Dokumentation

Beim Thema Dokumentation vertrete ich die Ansicht: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Klar ist, es gibt an einigen Stellen unserer heutigen Zeit eine gewisse Dokumentationspflicht. Und an anderen Stellen – nämlich dann, wenn es um Wissenstransfer geht – kommt diese Dokumentation manchmal zu kurz.

Man kann grob in zwei unterschiedliche Arten von Dokumenten in Qualitätsmanagementsystemen unterscheiden: Vorgabedokumente und Nachweisdokumente. Die erste Kategorie beschreibt, wie ein Prozess abzulaufen hat, wer was an welcher Stelle und in welcher Form zu tun hat. Nachweisdokumente sollen nachweisen, dass bestimmte Prozessschritte formell korrekt erfolgt sind oder es sind Mess- oder Analysenwerte zu dokumentieren.

Wann immer ich über Dokumentation schreibe, sind mir Transparenz, Klarheit, Übersichtlichkeit und ihre Notwendigkeit beziehungsweise ihr Nutzen sehr wichtig.

078 Kennst Du diese QM-Mythen?

Sicher kennst auch Du QM-Mythen

Mythen sind Geschichten, Begebenheiten oder Sachverhalte, die oft erzählt werden – und die nicht immer den Tatsachen entsprechen. Das trifft nicht nur auf die „alten Griechen“ zu. Auch im QM gibt es genug Erzählungen, die von einer QM-Generation zur nächsten weitergegeben werden – und oft genug überhaupt nicht der Wahrheit entsprechen.

Vier QM-Mythen erzählt von drei echten QM-Koryphäen

Da wäre zum einen Dr. Benedikt Sommerhoff von der Deutschen Gesellschaft für Qualität. Er definiert den Begriff „Qualität“ kurzerhand neu! Mit Herrn Sommerhoff habe ich außerdem ein ausführliches Podcast-Interview geführt, das in den kommenden Wochen in insgesamt vier Teilen veröffentlicht wird. Einfach unten in der Suche „Sommerhoff“ eingeben und Du kommst direkt zu den Episoden – sobald diese veröffentlicht sind. 

Susanne Petersen hat sich die integrierten Managementsysteme auf ihre Leidenschftsfahne geschrieben. Ihre fachlichen Schwerpunkte sind nebst QM außerdem Umwelt- und Gesundheitsschutz sowie Arbeitssicherheit. Auch mit Susanne habe ich ein spannendes Interview führen dürfen, das Mitte November veröffentlicht wird.

Last but not least hat Almut Strathe sogar zwei Mythen beigesteuert. Echte Klassiker: Dokumentation und Audits. Sie spricht auch darüber, dass viele Mythen nicht tot zu bekommen sind. Sie werden „überliefert“ und mit Freuden übernommen – obwohl sie uns nicht selten das Leben schwerer machen, als es sein müsste. 

Neugierig? Dann höre Dir die Episode an!

Du bist interessiert an der QualitätsIMPULSE Online-Konferenz? Dann besuche die Webseite und melde Dich noch heute an! Wenn Du das hier nach dem 20.10.2019 lesen solltest, dann hast Du die Konferenz leider verpasst, kannst Dir aber die Aufzeichnungen dennoch sichern. Melde Dich an und ich informiere Dich, wie Du die Inhalte erhalten kannst.

Ich hoffe, wir sehen, hören und lesen uns auf der Konferenz. 9 Stunden Inhalt in 12 Einheiten rund um QM-Themen. Und Du kannst entscheiden, welche Inhalte Dich interessieren. Ganz bequem vom Sofa aus. Almut und ich freuen uns auf Dich!

 

073 Die Digitalisierung ist keine Herausforderung

Ein Missverständnis

Ich gebe zu, es geht mir mittlerweile ziemlich auf die Nerven. Alle reden von den Herausforderungen der Digitalisierung. Ich kann mir vorstellen, dass ich mit diesem Artikel nicht nur auf Zustimmung bei Dir stoße. Und ich muss es einmal in aller Deutlichkeit sagen:

Die Digitalisierung ist keine Herausforderung. Sie ist eine großartige Möglichkeit! Die Herausforderung heißt Wettbewerbsfähigkeit.

Die Wettbewerbsfähigkeit Deines Unternehmens und auch Deine eigene Fähigkeit, in Zukunft im Markt zu bestehen. Der Digitalisierung ist es vollkommen egal, ob Du mitmachst. Du kannst Deine QM-Dokumentation auch weiterhin ausdrucken und jede Anweisung handschriftlich unterschreiben. Die Herausforderungen sind Eure Marktbegleiter, die verstanden haben, welche Vorteile digitale Technologien bringen.

Der Trigger für diesen Artikel war eine Pressemitteilung der Firma Testo, mit der sie auf ein Webinar aufmerksam machen. Auch sie schreiben von den „Herausforderungen der Digitalisierung“ und erklären:

Die Digitalisierung ist im Qualitätsmanagement angekommen: Papierbasierte Checklisten in Unmengen an nicht mehr analysierbaren Aktenordern gehören in der Lebensmittelbranche Schritt für Schritt der Vergangenheit an. Doch dieser Wandel setzt auch eine Weiterentwicklung der Unternehmenskultur voraus. Eine Unternehmenskultur, in der der Mitarbeiter nicht nur Listen ausfüllt, sondern Botschafter für Qualität ist.

Tatsache ist: in einem guten QM-System und einem Unternehmen, das es mit Qualität ernst meint, haben Mitarbeiter noch nie „nur Listen“ ausgefüllt. Sie waren schon immer Qualitätsbotschafter. Allen voran kleine Handwerksbetriebe, die oft einen vergleichsweise weiten Weg zur Digitalisierung zu gehen haben. 

Und auch schon vor 20 Jahren war es vorteilhaft, Daten auswerten zu können. Heute, da es so einfach ist, wie noch nie, soll es auf einmal eine Herausforderung sein? Immer öfter werden die Daten digital erhoben, gespeichert, visualisiert und sogar interpretiert. 

Wenn Du natürlich versuchst, Menschen in Deinem Unternehmen von dem Kram zu überzeugen, den sie nicht verstehen können, dann wird es vermutlich schwer. Überzeuge sie doch stattdessen von der vorteilhaften Wirkung digitaler Technologie. Du musst keinen Algorithmus selbst schreiben können – Du musst nur verstehen, was er tut und seine Macht nutzen. Doch bist Du selbst überzeugt?

Erst Tiefschlaf, dann Schlaflosigkeit

Die Geschwindigkeit technologischer Entwicklung nimmt stetig zu. Es ist verständlich, wenn Mancher den Eindruck bekommt, schon jetzt nicht mehr mitzukommen. Tatsächlich hatten wir viele Jahre Zeit, uns darauf vorzubereiten, dass uns technologische Revolutionen bevorstehen. 

Wie viele Menschen, insbesondere in Deutschland, haben weiterhin tief geschlafen und digitale Möglichkeiten als Modeerscheinung abgetan?  Und sie schlafen teilweise bis heute!

Nehmen wir Microsoft Office als Beispiel. In der breiten Masse als Softwarepaket für verschiedene Büro-Anwendungen hat es sich wohl ab dem Jahr 1995 etabliert. In meiner Wahrnehmung haben sich die Fähigkeiten in Bezug auf die Verwendung dieser Programme bei 80 % der Menschen, mit denen ich zu tun habe, seitdem nicht signifikant verbessert. 

Klar, ein fortgeschrittener Durchschnittsnutzer von MS Excel nutzt vielleicht 10 – 20 % des Funktionsumfangs der Software. Es geht auch nicht darum, Funktionen zu beherrschen, die man niemals benötigt. Doch wie viele Menschen verschwenden Zeit mit der Formatierung von Zellen, wo es doch seit den letzten drei Office-Versionen sehr ansprechende Formatvorlagen gibt? 

Schreiben auf einer normalen Computertastatur ist ein weiteres klassisches Beispiel. Mit welcher Begründung verschwenden wir Zeit, Tasten zu suchen? Der einzige Grund, hier nicht besser werden zu wollen, ist die Hoffnung, in Zukunft keine Tastaturen mehr nutzen zu müssen. Dann geht das über Spracheingabe und automatische Transkription. Doch diese Technologie muss man dann auch bedienen können!

Diese beiden Beispiele nutze ich bewusst, um zu verdeutlichen, dass das alles nicht wirklich neu ist. Es hat sich zunächst relativ langsam entwickelt und wir hatten genug Zeit, uns daran zu gewöhnen. Je länger wir schlafen, desto schwerer wird es, den Rückstand aufzuholen. Insbesondere, wenn andere Menschen uns sagen, wir MÜSSEN. Das ist dann die Herausforderung: Andere haben einen Vorsprung – und es bedeutet negative Konsequenzen für uns, wenn wir nicht mindestens Schritt halten.

 

Was fehlt, ist das Interesse an Optimierung - und ein wenig Spieltrieb

Ich erinnere mich noch gut an meine ersten Berührungspunkte mit Computern. Im Alter von zwölf Jahren sitze ich am Computer meines Onkels. Erst vier Jahre später sollte ich meinen ersten eigenen Rechner haben – gekauft von dem Geld, das ich für den Verkauf meiner Sammlung Überraschungseier-Figuren bekommen habe.

Ich sitze also an diesem Rechner, das mit dem Betriebssystem Windows 3.1 läuft und bin fasziniert davon, wie man eine Maus bedient und dass sich unterschiedliche Fenster nebeneinander auf demselben Bildschirm anzeigen lassen – und natürlich auch vom Kartenspiel „Solitär“. 

Natürlich hatte ich damals von Dingen wie Tabellenkalkulation keine Ahnung. Interessant fand ich trotzdem, dass man mit einem Computer Briefe nicht mehr per Hand schreiben muss – als Linkshänder mit damals entsetzlicher Handschrift ein echter Augenöffner! 

Was die Digitalisierung so spannend macht: mit digitaler Technologie können wir immer leichter immer produktiver und erfolgreicher werden. Wie auch immer Du Erfolg für Dich definierst. Wenn Du eine Software nicht als notwendiges Übel verstehst, sondern als Werkzeug, Deine Wertschöpfung zu steigern, dann macht die Beschäftigung damit sogar Spaß. 

Natürlich dauert es einige Zeit, bis man sich mit etwas Neuem anfreundet und sich zurechtfindet. Aber die Zeit ist gut investiert! Selbst wenn sich eine bestimmte Anwendung nicht bei Dir etabliert, hast Du etwas daraus gelernt – und hast weniger Angst vor dem Digitalisierungs-Monster. 

Apropos Spieltrieb… Dir ist vielleicht aufgefallen, dass ich für dieses Artikelbild kein Foto von einem der üblichen Webportale verwendet habe. Als ich den Artikel geschrieben habe, habe ich ein wenig mit dem iPad Pro experimentiert und die Spielerei des digitalen Zeichnens für mich entdeckt. Das Vorschaubild ist das Produkt daraus. Sicher nicht perfekt, aber individuell. Sicher hat es länger gedauert, als einfach ein Stock-Foto zu suchen.  Und die Erfahrung hat sich dennoch gelohnt. 

Die TOP 5 Ausreden zur Digitalisierung

Dies ist meine persönliche Ausreden-Liste. In nicht geordneter Reihenfolge sind das die Ausreden, die mir in Bezug auf die Digitalisierung häufig begegnen. 

Ausrede #1

Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll…

… und deshalb fange ich lieber gar nicht an. Das nenne ich die „Digitale Lähmung“. Vor einem Wollknäuel digitaler Optionen sehen wir den Anfang des Wollfadens nicht. Mein Tipp: Liste die Prozesse in Deinem Bereich auf und versehe sie mit zwei Bewertungskriterien: 

– Wie viel Zeit nimmt der Prozess in Anspruch (1-5)?
– Welche Bedeutung hat das Ergebnis für das Unternehmen (1-5)?

Konzentriere Dich zunächst wirklich nur auf Deine Abteilung. Es ist einfacher zu starten, wenn man nicht viele Menschen involvieren muss. Die beiden zahlen multiplizierst Du und mit dem höchsten Wert startest Du. So stellst Du sicher, dass Du dort anfängst, wo Ihr die meiste Zeit spart und den größten Effekt erzielt.

Hier startest Du ein kleines Projekt und fängst einfach an, erste Erfahrungen zu sammeln.

Ausrede #2

Moderne Technologie ist teuer

Software-Riesen wie die SAP AG oder die CAQ AG haben es verstanden, ihre Lösungen maximal zu vermarkten. Einer der wichtigsten Trends der Zukunft lautet Vernetzung (Stichwort: Internet der Dinge). Wenn dann Schnittstellen von Laborgeräten zu einer Software Tausende von Euro kosten, kann ich das Argument nachvollziehen.

Suchst Du allerdings nach einer Software, die verspricht, alles zu können, dann zahlst Du viel Geld für das, was sie dann doch nicht ganz so gut können.

Und es gibt Tausende von Startups, die kostengünstige oder kostenlose Anwendungen anbieten, mit denen viele Prozesse digitalisiert werden können. Mittels der Appss Meistertask und Dropbox lassen sich absolut kostenlos Prozesse wie Wareneingangsprüfungen oder ähnliches realisieren. 

Wenn Du mehr darüber erfahren wills, schreibe mir gerne eine Mail.

Ausrede #3

Unsere Mitarbeiter können nicht mit dem PC umgehen

Digitale Technologie heißt nicht automatisch PC-Arbeit. Fast jeder hat ein privates Smartphone, kann sich in den sozialen Medien und im Internet bewegen. Nichts anderes ist für die Verwendung moderner Apps notwendig. Das kann jeder Mitarbeiter verstehen – vorausgesetzt, man achtet auf möglichst intuitive Bedienbarkeit und erklärt den Sinn hinter der Aufgabe. 

Auf leichte Verständlichkeit und Bedienbarkeit musst Du achten. Unsere Aufmerksamkeitsspanne wird immer kürzer. Ich schätze, dass ich pro Woche drei bis vier unterschiedliche Apps auf meinem Smartphone teste (privater oder beruflicher Kontext). Wenn ich die Funktion und die Wirkung dieser Anwendung nicht innerhalb von 10 – 15 Minuten verstanden habe, suche ich mir eine Alternative. 

Vermutlich geht es Dir und den Mitarbeitern in Deiner Firma ähnlich. Je einfacher die Bedienbarkeit, desto höher die Akzeptanz. Und wie in #1: Nutze zunächst Anwendungen für Dich. Überzeuge erst andere, wenn Du selbst überzeugt bist.

Ausrede #4

Ich kann nicht programmieren

Um digitale Technologie nutzen zu können, ist das auch nicht notwendig! Die Mechanismen dahinter zu verstehen, ist sicher von Vorteil, um die unglaubliche Möglichkeit von Vernetzungen zu verstehen. Schon mit geringem technischem Verständnis sind wahre Wunder möglich!

Ausrede #5

Ich habe keine Zeit mich damit zu beschäftigen

Bist Du Qualitätsmanager und vielleicht sogar Führungskraft? Dann ist die ständige Weiterentwicklung teil Deiner beruflichen Aufgabe. Das bedeutet nicht, dass Du Dich selbst in die Materie einarbeiten musst. Aber die Potenziale erkennen können solltest Du.

Für die intensive Beschäftigung und Einarbeitung in ein digitales Thema gibt es viele Möglichkeiten. Angefangen von Auszubildenden in Deinem Unternehmen, die sich vermeintlich mit digitalen Dingen leichter tun. Bis hin zu Studenten, die im Rahmen eines Praktikums oder einer Bachelorarbeit mit einem Digitalisierungsprozess in Deiner Firma befassen können. 

Du musst es nicht selbst tun. Du solltest den Impuls zur Veränderung geben.

Das einzige Argument, das zählt: Du willst nicht

Es gibt keinen Grund, nicht heute noch anzufangen. Wenn Du Dich nicht mit den digitalen Möglichkeiten beschäftigen möchtest, ist das vollkommen okay. Dann musst Du allerdings auch mit den möglichen Konsequenzen leben:

– Dein Unternehmen wird von der Konkurrenz überholt
– Du verschenkst viel eigenes Potenzial und Erfolg
– Du verschwendest fahrlässig Deine eigene Lebenszeit
– Du hast weniger Spaß im Leben (und im Job), als Du haben könntest

Der Verzicht auf digitale Technologien macht Dich nicht zu einem besseren oder schlechteren Menschen. Mir ist nur wichtig, dass Du Dich bewusst entscheidest, welche Wege Du gehst. Und Dir bewusst machst, auf welche Möglichkeiten Du stattdessen verzichtest. 

Digitalisierung im Qualitätsmanagement

Podcast-Episode #34

Erfahre mehr über die „4 Megatrends der Digitalisierung“ und wie sie im QM genutzt werden können. Hier geht’s zur Episode / zum Artikel. 

061 Wer misst misst Mist… oder?

Was ist ein Prüflabor?

Allein der Name „Prüflabor“ klingt bedeutungsschwer. Ich gebe zu: Messtechnik, Kalibration und Prüfmittelüberwachung sind nicht die Themen, für die mein Herz schlägt. Umso großartiger fand ich, mit Katarina Leikert von der IBS Quality GmbH eine Person kennen gelernt zu haben, die sich auf diese „schwere Kost“ versteht und in ganz besonderer Art und Weise zu vermitteln vermag.

Wir haben uns auf dem Qualitätsmanagement Kongress 2018 kennen gelernt und für mich stand sofort fest, dass ich Katarina Leikert im Podcast-Interview haben möchte. Sie ist Ingenieurin für Qualitätsmanagement, sowie interne und externe Datenschutzbeauftragte. Mit ihr habe ich über sehr unterschiedliche Themen gesprochen:

  • Was sind Lohnmessungen?

  • Wie finde ich das richtige Prüflabor?

  • Was ist der Unterschied zwischen Messunsicherheit und Messabweichung?

  • Was ist die DAkkS?

  • ISO 9001 und ISO 17025. Gemeinsamkeiten und Unterschiede.

  • Welches sind häufige Fehler beim Datenschutz in Unternehmen?

Auch wenn das alles sehr technisch klingt, bringt Katarina Leikert diese Themen mit einer Leichtigkeit rüber, dass ich nur staunen kann 🙂

056 Qualität im Außendienst verbessern

Der Titel lautet „Qualität im Außendienst verbessern“. Im Kern dieser Episode beschäftigen wir uns mit drei klassischen Themen im Qualitätsmanagement so ziemlich jeder Organisation:
  • Mitarbeiter für Neues begeistern – insbesondere dann, wenn es für sie Mehraufwand bedeutet.
  • Dokumente an mehrere Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten verteilen
  • Bestätigungen zur Kenntnisnahme erhalten und archivieren
Diese drei Bereiche gelten natürlich auch, wenn Sie nicht im Qualitätsmanagement tätig sind. Der Q-Enthusiast beschäftigt sich in erster Linie mit Qualität und deshalb bitte ich um Nachsicht für diese Einschränkung. Ein Aspekt, den ich in den kommenden Zeilen komplett außer Acht lasse, ist fachliche Kompetenz. Für alle weiteren Ausführungen ist die Beherrschung des Fachs, in dem die Mitarbeiter tätig sind, absolut notwendig. Stellen Sie sich Pflegekräfte vor, die dokumentieren bis zum Umfallen. Die Ihre Arbeitsanweisungen verschlingen und begeistert jede Lesebestätigung anklicken. Und die keine Ahnung davon haben, wie man Menschen pflegt, spritzen setzt oder Medikamente verabreicht. Über Qualität brauchen wir dann wohl nicht mehr sprechen.

Also wie nun die Qualität im Außendienst verbessern?

Wir haben festgehalten, dass die Mitarbeiter fachlich qualifiziert und persönlich geeignet für die Aufgaben sind, die Sie ihnen zuweisen. „Leider“ bleiben das Unternehmen, das Umfeld und die Mitarbeiter nicht immer auf demselben Stand: Rahmenbedingungen ändern sich, Mitarbeiter verlassen das Unternehmen und die Firma möchte Prozesse weiterentwickeln.
Das Stichwort heißt „Veränderung“.
Und wenn wir Veränderungen herbeiführen wollen, bedeutet das automatisch, dass Menschen sich verändern müssen. Nicht alle tun das freiwillig. Man kann Angst vor Veränderung haben (z.B. Angst um den eigenen Arbeitsplatz). Oder auch einfach nur dass das eigene Leben schwieriger wird. Die meisten Mitarbeiter sind von Haus aus motiviert und möchten ihre Sache möglichst gut machen. Beispielsweise über ein schlechtes Change-Management können wir diese Motivation zerstören. Schlechte Kommunikation, zu häufige oder zu große Änderungen ohne entsprechende Begleitung können mögliche Gründe sein. Es entwickelt sich Widerstand gegen die Änderung.

Das WARUM ist der Schlüssel

Der wichtigste Schlüssel für Akzeptanz und Umsetzung von Veränderungen ist eine sinnvolle Begründung. Die erste Reaktion der meisten Menschen auf Veränderungen ist: Was habe ich davon? Oder: Wie beeinflusst das mein Leben und meine Arbeit? Im zweiten Schritt denken wir an Kunden, Patienten oder unser Umfeld. Es mag selbstlose Menschen geben, die als Erstes an diese Personengruppe denken und für die sie selbst erst an zweiter Stelle kommen. Das ist auch in Ordnung. Und ich glaube, das sind eher Ausnahmen. Das dritte und am wenigsten motivierende Warum hat mit Notwendigkeiten zu tun:
  • Die Geschäftsführung hat beschlossen…
  • Die Vorgabe kommt „von ganz oben“…
  • Der Gesetzgeber zwingt uns dazu…
Hinter jeder Veränderung steckt eine Absicht. Und die gilt es zu ergründen. Das gilt auch für Monster wie die Datenschutz-Grundverordnung 🙂 Egal ob uns die Sache gefällt oder nicht: Wir sollten sie hinterfragen und die Absichten dahinter verstehen können. Und diese Erkenntnisse mit unseren Mitarbeitern teilen. Viele Menschen sind daran interessiert, die Hintergründe zu erfahren. Ein besseres Verständnis hat noch niemandem geschadet. Fehlen saubere Begründungen, riskieren Sie außerdem die Entstehung von Gerüchten und Mythen. Nochmal auf den Punkt gebracht: Jede Änderung sollten Sie gegenüber den Mitarbeitern begründen und erklären können. Im besten Fall zeigt diese Begründung auch Chancen und Risiken auf. Wenn Sie die Mindset-Basis geschaffen haben, können Sie die eher technisch-organisatorischen Hürden in Angriff nehmen: Wie verteilen Sie wissen? Wie holen Sie Lesebestätigungen ein? Und wie erhöhen Sie von der technischen Seite die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter für zusätzliche Dokumentation?

Mitarbeiter für neue Abläufe und zusätzliche Dokumentation „begeistern“

Wenn wir um neue Vorgaben nicht herumkommen, dann sollte es unser Antrieb sein, das „Verdauen“ dieser Vorgaben möglichst leicht zu machen. Und zwar nicht sich selbst als QM, sondern den Mitarbeitern. Viele Qualitätsmanager denken in erster Linie daran, wie sie Informationen möglichst schnell und bequem (und angeblich ISO-konform) an die Mitarbeiter verteilen können. So entstehen Doku-Monster. Die wir hoffen, mit Dokumentenmanagement-Systemen bekämpfen zu können. Zu selten wird darauf geachtet, was die Mitarbeiter benötigen, um richtig arbeiten zu können. Deshalb schlage ich vor, dass Sie Änderungen in Vorgaben und Dokumentation an zwei Prinzipien ausrichten:
  1. Ist das, was Sie mitteilen wollen verständlich?
  2. Wurde alles weggelassen, was nicht unbedingt gebraucht wird?
Wenn die Mitarbeiter in Ihrer Firma wissen, dass Sie sich in Ihren Anweisungen auf das absolut notwendige beschränken und auch nur das dokumentiert werden muss, was wirklich bedeutsam ist und Mehrwert bringt, dann besteht viel weniger Widerstand. Dann ist es allenfalls ein notwendiges Übel – und die Konsequenzen sind bekannt, wenn wir es nicht tun. Wie bei der Einkommensteuer-Erklärung. Nochmal kurz zu den Doku-Monstern: Wie strukturieren Sie Ihre Arbeitsanweisungen und Verfahrensbeschreibungen? Ich kenne einige Unterteilungen, die mehr oder weniger genauso in vielen Unternehmen eingeführt sind:
  1. Zweck
  2. Verantwortlichkeiten
  3. Begriffe und Abkürzungen
  4. Beschreibungen
  5. Änderungsdienst
  6. Dokumentation und Aufbewahrung
  7. Mitgeltende Dokumente
Es scheint fast so, als ob diese (und modifizierte) Einteilungen von ein und demselben Berater kreiert worden ist und sich Branchen übergreifend durchgesetzt hat. Wenn ich als Abteilungsleiter ein solches Dokument prüfe, fokussiere ich mich fast immer auf den Zweck (da ist es wieder, das Warum!), die Beschreibung der Abläufe bzw. der Anweisung und eventuell interessieren mich noch die mitgeltenden Unterlagen. Meist beschreiben wir den Zweck eines Dokuments dermaßen umständlich und mit so vielen Worten, dass für Leser unverständlich wird, worum es im Kern geht. Viele Unternehmen arbeiten im Kapitel der Beschreibung mit Flussdiagrammen, in denen die Verantwortlichkeiten bereits integriert sind – und führen diese in einem anderen Kapitel EXTRA auf. Oder noch besser: In jedem Dokument steht in diesen Kapiteln exakt derselbe Text! Zum Beispiel bei den Begriffen, der Aufbewahrung oder dem Änderungsdienst. Das verstehe ich nicht unter Einfachheit für Mitarbeiter. Das sollte an einer anderen Stelle beschrieben werden. Also nochmal: Weglassen, weglassen, weglassen. Da sollte nur das stehen, was unbedingt notwendig ist un die Vorgaben zu verstehen und umzusetzen.

Verbreitung von Dokumenten an Mitarbeiter, die dezentral organisiert sind (Außendienst)

Gerade wenn Menschen viel unterwegs und selten im Büro sind, sollten Informationen dort und dann verfügbar sein, wo sie konsumiert und gefunden werden können. Wenn ich zum Beispiel im Vertriebsaußendienst tätig bin und dafür bezahlt werde, mit Kunden gute Kontakte zu pflegen und Aufträge an Land zu ziehen, würde ich es als extreme Belastung empfinden, wenn ich ständig nach Ende meiner eigentlichen Arbeitszeit noch Dokumente per Mail bekomme, die ich mir durchlesen soll. Wenn Sie es gewöhnt sind, Ihre E-Mails auf dem Smartphone zu lesen, dann haben Sie unter Umständen sogar das Problem, Dokumente auf diesem Gerät gar nicht lesen zu können. Sie müssen also unter Umständen warten, bis sie nach der Dienstreise wieder im Office sind und sich dann durch den Wust an Korrespondenz wälzen – die neue Arbeitsanweisung hat da möglicherweise nicht die höchste Priorität und rutscht im Postfach immer weiter nach unten. Seitens Mindset können Sie hier auch einiges tun: Einen sinnvollen Betreff wählen – der eventuell sogar neugierig macht. Und darauf achten, dass Dokumente so formatiert sind, dass sie mobil gelesen werden können. Zu einer nicht-schriftlichen Empfehlung komme ich weiter unten.

Schulungsnachweise für bereitgestellte Dokumente einholen und Wirksamkeit prüfen

Klarer Fall: Schulungsnachweise (und Wirksamkeitsprüfung) sind eine wichtige und gleichzeitig oft herausfordernde Sache. Auch wenn alle Mitarbeiter am selben Standort sitzen. Man muss Listen ausdrucken und von jedem Mitarbeiter unterschreiben lassen. Wenn Dokumente im Selbststudium „gelernt“ werden, es also keine Schulung gibt, ist es noch anstrengender, die nötigen Unterschriften einzusammeln. Hauspost? Hinlaufen? Puh! Kombinieren Sie das Ganze noch mit der Wirksamkeitsprüfung, tun Sie gefühlt nichts anderes mehr. Eine Option ist, mit Outlook (oder anderen Mail-Programmen) zu arbeiten. Zum Beispiel können Sie dort Lesebestätigungen anfordern. Diese kann man aber als Nutzer auch verweigern – und schon klappt das ganze System nicht. Vor rund 10 Jahren habe ich mir mit Abstimmungsschaltflächen in Outlook geholfen. Wenn ich ein Dokument verteilt habe, mussten die Empfänger auf die Schaltfläche „Gelesen, verstanden und akzeptiert“ klicken. Diese Schaltfläche kann man relativ einfach konfigurieren. Heute würde ich das ganz anders machen. Denn ich habe viel Zeit damit verbracht, diese Bestätigungen zu sammeln, zu archivieren, einzutragen, welche Bestätigung ich schon habe und wen ich noch ermahnen muss. Doch nun endlich zu meinen Vorschlägen, wie sich diese Probleme mit zwei Tools lösen lassen:

Verwenden Sie Podcasts für die Wissensvermittlung

Podcast bzw. Audio ist ein sehr gutes Format für die Wissensvermittlung. Insbesondere dann, wenn dann, wenn Konsumenten den überwiegenden Teil ihrer Zeit nicht an einem festen Büroarbeitsplatz verbringen. Über die Stimme hat man einen direkten Eingang in das Gehirn der Hörer und kann Botschaften wesentlich zielgerichteter vermitteln als über reinen Text. Texte können dabei natürlich immer als Ergänzung oder Grundlage betrachtet werden. Ein Podcast bietet über die „Folge-Notizen“ auch immer die Möglichkeit, Texte dort entweder vollständig hinein zu kopieren oder einen Link anzugeben, unter dem dar komplette Inhalt gefunden wird. Einen internen Podcast können Sie mit vielen weiteren Inhalten anreichern:
  • Vorstellung der Mitarbeiter, ihre Aufgaben, Erfahrungen und an welchen Standorten sie arbeiten
  • Tipps zum Umgang mit schwierigen Situationen (z.B. Patienten, Krankheiten, Kunden, Lieferanten, etc.)
  • Interview mit Experten aus Forschung, Technik, Herstellern
Wenn Sie Interesse daran haben, tiefer in dieses Thema einzusteigen, können Sie mir gerne eine E-Mail schreiben (florian.frankl[at]q-Enthusiast.de). Wir vereinbaren dann ein Telefonat und klären, ob ich Ihnen bei der Erreichung Ihrer Ziele behilflich sein kann. Die technischen Voraussetzungen sind relativ gering. Ein Mikrofon und eine Software zum Schneiden der Audiodateien. Schon kann es losgehen. Dabei ist die einfachste Variante, die Anweisungen einfach vorzulesen. Eleganter, interessanter und lebendiger ist es natürlich, mit der Stimme zu spielen, Erfahrungen einfließen zu lassen und so der „drögen Theorie“ mehr Leben einzuhauchen. Ich kann Ihnen gerne anbieten, die Inhalte für Sie einzusprechen.

Audioformate als „Video“ nutzen

Bestimmte Inhalte eignen sich nicht für reine Audio-Produktionen. Zum Beispiel die Erklärung von Formblättern. Das klappt eher weniger, wenn die Hörer das Formblatt nicht vor sich sehen. Man kann die Audio-Erklärung mit einfachen (und ebenfalls kostenlos verfügbaren) Mitteln in ein Video mit Standbild umwandeln. Noch ein kleiner Schritt weiter: Ein so genannter Screencast. So wie zum Beispiel auch Excel-Erklärvideos erstellt werden können. Diese Inhalte können Sie dann auf eine Videoplattform hochladen (z.B. Youtube oder Vimeo). Sie können Einstellungen treffen, die verhindern, dass die Videos von Menschen gesehen werden, die nicht für Ihre Organisation arbeiten. Selbst wenn Sie keine Videoplattform nutzen möchten sondern die Dateien lieber auf Ihrem eigenen Server liegen lassen, sind Audio und Video hervorragende und einfach zu bedienende Formate zur effizienten Wissensvermittlung.

Verwenden Sie eine QS- oder Audit-App

Der zweite Tool-Tipp kombiniert die Verteilung von Wissen/Dokumenten und das Einholen der Bestätigungen. Darüber hinaus macht er das Leben der „ortsunabhängig“ arbeitenden Mitarbeiter leichter und Sie können relativ leicht die Prüfung der Wirksamkeit mit integrieren. Wenn Sie mit einer QS- oder Audit-App arbeiten, können Sie all diese Herausforderungen mit einem Tool erschlagen. Als Qualitätsmanager machen Sie am PC die Vorgaben und bei jedem Öffnen der App, die auf den Smartphones der MitarbeiterInnen installiert sind, werden die Informationen aktualisiert (natürlich Internetanbindung vorausgesetzt). Sie kreieren Prüfpläne und integrieren das notwendige Wissen in Form von Arbeitsanweisungen, wie Sie sie im Unternehmen nutzen. Darüber hinaus können Sie notwendige Tätigkeiten in den Prüfplan integrieren, die von den Mitarbeitern abgearbeitet werden müssen. Sie können angeben, dass diese bestätigt werden müssen. Das ist auch als Pflichtfeld möglich -> Vor weiterer Bearbeitung muss ein Schritt abgeschlossen werden. So könnten Sie sicherstellen, dass zuerst ein Dokument gelesen wird bevor die darin beschriebene Tätigkeit verrichtet werden kann. An dieser Stelle könnten Sie auch die Verständnisprüfung integrieren. Sie tragen Fragen ein, deren Beantwortung nur möglich ist, wenn man das Dokument vorher gelesen hat. Auch das muss wiederum bestätigt werden. So haben Sie alle Informationen an einem Fleck, haben einen hervorragenden Überblick und den Mitarbeitern fällt es leichter, sich um dokumentarische Aufgaben zeitnah zu kümmern. Manche Apps bieten sogar die Möglichkeiten, per GPS zu tracken, ob Mitarbeiter an einem bestimmten Ort gewesen sind. Man könnte so also nachvollziehen, ob und wann ein bestimmter Patient behandelt bzw. besucht worden ist. Ob und warum man das tun möchte, überlasse ich jedem selbst. Aber die Möglichkeit besteht. Ich habe die App AuditPlus ausführlich getestet und kann sie empfehlen. Sie bietet die Möglichkeit, so gut wie alle Funktionen kostenfrei zu testen – und die Registrierung ist ziemlich einfach.

Fazit: Möglichkeiten der Digitalisierung im QM nutzen!

Die beiden Tools „Podcast“ und „App“ sind nicht wirklich neu. Beides gibt es seit mehreren Jahren. Dennoch schrecken viele Unternehmen davor zurück, auf diese Hilfsmittel zurückzugreifen. Meist aus Unwissen, manchmal aufgrund der Auflagen und des Aufwandes, die damit verbunden sind. Zum Beispiel muss man sich mit der Technik befassen und auch der Datenschutz darf nicht außer Acht gelassen werden. Die Digitalisierung ist auch im Qualitätswesen ein Teil unserer Zukunft. Und diesen Teil sollten wir unbedingt mitgestalten statt uns von äußeren Umständen treiben und verändern zu lassen. Und bitte vergessen Sie nicht, dass Sie und die am Prozess beteiligten Mitarbeiter das richtige Mindset haben müssen. Sonst helfen die teuersten Tools kein Bisschen weiter.

051 – Vorteile einer Zertifizierung. Interview mit Loïc Mesqui

Wenn ich Qualitätsmanager danach frage, welches ihrer Meinung nach die Vorteile einer Zertifizierung sind, bekomme ich häufig eine Antwort, die keine ist: „Unsere Kunden fordern eine Zertifizierung“. Dabei ist etwas, das die Kunden fordern, kein Vorteil in einem Sinn, den ich mit meiner Frage bezweckt hatte. Hat der Kraftakt, ein Managementsystem zur Zertifizierungsreife zu bringen, nicht mehr zu bieten?

Welches sind die Vorteile einer Zertifizierung?

Sicherlich bietet eine erfolgreiche Zertifizierung mehr als nur ein Blatt Papier. Dieses Dokument ist der Nachweis darüber, dass ein Unternehmen bestimmte Verfahren beherrscht und sich stetig weiterentwickelt. Darüber hinaus gibt es viele weitere Dinge, über die zertifizierte Unternehmen beherrschen. Doch gibt es DAS eine schlagende Argument, weshalb sich ein Unternehmen unbedingt einem Zertifizierungsprozess unterwerfen muss?

Selbst wenn Kunden eine Zertifizierung nicht zwingend fordern, so hat man es doch erheblich einfacher, wenn eine solche zu einer einschlägigen Norm vorhanden ist: Man spart sich die Beantwortung bestimmter Fragen in Kundenfragebögen und möglicherweise werden auch in Kundenaudits andere Fragen behandelt.

Was kostet es, keine Zertifizierung zu haben?

Wenn die Frage, welches die Vorteile einer Zertifizierung sind, so schwer zu beantworten ist, dann vielleicht anders herum: Worauf verzichten Unternehmen, die keine Zertifizierung haben? Um dieser spannenden Frage nachzugehen, habe ich mir einen Experten ins Interview geholt: Loïc Mesqui ist Gründer und Geschäftsführer der Q-Linked AG mit Sitz im schönen Zürich.

Sein Unternehmen ist spezialisiert auf kleine und mittlere Unternehmen, die sich zum ersten Mal zertifizieren lassen möchten. Dabei hilft sein Unternehmen bei der Beratung und der Umsetzung. Sein Team ist sogar bei der Erstzertifizierung mit dabei.

Nun könnte man meinen, ein Berater, der auf Zertifizierungen spezialisiert ist, kann nicht anders, als den Zertifizierungsprozess zu empfehlen. Doch weit gefehlt! Herr Mesqui empfiehlt, sich genau zu überlegen, ob er erforderlich ist. Er kennt einige Unternehmen mit einem hohen Reifegrad, die noch nie zertifiziert waren. Dieser Aussage schließen sich spannende Fragen an: Warum ist das so? Was machen diese Unternehmen anders? Haben sie bessere Mitarbeiter?

Innovative Ideen für ein neues Qualitätsmanagement

Loïc Mesqui und mich verbindet nicht nur das ähnliche Alter. Wir sind auch beide der Meinung, dass das QM einer Erneuerung bedarf. Das Qualitätsmanagement ist immer noch geprägt vom Glauben, nur mit höchster Fachexpertise könne man in diesem Feld erfolgreich sein. Es wird größter Wert auf Titel gelegt. Der von immer mehr Experten geforderte Anspruch, sich zum Organisationsentwickler zu wandeln, kommen viele Qualitätsmanager (innen) nur sehr bedingt nach.

Wenn Sie wissen möchten, was sich hinter „Rent a QM“ verbirgt und warum Sie nie einen Frisör fragen sollten, ob Sie einen Haarschnitt brauchen, dann hören Sie sich das vollständige Interview an.

QMOA043 – Agile Managementsysteme. Interview mit Dr. Carsten Behrens

Heutzutage scheint alles agil zu sein: Agiles Projektmanagement, agile Produktentwicklung – und es gibt auch agile Managementsysteme.

Was sind agile Managementsysteme?

In dieser Podcast-Episode habe ich mit Herrn Dr. Carsten Behrens Gesprochen. Dr. Behrens ist Gründer und Geschäftsführer der Modell Aachen GmbH. Das Unternehmen ist spezialisiert auf interaktive Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie.

Im Interview erklärt Carsten Behrens nicht nur den Unterschied zwischen agilen und nicht-agilen Managementsystemen. Er spricht auch darüber, warum agile Systeme keineswegs chaotisch sind sondern im Gegenteil äußerst strengen Regeln folgen müssen, wenn sie erfolgreich sein wollen.

Mit Q.Wiki Managementsysteme beleben

Das Qualitätsmanagement strebt für jeden Prozess an, den „Best Practice“ im verschriftlichten Teil des Systems abzubilden.
Hier spricht Dr. Behrens davon, dass Best Practices oft eine sehr vergängliche Sache sind. Deshalb hält er es für notwendig, eine „kleinschrittige und leichtgewichtige Veränderung der Managementdokumentation“ zu ermöglichen. Mit Q.Wiki wird dies erreicht – zudem wird mit einem kollaborativen Ansatz auf das Wissen der gesamten Organisation zugegriffen.

Im Kern funktioniert das so, wie wir es von Wikipedia kennen. Mit dem Unterschied, dass im Q.Wiki sämtliche Änderungen noch einem Freigabeprozess unterliegen.

Weitere Informationen zu agilen Managementsystemen

QMOA040 – Wirksamkeit von Schulungen prüfen. 5 von 6

Die Anforderung, dass Sie die Wirksamkeit von Schulungen prüfen müssen, besteht nicht nur seitens der ISO 9001:2015. Dies zu tun ist überdies auch absolut sinnvoll.

Diese Podcast-Episode ist der fünfte von sechs Episoden zu Themen rund um Schulung und Wirksamkeitsprüfung. Im vorherigen Teil haben wir uns mit der Vergessenskurve nach Ebbinghaus beschäftigt. Es ist wichtig, die Wirkmechanismen des Vergessens zu verstehen, denn nur so können Sie bereits während der Schulung dafür sorgen, dass diese Kurve deutlich abgemildert wird.

Wirksamkeit von Schulungen prüfen – mit welchem Ziel?

Allgemein können wir dadurch, dass wir die Wirksamkeit von Schulungen prüfen, folgendes herausfinden:

  • Wir erhalten Aufschluss darüber, wie gut die Schulung war
  • Wir erfahren, ob die Inhalte verstanden wurden
  • Wir wissen, ob die Mitarbeiter theoretisch in der Lage sind, die Vorgaben umzusetzen
  • Wir können zu Beginn einer Schulung durch die Ankündigung einer wirksamkeitsprüfung die Aufmerksamkeit während der Schulung deutlich erhöhen

Sie halten diese Ziele auch für Attraktiv und möchten hören, welche Empfehlungen ich Ihnen gebe um die Wirksamkeit von Schulungen prüfen zu können? Dann hören Sie hören Sie gern rein.

Sollten Sie sich die Episode nicht anhören wollen oder können, hier noch ein paar Gedanken in schriftlicher Form:

Wann wird die Wirksamkeitsprüfung durchgeführt?

Bitte haben Sie ein Auge darauf, wann Sie die Wirksamkeitsprüfung durchführen: Direkt nach der Schulung oder erst später – eventuell, wenn Sie die Umsetzung des Besprochenen beobachten. Das ist wichtig, denn Sie werden unterschiedliche Ergebnisse erhalten.

Wer führt die Wirksamkeitsprüfung durch?

Sie haben außerdem noch die Wahl, die Prüfung der Wirksamkeit von Schulungen nicht selbst durchzuführen, sondern zu delegieren: Zum Beispiel an die Vorgesetzten der Mitarbeiter oder an die Controlling-Abteilung Ihres Unternehmens, wenn Sie die Wirksamkeit in Bezug auf operative Kennzahlen evaluieren (so genannte Key Performance Indicators – kurz KPIs).

Wenn Sie sich für diese Variante entscheiden, dann müssen die Personen, denen Sie diese Aufgabe delegieren, sehr genau instruieren.

Mein Tipp: Eine Kombination

Nach einer Schulung – egal ob sie intern oder extern durchgeführt worden ist – spreche ich das Thema im darauf folgenden Einzelgespräch mit dem betreffenden Mitarbeiter an. Diese Einzelgespräche nenne ich One-on-One.

Jedes Teammitglied, das eine Schulung besucht hat, bereitet danach eine Präsentation für den Rest des Teams vor, um sich über das vermittelte Wissen auszutauschen. Das hilft nicht nur dabei, durch die Vorbereitung und Präsentation das Wissen zu vertiefen und weiter zu verankern. Die ganze Abteilung hat etwas davon.

Im Laufe der nächsten Wochen und Monate beobachte ich dann, wie das Gelernte in der täglichen Arbeit angewandt wird. Das kann beispielsweise dadurch passieren, dass ich entsprechend passende Aufgabenpakete delegiere. Manche Menschen könnten das allerdings als eine Art „Hausaufgaben-Situation“ empfinden, was eventuell befremdlich sein könnte.

Oder Sie analysieren die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter konkret auf das Schulungsthema hin und kontrollieren die Resultate entsprechend. Ich schlage vor, dass Sie dies mit Ihrem Team absprechen, damit es nach der erfolgten Kontrolle keine „bösen Überraschungen“ gibt.

Die Wirksamkeitsprüfung von Schulungen ist kein Papiertiger

Sie merken schon: Die Prüfung der Wirksamkeit von Schulungen und Trainings ist eine komplexe Sache und nicht mit dem Austeilen von Fragebögen getan. Hinter der Wirksamkeitsprüfung stehen teils komplexe psychologische und pädagogische Prozesse und die Angelegenheit macht nur dann Sinn, wenn Sie sie in ihrer vollen Bandbreite nutzen.

QMOA039 – Vergessenskurve nach Ebbinghaus. 4 von 6

Wenn Sie die Episode 38 zum Zielgruppenfokus bei Schulungen noch nicht kennen, holen Sie das bitte hier nach, bevor Sie sich anhören, wie gnadenlos die Vergessenskurve nach Ebbinghaus zuschlägt.

Darf ich vorstellen: Die Vergessenskurve

Die Schulung ist vorbei und die Unterschriftenlisten ausgefüllt und archiviert. Und nun?
Ab diesem Moment beginnt die Kurve des Vergessens.

Der Psychologe Hermann Ebbinghaus beschrieb in seinen Theorien, in welchem Zeitraum wir uns Inhalte wie lange merken können – ohne dass diese zwischenzeitlich wiederholt und so gefestigt werden.

Gemäß der Ebbinghausschen Kurve haben wir bereits nach 20 Minuten nur noch eine korrekte Wiedergaberate von etwas mehr als 50%! Innerhalb der nächsten rund sechs Tage flacht diese Kurve ab – übrig bleibt eine Behaltensrate von ca. 20% um dann nach einem Monat bis auf knapp über 10% zu fallen.

Vergessenskurve_nach_Ebbinghaus

Das sieht dramatisch aus. Ist aber ein Mechanismus zum Selbstschutz des Körpers. Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich an jeden Ort erinnern, an dem Sie jemals Ihr Auto geparkt haben. Einfach so aus dem Stegreif. Ich denke, wir würden ziemlich schnell mit extrem unnützem Wissen zugemüllt und wahnsinnig werden.

So ist es doch ganz gut, dass wir Dinge, die für uns nur temporäre Relevanz haben, relativ schnell wieder vergessen. Einiges davon ist übrigens nicht wirklich vergessen. Wenn Sie dann zum Beispiel an einer Straße, an der Sie früher schon einmal geparkt haben, vorbeifahren, dann kann sich Ihr Gehirn manchmal sogar erstaunlich exakt an eine solche Stelle erinnern.

Was ich damit sagen möchte: Den Mitarbeitern Inhalte vor die Füße zu werfen und sie selbst sehen zu lassen, was sie daraus machen, führt nicht zum Ziel. Dinge, die wirklich täglich gebraucht werden, verankern sich schnell. Aber alles, was nicht regelmäßig im Fokus unserer Aufmerksamkeit steht, wird nach und nach vor unserem inneren Bildschirm verblassen.

Ein weiteres wunderbares Beispiel dieses „programmierten Vergessens“ sind Schulungen für die Software Microsoft Excel. Zeilen, Zellen, Formeln, Verweise, Pivot-Tabellen, Makros, Formatierungen, Wenn-Verschachtelungen.
Diese Software kann unglaublich viel und nicht wenige von uns haben bereits ein- bis zweitägige Excel-Seminare genossen.

Doch mit wie vielen der gelernten Funktionen arbeiten Sie regelmäßig? Was würden Sie schätzen, wie viel von dem damals gelernten Sie heute noch wissen? Für mich hat es sich bewährt, mir kleine „Excel-Häppchen“ auf Youtube anzusehen. Eine Frontal-Schulung halte ich schlicht für wenig Zielführend bei solcher Software.

Wie Sie die Behaltensrate erhöhen können

Es ist ganz einfach: Wiederholen und anwenden.

Damit unser Gehirn Inhalt als wichtig und behaltenswert einstuft, müssen wir regelmäßig wiederholen, wiedergeben, umsetzen, anwenden oder in ähnlichen und neuen Kontext bringen.

Geben Sie den Teilnehmern bereits während der Schulungen die Möglichkeit, das gelernte in unterschiedliche (möglichst praxisnahe) Zusammenhänge zu bringen.

Bringen Sie im Rahmen von Einzelgesprächen wirklich bedeutende Themen wieder ins Gedächtnis Ihrer Leute.

Sorgen Sie dafür, dass die gelernten Themen auch praktisch angewandt werden können. Und genauso wichtig: Lassen Sie Ihre Leute mit dem erworbenen Wissen in einem gewissen Rahmen „experimentieren“ und auch Fehler machen.

QMOA038 – Zielgruppenfokus bei Schulungen. 3 von 6

Von vielen Menschen, die Schulungen planen und durchführen, vernachlässigt: Der Zielgruppenfokus bei Schulungen. Schulungen sind nicht einfach nur Maßnahmen, die um ihrer selbst Willen durchgeführt werden. Sie wollen damit etwas erreichen: Wissen oder Kompetenzen an andere Personen weitergeben. Damit dies gelingt, sind einige wichtige Kriterien von Bedeutung um die es in dieser Podcast-Episode geht.

Dies ist der dritte Teil der sechsteiligen Serie zum Thema Schulung und Wirksamkeitsprüfung. Sie haben den zweiten Teil noch nicht gehört? Dann holen Sie das bitte nach. Klicken Sie einfach auf diesen Link und Sie kommen direkt zur Seite.

Zielgruppenfokus bei Schulungen entscheidend für den Erfolg der Maßnahme

Mit der Durchführung von Schulungen verfolgen Sie ein bestimmtes Ziel.

Dieses Ziel zielt auf Menschen ab: die Zielgruppe.

Damit Sie den bestmöglichen Erfolg erzielen, brauchen Sie also den Zielgruppenfokus bei Schulungen.

Auf folgende Kriterien gehe ich in dieser Folge detailliert ein:

  • Zeitpunkt und Tageszeit
  • Zeitbedarf
  • persönliche Voraussetzung der Teilnehmer
  • Zusammensetzung des Teilnehmerkreises
  • Gruppengröße
  • Raumausstattung
  • Inhalte
  • Sender-Prinzip
  • Sensible Themen

Sie sehen also, es ist ein bunter Strauß geboten.
Deshalb unbedingt reinhören und wenn’s gefällt, gerne teilen!

QMOA036 – Schulung und Wirksamkeitsprüfung. 1 von 6

Das Management und die stetige Weiterentwicklung von Wissen und Kompetenz in allen Bereichen aller Unternehmen ist ein zentrales Thema unserer Zeit. In dieser Serie soll es allerdings nicht um Wissensmanagement gehen sondern primär um Schulung und Wirksamkeitsprüfung von Mitarbeitern unterschiedlichster Bereiche.

Schulung und Wirskamkeitsprüfung sind eine Führungsaufgabe

Egal ob Sie Mitarbeiter weiterentwickeln möchten, die Ihnen direkt unterstellt sind oder die Sie nur fachlich führen: Schulungen sind ein zentraler Bestandteil Ihrer Führungsaufgabe. Schulung ist Kommunikation pur. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie Ihr Thema zielgruppengerecht aufbereiten und darstellen.

In Teil 1 dieser Serie beschäftigen wir uns mit den Grundlagen: Welche Anforderungen hat die ISO 9001 an die Themen Schulung, Kompetenz, Wissen und Wirksamkeitsprüfung? Und was bedeutet das konkret? Außerdem erläutere ich, um welche Themen es in den nächsten fünf Episoden gehen wird: Wir werden sieben unterschiedliche Schulungsarten besprechen (Teil 2), gehen genau darauf ein und warum die Schulung, egal mit welcher Methode, unbedingt auf die Zielgruppe abgestimmt sein muss (Teil 3).

Im weiteren Verlauf stelle ich die Vergessenskurve vor (Teil 4) und wir gehen im Detail auf verschiedene Möglichkeiten der Wirksamkeitsprüfung ein (Teil 5). Im letzten Teil 6 behandeln wir ein unangenehmes aber wichtiges Thema: Die Nachschulung.

Einen Ausführlichen Link zum Thema, der auch viele Infos zu den weiteren Teilen dieser Serie umfasst, finden Sie hier im Blog.

Wenn Sie nachlesen möchten, welche Anforderungen die ISO 9001:2015 im Detail zum Thema Schulung und Wirksamkeitsprüfung stellt, dann kann ich Ihnen das Buch „DIN EN ISO 9001:2015 – kompakt und verständlich“ empfehlen.