Der Begriff „Spezifikation“

Ganz einfach gesagt sind Spezifikationen dokumentierte Beschreibungen von Produkten, Prozessen und Dienstleistungen. Speziell bezogen auf das Qualitätsmanagement bezeichnet eine Spezifikation die Auflistung von Qualitätsanforderungen an solches Produkt, einen Prozess oder eine Dienstleistung.

Warum sind Rohstoff-Spezifikationen so wichtig?

Spezifikationen sollen die beschriebenen Dinge möglichst genau beschreiben. Diese Beschreibungen dienen dazu, zwischen den Vertragsparteien Lieferant und Kunde unmissverständlich zu regeln, welche Kriterien ein Produkt oder eine Dienstleistung erfüllen muss um vom Kunden optimal genutzt werden zu können.

Man könnte auch sagen, die Spezifikation bildet die Erwartungen des Kunden ab. Für genau die beschriebenen (spezifizierten) Kriterien bezahlt der Kunde den vollen Kaufpreis.

Für mich ist ein sehr wichtiger Grundsatz, dass ein Unternehmen im Grunde keine Rohware ohne von beiden Seiten unterschriebene Spezifikation kaufen sollte.

Die Risiken falscher oder nicht vorhandener Spezifikationen

Wenn Spezifikationen komplett fehlen, kann es leicht zu rechtlichen Streitigkeiten zwischen den Vertragsparteien kommen, denn beide haben zu Beginn der Lieferanten-/Kundenbeziehung nicht klargemacht, welche Leistungen erfüllt werden müssen.

Wenn es aus Sicht des Kunden zu Fehlern oder Mängeln an der bestellten Leistung kommt, so kann die fehlende Dokumentation dazu führen, dass der Lieferant im Zweifel gar nicht wusste, welche Kriterien dem Kunden besonders wichtig sind –und wann es sich tatsächlich um einen Mangel handelt.

Gerade wenn es um einen Mangel mit möglicherweise hohen wirtschaftlichen Auswirkungen geht, können nachlässig formulierte oder fehlende Spezifikationen zu rechtlichen Auseinandersetzungen zwischen den Vertragsparteien führen, welche die partnerschaftliche Zusammenarbeit erheblich erschweren oder unmöglich machen können.

Fehlende oder lückenhafte Spezifikationen können auch Auswirkungen haben, die erst sehr spät erkannt werden. Wenn beispielsweise wichtige Kriterien nicht beschrieben sind und weder vom Lieferanten noch vom Kunden jemals berücksichtigt werden, könnte es zum Beispiel bei behördlichen Untersuchungen zu sehr unerwünschten Vorfällen und rechtlichen Konsequenzen kommen.

Welche Kriterien kann eine Spezifikation enthalten?

In dieser Frage könnte man einmal mehr den beliebten Grundsatz zitieren:

„So viel wie nötig, so wenig wie möglich“.

Aus rechtlicher und qualitativer Sicht erscheint es zwar durchaus wünschenswert, ein Produkt im höchsten Grade der Detaillierung beschrieben zu haben, wirtschaftlich betrachtet, kann das jedoch von Nachteil sein.

Je weiter weg Du mit der Beschreibung Deiner Rohware von allgemeinen Marktanforderungen entfernt bist, desto schwerer wird es sein, diese bestimmte Rohware zu beschaffen – was sich dann entweder in einem höheren Preis oder in einer schlechteren Verfügbarkeit niederschlägt – oder in beidem.

Je ausführlicher und spezieller Deiner Rohwaren sind, desto schwerer wird Deiner Einkaufsabteilung bei Ausschreibungen oder in der Gewinnung neuer Lieferanten fallen, genau diese Ware zu bekommen.

Im Folgenden findest Du eine Auflistung einiger Kriterien, die Du in Deinen Spezifikationen verankern kannst. Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und soll eher einen Anhaltspunkt dafür geben, wie vielfältig diese Dokumente sein können.

Hat Ihr Unternehmen eigene Rohstoff-Spezifikationen?

Einige Unternehmen vereinbaren selbst keine Spezifikationen. Du nutzt einfach die Spezifikationen, die Dir die Lieferanten zur Verfügung stellen. Das ist ein Umstand, dem ich in meiner beruflichen Laufbahn bereits des Öfteren begegnet bin.

Sofern diese Dokumente alle notwendigen Kriterien beinhalten, kann das funktionieren. Das Unternehmen kann sich viel Zeit sparen, wenn keine eigene Spezifikationsabteilung aufgebaut und Versionierungen etc. erstellt und gepflegt werden müssen.

Je spezifischer allerdings Deine Anforderungen an die beschafften Materialien sind, desto mehr empfehle ich Dir eigene Spezifikationen. Außerdem hast Du dann alle Kriterien im gleichen Format und kannst leichter darauf zugreifen.

Ein weiterer Vorteil daran, wenn Du eigene Rohstoff-Spezifikationen erstellen, ist die Vereinfachung von Ausschreibungen. Die Spezifikationen von Lieferanten kannst Du nicht einfach an deren Wettbewerber weiterleiten und um einen Preisvorschlag bitten. Das kannst Du mit Deinen eigenen, neutralen Spezifikationen ohne Weiteres tun.

Wie Du die richtigen Kriterien für Deine Rohstoff-Spezifikationen definierst

Berücksichtige rechtliche Anforderungen

Vermutlich existieren für jede Branche zahlreiche rechtliche Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen. Diese kannst Du in die Spezifikationen übernehmen. Das kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn diese Anforderungen nicht direkt für die Rohwaren anwendbar sind, deren Erfüllung aber wichtig für die spätere Konformität des Fertigprodukts ist.

Auch weist die Nennung von relevanten Gesetzen und Richtlinien Deine Partner auf die Wichtigkeit hin und stellen klar, dass Du deren Einhaltung erwarten und zu einer Bedingung für die Erfüllung des Liefervertrages machen.

Sammle Erfahrungen in Versuchen

Jedes professionelle Unternehmen testet neue Rohwaren und neue Lieferanten vor dem Standard-Einsatz. Während dieser Tests zeichnet sich manchmal bereits ab, welche Kriterien in der Spezifikation von Bedeutung sind.

Wenn Du die angelieferten Waren selbst auf Herz und Nieren prüfst oder sie vielleicht in ein externes Labor zur Analyse gibst, kannst Du weitere aufschlussreiche Informationen zu Parametern, Soll- und Grenzwerten bekommen.

Bei dieser Verfahrensweise solltest Du jedoch nicht nur einen Test oder eine Testlieferung begutachten, sondern mindestens drei unterschiedliche Anlieferungen bzw. Produktionen betrachten, um ein repräsentativeres Ergebnis zu erhalten. Die Anzahl der relevanten Tests richtet sich auch an den natürlichen Schwankungen des Rohstoffs. 

Übernehme die wichtigsten Kriterien der Spezifikation oder des Datenblattes des Lieferanten

Deine Lieferanten sind häufig dazu verpflichtet, selbst Kundenspezifikationen oder Datenblätter vorzuhalten. Aus diesen kannst Du bereits Kriterien entnehmen, die der Lieferant als charakteristisch für die Beschreibung seiner Produkte ansieht.

Möglicherweise ist es aber nötig, dass Du für Dein Unternehmen spezifische Grenz- und Sollwerte miteinander vereinbaren, um Deine Prozesse optimal steuern zu können. Auch hier empfehle ich Dir mindestens drei Testanläufe.

Integriere Parameter, die einen Einfluss auf die Qualität des Endproduktes haben können

Dieser Punkt klingt banal, ist er aber oft nicht. Wenn beispielsweise für Deine Fertigprodukte Parameter wie zum Beispiel ein Fettgehalt oder die Einhaltung bestimmter mikrobiologischer Werte entscheidend sind, dann musst Du bereits in den Rohwaren-Spezifikationen für eine entsprechende Einhaltung sorgen.

Dies mag weniger Bedeutung haben, wenn Du im Rahmen Deiner Prozesse noch für die notwendige Standardisierung oder Behandlung sorgen kannst. Aber zur Sensibilisierung Deiner Lieferanten eignet sich die Maßnahme in jedem Fall.

Lerne aus bereits gemachten Fehlern

Wenn Du nach diesem Text beschlossen hast, Deinen bereits bestehenden Spezifikationen neues Leben einzuhauchen, dann kannst Du dafür Deine Erfahrungen aus der Vergangenheit sehr gut nutzen.

Möglicherweise sind dort Fehler passiert, aus denen Du nun lernen kannst. Du kannst diese dazu verwenden, um Deine Rohwaren Schritt für Schritt sicherer zu machen.

Wie Du mit Deinen Lieferanten belastbare Spezifikationen vereinbarst

Die Vereinbarung von Spezifikationen mit Lieferanten kann partnerschaftlich und vertrauensvoll verlaufen – sie kann aber auch darin bestehen, dass beide Seiten versuchen, die Werte in ihrem Sinne zu optimieren, ohne auf den letztendlichen Nutzen des Endverbrauchers einzugehen.

Das läuft dann mitunter so ab, dass der Lieferant auf der einen Seite versucht, für sich Sollwerte zu definieren, die einem Scheunentor gleichen – um möglichst keine Rügen zu bekommen und keinen Aufwand mit deren Bearbeitung zu haben.

Auf der anderen Seite „optimiert“ der Kunde so weit, dass der Lieferant nur noch sehr schwer eine spezifikationskonforme Ware beschaffen oder produzieren kann. Hier sind dann Spezifikationsverletzungen vorprogrammiert, die auf beiden Seiten unnötigen Aufwand verursachen und der Lieferant hat häufig keine Möglichkeit, wirksame Maßnahmen zu installieren.

Spezifikationen sind „lebendige Dokumente“.

Einmal vereinbarte Spezifikationen müssen nicht für alle Ewigkeit gelten! Es gibt viele Einflussfaktoren, die dazu führen können, dass Spezifikationen angepasst werden müssen:

• Rechtliche Veränderungen
• Verbesserung von Prozessen
• Natürliche Schwankungen in den Ausgangsstoffen
• Klimatische Veränderungen
• Änderung der Kundenanforderungen
• Erfahrung beider Parteien

Das alles wird dazu führen, dass Spezifikationen mit der Zeit nicht mehr den tatsächlichen Waren und der notwendigen Qualität entsprechen.

Mir ist nicht nur eine Situation bekannt, in der Unternehmen permanente Spezifikationsüberschreitungen toleriert haben mit sinngemäßen Worten wie: „den Wert halten wir ohnehin nie ein – bisher ist noch nie etwas passiert“. Spätestens dann besteht dringend Handlungsbedarf in Sachen Spezifikationsanpassung.

Oben genannte Veränderungen geschehen meist nicht von einem Tag auf den anderen. Sie können sehr leise und schleichend vonstattengehen. Gerade deshalb kann es sinnvoll sein, Spezifikationen in einem festgelegten Turnus zu überprüfen und so auf den aktuellsten Stand zu bringen.

Natürlich gemeinsam mit den Lieferanten!

Sei grundsätzlich kompromissbereit

In diesem Blog spreche ich sehr häufig über Vertrauen. So auch hier. Wenn Du eine vertrauensvolle Beziehung zu Deinen Lieferanten hast, dann werden beide Seiten wissen, welche wichtigen Bedürfnisse die jeweils andere Partei hat und wo man sich entgegenkommen kann.

Besteht keine vertrauensvolle Partnerschaft, kann oben genanntes Szenario eintreten und beide Seiten versuchen, die für sie „bombensichere“ Spezifikation zu erreichen.

Lieferanten neigen manchmal dazu, aus bloßer Bequemlichkeit auf die Lockerung von Grenzwerten zu bestehen um keine Änderung in deren Prozessen durchführen zu müssen. Dem kannst Du entgegenwirken, indem Du die Bedürfnisse des Lieferanten auch möglichst gut kennst und dessen Beweggründe nachvollziehen kannst.

Im Gegenzug werden Deine Lieferanten auch verstehen, was Du als Kunde und Deine weiteren Produkte unbedingt benötigen und so ein Entgegenkommen von der anderen Seite notwendig ist.

So entstehen Kompromisse, die zur Produktsicherheit führen und keine faulen und politisch motivierten Zugeständnisse sind.

Beleget Eure gegenseitigen Argumente mit Zahlen

Wenn Spezifikationsänderungen anstehen – gleich von welcher Seite motiviert – sind reelle Zahlen der Ist-Situation sehr hilfreich. Sie zeigen, wie sich der Prozess in letzter Zeit entwickelt hat und wo tatsächlich Handlungsbedarf besteht.

Oft zeigt sich bei der Betrachtung dieser Werte, wo der eigentliche Auslöser liegt und dass es sich vielleicht um ein vermeidbares Phänomen handelt.

Zumindest mir ist es bislang immer leichter gefallen, einer Spezifikationslockerung zuzustimmen, wenn der Lieferant mir glaubhaft zeigen konnte, wie die tatsächlichen Werte beschaffen sind. Natürlich können auch diese „frisiert“ sein wie man so schön sagt. Aber hey! Hier sind wir wieder bei dem viel zitierten Vertrauensverhältnis.

Führe Übergangszeiträume ein

Wenn sich beide Seiten zu einer Änderung durchgerungen haben, sich aber trotzdem eine Seite noch nicht so ganz wohl in ihrer Haut fühlt, kann man Übergangszeiträume für die neue Version der Spezifikation einführen.

Für einen Zeitraum von beispielsweise sechs Monaten oder einer bestimmten Anzahl an Lieferungen wird nach der neuen Spezifikation geprüft aber die veränderten Parameter führen bei Überschreitung dann noch nicht gleich zu einer Mängelrüge, sondern zu einer reinen Information.

Dein Lieferant weiß dann, dass er im Fall einer Grenzwertüberschreitung nicht sofort mit Konsequenzen rechnen muss und der Kunde kann sich sicher sein, dass die Spezifikation noch geändert werden kann, falls negative Auswirkungen auf die Fertigproduktqualität offenbar werden.

Fazit

Aus meiner Sicht stellen Spezifikationen – zusätzlich zu Lieferverträgen – unabdingbare Dokumente im Beschaffungsprozess dar. Oft werden sie aber entweder dazu missbraucht, die Lieferanten zu knebeln oder sind so weich formuliert, dass sie ihre positive Wirkung auf die Qualität nicht entfalten können.

Ich hoffe, ich konnte Dir mit den obigen Anregungen für Deinen Spezifikationsalltag helfen.