QMOA021 – Lieferantenbewertung. Schon klar, aber wie?

QMOA021 – Lieferantenbewertung. Schon klar, aber wie?

Geht Lieferantenbewertung auch sinnvoll?

Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, das keine Lieferanten hat. Unter Lieferanten verstehe ich Partner, die einem Unternehmen dabei helfen, seine Ziele zu erreichen. Oberstes Ziel jedes Unternehmens sollte es dabei aus meiner Sicht sein, die Bedürfnisse der Kunden und Endverbraucher zu erfüllen.

In diesem Artikel fokussiere ich mich darauf, wie Du Lieferanten bewertest, mit denen Du entweder eine stetige Lieferbeziehung anstrebst oder diese bereits läuft. Egal, ob Ihr Dienstleistungen oder Produkte bezieht.

Um zu erkennen, welche Lieferanten Leistungen abliefern, die dem Unternehmen den gewünschten Nutzen bringen, gibt es viele unterschiedliche Systeme, die alle unter dem Begriff Lieferantenbewertung zusammengefasst werden können.

Es gibt viele große Unternehmen, die eine wahre Wissenschaft aus der jährlichen Bewertung ihrer Lieferanten machen. Einerseits möchte man ihnen einen Anreiz dafür liefern, sich stetig zu verbessern. Andererseits möchte man aber auch in der Lage sein, schlecht leistende Lieferanten auf möglichst objektiver Basis auszusortieren.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben manchmal die Bedenken, mit solchen systematischen Bewertungen bürokratische Monster zu erschaffen, die dann das operative Geschäft stören.

In diesem Blogartikel möchte ich Dir eine schlanke und einfache Möglichkeit vorstellen, wie Du ein Tool zur Bewertung Deiner Lieferanten aufbauen kannst. Du kannst Dir außerdem die Vorlage für eine Lieferantenbewertung mit zwei möglichen Qualitätskennzahlen kostenlos herunterladen.

Ziele der Lieferantenbewertung

Zunächst müssen wir die Frage klären, welche Ziele man mit einem Lieferantenmanagement überhaupt verfolgen kann:

Sie unterstützt beim langfristigen Aufbau eines Lieferantenportfolios

Im Idealfall hast Du gerade für strategische Rohwaren und Dienstleistungen nicht nur einen Lieferanten, sondern bist breiter aufgestellt. Das mindert Dein Risiko, falls es zu einer Beschaffungs-Krise kommt.

Sie ermöglicht eine objektive Lieferantenauswahl

Indem Du feste Kriterien schaffst, kannst Du aktuelle und potenzielle Lieferanten besser miteinander vergleichen und auswählen.

Sie erleichtert die kontinuierliche Verbesserung der Lieferanten

Dadurch, dass Du sichtbar machst, an welchen Punkten Eure Partner noch arbeiten müssen, kannst Du gezielt Maßnahmen zur Verbesserung vereinbaren. Schritt für Schritt werdet Ihr so zu einem schlagkräftigen Team, das sich gegenseitig vertraut.

Sie hilft bei der Steuerung und Entwicklung der Lieferanten

Kaum ein Lieferant – und sei er noch so gut – wird zu 100 % von Beginn an Deine Bedürfnissen entsprechen. Außer vielleicht beim Kopier- oder Klopapier. Deshalb muss ständig an der Kunden-Lieferanten-Beziehung gearbeitet werden. Wo die Schwachpunkte der einzelnen Partner liegen, wird mittels standardisierter Bewertung sichtbar.

Sie hilft bei der Minimierung von Kosten

Durch die kontinuierliche Verbesserung der Beziehung und die stetige Weiterentwicklung der Lieferanten bist Du langfristig in der Lage, Fehlerkosten und Mehraufwand zu reduzieren, indem Du beispielsweise auf zusätzliche Eingangskontrollen weitestgehend verzichten kannst.

Grundsätzlich kann man diese Ziele auch ohne systematischen Ansatz erreichen. So ist es aber wesentlich schwieriger, den Überblick über die Kriterien und Lieferanten zu behalten und über lange Sicht zu sehen, wie sie sich entwickeln.

Was sagt die ISO 9001:2015 zum Thema Lieferantenbewertung?

Fest steht, dass es keine genaue Vorgabe darüber gibt, wie eine Lieferantenbewertung auszusehen hat. Vielmehr beschränkt sich die ISO 9001:2015 darauf, dass ein Unternehmen sicherstellen muss, dass die eingekauften Leistungen und Produkte überhaupt in der Lage sind, als Basis für die eigene Wertschöpfung zu dienen. Im Detail bedeutet das:

  • Alles, was uns von externen Partnern bereitgestellt wird, muss den Anforderungen entsprechen. Das bedeutet Zweierlei: Wir wissen, welchen Anforderungen diese Produkte oder Leistungen entsprechen müssen und es macht erforderlich, dass unsere Partner diese Anforderungen kennen und berücksichtigen.
  • Außerdem müssen die Kriterien für die Auswahl, Beurteilung und Überwachung von externen Anbietern definiert und transparent sein. Das dient dem Zweck, dass wir stets die gleichen Anforderungen als Maßstab anlegen und keine ungerechtfertigte Unterscheidung machen. Die bewusste Beschäftigung mit den diesen Parametern ist der erste Schritt für das Einkaufen guter Qualität und die spätere Verbesserung von externen Partnern
  • Die Kontrollen externer Leistungen müssen geplant und durchgeführt werden. Dem geht eine Risikobetrachtung und die Betrachtung der Relevanz der Leistung für unsere Wertschöpfung und deren Sensibilität voraus. Dieser Punkt kann je nach Einzelfall sehr vielschichtig sein: Wer muss wann etwas tun? Welche Methoden werden angewandt? Wie sehen Informationsflüsse und Dokumentation aus? Wer gibt die Leistung letztendlich frei?

In meinen Augen klingen diese Anforderungen absolut sinnvoll und machbar. Allerdings machen – wie oben schon angedeutet – viele Unternehmen eine unnötige und oft unpraktikable Kunst aus Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung.

Sinnvolle Kriterien für die Lieferantenbewertung

Je nach Ausrichtung eines Unternehmens kann man unterschiedlichste Kriterien für die Lieferantenbewertung heranziehen. So ist es wahrscheinlich, dass ein Unternehmen, welches im Markt die Kostenführerschaft anstrebt, das Preis-Kriterium auch bei seinen Lieferanten am höchsten gewichten wird.

In einem komplexen Umfeld und dynamischen Märkten empfiehlt es sich jedoch, hier nicht einseitig zu agieren, sondern die Kriterien so zu wählen, dass alle Unternehmensbereiche abgedeckt sind. Aus meiner Sicht sind die folgenden Kriterien für die Bewertung von Lieferanten sinnvoll:

Lieferantenkriterien

 

 

 

 

 

Eine simple und objektive Qualitätskennzahl

Für uns als Qualitätsmanager ist das Kriterium der Qualität mit Sicherheit eines der bedeutendsten Kriterien – wenn nicht sogar das bedeutendste Kriterium.

Auch aus allen Kennzahlen kann man eine so detaillierte Wissenschaft machen, sodass sie nur noch von den Erstellern vollständig verstanden werden. Ich plädiere zur Einfachheit! Wer eine Kennzahl liest sollte auch sofort verstehen können, wie sie sich zusammensetzt.

Eine relativ simple Kennzahl, die ich Dir hier vorstellen möchte, besteht schlicht in der Berechnung, wie viel Prozent der gelieferten Waren fehlerfrei sind. Sie können dies mit folgender Formel berechnen:

QKZ_einfach

Diese Kennzahl bewertet alle Fehlerarten gleich – man könnte also sagen, sie hat einen systematischen „Fehler“. Ich behaupte, eine Kennzahl darf Kriterien vernachlässigen oder Fehler haben. Das Entscheidende für mein Dafürhalten ist, dass bekannt ist, welche Kriterien nicht beinhaltet sind oder worin die Fehler bestehen. Außerdem müssen sich eventuelle Fehler in allen Zahlen widerspiegeln.

Eine Qualitätskennzahl mit Fehlergewichtung

Die folgende Formel zeigt Ihnen, wie Sie diese Qualitätskennzahl mit drei unterschiedlichen Fehlerarten nutzen können: kritische Fehler (Faktor 10), Hauptfehler (Faktor 5) und Nebenfehler (Faktor 1):

QKZmG

Diese Formel trifft diejenigen Lieferanten härter, die mehr kritische Fehler verursachen. Lieferanten können sich dagegen für jeden kritischen Fehler insgesamt 10 Nebenfehler oder 2 Hauptfehler „erlauben“, um zur selben Kennzahl zu gelangen.

Einfaches System zur Lieferantenbewertung

Um nun Deine Lieferantenbewertung zu komplettieren, fehlen noch die anderen Kriterien. Um die Bewertung so einfach wie möglich zu halten, habe ich mich auf fünf Kriterien beschränkt und jedem Kriterium eine beispielhafte Gewichtung hinzugefügt:

Lieferantenmanagement

Lade Dir die Excel-Datei zur Lieferantenbewertung hier herunterladen

Du kannst die Unterkriterien und die Gewichtung beliebig verändern und auf Deine Bedürfnissen anpassen. Das Bewertungsblatt greift per Formel auf die einfache Qualitätskennzahl zu. Die restlichen Bewertungskriterien solltest Du in den einzelnen Fachabteilungen erfragen – ich empfehle Dir aber, diese Abfrage nicht nur bei einer Person zu platzieren, sondern möglichst im Team durchführen zu lassen. Das gewährleistet eine größere Objektivität.

Wenn Du nun alle Kriterien bewertet hast, erhältst Du am Ende eine prozentuale Gesamtbewertung. Diese kannst Du in Klassen von A bis D einordnen und in einer Matrix abbilden. Je nachdem wie wichtig die Produkte oder Dienstleistungen einzelner Lieferanten für Ihr Unternehmen sind, erhalten diese einen entsprechenden Stellenwert in der Lieferantenmatrix.

Die Matrix ist im Kern in vier Sektoren aufgeteilt. Jeder Sektor steht für bestimmte Handlungen im Umgang mit den Partnern. Die Matrix kann Dir dabei helfen, auf einen Blick zu erkennen, in welchen Sektoren sich Euer Lieferantenportfolio befindet und wo möglicherweise Handlungsbedarf besteht.

Lieferantenmatrix

 

 

 

 

Fazit

Ich bin der Meinung, dass es ganz ohne systematische Lieferantenbewertung nicht geht. Ich denke auch, dass die Lieferanten ein Recht darauf haben, zu erfahren, wie es um deren Bewertung durch Euer Unternehmen steht und wie sie sich verbessern können. Denn gute Lieferanten haben als Ziel ebenso die Befriedigung der Kundenanforderungen.

In diesem Artikel wollte ich Dir eine transparente und einfach zu pflegende Möglichkeit aufzeigen, wie Du Eure Lieferanten kategorisieren und bewerten kannst und wie Du aus beiden Parametern Maßnahmen für die weitere Partnerschaft ableiten können.

Ich hoffe, Dir mit meinen Ausführungen und der Excel-Vorlage geholfen zu haben. Falls Du zu diesem Thema weitere Anregungen oder weitere Aspekte hast, die ich hier unberücksichtigt gelassen habe, dann nimm über eine der Möglichkeiten unten links in der Fußzeile Kontakt zu mir auf. Ich freue mich immer über Austausch mit Dir.