfahre mehr über die „4 Megatrends der Digitalisierung“ und wie sie im QM genutzt werden können. Hier geht’s zur Episode / zum Artikel. 

072 Die Qualität Deiner Gedanken bestimmt die Qualität Deines Lebens

Qualität der Gedanken?

Zwei einfache Beispiele verdeutlichen, inwieweit Deine Gedanken Dein Handeln und somit Dein Leben beeinflussen: woran denkst Du zuletzt, bevor Du zu Bett gehst und woran als Erstes, wenn Du aufwachst?

Liegst Du vor dem Schlafengehen wach  und grübelst über Deine Probleme und Sorgen? Oder denkst Du an das Positive, das Dich den heutigen Tag über oder in den kommenden Tagen erwartet? Deine Schlafqualität wird komplett unterschiedlich sein. Denn Dein Unterbewusstsein beschäftigt sich mit diesen Themen, während Du schläfst. 

Ebenso, wenn Du aufwachst. Das, woran Du als Erstes denkst, bestimmt, wie Du in den Tag startest. Und es würde mich nicht überraschen, wenn Du direkt nach dem Aufwachen Gedanken zum selben Thema hast, wie davor. 

Eine jahrhundertealte Weisheit

Schon im Talmud stand es geschrieben:

Achte auf Deine Gedanken, denn sie werden Worte. 
Achte auf Deine Worte, denn sie werden Handlungen. 
Achte auf Deine Handlungen, denn sie werden Gewohnheiten. 
Achte auf Deine Gewohnheiten, denn sie werden Dein Charakter. 
Achte auf Deinen Charakter, denn er wird Dein Schicksal.

Die Qualität der Gedanken beeinflusst die Qualität des Lebens

Die Art der Gedanken, die Du in Deinen Kopf lässt und die sich dort verankern, bestimmt den Ablauf Deines Lebens. Dabei geht es um äußere Einflüsse die Du an Dich heranlässt, genauso wie das, womit Du Dich aktiv beschäftigst oder mit welchen Menschen Du Dich umgibst.

Drei weitere Beispiele aus meinem Leben sollen dir Zeiten, was ich damit meine:

Als ich 2009 aufgrund einer Krebserkrankung in stationärer Behandlung war, habe ich viele Menschen kennengelernt, bei denen sehr stark zu spüren war, dass sie eigentlich mit ihrem Leben schon abgeschlossen hatten. Dabei waren sie oftmals nicht besonders alt und ihre Erkrankung meist nicht unheilbar. 

Ganz besonders in Erinnerung geblieben ist mir ein etwa 50-jähriger Mann, mit dem ich insgesamt drei Wochen das Krankenhauszimmer geteilt habe. Er lag den ganzen Tag nur in seinem Bett und hat an die Decke gestarrt. Seinen Besuch ist er sehr schnell wieder losgeworden und jegliche meiner Bemühungen, ihn zu etwas Aktivität zu bewegen, ließ er nicht zu. Mit der Begründung, er wolle über sein Leben nachdenken. 

Als ich ihn gefragt habe, woran er denn da genau denkt, antwortete er, ihn beschäftige immerzu die Frage, warum ihm das passiert. Keine sehr hilfreiche Frage! Natürlich habe ich mir diese Frage kurz nach der Diagnose auch gestellt. Aber viel wichtiger war für mich, wie ich diesem „Schicksal“ entkommen kann.

Ich habe Bücher gelesen und die Ärzte mit Fragen gelöchert, ob Sport oder eine bestimmte Ernährung mir bei der Genesung helfen kann. Und daran, dass ich dir heute schreiben kann, merkst du: Es hat funktioniert 🙂 

Ich bin überzeugt: auch meine zweite schwere gesundheitliche Prüfung (ein Hirninfarkt nach einer Blutvergiftung im Gehirn) habe ich nur überstanden, weil ich positiv gedacht und gehandelt habe (abgesehen von einem tollen und unterstützenden Umfeld). 

Wenn positives Denken in lebensbedrohlichen Situationen funktioniert, dann hilft es auch im „normalen Leben“. 

Ein Beispiel, das etwas alltäglicher ist, betrifft die Welt der Nachrichten. Und damit sind alle Arten von Nachrichten gemeint: digitale oder gedruckte Nachrichten, Radio oder Posts in den sozialen Netzwerken.

Diese Medien sind meist voll von Hass, Krieg und negativen Meldungen. Das Meiste davon können wir selbst jedoch nicht beeinflussen. Diese Art der Berichterstattung beeinflusst hingegen uns. In der Kaffeeküche sprechen wir als Erstes über den kürzlichen Terroranschlag im Mittleren Osten oder Naturkatastrophen. Schlimme Schicksale, zweifellos. 

Aber darüber zu reden, ändert nichts! Es würde Sinn ergeben, wenn wir daraufhin aktiv werden und einer gemeinnützigen Organisation etwas spenden würden.

Neulich habe ich eine ganz schlimme Funktion am Wecker meines Mobiltelefons „entdeckt“: Wenn der Wecker um 5:30 Uhr klingelt, dann kommt für drei Sekunden entspannt Musik, dann tönt eine laute mechanische Stimme:

Guten Morgen, es ist 5:30. Und hier die neuesten Nachrichten.

Wie grausam ist das bitte? Sich als erstes Gedanken in den Kopf zu stopfen, die nichts mit uns persönlich zu tun haben! Diese Funktion war ganz schnell wieder deaktiviert.

Dein Umfeld beeinflusst maßgeblich, wie Du denkst, handelst und wie erfolgreich Du bist. Stelle Dir vor, Du verbringst den Großteil Deiner Zeit mit Drogensüchtigen oder gewalttätigen Menschen. Wie wahrscheinlich ist es, dass Du positive Gedanken an Deine Zukunft entwickelst?

Doch so weit müssen wir gar nicht gehen. Worüber redest Du mit Kollegen im Büro? Wie oft lästerst Du über etwas oder jemanden? Bist Du umgeben von „Energiesaugern“, die nur nörgeln und allen erklären wollen, wie schwer sie es doch haben? Diese Menschen wollen meist gar keine Lösung für ihre Probleme. Sie wollen nur ihr Umfeld vergiften.

Du solltest so wenig Zeit wie möglich mit solchen Menschen erbringen!

Der Bezug zum Qualitätsmanagement

Die oben beschriebenen Mechanismen wirken auch im beruflichen Alltag. Wie wir zum Beispiel über unsere Kunden, Lieferanten oder Kollegen aus anderen Abteilungen denken, bestimmt maßgeblich unser Auftreten und unsere Handlungen diesen Menschen gegenüber. 

Und das, was wir ausstrahlen, kommt wieder zu uns zurück. 

Was möchtest du zurückbekommen? Positives oder negatives? 

Meine 5 Strategien zur Reinhaltung meiner Gedanken

Du musst selbst entscheiden, ob diese 5 Strategien für Dich funktionieren. Mir helfen sie dabei, mich zu fokussieren und mich nicht mit Dingen zu beschäftigen, die ich nicht ändern kann. Sie helfen mir, mich auf den beeinflussbaren Teil meines Lebens zu konzentrieren. 

Nachrichten-Diät halten. Wenn ich mich für ein Thema interessiere, suche ich mir bewusst Inhalte dazu und blende andere Einflüsse aus.

Mein engstes Umfeld besteht nur aus Menschen, die eine ähnliche Einstellung und ähnliche Ziele haben, wie ich.

Ich programmiere mein Unterbewusstsein. Kurz vor dem Schlafengehen denke ich an ein schönes Erlebnis oder eine Idee. Mein Gehirn knüpft nachts daran an und ich kann super schlafen.

Ich beschäftige mich mit erfolgreichen Menschen und versuche, herauszufinden, was ihren Erfolg begründet. Beispiele sind Steve Jobs, Warren Buffett.

Ich finde in schwierigen Situationen positive Aspekte. Auch wenn Kunden oder der Chef mal nerven: Es gibt immer einen Beweggrund und positive Aspekte daran. Darauf fokussiere ich mich.

Gelingt mir das immer? Nein, natürlich nicht. Oft genug erwische ich mich dabei, genau das Gegenteil dessen zu tun, was ich oben beschrieben habe. Mittlerweile fällt es mir immer öfter und immer schneller auf und ich kann gegensteuern.

Je bewusster und hochwertiger unsere Gedanken sind, umso mehr steigt die Qualität unseres Lebens, unserer Arbeit, unseres Umfeldes und die Wahrscheinlichkeit, glücklich zu sein, steigt!

Einer der wichtigsten Werte, die mir zu mehr Glück verhelfen, ist Selbstbestimmung. Ich bin der festen Überzeugung, dass wir unser Lebensgeschick zu einem Großteil selbst in der Hand haben. Deshalb habe ich diesem Thema einen eigenen Blogartikel gewidmet, den Du hier findest

 

067 Wer muss hier motiviert werden?

Führungskräften wird häufig geraten: „Du musst deine Mitarbeiter motivieren“.  Und wer motiviert die Führungskräfte? Ich halte es für einen Trugschluss, dass wir Menschen, die nicht motiviert sind, überhaupt langfristig motivieren können. Wir laufen quasi einer Motivationslüge hinterher. 

Was motiviert dich? Wofür arbeitest du? Schau dir das kurze Video an und denke bitte darüber nach, was auf dich zutrifft. Wir lesen uns gleich wieder!

Und, zu welchem Ergebnis bist du gekommen?

Zur ganzen Motivationsthematik passt ein Blogartikel aus dem Zweikern-Blog, der von nachhaltiger Motivation handelt.  Im Artikel geht es um die psychologischen Grundlagen der Motivation. Allem voran um extrinsische und intrinsische Motivation. Wenn dich das genauer interessiert, schau dir den Artikel an. 

Ich halte den Artikel deswegen für äußerst zutreffend, weil aus meiner Sicht Mitarbeiter, die neu in ein Unternehmen kommen, hoch motiviert sind – und im Laufe ihrer Arbeit ihre Motivation verlieren. Zweikern listet dafür drei entscheidende Faktoren auf, um Motivation zu erhalten. Ich gehe mit meinen eigenen Worten darauf ein:

  • Autonomie: Mitarbeiter arbeiten nach Zielen – und haben die größtmögliche Freiheit bei der Zielerreichung. Die Realität teilt sich oft in zwei Lager. Führungskräfte geben entweder gar keine (sinnvollen) Ziele oder sie managen derart kleinteilig, dass Mitarbeiter kaum mehr eigenen Handlungsspielraum haben. Das trifft auch auf das QM zu. Kontrolle ist wichtiger als Vertrauen. Eine Kultur des Misstrauens ist oft die Folge.
  • Unterstützung beim „Wachstum“:  Menschen werden zu selten gelobt oder mit Anerkennung belohnt. Stattdessen gibt es Kritik ohne konstruktive Hinweise darauf, was man verbessern könnte. Wenn unsere Mitarbeiter TOP Leistung bringen sollen, dann müssen wir ihnen dabei helfen. Ebenso im QM: Abweichungen in Audits verteilen ohne konstruktive Lösungsvorschläge und Begleitung bei der Umsetzung können nicht funktionieren.
  • Transparenz beim „Warum“: Hier sind wir wieder bei den Zielen oder noch größer: bei der Vision bzw. dem Leitbild eines Unternehmens. Wenn Mitarbeiter die klare Richtung der Führungskraft oder des Unternehmens kennen, können sie von alleine in die richtige Richtung laufen. Sie können aktiv mitdenken, die richtigen Entscheidungen treffen und haben Spaß an der Verwirklichung einer gemeinsamen Sache.

Welche dieser Motivatoren unterstützt du?

In unserer Arbeit als Qualitätsmanager haben wir vielfältige Möglichkeiten, diese drei Faktoren in das Arbeitsleben der Mitarbeiter einzubauen. Ein Beispiel, in dem sie alle integriert werden können, sind interne Audits. Wenn du Mitarbeiter zum Beispiel als interne Co-Auditoren einsetzt,
  • haben sie in einem gewissen Rahmen die Möglichkeit, das Unternehmen mitzugestalten (Autonomie)
  • können sie ihre fachlichen und menschlichen Fähigkeiten weiterzuentwickeln (Wachstum)
  • erfahren sie, worauf es in deinem Unternehmen, insbesondere in Sachen Qualität, ankommt (das Warum)

Was tust du um die Mitarbeiter in deiner Firma zu demotivieren?

Die genau entgegengesetzte Fragestellung. Und wir vom QM tun einiges, was Kollegen anderer Fachabteilungen demotivieren könnte:

  • Wir kritisieren sie mit den falschen Mitteln
  • Wir ignorieren ihre Wünsche und Anregungen
  • Wir schaffen Bürokratie und erklären keinen Sinn

Verbessere dich in diesen drei Punkten und die Motivation bei den guten Mitarbeitern wird sofort besser werden. Natürlich wird es immer Stinkstiefel geben, bei denen auch das nicht hilft. Das werden vermutlich nicht die High-Performer in eurer Firma sein. Und falls doch, dann könnte es mit einer langen Historie mit schlechten Erfahrungen zu tun haben.

Was (de-) motiviert dich?

Dieselben Fragen kannst du dir natürlich auch selbst stellen. Welche der drei Faktoren (Autonomie, Wachstum, Warum) trifft auf dich zu? Inwieweit beeinflusst das deine Stimmung und Motivation? Wie kannst du „provozieren“, mehr davon zu bekommen? 

Was die Seite der Demotivation angeht: Wir können andere Menschen leider nicht ändern. Was du aber ändern kannst, ist folgendes: Dein Umgang mit Situationen, die demotivierend auf dich wirken. Hinterfrage, wie diese Situationen konkret zustande gekommen sind und was du eventuell tun kannst, um sie zu vermeiden. 

Indem du dich mit deiner eigenen Motivation beschäftigst, kannst du ein Gefühl dafür entwickeln, wie du wohl auf andere Menschen wirkst. Und wie du deren Motivation für deine Sache nutzen kannst. 

Fazit

Motivation ist, wie der Wortursprung schon sagt, die Basis für das Handeln von Menschen. Entsprechend wichtig sind Mitarbeiter, die an den richtigen Stellen hoch motiviert sind, ein wichtiger Faktor für die Wirtschaftlichkeit und Qualität eines Unternehmens. Du solltest ihn auf keinen Fall vernachlässigen. 

Der Blogartikel von Zweikern spricht im weiteren Verlauf von einer „IST-Analyse“ auf deren Basis „Maßnahmen definiert werden können“. 

Ja, wir Qualitäter analysieren gern. Aus meiner Sicht würde es schon ausreichen, aktiv zuzuhören, wenn andere Menschen mit dir reden. So erfährst du viel über deren Motivation – und was sie möglicherweise demotiviert. Vielleicht kannst du deinen Einfluss innerhalb der Firma geltend machen, um die Situation zu verbessern?

Wenn du das „härteste Mittel“ des offenen Gesprächs ausgeschöpft hast, kannst du immer in den Analysekoffer greifen 🙂  

065 Von der Fachkraft zur Führungskraft

Eine Transformation: Von der Fachkraft zur Führungskraft

„Dieser Weg wird kein leichter sein…“ 

Das wussten schon die Xavier Naidoo. Tatsächlich hält der Weg von der Fach- zur Führungskraft einige Stolpersteine bereit.  Du hast erste Berufserfahrung als Fachkraft gesammelt. Den damit verbundenen Aufgaben fühlst du dich gewachsen und möchtest gerne mehr Verantwortung übernehmen. Oder du wirst von deinem Chef befördert.

Wenn es dann mit der Beförderung klappt, musst du für dich einige wichtige Fragen klären:

  • Welche Fachaufgaben werde ich künftig nicht mehr selbst erledigen? 
  • Wie delegiere ich diese Aufgaben richtig?
  • Wie schaffe ich es, von meinen ehemaligen Kollegen als Führungskraft anerkannt zu werden?
  • Welche Ergebnisse erwartet mein Chef von mir in meiner neuen Rolle?

All diesen Fragen durfte ich mich in meiner ersten Teamleiter-Rolle in der Qualitätssicherung von Rohstoffen und Packmitteln stellen. Dabei hat es mir sehr geholfen, dass ich mich schon vor meiner ersten Führungsaufgabe mit dem Thema Personalführung auseinandergesetzt habe. 

Extrem dabei geholfen hat mir die Online Leadership Platform des Geschäftsführer-Coaches und Führungstrainers Bernd Geropp. Ich war drei Jahre Mitglied dieses Online-Trainings und habe dort die Basics zum Thema Mitarbeiterführung gelernt. 

Insbesondere das Loslassen von Fachaufgaben, das Delegieren und die Übernahme der für mich komplett neuen Führungsaufgaben waren eine Herausforderung. Da halfen nicht nur die Inhalte der Leadership Platform sondern auch der Austausch mit den anderen Teilnehmern. 

Ich bin von diesem Angebot überzeugt, denn so gelang es mir, innerhalb von vier Jahren vier Karrierestufen aufzusteigen. Und daher habe ich Bernd angeboten, in seinem Podcast „Führung auf den Punkt gebracht“ vorzustellen, wie mir seine Plattform dabei geholfen hat, eine anerkannte Führungskraft zu werden. 

Das Leben ist leider voll von Vorgesetzten, die ihre Mitarbeiter mit falschen oder keinen Führungsinstrumenten demotivieren. Das kostet Unternehmen Milliarden an Wirtschaftskraft und Menschen wertvolle Lebenszeit. Wenn du mehr Verantwortung übernehmen und Führungskraft werden willst – oder schon bist – dann beschäftige dich professionell mit diesem Thema.

Als Führungskräfte können wir so viel mehr Positives bewirken.

Wenn du noch keine Führungskraft bist, könnte das hier auch interessant sein:

064 Was macht einen guten Qualitätsmanager aus?

Wenn du eine bestimmte Anzahl von Menschen fragst, ob diese sich für intelligenter als der Durchschnitt halten, dann werden vermutlich deutlich mehr als 50% behaupten, sie seien intelligenter als der Durchschnitt.

So wird es sich wahrscheinlich auch verhalten, wenn Qualitätsmanager danach gefragt werden, ob sie sich für gute Qualitätsmanager halten. Wer würde schon freiwillig zugeben, dass er oder sie schlechter als der Durchschnitt ist?

Tatsache ist jedoch, dass – wenn sich nicht alle Qualitätsmanager auf genau dem gleichen Niveau befinden – zwangsweise annähernd 50% besser und 50% schlechter sein müssen als der Durchschnitt.

Doch was zeichnet einen guten Qualitätsmanager aus? Das Prädikat „gut“ ist für sich allein genommen noch nicht sehr aussagekräftig. Es kommt vielmehr darauf an, wen man danach fragt.

In knapp zwölf Jahren, die ich nun im Qualitätswesen tätig bin, habe ich zu dieser Frage eine sehr eigene Ansicht entwickelt. Die aus meiner Sicht zehn wichtigsten Faktoren teile ich hier mit dir.

Bitte störe dich nicht daran, wenn du andere Kriterien für entscheidend halten. Was wir für gut oder schlecht halten ist sehr subjektiv – und auch abhängig vom Kontext.

Bei der Frage, was einen guten Qualitätsmanager ausmacht, orientiere ich mich dabei nicht ausschließlich am Qualitätsgedanken sondern möchte meine Aufzählung globaler verstanden wissen. Und zwar vor der Kernfrage „Was ändert sich, wenn ich als Qualitätsmanager meine Arbeit bestmöglich mache?“.

Und das führt zwangsläufig zu der Einsicht, dass – wenn ich als gut und erfolgreich in meiner Arbeit erkannt und anerkannt bin – andere Menschen positiv über das, was ich tue denken und reden.

Everybody’s Darling ist everybody’s Depp

Dieses Zitat des deutschen Politikers Franz Josef Strauß beschreibt genau, was ich NICHT damit meine. Es geht nicht darum, allen in den Hintern zu kriechen.  Sondern darum, unseren Mehrwert für die Organisation und im Prinzip auch für die Gesellschaft sichtbar zu machen.

Leider sind einige von uns sehr gut darin, ihren Mehrwert möglichst wenigen verständlich zu erklären und zu zeigen. Das beginnt bei einem manchmal unverständlichen Vokabular und geht bis zur Nichtnachvollziehbarkeit von Entscheidungen.

Die Wahrnehmung von Qualität ist sehr subjektiv. Zum Vergleich: Was ist in Ihren Augen eine schöne Frau? Für einen Wolf ist sie eine leckere Mahlzeit, für den Playboy eine Versuchung und für einen Mönch ist sie eine Ablenkung.

Um ein guter Qualitätsmanager zu sein, solltest du wissen, was dein Umfeld als „gut“ beurteilen würde. 

So wie die drei gestalten links einen vollkommen anderen Blickwinkel auf eine schöne Frau haben, ist es auch bei Qualität und QM.

Hast du dir schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie andere deine Arbeit sehen? Und warum das so ist?

Als Serviceabteilung darf uns das nicht egal sein. Wir müssen unser Handeln auf unsere Kunden ausrichten. Und ich sehe meine Kollegen in gewisser Weise ebenfalls als Kunden an.

Meine TOP-Kriterien: Was einen guten Qualitätsmanager ausmacht

Die Aufzählung ist ohne bestimmte Reihenfolge und besitzt daher keine Nummerierung. Um den Titel meines Blogs aufzugreifen, gehe ich davon aus, dass gute Qualitätsmanager eine gewisse Leidenschaft für ihr Thema entwickelt haben, also im weitesten Sinne mit Enthusiasmus bei der Sache sind. Deshalb werde ich in der Aufzählung „den guten Qualitätsmanager“ als Q-Enthusiast bezeichnen.

Ein Q-Enthusiast wird als nützlich und nicht als lästig empfunden

Wenn dein Qualitätsmanagementsystem und damit auch deine Arbeit nur als lästig und nicht als nützlich empfunden werden, dann hast du im Prinzip schon verloren. Und deine tägliche Arbeit erzielt nicht den erwünschten Effekt. Bei niemandem. 

So sehr du auch von dem, was du tust überzeugt bist: Wenn das niemand außer dir und deinem Team genauso sieht, dann werden du niemals Akzeptanz für dein Systeme, Maßnahmen und Entscheidungen bekommen.

Eine einfache Formel: Nützlichkeit = Akzeptanz = gelebtes QM

Ein Q-Enthusiast ist flexibel und veränderungsbereit

Wir Menschen sind stetigen Veränderungen unterworfen: Die Welt, die Gesellschaft, unser Unternehmen, unser Team und wir selbst ändern uns mehr oder weniger ständig beziehungsweise müssen auf Anforderungen von intern und extern reagieren.

Wenn wir uns gegen jegliche Veränderung sträuben und nur Neuerungen zulassen oder umsetzen, die wir aufgezwungen bekommen, dann kann unsere Leistung, die Performance unseres Qualitätsmanagementsystems (und die Leistung unseres Unternehmens) nie zur Königsklasse gehören. Wenn du selbst von einer Sache nicht voll überzeugt bist, wie willst du dein Umfeld überzeugen?

Bei der Veränderungsbereitschaft gilt es aber, Balance zu halten: Du solltest dich und deine Organisation nicht in Sachen Geschwindigkeit und Änderungshäufigkeit überfordern. Du solltest zum richtigen Zeitpunkt alle notwendigen Mitarbeiter einbeziehen und selbst hinter der Notwendigkeit und/oder Sinnhaftigkeit der Änderungen stehen.

Ein Negativbeispiel: Die halbherzige Einführung von TQM, weil es in einer bestimmten Branche gerade „hip“ ist. Oder die Einführung agiler Arbeitsmethoden.

Gute Qualitätsmanager haben außerdem ein Gespür dafür, wann eine Veränderung so frühzeitig geschehen sollte, damit einer bestimmten Entwicklung zuvor zu kommen. Die aktuelle Revision der ISO 9001 lädt uns mit der Abwägung von Chancen und Risiken dazu ein.  Die negativen Konsequenzen von „zu viel Change“ beschreibt sehr treffend das Buch „Change mich am Arsch:  Wie Unternehmen ihre Mitarbeiter und sich selbst kaputtverändern“. 

Ein Q-Enthusiast belässt die Verantwortung bei den Verantwortlichen

Viele (nicht gute) Qualitätsmanager arbeiten nach dem Motto: Das mache ich lieber selbst, dann weiß ich, dass es erledigt ist.

Manche (ebenfalls nicht gute) Qualitätsmanager schieben Verantwortung bewusst von sich weg und unterstützen die wirklich Verantwortlichen in keiner Weise – im externen Audit fällt dem Unternehmen das dann auf die Füße und es wird nur die Schuldfrage diskutiert anstatt konstruktiv Maßnahmen festzulegen die dem Unternehmen nützen.

Q-Enthusiasten unterstützen andere Abteilungen dabei, deren Qualitätsaufgaben ebenfalls bestmöglich zu bewältigen ohne ihnen die Verantwortung abzunehmen. Hilfe zur Selbsthilfe könnte man sagen. So gewinnt die ganze Organisation und das Qualitätsbewusstsein steigt.

Ein Q-Enthusiast erhöht die Wirtschaftlichkeit bzw. Wertschöpfung des Unternehmens

Schlechte Qualitätsmanager haben ein sehr eingefahrenes Verständnis von Qualität und wollen auf Biegen und Brechen ihre alten Vorstellungen immer und immer wieder durchsetzen. Das führt regelmäßig zu Konflikten mit den Parteien, deren oberstes Ziel die Produktivität des Unternehmens ist.

Q-Enthusiasten erkennen die Interessenkonflikte in denen sich zum Beispiel Werksleiter oder Logistiker befinden und helfen diesen, Lösungswege zu finden, die nicht qualitätsschädlich sind. Sondern im Gegenteil dem Unternehmen langfristig am meisten helfen.

Ein Q-Enthusiast ist transparent und berechenbar

Je nach Branche und Sachverhalt gibt es im Qualitätswesen meist nicht nur Entscheidungen zwischen Schwarz oder Weiß. Der gute Qualitätsmanager tritt vor allem dann auf den Plan, wenn es um  die verschiedensten Grau-Schattierungen geht.

Dennoch werden wohl weite Teile der Entscheidungen auf stets wiederkehrende Sachverhalte zurückzuführen sein. Wenn niemand außer dir den „roten Faden“ in deinen Entscheidungen erkennt, dann wird man wenig Verständnis für deine Qualitätsphilosophie entwickeln.

Und Erfahrungsgemäß fürchten wir Menschen uns eher vor Dingen, die wir nicht verstehen, als diesen aufgeschlossen und positiv zu begegnen.

Ein Q-Enthusiast etabliert eine positive Fehlerkultur

Den Satz „QM erlaubt Fehler, aber jeden Fehler nur einmal“ hört man so oder so ähnlich relativ oft. Aber wer handelt wirklich danach? Wer sieht in einem Fehler die Möglichkeiten der Verbesserung? Und wer sucht lieber nach Schuldigen?

Viel zu oft wird mit dem Finger auf die Leute gezeigt, die einen Fehler gemacht oder eine Abweichung nicht erkannt haben. Das führt meist aber nicht zu weniger Fehlern sondern dazu, dass immer ausgefeiltere Methoden entwickelt werden, die Fehler hinterher zu vertuschen.

Deshalb betonen Q-Enthusiasten, dass es keine negativen Konsequenzen für einzelne Personen gibt, die einen Fehler in bestem Wissen das Richtige zu tun, gemacht haben. Sie helfen denjenigen, bestmöglich aus den Fehlern zu lernen und lassen sie an Korrektur und Korrekturmaßnahme aktiv mitwirken.

In meinem Interview mit Fehlerkultur-Expertin Elke M. Schüttelkopf erklärt sie, wie wir eine positive Fehlerkultur in Unternehmen aufbauen können. Hör da unbedingt mal rein. Es lohnt sich!

Ein Q-Enthusiast kann den Mehrwert von Anforderungen auch ohne Norm erkennen und erklären

Schlechte Qualitätsmanager erklären die Notwendigkeit von Maßnahmen oder Veränderungen oft mit „der Norm“, „dem Auditor“ oder „dem Kunden“. Ich unterstelle, dass viele von diesen Menschen es nicht für nötig befinden, andere Mitarbeiter und/oder andere Abteilungen an ihrem Wissen teilhaben zu lassen. Und mitunter auch, dass sie selbst den tieferen Sinn hinter einer Anforderung nicht verstehen.

Q-Enthusiasten erkennen und erklären daher den Mehrwert den jede Tätigkeit bringt – egal ob dem Unternehmen, den Kunden oder wem auch sonst.

Sie erreichen damit ein breites Verständnis für Qualitätsthemen. Als einfaches Beispiel versteht ein Anlagenfahrer die Notwendigkeit einer Checkliste als tatsächliche Notwendigkeit, die eine positive Veränderung bewirkt.

Ein Q-Enthusiast bildet sich stetig weiter

Vorhin ging es schon einmal um Veränderungsbereitschaft. Auch bei der Weiterbildung geht es um Veränderung: Entweder, weil wir uns selbst durch unsere Bildung positiv von anderen Menschen abheben möchten oder weil wir durch Schulungen, Trainings, Bücher oder ähnliches Wissen mit den an uns gestellten Anforderungen Schritt halten wollen (müssen).

Dabei bilden sich Q-Enthusiasten weiter, weil sie wollen. Die wollen selbst wachsen, ihr Unternehmen und ihr Team weiterentwickeln und setzen daher auf Wissen anderer Quellen. Schließlich lernt man nie aus – auch wenn man das Qualitätsmanagement vielleicht im Rahmen eines fundierten Studiums „von der Pike auf“ gelernt hat.

Gute Qualitätsmanager erkennen dabei auch den Wert der Weiterentwicklung bei den „soften Faktoren“ – also ihrer Persönlichkeit.

Ein Q-Enthusiast wird geschätzt und respektiert, nicht gefürchtet

Es ist ein Unterschied, ob du jemand wegen seiner Stellung respektiert oder dafür, WAS du tust. Q-Enthusiasten werden geschätzt für ihre Rolle als Spezialist im Unternehmen, die sonst keiner genau so ausfüllen kann. Für die Wirkung, die sie erzielen.

Sie werden außerdem geschätzt für den Mehrwert, den sie dem Unternehmen liefern, indem sie Probleme der Organisation lösen.

Menschen, die nur aufgrund ihrer Stellung im Organigramm oder einer gewissen Machtposition respektiert oder gar gefürchtet werden, weil sie „besonders harte Auditoren“ sind, werden vermutlich eher nicht als gute Qualitätsmanager wahrgenommen.

Folglich sinkt die Akzeptanz dessen, was sie versuchen, durchzusetzen und der Mehrwert für das Unternehmen wird von niemandem wirklich erkannt.

Ein Q-Enthusiast ist wie ein Navigationssystem

Ein sicheres Zeichen dafür, dass auch andere dicht für einen guten oder gar ausgezeichneten Qualitätsmanager halten ist, wenn man mit kniffligen Problemstellungen oder Fragen zuerst zu dir kommt. Oder generell gern deine Meinung einholt. Insbesondere dann, wenn ein Thema vordergründig nicht viel mit Qualität zu tun zu haben scheint.

Q-Enthusiasten werden nämlich als eine Art Kompass oder Navigationssystem angesehen, bei denen man weiß, dass sie bestmögliche Hilfestellung leisten wollen (und auch können!) und deren Urteil oder Ratschlag man gerne vertraut.

Wie viele Punkte treffen auf Sie zu?

Wenn du diese 9 Kriterien jetzt als eine Art Test verstehst, dann frage dich doch einmal, wie viele Kriterien davon du für sich als erfüllt ansehen würdest. Es sind weniger als 9? Kein Problem, niemand ist perfekt! Ich selbst erfülle auch nicht ständig alle 9 Punkte. Bin aber stets bemüht 🙂

Aber ich finde, es lohnt sich dann, genauer darüber nachzudenken, welche Kriterien du nicht erfüllen. Und warum.
Es könnte sein, dass du gar nichts dafür kannst. Möglicherweise wird deine Rolle im Unternehmen anders verstanden, sodass du gar nicht die Möglichkeit hast, alle Kriterien zu erfüllen.

Wenn du aber ohne äußere Zwänge einzelne Kriterien nicht erfüllst, dann solltest du dich nach entsprechender Überlegung bewusst dagegen entschieden haben. Du sollten aus meiner Sicht in der Lage sein, dich (und bei Nachfragen anderen) erklären zu können, warum einzelne Punkte aus deiner Sicht für deine Position keine Bedeutung haben.

Auch wenn das der Fall sein sollte, so denke ich doch, dass die 9 Punkte, die ich als Voraussetzung für einen guten Qualitätsmanager aufgelistet habe, uns der Perfektion die wir nie ganz erreichen werden, ein Stück näher bringen können.

Und das Beste ist: Wohldosiert eingesetzt haben sie keine schädlichen Nebenwirkungen.

Im Gegenteil: Du wirst wirksamer, erfolgreicher und hast mehr Spaß an deiner Arbeit!

060 16 Tipps im Umgang mit E-Mails

Die E-Mail als Stressfaktor

Ein ganz normaler Arbeitstag.

Um 7:00 Uhr öffne ich mein Mail-Programm – ein schwerer Fehler. Scheinbar wachen die Kollegen am Nachmittag immer nochmal auf und so habe ich zwischen 15 und 17 Uhr über zehn Nachrichten im Posteingang. Eifrig mache ich mich ans Lesen und Beantworten – bis dann um 8:30 Uhr die Morgenrunde beginnt.

Danach folgen drei oder vier Termine und schon ist Mittagszeit. Zurück am Schreibtisch – und ich möchte nur eine Nachricht schreiben – sehe ich zwölf neue Nachrichten, die mich in der Zwischenzeit erreicht haben. Drei davon sind von Kollegen, die mich telefonisch nicht erreicht haben.

So komme ich erst am Nachmittag richtig dazu, zu arbeiten. Aber nur, weil ich das Mailprogramm schließe und alle weiteren Nachrichten für heute ignoriere – mit dem Ergebnis, dass der Berg morgen noch ein kleines Stück höher sein wird.

Kommt Ihnen das so – oder so ähnlich – bekannt vor?

Mein persönlicher „Mail-Berg“

In den ersten 17 Monaten als Qualitätsleiter habe ich fast genau 12.500 E-Mails bekommen und mit rund 6.250 Nachrichten ungefähr halb so viele versendet. Eine ganze Menge, wie ich finde! Nehmen wir an, für das Lesen und Ablegen einer Nachricht benötigen wir 2 Minuten. Für das Beantworten bzw. Schreiben einer Nachricht 5 Minuten. Das sind dann pro Tag ca. 2,5 Stunden, die wir mit der Elektropost verbringen.

So habe ich in 17 Monaten ganze 938 Stunden mit E-Mails verbracht!

Umgang mit E-Mails

34 Nachrichten am Tag sehen auf den ersten Blick gar nicht so viel aus. Beziehen wir diese Zahl jedoch auf einen Arbeitstag von 8 Stunden, ergeben sich über 4 Nachrichten pro Stunde, die um Aufmerksamkeit buhlen.

Vermutlich bekommen und schreiben viele von Ihnen noch mehr Nachrichten. Und in den heutigen Zeiten kommen immer häufiger Nachrichten von Messengern wie WhatsApp oder den sozialen Medien wie Xing oder LinkedIn dazu. Damit wir diese elektronischen Helferlein auch in Zukunft als Hilfe und nicht als Falle empfinden können, ist ein bewusster Umgang damit schon von fast strategischer Bedeutung.

Ein Plädoyer für die E-Mail

Die E-Mail ist ein sehr direkter und persönlicher Weg um Informationen zwischen Versender und Empfänger auszutauschen. Der größte Vorteil besteht aus meiner Sicht darin, dass Sie eine E-Mail dann beantworten können, wenn Sie sich dazu bereit fühlen. Sie können sich vorbereiten und zielgerichtet die richtige Antwort geben.

Ich leite bewusst möglichst viel meiner täglichen Kommunikation auf E-Mails um. Ich erhalte am Tag ca. 34 E-Mails. In etwa 50% der Fälle muss ich dabei aktiv etwas unternehmen – Antworten, eine Aufgabe übernehmen oder ähnliches. Würde mich auch nur die Hälfte dieser 17 Aufgaben per Telefon erreichen, würde ich an diesem Tag durch fast 10 Anrufe gestört und müsste mir diese Aufgaben zur späteren Bearbeitung notieren.

Das ist der wichtigste Grund dafür, dass ich meine direkte Umgebung darum bitte, mir Anliegen, die nicht unmittelbar und sofort beantwortet werden müssen, per E-Mail zu schicken. In dringenden Angelegenheiten sind Telefonanrufe natürlich in Ordnung. Wobei die Ansicht, was man genau unter „dringend“ zu verstehen hat, allzu oft sehr weit ausgelegt wird.

Den größten Vorteil der E-Mail sehe ich in der Kontrolle über den Zeitpunkt der Antwort. Werde ich angerufen, bin ich genötigt, sofort eine Antwort zu geben – egal, was ich vor der Störung getan habe. Da sind Falschinformationen und Fehlentscheidungen vorprogrammiert.

Es spricht aus meiner Sicht auch nichts dagegen, eine Anfrage, die Sie per E-Mail bekommen haben, mit einem Telefonanruf oder einem Gespräch während eines Termins zu beantworten.

E-Mails stellen für mich die beste Möglichkeit dar, mich zu fokussieren, zu organisieren und meine Kommunikation zu steuern.

Warum Sie E-Mails nicht verteufeln sollten

In Anbetracht der wahren E-Mail-Flut die täglich auf uns hereinbricht, könnte man zu dem Schluss kommen, dass man dieses Werkzeug möglichst wenig nutzen sollte. Ich finde jedoch, dass genau das Gegenteil der Fall ist! Je besser wir lernen mit diesem Werkzeug umzugehen, umso mehr wird es uns bei unserer täglichen Arbeit unterstützen.

Vor nicht allzu langer Zeit feierte die E-Mail ihren 30. Geburtstag. Viele von uns werden sich noch an die Zeiten erinnern, als es die E-Mail nicht gab. Man fokussierte sich stärker auf das Telefon, schrieb Faxe (die nicht selten verloren gingen) oder regelte Korrespondenz auf dem Postweg (was wesentlich länger dauert und Porto kostet).

Insofern hat die E-Mail unseren Fortschritt erheblich beschleunigt und kann uns dabei helfen, unseren Tagesablauf strukturiert und lückenlos zu bewältigen.

So schaffen Sie Struktur in Ihre E-Mails und erleichtern das Suchen

1. Bestellen Sie unnötige Newsletter ab

Newsletter sind unbestreitbar eine sehr nützliche Sache. Schließlich versende ich selbst fast wöchentlich welche. Wir werden sofort darüber informiert, falls sich neue Dinge in einem Bereich ereignen, für den wir uns interessieren. Wir sparen durch Newsletter viel Zeit, indem wir nicht ständig nachschauen müssen ob es etwas Neues gibt.

Gleichzeitig stellen diese Newsletter aber auch eine Quelle der Ablenkung dar und sie spülen noch mehr E-Mails in unser Postfach. Sie sollten daher alle Newsletter konsequent abbestellen, die Sie nicht mehr lesen. Ich gehe sogar so weit zu sagen, wenn Sie drei Newsletter eines bestimmten Anbieters hintereinander nicht gelesen haben, dann kann dieser Newsletter für Sie nicht so interessant sein und Sie sollten ihn dann abbestellen.

Jetzt denken Sie vielleicht, dass Newsletter in der Fülle der E-Mails die Sie bekommen, nur ein Tropfen auf den heißen Stein sind. Stimmt schon. Aber jede Newsletter-Mail werden Sie vermutlich öffnen, kurz überfliegen und entscheiden, sie entweder später lesen oder löschen. Diese Schritte verhindern, dass Sie sich mit wichtigen Nachrichten befassen und stören Ihren Fokus.

2. Halten Sie Ihren Posteingang so leer wie möglich

Ich bin mir sicher, dass diese Situation viele kennen: Sie kommen morgens ins Büro, fahren Ihren Rechner hoch, starten Ihr E-Mail-Programm und haben hunderte Mails im Posteingang, die Sie schier erschlagen. Einige davon sind gelesen, andere haben Sie bereits gesichtet, aber wieder als ungelesen markiert. Ein paar neue Nachrichten sind auch dabei.

Stellen Sie sich vor, Sie kommen am selben Morgen ins Büro, schalten wiederum Ihren Rechner an, öffnen das Mail-Programm und sehen genau drei E-Mails. Eine kam am Vortag nach Feierabend, die andere vor ein paar Minuten. Also auf mich wirkt das sehr motivierend.

Zum einen empfinde ich es als sehr unbefriedigend, in meinem Posteingang noch viele unbearbeitete Nachrichten herumliegen zu haben. Irgendwie schafft das in mir das Gefühl, ich wäre an diesem Tag nicht produktiv genug gewesen. Es bedeutet für mich also eine positive Emotion, meinen Arbeitsplatz sauber zu halten.

Zum anderen motiviert mich persönlich ein leerer Posteingang auch täglich zweimal: Erstens bin ich zufrieden mit meinem Tagwerk, wenn ich zumindest alle Mails in Form von Aufgaben terminiert und die Nachrichten archiviert habe. Zweitens kann ich mir beruhigt morgens den ersten Kaffee gönnen, wenn ich nicht schon wieder haufenweise unerledigter E-Mails direkt vor meinen Augen sehe.

Das mag nur ein psychologischer Faktor sein, denn tatsächlich bleibt die Arbeit ja die gleiche. Aber Ihre Einstellung wird sich verändern, Sie legen automatisch den Fokus auf die neuen und unerledigten Dinge und vertrödeln beim Blick in den Posteingang nicht wertvolle Zeit mit E-Mails, die Sie eigentlich schon kennen und längst erledigt haben wollten.

Der neudeutsche Begriff für den leeren Posteingang lautet „Inbox Zero“ oder „Zero Inbox“. Wie Sie den erreichen, erkläre ich im nächsten Tipp.

3. Fassen Sie jede E-Mail möglichst nur einmal an

Diese Angewohnheit sollen Sie sich unbedingt antrainieren. Denn durch das mehrfache Öffnen und (teilweise oder ganz) Durchlesen verschwenden Sie viel Zeit. Stattdessen sollten Sie eine E-Mail genau einmal öffnen, sorgfältig durchlesen und sofort entscheiden, was mit dieser E-Mail zu tun hat. Dabei gibt es folgende Faustregeln:

Die vollständige Bearbeitung der Mail dauert weniger als fünf Minuten: Sofort bearbeiten und Mail archivieren

Die vollständige Bearbeitung de Mail dauert länger als fünf Minuten: Schreiben Sie die Aufgabe mit Termin auf Ihre Aufgabenliste und archivieren Sie die E-Mail

Sie bearbeiten die Aufgabe nicht selbst: Delegieren Sie die Aufgabe und archivieren Sie auch diese E-Mai

Sie sehen also, wenn Sie sich konsequent an diese drei Regeln halten, gibt es eigentlich keinen Grund dafür, dass sich jeden Tag mehr E-Mails anhäufen.

Natürlich funktioniert das nicht immer. Zu dem Zeitpunkt, als ich diesen Artikel schrieb, lagen in meinem beruflichen Posteingang auch vier E-Mails, die nicht vom damaligen Tag stammen. Aber allein das Streben und die Einhaltung zu 80% gemäß Paretoprinzip helfen Ihnen bereits, deutlich mehr Übersicht im E-Mail-Postfach zu erhalten.

4. Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm bewusst

Viele Menschen, die ich kenne, haben den ganzen Arbeitstag über ihr E-Mail-Programm geöffnet und schauen ständig in ihr Postfach – vermutlich aus Neugierde. Auch mir ging das lange Zeit so. Bis ich in eine Funktion kam, in der es für mich nicht mehr möglich war, erfolgreich zu sein, während ich so viel Zeit mit ineffizienten Dingen vergeudete.

Daher empfehle ich Ihnen, Ihr E-Mail-Postfach so selten wie möglich und stets bewusst zu öffnen. Es gibt Produktivitäts-Gurus, die propagieren, nur einmal täglich die Mails zu checken – und das am besten nicht morgens. Allerdings dürfte diese Forderung für einige von uns nicht umsetzbar sein.

Daher überlegen Sie sich vorher sehr bewusst, zu welchen Zeiten Sie Ihr E-Mail-Programm öffnen und neu eingegangene E-Mails bearbeiten wollen. Ein Kompromiss könnte sein, diese dreimal täglich zu tun: Morgens gegen 9 Uhr, nach dem Mittagessen gegen 13 Uhr und kurz vor Feierabend gegen 15 Uhr.

Durch eine solche Aufteilung stellen Sie sicher, dass Sie nichts wirklich Wichtiges verpassen, haben aber in der Zwischenzeit genügend Raum für ungestörtes Arbeiten.

Der Empfehlung, die E-Mails nicht als aller erste Tätigkeit jeden Morgen zu checken, kann ich nur zustimmen. Das Risiko, dass Sie sich bereits früh am Morgen mit Tagesgeschäft befassen, das Sie dann den ganzen Tag über fest im Griff hat, ist zu groß. Viel sinnvoller ist es, morgens zuerst eine sehr wichtige Aufgabe zu erledigen und erst nach deren Erledigung zum ersten Mal in die E-Mails zu schauen.

Probieren Sie es aus! Es erfordert einiges an Selbstdisziplin und zu Beginn etwas Überwindung. Aber Sie werden feststellen, dass es gar nicht notwendig ist, sofort auf jede eingehende Mail zu reagieren.

5. Schalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen aus

Kontraproduktiv für den vorigen Tipp ist es, wenn Sie zwar Ihr E-Mail-Programm nur zu bestimmten Zeiten öffnen, aber die Mail-Benachrichtigungsfunktion auf Ihrem Smartphone aktiviert haben und Sie nun darüber Ihren Wissensdurst beständig stillen. Dann haben Sie nichts gewonnen!

Gewöhnen Sie sich an, auf diese „Ad hoc-Nachrichten“ verzichten zu können. Es wird sich nicht negativ auf Ihre Arbeit auswirken und ich bin mir fast sicher, dass andere diese Umstellung gar nicht wahrnehmen werden.

Sie tun sich aber etwas Gutes damit, denn Sie strukturieren Ihren Arbeitsablauf weiter und werden Herr über die Dinge – statt umgekehrt hinter Aufgaben, Terminen, Mails und Telefonaten hin und her zu springen.

Was für E-Mails gilt, gilt selbstverständlich auch für Benachrichtigungen sozialer Netzwerke. Auch diese Netzwerke sollten Sie nur zu bestimmten Zeiten ansteuern und eine kontrollierte Zeit dort verbringen.

6. Nutzen Sie Ihren Posteingang nicht als Aufgabenliste

In ein paar der Vorigen Tipps ging es um die Übersichtlichkeit in Ihrem Posteingang. Mittels „Inbox Zero“ und der sofortigen Entscheidung, was mit jeder E-Mail zu geschehen hat, wollen Sie Übersicht behalten.

Wenn sich in diese Übersicht nun noch Mails mischen, die nur dort liegen, weil Sie damit Ihre Aufgaben im Blick behalten wollen, so ist auch das kontraproduktiv. Ich kann verstehen, dass die meisten Mails die wir bekommen gleichzeitig Aufgaben sind. Aber gerade in Zeiten hohen E-Mail-Aufkommens erschwert das die Trennung von neuen und alten E-Mails nur unnötig.

Eine gute Angewohnheit ist es hier deshalb jede Mail, die Sie nicht sofort bearbeiten, in eine Aufgabe zu verwandeln. Schreiben Sie sie auf Ihre Aufgabenliste und legen Sie die Mail ab. So eliminieren Sie auch einen möglichen Eingangs-Kanal für Aufgaben. Sie sollten möglichst alle Aufgaben an genau einem Platz verwalten.

Je mehr mögliche Orte für Aufgaben Sie zulassen umso leichter verzetteln Sie sich und verlieren die Übersicht.

7. Wie viele Unterordner hat Ihr Posteingang?

Mein Outlook-Postfach hat genau drei Ordner: Den Haupteingang, den Archivordner und einen Ordner für Dienstreisen. Mit dieser Struktur gewährleiste ich einen schnellen Zugriff und die größtmögliche Übersichtlichkeit.

Jede E-Mail, die bearbeitet, in eine Aufgabe umgewandelt oder delegiert worden ist, verschiebe ich in den Archivordner. Die Suchfunktionen in Outlook sind mittlerweile so gut, dass ich auch unter meinen rund 20.000 E-Mails die dort liegen, fast immer innerhalb weniger Sekunden die richtige Nachricht finde. Meistens weiß ich, von wem ich sie bekommen habe oder welchen Betreff oder zumindest welchen groben Inhalt sie hat.

Ich weiß, dass viele mit zahlreichen Unterordnern in ihrem Posteingang haben: Für jeden Kunden, jedes Projekt, jeden Mitarbeiter und jede noch so kleine Kleinigkeit ein separater Ordner. Das mag zwar strukturiert aussehen, aus meiner Sicht verbringt man so aber zu viel Zeit mit suchen bzw. überlegen. Manche Mails passen in keine der Kategorien. Wo hat man die denn gleich nochmal abgelegt?

Im Grunde lösche ich keine E-Mails. Lediglich Abwesenheitsnotizen werden gelöscht. Den Rest behalte ich. Auch wenn ich vermutlich nur einen ganz geringen Bruchteil älterer Mails jemals wieder benötige, gibt es einem doch das Gefühlt von Sicherheit. Man könnte ja zugreifen, wenn man wollte.

Probleme haben natürlich diejenigen unter euch, die von ihrer IT eine Beschränkung in der Größe ihres Posteingangs auferlegt bekommen haben. Da würde ich dann empfehlen, nur Mails der letzten 12 Monate aufzubewahren und von Zeit zu Zeit ältere E-Mails zu löschen.

Der Ordner für Dienstreisen ist bewusst von den anderen getrennt. Denn es passiert häufig, dass ich mit dem Smartphone Zugriff auf eine Bordkarte oder ein Zugticket im E-Mail-Postfach benötige und da ist der Zugriff einfach schneller, wenn sich dort nur wenige E-Mails tummeln.

8. Entscheiden Sie vor jeder Nachricht, ob die E-Mail das passende Format ist

Ich vertrete die Devise: Je weniger E-Mails Sie schreiben, umso weniger E-Mails werden Sie zurückbekommen. Viele Nachrichten beinhalten Aktionen oder Fragen, auf die typischerweise mit E-Mails geantwortet wird.

Stellen Sie sich daher vor dem Tippen der Nachricht die Frage, ob es wirklich elektronische Post sein muss. Wenn Sie sich beispielsweise mit einem Kollegen zum Essen verabreden wollen, dann ist dafür ein kurzes Telefonat ideal. Vermeiden Sie hier unbedingt „E-Mail-Pingpong“. Das ist umständlich, kostet Zeit und das Resultat wird unter Umständen erst Stunden später erreicht.

Wie schnell benötigen Sie eine Information? Es ist wenig sinnvoll, eine E-Mail zu schreiben, wenn Sie eine Information innerhalb weniger Minuten benötigen. Das Risiko, dass der oder die Empfänger gerade nicht am Platz oder mit anderen Dingen beschäftigt sind, ist zu groß. Hier hilft der direkte Weg: Telefon oder einfach vorbeigehen.

9. Arbeiten Sie mit Regeln

Dieser Tipp betrifft vor allem die Outlook-Nutzer unter Ihnen. Ich weiß, es gibt auch in fast allen anderen E-Mail-Programmen oder Providern Regel-Funktionen aber darüber weiß ich zu wenig, um fundiert Auskunft geben zu können.

Sie können zum Beispiel alle E-Mails mit dem Betreff „Newsletter“ konsequent in einen „später-lesen-Ordner“ verschieben. Oder E-Mails mit einem bestimmten Betreff automatisch an eine andere Person weiterleiten. Die Möglichkeiten sind gigantisch!

Eine Regel mit der ich in den vergangenen Wochen sehr gute Erfahrungen gemacht habe, färbt meine E-Mails nach folgenden Bedingungen: E-Mails vom Chef und der Geschäftsleitung werden automatisch rot gefärbt, Mails von Mitarbeitern sind blau und alles, was ich in Kopie bekomme, wird grau gefärbt.

Damit habe ich auf einen Blick meine Priorisierung: Zunächst werden rote Mails bearbeitet, dann kommen die blauen. Als drittes die ungefärbten, schwarzen E-Mails und bei den Mails, die ich in Kopie bekommen habe, könnte ich im Zweifel sogar je nach Versender entscheiden, ob ich sie überhaupt lesen möchte.

Ich habe von Menschen gehört, die alle Mails, bei denen sie nur in Kopie stehen, gleich vom Posteingang in den Papierkorb verschieben. Das ist vielleicht doch ein bisschen übertrieben aus meiner Sicht. Ich habe da gern noch eine gewisse Kontrolle darüber.

Was Regeln und Filterfunktionen betrifft, kann ich Ihnen nur raten: Schauen Sie sich auf YouTfube entsprechende Videos an. Ich bin sicher, für die gängigen Tools gibt es Tutorials mit denen Sie sich das benötigte Wissen schnell und sehr leicht anwenden können.

So reduzieren Sie das Aufkommen von E-Mails

10. Schreiben Sie weniger E-Mails

Diesen Tipp habe ich vorhin bereits angeschnitten: Wenn Sie weniger E-Mails schreiben, werden Sie mit sehr großer Wahrscheinlichkeit auch weniger E-Mails bekommen.

Manche Personen neigen dazu, per E-Mail sehr mitteilungsbedürftig zu sein. Andere wiederum setzen die halbe Welt mit in den Verteiler. Auch das erhöht die Anzahl der potentiellen Antworten oder Reaktionen, die Sie bekommen könnten.

Ganz abgesehen davon hindern massenhaft verschickte E-Mails auch alle anderen daran, vernünftig mit E-Mails umzugehen. Seien Sie also Vorbild und nutzen Sie die E-Mail nur dann, wenn sie auch angebracht ist.

11. Strukturieren Sie den Text einer E-Mail sinnvoll

Den meisten Menschen fällt es erheblich schwerer, digitalen Text zu erfassen und zu lesen, als gedruckte Schriftstücke. Außerdem „gefallen“ gut strukturiere Texte dem Auge und erleichtern das Lesen.

Machen Sie deshalb in einer E-Mail sinnvoll und regelmäßig Absätze – zum Beispiel um Gedankengänge voneinander zu trennen, eine Aussage und eine Bitte voneinander zu trennen oder teilen Sie Ihre Mail in Einleitung, Hauptteil und Grußformel auf.

Ich kenne niemanden, der sich darüber freut, eine 12-Zeilige E-Mail ohne jegliche Struktur und Absatz zu bekommen.

Wir Menschen sind sehr visuelle Lebewesen. Sie können auch gezielt mit Hervorhebungen arbeiten: Ich unterstreiche beispielsweise Termine, wichtige Zahlen setze ich in Fettdruck. Wenn ich Termine aktualisiere, färbe ich die Begründung der Aktualisierung rot, sodass sofort ersichtlich ist, dass sich hier etwas geändert hat.

Wie hilft Ihnen das dabei, Ihre Mails zu reduzieren? Ganz einfach: Sind Ihre Nachrichten gut strukturiert, kann man Ihren Gedankengängen und Argumenten leichter folgen. Das Verständnis steigt und es kommen weniger Rückfragen beziehungsweise die Antworten die Sie erhalten, sind deutlich besser verwertbar.

12. Formulieren Sie die Inhalte Ihrer E-Mail klar, knapp und unmissverständlich

Es beginnt schon beim Betreff: Je präziser Sie ausdrücken, worin es in der E-Mail geht, umso höher wird die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr wichtiges Anliegen mit höherer Priorität bearbeitet wird. Was Sie bitte NIEMALS tun sollten, ist Mails ohne Betreff zu versenden. Wie soll diese Mail jemals wieder vernünftig gefunden werden?

Und glauben Sie bitte nicht, dass eine Mail ohne Betreff neugierig macht und die Chance, dass sie gelesen wird erhöht.

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen erhält eine Kundenreklamation. Sie leiten nun die wichtigsten Informationen der Reklamation und die ToDo’s an alle Beteiligten weiter.

Ein Beispiel für einen schlecht gewählten Betreff ist: „Betreff: Kunde xyz“.

Etwas besser ist „Betreff: Kundenreklamation Kunde xyz“. Allerdings weiß anhand des Betreffs noch niemand, ob es sich vielleicht um eine sehr dringliche Angelegenheit handelt.

Sie könnten stattdessen schreiben „Betreff: Kritische Kundenreklamation Kunde xyz Produkt abc“.

Vielleicht kennen einige diesen Vorgang auch schon und wissen durch den Betreff schon, dass es sich um nichts Neues handelt.

Durch gut formulierte Betreffs werden E-Mails auch Monate später noch schnell und einfach gefunden.

Die prägnante Formulierung des E-Mail-Texts sorgt auch für weniger Rückfragen und eine zielgerichtete Bearbeitung durch die Angesprochenen. Je mehr Raum für Interpretation Sie lassen, desto größer ist das Risiko, dass das erzielte Ergebnis vom erwünschten Ergebnis abweicht.

Daher nehmen Sie sich bitte Zeit für die Formulierung.

13. Wahren Sie die Umgangsformen und achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik

Die E-Mail ist ein direktes Kommunikationsmedium und mit der Art und Weise, wie Sie schreiben, drücken Sie dem Empfänger gegenüber auch Ihre Haltung Ihm gegenüber aus. Vernachlässigen Sie die Groß- und Kleinschreibung und sind Ihre Mails stets voller Fehler, dann drücken Sie damit aus, dass Sie wenig Wert auf vernünftige Kommunikation legen. Aus meiner Sicht ist das sogar eine Art Respektlosigkeit.

Eine Nachricht korrekt zu schreiben, kostet nicht mehr Zeit.

Außerdem können falsche Grammatik und falsche Rechtschreibung auch zu unerwünschten Fehlinterpretationen führen. Hier zwei Beispiele:

Ein Komma rettet Leben: „Komm wir essen, Opa“ oder „Komm, wir essen Opa“?
Auch gravierend Unterschiedlich: „Er will sie nicht“ oder „Er will, sie nicht“

Häufig sehe ich auch im geschäftlichen Umfeld, dass „Sie“ und „sie“ verwechselt werden oder nicht zwischen „dass“ und „das“ unterschieden wird. Die unterschiedlichen Bedeutungen können gravierend sein!

Bei manchen Personen kann man auch an der Anzahl der Rechtschreibfehler erkennen, ob sie zum Zeitpunkt des Schreibens emotional erregt waren. Dann steigt häufig die Fehlerrate.

Ich sage hier nicht, dass es niemals irgendwelche Tippfehler geben darf. Mein Blog wird vermutlich auch mehr als genug davon haben. Aber der überwiegende Anteil der Texte sollte doch der deutschen Rechtschreibung genügen.

14. Antworten Sie den richtigen Empfängern

Dieser Tipp hat nur am Rande damit zu tun, weniger Mails zu bekommen. Es geht mehr darum, vor anderen nicht bloßgestellt zu werden. Ein gewisser Fallstrick stellen die Unterschiede zwischen „Antworten“, „Allen antworten“ und „Weiterleiten“ dar.

Schnell geht eine E-Mail an eine völlig andere Person oder einen viel zu großen Verteilerkreis. Oder es fehlen beim Weiterleiten die Anhänge. Bitte seien Sie hier aufmerksam!

In kritischen Dingen habe ich es mir zur Angewohnheit gemacht, die Empfänger komplett zu löschen, meine Antwort zu schreiben und erst danach ausschließlich die richtigen Empfänger einzugeben. So verhindern Sie zum einen, dass eine Mail an falsche Empfänger geht und zum anderen kann es auch nicht passieren, dass Sie eine E-Mail aus Versehen versenden, bevor Sie mit der Fertigstellung fertig sind.

Mir selbst sind hier in der Vergangenheit diverse Fehler passiert. Daher achte ich nun besonders darauf, dass hier möglichst nichts schiefgeht.

15. Nutzen Sie Vorlagen und Textbausteine

Bei diesem Tipp geht es im Grunde darum, bei der Erstellung von E-Mails mehr Zeit zu sparen. Wenn Sie häufiger E-Mails mit dem gleichen oder ähnlichem Betreff oder einem identischen Text versenden, dann nutzen Sie einzelne Textbausteine, die sie kombinieren können oder arbeiten Sie mit kompletten Vorlagen. Das kann auch ein Formular sein.

Typische Anwendungsbeispiele: Reklamationen an Lieferanten, Versendung eines Anhangs mit monatlichen Kennzahlen, der Versand von Endlos-Protokollen.

16. Bonustipp: Rückkehr aus dem Urlaub

Diese Situation haben wahrscheinlich viele von uns bereits miterlebt: Schon ein paar Tage vor dem Ende unseres wohlverdienten Urlaubs denken wir daran, wie viele hundert E-Mails wir wohl bei unserer Rückkehr im Posteingang haben werden. Uns graut davor, zunächst einen ganzen Tag damit zu verbringen, diese E-Mails abzuarbeiten, bevor wir wieder ins Geschäft einsteigen können.

Hier hilft zunächst mein Regel-Tipp: Wenn Sie Ihre E-Mails farbig formatieren, können Sie schnell zwischen den wenigen wichtigen und den vielen unwichtigen E-Mails trennen, ohne jede einzeln zu lesen oder gar die Betreffzeilen zu studieren.

Außerdem empfehle ich Ihnen die folgenden zwei Schritte:

Schritt 1: Sortieren Sie Ihre E-Mails nicht nach dem „Erhalten“-Zeitpunkt sondern nach „Von“. Die Mails einiger Versender sind in aller Regel wichtiger oder interessanter als andere und mit diesem Trick können Sie hier sehr leicht einen Überblick bekommen, was für Sie wichtig sein könnte.

Schritt 2: Arbeiten Sie sich von „neu“ nach „alt“ vor. Einige E-Mails, die Sie während einer oder zwei Wochen erhalten, bauen aufeinander auf. Es wird fleißig geantwortet oder weitergeleitet. Wenn Sie zunächst mit den neuesten Mails anfangen, können Sie den gesamten Verlauf im zusammenhängenden Kontext lesen und bei allen weiteren E-Mails mit demselben Betreff gleich zur Archivierung schreiben. Beginnen Sie bei den ältesten Mails, so müssen Sie notgedrungen alle Mails lesen um sicher zu sein, alle Informationen zu haben.

Was Sie tun sollten, wenn Sie große „Altlasten“ haben

Vielleicht haben Sie sich aufgrund dieses Artikels dazu entschlossen, Ihren Umgang mit E-Mails zu ändern? Das wäre wirklich wunderbar und würde mich sehr freuen. Wenn Sie nun hunderte von E-Mails – vielleicht sogar ungelesen – in Ihrem Posteingang liegen haben, könnten Sie leicht ins Verzweifeln kommen, wenn Sie sich die Frage stellen, wann Sie diese Altlasten jemals abarbeiten sollen.

Hier empfehle ich Ihnen, ein wenig zu pokern. Je nachdem, wie schnelllebig Ihre Branche oder Ihr Unternehmen sind, definieren Sie einen Zeitraum – als Beispiel nehmen wir die letzten beiden Wochen. Dieser Zeitraum ist unsere Spanne, in der wir nun davon ausgehen, dass Mails, die Sie dort erhalten haben, noch aktuell sind und ggf. von Ihnen Aktionen erwartet werden.

Wir unterstellen, dass alle anderen E-Mails sich entweder bereits von selbst erledigt haben, oder sich die jeweiligen Personen bereits per Telefon oder persönlich bei Ihnen gemeldet haben. Diese E-Mails legen Sie in einen separaten Ordner, sodass Sie später darauf zugreifen können, falls das erforderlich sein sollte.

So kommen Sie schnell wieder auf einen angemessenen Stand und können einen relativ sauberen Schnitt machen und mit Ihren neuen Vorsätzen sofort starten.

Was haben Sie davon, wenn Sie diese Tipps umsetzen?

Ja genau, was haben Sie davon, wenn Sie besser mit E-Mails umgehen können? Sie werden nicht mehr von der bloßen Anzahl Ihrer Nachrichten erschlagen und fühlen sich überlastet. Sie haben mehr Zeit für die wesentlichen Dinge, werden nicht mehr von Ihrem Posteingang und den Anforderungen anderer diktiert und können konzentriert an Ihren Zielen arbeiten, ohne wirklich etwas oder jemanden zu vernachlässigen.

Es mag eine große Umstellung sein und auch eine Zeit der Eingewöhnung beanspruchen aber ich verspreche Ihnen, dass sich die Umsetzung der hier vorgestellten Tipps definitiv für Sie lohnen wird!

Wenn Sie Erfahrungen gemacht haben, die für andere Leser interessant sein könnten oder Sie weitere Tipps haben, von denen ich hier nichts geschrieben habe, hinterlassen Sie gerne einen Kommentar. Ich freue mich über jede Reaktion.

Schlechte E-Mail Kultur

059 Das QM-Barcamp „QualitätsIMPULSE“

Ein QM-Barcamp gegen Perspektivlosigkeit

Gönnen Sie sich zwei Tage voller neuer Impulse und interessanter Kontakte. Keine vierstellige Teilnahmegebühr und Warten auf den lang ersehnten Netzwerk-Kaffee. Zum ersten Mal veranstaltet der Q-Enthusiast mit Almut Strathe von Zukunftsimpulse.de das QM-Barcamp „QualitätsIMPULSE“.

Was ist ein QM-Barcamp?

Barcamps sind „Un-“ Konferenzen. Sie haben keine festgelegte Agenda sondern lediglich ein Kernthema. Es ist ein direktes und persönliches Format, bei dem jeder Fragen stellen und Erfahrungen weitergeben kann. Zu Beginn werden die Themen gesammelt, über die alle Teilnehmer sprechen möchten. Dabei sind alle gleichberechtigt!

Es gibt eine Vielzahl von Barcamps. Das QualitätsIMPULSE Barcamp ist jedoch das einzige QM-Barcamp das in diesem Jahr angeboten wird. Eine Liste der gelisteten Barcamps finden Sie hier. Unter dem Link gibt es außerdem eine ausführliche Beschreibung des Formats.

Das ist bei einem QM-Barcamp natürlich genauso. Nach der Themensammlung geht es direkt los.

Wer nichts kann wird nichts werden

Neben der Ankündigung zum QM-Barcamp geht es in dieser Folge um einen Kommentar zu einer Podcast-Episode von Olaf Kapinski. In Episode 231 seines Leben-Führen Podcasts spricht er über eine gewisse Perspektivlosigkeit einiger Menschen. Wir haben heute unzählig viele Möglichkeiten. Das fehlende Bewusstsein darüber ist eines der Themen.

In seiner Coaching-Praxis hat Olaf festgestellt, was einigen dieser Menschen fehlt: Sie können nichts wirklich gut.

Er sagt: „Wer nichts kann, wird nichts werden. Wird nicht befördert. Erhält nicht mehr Verantwortung. Diesen Standpunkt kommentiere ich mit Almut Strathe in unserem Gespräch. Dabei teilen wir unsere Erfahrungen zu Neugier und Leistungsbereitschaft. Hören Sie gerne rein und bilden Sie sich selbst eine Meinung.

Auf den Spuren der Selbstbestimmung

Zu wenige Menschen haben echte Träume und Ziele. Zu viele Menschen beschweren sich darüber, dass Andere bestimmen, wie ihr Leben aussieht. Dass Andere „schuld“ am eigenen Schicksal sind und daran, dass wir nicht befördert werden. Und keine Anerkennung erhalten.

Dabei sind wir selbst verantwortlich für unser Leben!

Wie man trotz widriger Umstände sein Leben aktiv gestalten und das Beste daraus machen kann, beschreibe ich in einem sehr persönlichen Blogbeitrag zur Selbstbestimmung.

056 Qualität im Außendienst verbessern

Der Titel lautet „Qualität im Außendienst verbessern“. Im Kern dieser Episode beschäftigen wir uns mit drei klassischen Themen im Qualitätsmanagement so ziemlich jeder Organisation:
  • Mitarbeiter für Neues begeistern – insbesondere dann, wenn es für sie Mehraufwand bedeutet.
  • Dokumente an mehrere Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten verteilen
  • Bestätigungen zur Kenntnisnahme erhalten und archivieren
Diese drei Bereiche gelten natürlich auch, wenn Sie nicht im Qualitätsmanagement tätig sind. Der Q-Enthusiast beschäftigt sich in erster Linie mit Qualität und deshalb bitte ich um Nachsicht für diese Einschränkung. Ein Aspekt, den ich in den kommenden Zeilen komplett außer Acht lasse, ist fachliche Kompetenz. Für alle weiteren Ausführungen ist die Beherrschung des Fachs, in dem die Mitarbeiter tätig sind, absolut notwendig. Stellen Sie sich Pflegekräfte vor, die dokumentieren bis zum Umfallen. Die Ihre Arbeitsanweisungen verschlingen und begeistert jede Lesebestätigung anklicken. Und die keine Ahnung davon haben, wie man Menschen pflegt, spritzen setzt oder Medikamente verabreicht. Über Qualität brauchen wir dann wohl nicht mehr sprechen.

Also wie nun die Qualität im Außendienst verbessern?

Wir haben festgehalten, dass die Mitarbeiter fachlich qualifiziert und persönlich geeignet für die Aufgaben sind, die Sie ihnen zuweisen. „Leider“ bleiben das Unternehmen, das Umfeld und die Mitarbeiter nicht immer auf demselben Stand: Rahmenbedingungen ändern sich, Mitarbeiter verlassen das Unternehmen und die Firma möchte Prozesse weiterentwickeln.
Das Stichwort heißt „Veränderung“.
Und wenn wir Veränderungen herbeiführen wollen, bedeutet das automatisch, dass Menschen sich verändern müssen. Nicht alle tun das freiwillig. Man kann Angst vor Veränderung haben (z.B. Angst um den eigenen Arbeitsplatz). Oder auch einfach nur dass das eigene Leben schwieriger wird. Die meisten Mitarbeiter sind von Haus aus motiviert und möchten ihre Sache möglichst gut machen. Beispielsweise über ein schlechtes Change-Management können wir diese Motivation zerstören. Schlechte Kommunikation, zu häufige oder zu große Änderungen ohne entsprechende Begleitung können mögliche Gründe sein. Es entwickelt sich Widerstand gegen die Änderung.

Das WARUM ist der Schlüssel

Der wichtigste Schlüssel für Akzeptanz und Umsetzung von Veränderungen ist eine sinnvolle Begründung. Die erste Reaktion der meisten Menschen auf Veränderungen ist: Was habe ich davon? Oder: Wie beeinflusst das mein Leben und meine Arbeit? Im zweiten Schritt denken wir an Kunden, Patienten oder unser Umfeld. Es mag selbstlose Menschen geben, die als Erstes an diese Personengruppe denken und für die sie selbst erst an zweiter Stelle kommen. Das ist auch in Ordnung. Und ich glaube, das sind eher Ausnahmen. Das dritte und am wenigsten motivierende Warum hat mit Notwendigkeiten zu tun:
  • Die Geschäftsführung hat beschlossen…
  • Die Vorgabe kommt „von ganz oben“…
  • Der Gesetzgeber zwingt uns dazu…
Hinter jeder Veränderung steckt eine Absicht. Und die gilt es zu ergründen. Das gilt auch für Monster wie die Datenschutz-Grundverordnung 🙂 Egal ob uns die Sache gefällt oder nicht: Wir sollten sie hinterfragen und die Absichten dahinter verstehen können. Und diese Erkenntnisse mit unseren Mitarbeitern teilen. Viele Menschen sind daran interessiert, die Hintergründe zu erfahren. Ein besseres Verständnis hat noch niemandem geschadet. Fehlen saubere Begründungen, riskieren Sie außerdem die Entstehung von Gerüchten und Mythen. Nochmal auf den Punkt gebracht: Jede Änderung sollten Sie gegenüber den Mitarbeitern begründen und erklären können. Im besten Fall zeigt diese Begründung auch Chancen und Risiken auf. Wenn Sie die Mindset-Basis geschaffen haben, können Sie die eher technisch-organisatorischen Hürden in Angriff nehmen: Wie verteilen Sie wissen? Wie holen Sie Lesebestätigungen ein? Und wie erhöhen Sie von der technischen Seite die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter für zusätzliche Dokumentation?

Mitarbeiter für neue Abläufe und zusätzliche Dokumentation „begeistern“

Wenn wir um neue Vorgaben nicht herumkommen, dann sollte es unser Antrieb sein, das „Verdauen“ dieser Vorgaben möglichst leicht zu machen. Und zwar nicht sich selbst als QM, sondern den Mitarbeitern. Viele Qualitätsmanager denken in erster Linie daran, wie sie Informationen möglichst schnell und bequem (und angeblich ISO-konform) an die Mitarbeiter verteilen können. So entstehen Doku-Monster. Die wir hoffen, mit Dokumentenmanagement-Systemen bekämpfen zu können. Zu selten wird darauf geachtet, was die Mitarbeiter benötigen, um richtig arbeiten zu können. Deshalb schlage ich vor, dass Sie Änderungen in Vorgaben und Dokumentation an zwei Prinzipien ausrichten:
  1. Ist das, was Sie mitteilen wollen verständlich?
  2. Wurde alles weggelassen, was nicht unbedingt gebraucht wird?
Wenn die Mitarbeiter in Ihrer Firma wissen, dass Sie sich in Ihren Anweisungen auf das absolut notwendige beschränken und auch nur das dokumentiert werden muss, was wirklich bedeutsam ist und Mehrwert bringt, dann besteht viel weniger Widerstand. Dann ist es allenfalls ein notwendiges Übel – und die Konsequenzen sind bekannt, wenn wir es nicht tun. Wie bei der Einkommensteuer-Erklärung. Nochmal kurz zu den Doku-Monstern: Wie strukturieren Sie Ihre Arbeitsanweisungen und Verfahrensbeschreibungen? Ich kenne einige Unterteilungen, die mehr oder weniger genauso in vielen Unternehmen eingeführt sind:
  1. Zweck
  2. Verantwortlichkeiten
  3. Begriffe und Abkürzungen
  4. Beschreibungen
  5. Änderungsdienst
  6. Dokumentation und Aufbewahrung
  7. Mitgeltende Dokumente
Es scheint fast so, als ob diese (und modifizierte) Einteilungen von ein und demselben Berater kreiert worden ist und sich Branchen übergreifend durchgesetzt hat. Wenn ich als Abteilungsleiter ein solches Dokument prüfe, fokussiere ich mich fast immer auf den Zweck (da ist es wieder, das Warum!), die Beschreibung der Abläufe bzw. der Anweisung und eventuell interessieren mich noch die mitgeltenden Unterlagen. Meist beschreiben wir den Zweck eines Dokuments dermaßen umständlich und mit so vielen Worten, dass für Leser unverständlich wird, worum es im Kern geht. Viele Unternehmen arbeiten im Kapitel der Beschreibung mit Flussdiagrammen, in denen die Verantwortlichkeiten bereits integriert sind – und führen diese in einem anderen Kapitel EXTRA auf. Oder noch besser: In jedem Dokument steht in diesen Kapiteln exakt derselbe Text! Zum Beispiel bei den Begriffen, der Aufbewahrung oder dem Änderungsdienst. Das verstehe ich nicht unter Einfachheit für Mitarbeiter. Das sollte an einer anderen Stelle beschrieben werden. Also nochmal: Weglassen, weglassen, weglassen. Da sollte nur das stehen, was unbedingt notwendig ist un die Vorgaben zu verstehen und umzusetzen.

Verbreitung von Dokumenten an Mitarbeiter, die dezentral organisiert sind (Außendienst)

Gerade wenn Menschen viel unterwegs und selten im Büro sind, sollten Informationen dort und dann verfügbar sein, wo sie konsumiert und gefunden werden können. Wenn ich zum Beispiel im Vertriebsaußendienst tätig bin und dafür bezahlt werde, mit Kunden gute Kontakte zu pflegen und Aufträge an Land zu ziehen, würde ich es als extreme Belastung empfinden, wenn ich ständig nach Ende meiner eigentlichen Arbeitszeit noch Dokumente per Mail bekomme, die ich mir durchlesen soll. Wenn Sie es gewöhnt sind, Ihre E-Mails auf dem Smartphone zu lesen, dann haben Sie unter Umständen sogar das Problem, Dokumente auf diesem Gerät gar nicht lesen zu können. Sie müssen also unter Umständen warten, bis sie nach der Dienstreise wieder im Office sind und sich dann durch den Wust an Korrespondenz wälzen – die neue Arbeitsanweisung hat da möglicherweise nicht die höchste Priorität und rutscht im Postfach immer weiter nach unten. Seitens Mindset können Sie hier auch einiges tun: Einen sinnvollen Betreff wählen – der eventuell sogar neugierig macht. Und darauf achten, dass Dokumente so formatiert sind, dass sie mobil gelesen werden können. Zu einer nicht-schriftlichen Empfehlung komme ich weiter unten.

Schulungsnachweise für bereitgestellte Dokumente einholen und Wirksamkeit prüfen

Klarer Fall: Schulungsnachweise (und Wirksamkeitsprüfung) sind eine wichtige und gleichzeitig oft herausfordernde Sache. Auch wenn alle Mitarbeiter am selben Standort sitzen. Man muss Listen ausdrucken und von jedem Mitarbeiter unterschreiben lassen. Wenn Dokumente im Selbststudium „gelernt“ werden, es also keine Schulung gibt, ist es noch anstrengender, die nötigen Unterschriften einzusammeln. Hauspost? Hinlaufen? Puh! Kombinieren Sie das Ganze noch mit der Wirksamkeitsprüfung, tun Sie gefühlt nichts anderes mehr. Eine Option ist, mit Outlook (oder anderen Mail-Programmen) zu arbeiten. Zum Beispiel können Sie dort Lesebestätigungen anfordern. Diese kann man aber als Nutzer auch verweigern – und schon klappt das ganze System nicht. Vor rund 10 Jahren habe ich mir mit Abstimmungsschaltflächen in Outlook geholfen. Wenn ich ein Dokument verteilt habe, mussten die Empfänger auf die Schaltfläche „Gelesen, verstanden und akzeptiert“ klicken. Diese Schaltfläche kann man relativ einfach konfigurieren. Heute würde ich das ganz anders machen. Denn ich habe viel Zeit damit verbracht, diese Bestätigungen zu sammeln, zu archivieren, einzutragen, welche Bestätigung ich schon habe und wen ich noch ermahnen muss. Doch nun endlich zu meinen Vorschlägen, wie sich diese Probleme mit zwei Tools lösen lassen:

Verwenden Sie Podcasts für die Wissensvermittlung

Podcast bzw. Audio ist ein sehr gutes Format für die Wissensvermittlung. Insbesondere dann, wenn dann, wenn Konsumenten den überwiegenden Teil ihrer Zeit nicht an einem festen Büroarbeitsplatz verbringen. Über die Stimme hat man einen direkten Eingang in das Gehirn der Hörer und kann Botschaften wesentlich zielgerichteter vermitteln als über reinen Text. Texte können dabei natürlich immer als Ergänzung oder Grundlage betrachtet werden. Ein Podcast bietet über die „Folge-Notizen“ auch immer die Möglichkeit, Texte dort entweder vollständig hinein zu kopieren oder einen Link anzugeben, unter dem dar komplette Inhalt gefunden wird. Einen internen Podcast können Sie mit vielen weiteren Inhalten anreichern:
  • Vorstellung der Mitarbeiter, ihre Aufgaben, Erfahrungen und an welchen Standorten sie arbeiten
  • Tipps zum Umgang mit schwierigen Situationen (z.B. Patienten, Krankheiten, Kunden, Lieferanten, etc.)
  • Interview mit Experten aus Forschung, Technik, Herstellern
Wenn Sie Interesse daran haben, tiefer in dieses Thema einzusteigen, können Sie mir gerne eine E-Mail schreiben (florian.frankl[at]q-Enthusiast.de). Wir vereinbaren dann ein Telefonat und klären, ob ich Ihnen bei der Erreichung Ihrer Ziele behilflich sein kann. Die technischen Voraussetzungen sind relativ gering. Ein Mikrofon und eine Software zum Schneiden der Audiodateien. Schon kann es losgehen. Dabei ist die einfachste Variante, die Anweisungen einfach vorzulesen. Eleganter, interessanter und lebendiger ist es natürlich, mit der Stimme zu spielen, Erfahrungen einfließen zu lassen und so der „drögen Theorie“ mehr Leben einzuhauchen. Ich kann Ihnen gerne anbieten, die Inhalte für Sie einzusprechen.

Audioformate als „Video“ nutzen

Bestimmte Inhalte eignen sich nicht für reine Audio-Produktionen. Zum Beispiel die Erklärung von Formblättern. Das klappt eher weniger, wenn die Hörer das Formblatt nicht vor sich sehen. Man kann die Audio-Erklärung mit einfachen (und ebenfalls kostenlos verfügbaren) Mitteln in ein Video mit Standbild umwandeln. Noch ein kleiner Schritt weiter: Ein so genannter Screencast. So wie zum Beispiel auch Excel-Erklärvideos erstellt werden können. Diese Inhalte können Sie dann auf eine Videoplattform hochladen (z.B. Youtube oder Vimeo). Sie können Einstellungen treffen, die verhindern, dass die Videos von Menschen gesehen werden, die nicht für Ihre Organisation arbeiten. Selbst wenn Sie keine Videoplattform nutzen möchten sondern die Dateien lieber auf Ihrem eigenen Server liegen lassen, sind Audio und Video hervorragende und einfach zu bedienende Formate zur effizienten Wissensvermittlung.

Verwenden Sie eine QS- oder Audit-App

Der zweite Tool-Tipp kombiniert die Verteilung von Wissen/Dokumenten und das Einholen der Bestätigungen. Darüber hinaus macht er das Leben der „ortsunabhängig“ arbeitenden Mitarbeiter leichter und Sie können relativ leicht die Prüfung der Wirksamkeit mit integrieren. Wenn Sie mit einer QS- oder Audit-App arbeiten, können Sie all diese Herausforderungen mit einem Tool erschlagen. Als Qualitätsmanager machen Sie am PC die Vorgaben und bei jedem Öffnen der App, die auf den Smartphones der MitarbeiterInnen installiert sind, werden die Informationen aktualisiert (natürlich Internetanbindung vorausgesetzt). Sie kreieren Prüfpläne und integrieren das notwendige Wissen in Form von Arbeitsanweisungen, wie Sie sie im Unternehmen nutzen. Darüber hinaus können Sie notwendige Tätigkeiten in den Prüfplan integrieren, die von den Mitarbeitern abgearbeitet werden müssen. Sie können angeben, dass diese bestätigt werden müssen. Das ist auch als Pflichtfeld möglich -> Vor weiterer Bearbeitung muss ein Schritt abgeschlossen werden. So könnten Sie sicherstellen, dass zuerst ein Dokument gelesen wird bevor die darin beschriebene Tätigkeit verrichtet werden kann. An dieser Stelle könnten Sie auch die Verständnisprüfung integrieren. Sie tragen Fragen ein, deren Beantwortung nur möglich ist, wenn man das Dokument vorher gelesen hat. Auch das muss wiederum bestätigt werden. So haben Sie alle Informationen an einem Fleck, haben einen hervorragenden Überblick und den Mitarbeitern fällt es leichter, sich um dokumentarische Aufgaben zeitnah zu kümmern. Manche Apps bieten sogar die Möglichkeiten, per GPS zu tracken, ob Mitarbeiter an einem bestimmten Ort gewesen sind. Man könnte so also nachvollziehen, ob und wann ein bestimmter Patient behandelt bzw. besucht worden ist. Ob und warum man das tun möchte, überlasse ich jedem selbst. Aber die Möglichkeit besteht. Ich habe die App AuditPlus ausführlich getestet und kann sie empfehlen. Sie bietet die Möglichkeit, so gut wie alle Funktionen kostenfrei zu testen – und die Registrierung ist ziemlich einfach.

Fazit: Möglichkeiten der Digitalisierung im QM nutzen!

Die beiden Tools „Podcast“ und „App“ sind nicht wirklich neu. Beides gibt es seit mehreren Jahren. Dennoch schrecken viele Unternehmen davor zurück, auf diese Hilfsmittel zurückzugreifen. Meist aus Unwissen, manchmal aufgrund der Auflagen und des Aufwandes, die damit verbunden sind. Zum Beispiel muss man sich mit der Technik befassen und auch der Datenschutz darf nicht außer Acht gelassen werden. Die Digitalisierung ist auch im Qualitätswesen ein Teil unserer Zukunft. Und diesen Teil sollten wir unbedingt mitgestalten statt uns von äußeren Umständen treiben und verändern zu lassen. Und bitte vergessen Sie nicht, dass Sie und die am Prozess beteiligten Mitarbeiter das richtige Mindset haben müssen. Sonst helfen die teuersten Tools kein Bisschen weiter.