Aktualisiert: AuditPlus App im Test

Aktualisiert: AuditPlus App im Test

Am 1. Februar 2017 habe ich drei Audit-Apps getestet. Eine davon die AuditPlus App von AuditComply. Auf meine Rezension hin hat sich Susan Fitzsimmons, COO von AuditComply mit mir in Verbindung gesetzt, sich für das indirekte Feedback bedankt und hat mir eine Woche später drei Stunden lang die Änderungen und Möglichkeiten, auf die ich in meinem Test nicht eingegangen bin, in einer Live-Präsentation näher gebracht.

Dieses Engagement und die Leidenschaft für ihr eigenes Produkt verdienen es aus meiner Sicht, dass ich meine Rezension mit den neu gewonnenen Erkenntnissen überarbeite. Der grundsätzliche Testbericht bleibt unverändert, ich füge die neuen Erkenntnisse mit horizontalen Linien und einem einleitenden Kommentar abgegrenzt, ein.

AuditPlus von AuditComply

Die App „AuditPlus“ stammt vom Softwarehersteller AuditComply. Diese App ist leider nur für das Apple iPad verfügbar, sodass ich sie auf dem iPhone nicht testen konnte.

Nachdem man auf der Webseite von AuditComply erfolgreich einen Account angelegt hat (für den relativ viele Informationen inklusive einer Firma bzw. Organisation angeben muss) und den Account per Mail bestätigt hat, gelangt man zu einem sehr hübschen Dashboard.


Aktualisierter Kommentar: Ganz allgemein muss ich gestehen, dass ich bei meinem initialen Test nicht bedacht habe, was man mit einer Audit-App alles machen kann: Interne und externe Audits für Qualität, Sicherheit, Hygiene. Außerdem alle Arten von Prüfungen und Checks durch Mitarbeiter, Attributkontrollen, und so weiter. Das hat mir erst das Gespräch mit Susan gezeigt.

Im Bereich des Dashboards besteht die Möglichkeit, benutzer- und rollenbasierte Profile anzulegen. Damit verknüpft sind verschiedene Berechtigungen. So kann beispielsweise der Administrator wesentlich andere Rechte haben als ein „normaler“ Qualitätsauditor oder ein Maschinenführer, der regelmäßige Produktprüfungen dokumentieren möchte.

In naher Zukunft soll es außerdem möglich sein, die App für Checks auch von PCs aus für Audits nutzen zu können. Bisher ist über PC lediglich die Verwaltung möglich.


Erstellen einer Vorlage

Schon hier wird erkennbar, dass das Programm über eine wahnsinnige Vielzahl von Funktionen verfügt. Die Software ist in englischer Sprache gehalten.
In der Sektion „Templates“ sind zwei Vorlagen voreingestellt: Ein umfangreiches BRC-Audit, das 78 Sektionen und 333 Anforderungen umfasst, sowie ein kleines Test-Audit.

Die Anlage einer eigenen Vorlage beginnt mit der Angabe einer Sektion unter der die einzelnen Anforderungen „Requirements“ angegeben werden. Jede Anforderung kann optional als Pflichtanforderung und mit einem Alarm versehen werden. Außerdem ist es möglich, zusätzliche Informationen in Form von Text anzugeben.

Leider ist es nicht über die App möglich, Vorlagen zu erstellen oder zu ändern. Es können lediglich Audits durchgeführt werden.


Aktualisierter Kommentar: Zusätzlich zu Kategorien und Anforderungen können auch Abteilungen angelegt und ausgewählt werden, sodass es sehr viel übersichtlicher wird, die richtige Vorlage für das passende Audit auszuwählen


Scoring & Grading

Auf der Homepage kann jede Anforderung mit einem „Scoring“ – also mit einer Bewertung – versehen werden. Diese Bewertungen können unterschiedlichster Natur sein: von Zahlenwerten bis zu „Minor, Major, Critical“ sind viele Dinge möglich.

Für die Gesamtbewertung kann ein „Grading“ erstellt werden, dies kann sehr schlicht gestaltet sein und nur eine Prozentzahl mit der Angabe „Certificate“ oder „No certificate“ angeben oder sehr detailliert von AA+ über D bis „No certificate).

Diese beiden optionalen Konfigurationsmöglichkeiten finde ich sehr unübersichtlich.

Durchführung und Fertigstellung des Audits

Die Verwendung der App nach Installation beginnt mit der Frage „Darf AuditPlus auf Ihren Standort zugreifen?“. Diese für die Verwendung der App äußerst irrelevante Frage habe ich sicherheitshalber mit „nicht erlauben“ quittiert.


Aktualisierter Kommentar: Auch hier muss ich gestehen, dass ich offensichtlich bei meinem Test nicht weit genug gedacht habe. Susan erklärte mir, dass Kunden durchaus von Fällen berichtet haben, in denen ein Auditor vorgab, an einem bestimmten Ort ein Audit durchgeführt zu haben – was dann jedoch tatsächlich gar nicht erfolgt ist. Für solch einen Fall eignet sich das Tracking des Standortes natürlich sehr gut.

Allerdings ist die Standortgenauigkeit vermutlich in den meisten Fällen nicht ausreichend, um einen bestimmten Ort innerhalb eines Gebäudes sauber darstellen zu können.


Die Durchführung des Audits auf dem iPad ist recht unübersichtlich. Fast immer, wenn man etwas eingibt oder auswählt, öffnet sich ein neues Fenster, was die Orientierung noch etwas mehr erschwert.


Aktualisierter Kommentar: Die App wird hinsichtlich der Übersichtlichkeit ständig verbessert. Rund alle sechs Wochen gibt es ein neues Update mit Verbesserungen und Neuerungen.


Will man ein Audit durchführen, wählt man aus den vorhandenen Vorlagen aus und geht die Anforderungen Schritt für Schritt durch, wobei die von mir verwendete Vorlage die Antwortmöglichkeiten „Yes / No / NA“ oder „Critical / Major / Minor / Compliant / NA“ erlauben.

Im Vergleich zu den anderen getesteten Apps bietet die AuditPlus-App eine gute Möglichkeit, Maßnahmen zu Korrektur oder Vorbeugung zu integrieren.

Sobald eine negative Antwort auf eine Anforderung gegeben wird, öffnet sich ein separates Fenster und man kann die Maßnahme entsprechend dokumentieren, terminieren und die Verantwortlichkeit festlegen (siehe Screenshot).

Nach Abschluss des Audits wird ein automatischer Bericht generiert, den man sich auch gleich zusenden kann. Spontan habe ich die Möglichkeit, den Auditbericht auch an andere Verteiler zu senden, nicht gefunden. Berichte sind auch hier im PDF-Format.

Optisch sind die Berichte gut strukturiert und gestaltet. Es ist auch hier die Möglichkeit gegeben, eine manuelle Signatur aufzubringen – oder ein voreingestelltes Unterschriften-Bild einzufügen. Was mir fehlt, ist die Option, geschossene Fotos direkt zu kommentieren, Kringel oder Pfeile einzufügen.


Aktualisierter Kommentar: Zum Zeitpunkt der Präsentation im Mai 2017 war noch in Arbeit, die Auditberichte künftig auf ein 1-Page-Format zu komprimieren.

Wenn man bereits ein paar Audits durchgeführt hat, kann man zwei sehr schöne Features nutzen: Die Suche (in quasi allen Feldern: Fragen, Antworten, Anforderungen, etc.) und die Möglichkeit der Verschlagwortung, sodass man bei einem Doppelklick auf ein Schlagwort die Punkte angezeigt bekommt, wo ein bestimmtes Schlagwort vorkommt und genau dorthin springen kann. Das macht die Navigation noch einmal erheblich übersichtlicher.


Als zusätzliches und nützliches Plus dieser App erhält man für offene Korrekturen und Verbesserungen regelmäßig Reminder per Mail. Das finde ich wirklich praktisch, gerade wenn man viele Audits durchführt. Das Nachhalten von Maßnahmen – sofern es zeitnah geschehen soll – ist ja eine zeitlich sehr anspruchsvolle Sache. Ich konnte allerdings während des Tests nicht herausfinden, ob man die offenen Maßnahmen zusätzlich auch an verantwortliche Mitarbeiter senden kann.

Eine Sache, die entweder versteckt ist oder nicht funktioniert, betrifft die Integration von Bildern in den Auditbericht. Im Auditbericht (Auditbericht einfügen) sind zwar 2 Bilder genannt, beide werden aber im Bericht selbst nicht angezeigt. Das ist sehr schade, denn dadurch erhalten Personen, die nicht beim Audit anwesend waren, kein so plastisches Bild über die Abweichungen und es kann auch eher zu Missverständnissen kommen.


Aktualisierter Kommentar: Hier ist in der Zwischenzeit nachgebessert worden, sodass die Bilder im Auditbericht an den richtigen Stellen zu sehen sind.

Die Möglichkeit, auf Bilder Kommentare, Markierungen oder Pfeile einzufügen, existiert nach wie vor nicht – laut AuditCoply wird dieses Feature aber bisher kaum nachgefragt, soll aber ab ca. Oktober 2017 verfügbar sein.


NEU: Verknüpfung mit ERP- und CRM-Systemen

Aktualisierter Kommentar: Eine Sache, auf die ich während meines Tests nicht stoßen konnte, ist die Möglichkeit von Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP und CRM-Systemen. Außerdem besteht die Möglichkeit, die App mit Microsoft SharePoint zu verknüpfen und ein Front-End für die Eingabe von Maßnahmen durch Lieferanten einzubauen.

Kosten nach Ablauf der 31 Tage dauernden Testphase

Auch wenn die App mit besseren Statistiken, Maßnahmenverfolgung, Alarmoptionen und ansprechender Optik einige Vorzüge gegenüber anderen Audit-Apps hat, hat mich der Preis fast umgehauen.

Für eine Lizenz pro Monat und Person verlangt der Hersteller 60$. Zumindest bietet der Hersteller an, man könne mit dem Vertrieb in Kontakt treten, wenn man eine Gruppenlizenz erwerben möchte.

Meiner Ansicht nach rechtfertigen die zusätzlichen Optionen – die das Tool teilweise etwas unübersichtlich erscheinen lassen – diesen hohen Preis nur dann, wenn man wirklich massenhaft Audits durchführt und sehr viele unterschiedliche Maßnahmen tracken will.


Aktualisierter Kommentar: Die COO von AuditComply ließ mich wissen, dass eine Preisstaffelung durchaus möglich ist, sollten in einem Unternehmen mehrere Lizenzen verwendet werden sollen. Es gibt auch die Option, Lizenzen nicht zu personalisieren, sondern einen Pool anzuschaffen, der potentiell von allen angelegten Benutzern verwendet werden kann.


Fazit

Aktualisierter Kommentar: Berücksichtigt man die vielen Verwendungsmöglichkeiten, die hohe Frequenz der Updates und Optionen wie Schnittstellen zu anderen Systemen, erscheint der auf der Internetseite angegebene Preis von 60$ pro Lizenz und Monat doch eher gerechtfertigt als zum Zeitpunkt meines ersten Tests.

Ich fand die App schon beim ersten Test recht gut und muss gestehen, dass ich mich durch die persönliche Vorführung der App schon fast zu einer Art Fan geworden bin.