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Podcasts sind abonnierbare Audio-Formate. Der Podcast „Qualitätsmanagement ON AIR ist der erste deutsche Podcast, bei dem es rein um Qualitätsthemen geht. Hier können Sie die Folgen abonnieren:

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056 Qualität im Außendienst verbessern

Der Titel lautet „Qualität im Außendienst verbessern“. Im Kern dieser Episode beschäftigen wir uns mit drei klassischen Themen im Qualitätsmanagement so ziemlich jeder Organisation:
  • Mitarbeiter für Neues begeistern – insbesondere dann, wenn es für sie Mehraufwand bedeutet.
  • Dokumente an mehrere Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten verteilen
  • Bestätigungen zur Kenntnisnahme erhalten und archivieren
Diese drei Bereiche gelten natürlich auch, wenn Sie nicht im Qualitätsmanagement tätig sind. Der Q-Enthusiast beschäftigt sich in erster Linie mit Qualität und deshalb bitte ich um Nachsicht für diese Einschränkung. Ein Aspekt, den ich in den kommenden Zeilen komplett außer Acht lasse, ist fachliche Kompetenz. Für alle weiteren Ausführungen ist die Beherrschung des Fachs, in dem die Mitarbeiter tätig sind, absolut notwendig. Stellen Sie sich Pflegekräfte vor, die dokumentieren bis zum Umfallen. Die Ihre Arbeitsanweisungen verschlingen und begeistert jede Lesebestätigung anklicken. Und die keine Ahnung davon haben, wie man Menschen pflegt, spritzen setzt oder Medikamente verabreicht. Über Qualität brauchen wir dann wohl nicht mehr sprechen.

Also wie nun die Qualität im Außendienst verbessern?

Wir haben festgehalten, dass die Mitarbeiter fachlich qualifiziert und persönlich geeignet für die Aufgaben sind, die Sie ihnen zuweisen. „Leider“ bleiben das Unternehmen, das Umfeld und die Mitarbeiter nicht immer auf demselben Stand: Rahmenbedingungen ändern sich, Mitarbeiter verlassen das Unternehmen und die Firma möchte Prozesse weiterentwickeln.
Das Stichwort heißt „Veränderung“.
Und wenn wir Veränderungen herbeiführen wollen, bedeutet das automatisch, dass Menschen sich verändern müssen. Nicht alle tun das freiwillig. Man kann Angst vor Veränderung haben (z.B. Angst um den eigenen Arbeitsplatz). Oder auch einfach nur dass das eigene Leben schwieriger wird. Die meisten Mitarbeiter sind von Haus aus motiviert und möchten ihre Sache möglichst gut machen. Beispielsweise über ein schlechtes Change-Management können wir diese Motivation zerstören. Schlechte Kommunikation, zu häufige oder zu große Änderungen ohne entsprechende Begleitung können mögliche Gründe sein. Es entwickelt sich Widerstand gegen die Änderung.

Das WARUM ist der Schlüssel

Der wichtigste Schlüssel für Akzeptanz und Umsetzung von Veränderungen ist eine sinnvolle Begründung. Die erste Reaktion der meisten Menschen auf Veränderungen ist: Was habe ich davon? Oder: Wie beeinflusst das mein Leben und meine Arbeit? Im zweiten Schritt denken wir an Kunden, Patienten oder unser Umfeld. Es mag selbstlose Menschen geben, die als Erstes an diese Personengruppe denken und für die sie selbst erst an zweiter Stelle kommen. Das ist auch in Ordnung. Und ich glaube, das sind eher Ausnahmen. Das dritte und am wenigsten motivierende Warum hat mit Notwendigkeiten zu tun:
  • Die Geschäftsführung hat beschlossen…
  • Die Vorgabe kommt „von ganz oben“…
  • Der Gesetzgeber zwingt uns dazu…
Hinter jeder Veränderung steckt eine Absicht. Und die gilt es zu ergründen. Das gilt auch für Monster wie die Datenschutz-Grundverordnung 🙂 Egal ob uns die Sache gefällt oder nicht: Wir sollten sie hinterfragen und die Absichten dahinter verstehen können. Und diese Erkenntnisse mit unseren Mitarbeitern teilen. Viele Menschen sind daran interessiert, die Hintergründe zu erfahren. Ein besseres Verständnis hat noch niemandem geschadet. Fehlen saubere Begründungen, riskieren Sie außerdem die Entstehung von Gerüchten und Mythen. Nochmal auf den Punkt gebracht: Jede Änderung sollten Sie gegenüber den Mitarbeitern begründen und erklären können. Im besten Fall zeigt diese Begründung auch Chancen und Risiken auf. Wenn Sie die Mindset-Basis geschaffen haben, können Sie die eher technisch-organisatorischen Hürden in Angriff nehmen: Wie verteilen Sie wissen? Wie holen Sie Lesebestätigungen ein? Und wie erhöhen Sie von der technischen Seite die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter für zusätzliche Dokumentation?

Mitarbeiter für neue Abläufe und zusätzliche Dokumentation „begeistern“

Wenn wir um neue Vorgaben nicht herumkommen, dann sollte es unser Antrieb sein, das „Verdauen“ dieser Vorgaben möglichst leicht zu machen. Und zwar nicht sich selbst als QM, sondern den Mitarbeitern. Viele Qualitätsmanager denken in erster Linie daran, wie sie Informationen möglichst schnell und bequem (und angeblich ISO-konform) an die Mitarbeiter verteilen können. So entstehen Doku-Monster. Die wir hoffen, mit Dokumentenmanagement-Systemen bekämpfen zu können. Zu selten wird darauf geachtet, was die Mitarbeiter benötigen, um richtig arbeiten zu können. Deshalb schlage ich vor, dass Sie Änderungen in Vorgaben und Dokumentation an zwei Prinzipien ausrichten:
  1. Ist das, was Sie mitteilen wollen verständlich?
  2. Wurde alles weggelassen, was nicht unbedingt gebraucht wird?
Wenn die Mitarbeiter in Ihrer Firma wissen, dass Sie sich in Ihren Anweisungen auf das absolut notwendige beschränken und auch nur das dokumentiert werden muss, was wirklich bedeutsam ist und Mehrwert bringt, dann besteht viel weniger Widerstand. Dann ist es allenfalls ein notwendiges Übel – und die Konsequenzen sind bekannt, wenn wir es nicht tun. Wie bei der Einkommensteuer-Erklärung. Nochmal kurz zu den Doku-Monstern: Wie strukturieren Sie Ihre Arbeitsanweisungen und Verfahrensbeschreibungen? Ich kenne einige Unterteilungen, die mehr oder weniger genauso in vielen Unternehmen eingeführt sind:
  1. Zweck
  2. Verantwortlichkeiten
  3. Begriffe und Abkürzungen
  4. Beschreibungen
  5. Änderungsdienst
  6. Dokumentation und Aufbewahrung
  7. Mitgeltende Dokumente
Es scheint fast so, als ob diese (und modifizierte) Einteilungen von ein und demselben Berater kreiert worden ist und sich Branchen übergreifend durchgesetzt hat. Wenn ich als Abteilungsleiter ein solches Dokument prüfe, fokussiere ich mich fast immer auf den Zweck (da ist es wieder, das Warum!), die Beschreibung der Abläufe bzw. der Anweisung und eventuell interessieren mich noch die mitgeltenden Unterlagen. Meist beschreiben wir den Zweck eines Dokuments dermaßen umständlich und mit so vielen Worten, dass für Leser unverständlich wird, worum es im Kern geht. Viele Unternehmen arbeiten im Kapitel der Beschreibung mit Flussdiagrammen, in denen die Verantwortlichkeiten bereits integriert sind – und führen diese in einem anderen Kapitel EXTRA auf. Oder noch besser: In jedem Dokument steht in diesen Kapiteln exakt derselbe Text! Zum Beispiel bei den Begriffen, der Aufbewahrung oder dem Änderungsdienst. Das verstehe ich nicht unter Einfachheit für Mitarbeiter. Das sollte an einer anderen Stelle beschrieben werden. Also nochmal: Weglassen, weglassen, weglassen. Da sollte nur das stehen, was unbedingt notwendig ist un die Vorgaben zu verstehen und umzusetzen.

Verbreitung von Dokumenten an Mitarbeiter, die dezentral organisiert sind (Außendienst)

Gerade wenn Menschen viel unterwegs und selten im Büro sind, sollten Informationen dort und dann verfügbar sein, wo sie konsumiert und gefunden werden können. Wenn ich zum Beispiel im Vertriebsaußendienst tätig bin und dafür bezahlt werde, mit Kunden gute Kontakte zu pflegen und Aufträge an Land zu ziehen, würde ich es als extreme Belastung empfinden, wenn ich ständig nach Ende meiner eigentlichen Arbeitszeit noch Dokumente per Mail bekomme, die ich mir durchlesen soll. Wenn Sie es gewöhnt sind, Ihre E-Mails auf dem Smartphone zu lesen, dann haben Sie unter Umständen sogar das Problem, Dokumente auf diesem Gerät gar nicht lesen zu können. Sie müssen also unter Umständen warten, bis sie nach der Dienstreise wieder im Office sind und sich dann durch den Wust an Korrespondenz wälzen – die neue Arbeitsanweisung hat da möglicherweise nicht die höchste Priorität und rutscht im Postfach immer weiter nach unten. Seitens Mindset können Sie hier auch einiges tun: Einen sinnvollen Betreff wählen – der eventuell sogar neugierig macht. Und darauf achten, dass Dokumente so formatiert sind, dass sie mobil gelesen werden können. Zu einer nicht-schriftlichen Empfehlung komme ich weiter unten.

Schulungsnachweise für bereitgestellte Dokumente einholen und Wirksamkeit prüfen

Klarer Fall: Schulungsnachweise (und Wirksamkeitsprüfung) sind eine wichtige und gleichzeitig oft herausfordernde Sache. Auch wenn alle Mitarbeiter am selben Standort sitzen. Man muss Listen ausdrucken und von jedem Mitarbeiter unterschreiben lassen. Wenn Dokumente im Selbststudium „gelernt“ werden, es also keine Schulung gibt, ist es noch anstrengender, die nötigen Unterschriften einzusammeln. Hauspost? Hinlaufen? Puh! Kombinieren Sie das Ganze noch mit der Wirksamkeitsprüfung, tun Sie gefühlt nichts anderes mehr. Eine Option ist, mit Outlook (oder anderen Mail-Programmen) zu arbeiten. Zum Beispiel können Sie dort Lesebestätigungen anfordern. Diese kann man aber als Nutzer auch verweigern – und schon klappt das ganze System nicht. Vor rund 10 Jahren habe ich mir mit Abstimmungsschaltflächen in Outlook geholfen. Wenn ich ein Dokument verteilt habe, mussten die Empfänger auf die Schaltfläche „Gelesen, verstanden und akzeptiert“ klicken. Diese Schaltfläche kann man relativ einfach konfigurieren. Heute würde ich das ganz anders machen. Denn ich habe viel Zeit damit verbracht, diese Bestätigungen zu sammeln, zu archivieren, einzutragen, welche Bestätigung ich schon habe und wen ich noch ermahnen muss. Doch nun endlich zu meinen Vorschlägen, wie sich diese Probleme mit zwei Tools lösen lassen:

Verwenden Sie Podcasts für die Wissensvermittlung

Podcast bzw. Audio ist ein sehr gutes Format für die Wissensvermittlung. Insbesondere dann, wenn dann, wenn Konsumenten den überwiegenden Teil ihrer Zeit nicht an einem festen Büroarbeitsplatz verbringen. Über die Stimme hat man einen direkten Eingang in das Gehirn der Hörer und kann Botschaften wesentlich zielgerichteter vermitteln als über reinen Text. Texte können dabei natürlich immer als Ergänzung oder Grundlage betrachtet werden. Ein Podcast bietet über die „Folge-Notizen“ auch immer die Möglichkeit, Texte dort entweder vollständig hinein zu kopieren oder einen Link anzugeben, unter dem dar komplette Inhalt gefunden wird. Einen internen Podcast können Sie mit vielen weiteren Inhalten anreichern:
  • Vorstellung der Mitarbeiter, ihre Aufgaben, Erfahrungen und an welchen Standorten sie arbeiten
  • Tipps zum Umgang mit schwierigen Situationen (z.B. Patienten, Krankheiten, Kunden, Lieferanten, etc.)
  • Interview mit Experten aus Forschung, Technik, Herstellern
Wenn Sie Interesse daran haben, tiefer in dieses Thema einzusteigen, können Sie mir gerne eine E-Mail schreiben (florian.frankl[at]q-Enthusiast.de). Wir vereinbaren dann ein Telefonat und klären, ob ich Ihnen bei der Erreichung Ihrer Ziele behilflich sein kann. Die technischen Voraussetzungen sind relativ gering. Ein Mikrofon und eine Software zum Schneiden der Audiodateien. Schon kann es losgehen. Dabei ist die einfachste Variante, die Anweisungen einfach vorzulesen. Eleganter, interessanter und lebendiger ist es natürlich, mit der Stimme zu spielen, Erfahrungen einfließen zu lassen und so der „drögen Theorie“ mehr Leben einzuhauchen. Ich kann Ihnen gerne anbieten, die Inhalte für Sie einzusprechen.

Audioformate als „Video“ nutzen

Bestimmte Inhalte eignen sich nicht für reine Audio-Produktionen. Zum Beispiel die Erklärung von Formblättern. Das klappt eher weniger, wenn die Hörer das Formblatt nicht vor sich sehen. Man kann die Audio-Erklärung mit einfachen (und ebenfalls kostenlos verfügbaren) Mitteln in ein Video mit Standbild umwandeln. Noch ein kleiner Schritt weiter: Ein so genannter Screencast. So wie zum Beispiel auch Excel-Erklärvideos erstellt werden können. Diese Inhalte können Sie dann auf eine Videoplattform hochladen (z.B. Youtube oder Vimeo). Sie können Einstellungen treffen, die verhindern, dass die Videos von Menschen gesehen werden, die nicht für Ihre Organisation arbeiten. Selbst wenn Sie keine Videoplattform nutzen möchten sondern die Dateien lieber auf Ihrem eigenen Server liegen lassen, sind Audio und Video hervorragende und einfach zu bedienende Formate zur effizienten Wissensvermittlung.

Verwenden Sie eine QS- oder Audit-App

Der zweite Tool-Tipp kombiniert die Verteilung von Wissen/Dokumenten und das Einholen der Bestätigungen. Darüber hinaus macht er das Leben der „ortsunabhängig“ arbeitenden Mitarbeiter leichter und Sie können relativ leicht die Prüfung der Wirksamkeit mit integrieren. Wenn Sie mit einer QS- oder Audit-App arbeiten, können Sie all diese Herausforderungen mit einem Tool erschlagen. Als Qualitätsmanager machen Sie am PC die Vorgaben und bei jedem Öffnen der App, die auf den Smartphones der MitarbeiterInnen installiert sind, werden die Informationen aktualisiert (natürlich Internetanbindung vorausgesetzt). Sie kreieren Prüfpläne und integrieren das notwendige Wissen in Form von Arbeitsanweisungen, wie Sie sie im Unternehmen nutzen. Darüber hinaus können Sie notwendige Tätigkeiten in den Prüfplan integrieren, die von den Mitarbeitern abgearbeitet werden müssen. Sie können angeben, dass diese bestätigt werden müssen. Das ist auch als Pflichtfeld möglich -> Vor weiterer Bearbeitung muss ein Schritt abgeschlossen werden. So könnten Sie sicherstellen, dass zuerst ein Dokument gelesen wird bevor die darin beschriebene Tätigkeit verrichtet werden kann. An dieser Stelle könnten Sie auch die Verständnisprüfung integrieren. Sie tragen Fragen ein, deren Beantwortung nur möglich ist, wenn man das Dokument vorher gelesen hat. Auch das muss wiederum bestätigt werden. So haben Sie alle Informationen an einem Fleck, haben einen hervorragenden Überblick und den Mitarbeitern fällt es leichter, sich um dokumentarische Aufgaben zeitnah zu kümmern. Manche Apps bieten sogar die Möglichkeiten, per GPS zu tracken, ob Mitarbeiter an einem bestimmten Ort gewesen sind. Man könnte so also nachvollziehen, ob und wann ein bestimmter Patient behandelt bzw. besucht worden ist. Ob und warum man das tun möchte, überlasse ich jedem selbst. Aber die Möglichkeit besteht. Ich habe die App AuditPlus ausführlich getestet und kann sie empfehlen. Sie bietet die Möglichkeit, so gut wie alle Funktionen kostenfrei zu testen – und die Registrierung ist ziemlich einfach.

Fazit: Möglichkeiten der Digitalisierung im QM nutzen!

Die beiden Tools „Podcast“ und „App“ sind nicht wirklich neu. Beides gibt es seit mehreren Jahren. Dennoch schrecken viele Unternehmen davor zurück, auf diese Hilfsmittel zurückzugreifen. Meist aus Unwissen, manchmal aufgrund der Auflagen und des Aufwandes, die damit verbunden sind. Zum Beispiel muss man sich mit der Technik befassen und auch der Datenschutz darf nicht außer Acht gelassen werden. Die Digitalisierung ist auch im Qualitätswesen ein Teil unserer Zukunft. Und diesen Teil sollten wir unbedingt mitgestalten statt uns von äußeren Umständen treiben und verändern zu lassen. Und bitte vergessen Sie nicht, dass Sie und die am Prozess beteiligten Mitarbeiter das richtige Mindset haben müssen. Sonst helfen die teuersten Tools kein Bisschen weiter.

051 – Vorteile einer Zertifizierung. Interview mit Loïc Mesqui

Wenn ich Qualitätsmanager danach frage, welches ihrer Meinung nach die Vorteile einer Zertifizierung sind, bekomme ich häufig eine Antwort, die keine ist: „Unsere Kunden fordern eine Zertifizierung“. Dabei ist etwas, das die Kunden fordern, kein Vorteil in einem Sinn, den ich mit meiner Frage bezweckt hatte. Hat der Kraftakt, ein Managementsystem zur Zertifizierungsreife zu bringen, nicht mehr zu bieten?

Welches sind die Vorteile einer Zertifizierung?

Sicherlich bietet eine erfolgreiche Zertifizierung mehr als nur ein Blatt Papier. Dieses Dokument ist der Nachweis darüber, dass ein Unternehmen bestimmte Verfahren beherrscht und sich stetig weiterentwickelt. Darüber hinaus gibt es viele weitere Dinge, über die zertifizierte Unternehmen beherrschen. Doch gibt es DAS eine schlagende Argument, weshalb sich ein Unternehmen unbedingt einem Zertifizierungsprozess unterwerfen muss?

Selbst wenn Kunden eine Zertifizierung nicht zwingend fordern, so hat man es doch erheblich einfacher, wenn eine solche zu einer einschlägigen Norm vorhanden ist: Man spart sich die Beantwortung bestimmter Fragen in Kundenfragebögen und möglicherweise werden auch in Kundenaudits andere Fragen behandelt.

Was kostet es, keine Zertifizierung zu haben?

Wenn die Frage, welches die Vorteile einer Zertifizierung sind, so schwer zu beantworten ist, dann vielleicht anders herum: Worauf verzichten Unternehmen, die keine Zertifizierung haben? Um dieser spannenden Frage nachzugehen, habe ich mir einen Experten ins Interview geholt: Loïc Mesqui ist Gründer und Geschäftsführer der Q-Linked AG mit Sitz im schönen Zürich.

Sein Unternehmen ist spezialisiert auf kleine und mittlere Unternehmen, die sich zum ersten Mal zertifizieren lassen möchten. Dabei hilft sein Unternehmen bei der Beratung und der Umsetzung. Sein Team ist sogar bei der Erstzertifizierung mit dabei.

Nun könnte man meinen, ein Berater, der auf Zertifizierungen spezialisiert ist, kann nicht anders, als den Zertifizierungsprozess zu empfehlen. Doch weit gefehlt! Herr Mesqui empfiehlt, sich genau zu überlegen, ob er erforderlich ist. Er kennt einige Unternehmen mit einem hohen Reifegrad, die noch nie zertifiziert waren. Dieser Aussage schließen sich spannende Fragen an: Warum ist das so? Was machen diese Unternehmen anders? Haben sie bessere Mitarbeiter?

Innovative Ideen für ein neues Qualitätsmanagement

Loïc Mesqui und mich verbindet nicht nur das ähnliche Alter. Wir sind auch beide der Meinung, dass das QM einer Erneuerung bedarf. Das Qualitätsmanagement ist immer noch geprägt vom Glauben, nur mit höchster Fachexpertise könne man in diesem Feld erfolgreich sein. Es wird größter Wert auf Titel gelegt. Der von immer mehr Experten geforderte Anspruch, sich zum Organisationsentwickler zu wandeln, kommen viele Qualitätsmanager (innen) nur sehr bedingt nach.

Wenn Sie wissen möchten, was sich hinter „Rent a QM“ verbirgt und warum Sie nie einen Frisör fragen sollten, ob Sie einen Haarschnitt brauchen, dann hören Sie sich das vollständige Interview an.

QMOA048 – Fehlerkultur in Unternehmen. Interview mit Elke Schüttelkopf

Niemand macht gerne Fehler. Und trotzdem machen wir täglich viele davon. Jetzt könnte man meinen, dass wir genug Gelegenheit haben, uns in einer positiven Fehlerkultur in Unternehmen zu üben. Das Gegenteil ist oft der Fall. Die erste Reaktion vieler Chefs ist die Suche nach der, dem oder den Schuldigen statt zu schauen, wie diese unerwünschten Ereignisse in Zukunft vermieden werden können.

Warum sollten wir die Fehlerkultur in Unternehmen verbessern?

In unserem Interview führt meine Interviewpartnerin Elke Schüttelkopf drei Hauptgründe an: Mitarbeiter entwickeln mehr Kreativität, das Unternehmen hat größeren wirtschaftlichen Erfolg und die allgemeine Zufriedenheit in der Firma steigt. Im Interview geht sie sehr detailliert darauf ein, warum sich viele Firmen und Mitarbeiter mit der Entwicklung einer positiven Fehlerkultur schwer tun.

Natürlich zeigt sie auch Wege aus diesem Dilemma auf. Auf Ihrer Webseite fehlerkultur.com bietet sie viele Ressourcen (Videos, Bücher und Artikel) zum richtigen Umgang mit Fehlern an. Mit ihren Kunden arbeitet sie teilweise seit mehreren Jahrzehnten zusammen. Ich habe sie als eine sehr offene, herzliche Frau mit viel Expertise kennen gelernt. Wenn Sie in Ihrem Team oder Ihrem Unternehmen Potential zur strategischen Verbesserung der Fehlerkultur – mit allen positiven Effekten – haben, dann kann ich Ihnen wärmstens Empfehlen, mit Frau Schüttelkopf in Kontakt zu treten. Sie finden alle Kontaktmöglichkeiten auf ihrer Kontaktseite.

Weitere Ressourcen zum Thema Fehlerkultur in Unternehmen“

QMOA046 – Qualitätsführerschaft. Interview mit Carmen Brablec

Wie gelingt die Qualitätsführerschaft? Wenn man den Begriff in die Suchmaschinen eingibt, dann erhält man auf der ersten Seite Definitionen, Erläuterungen und auch ein paar Tipps, ob und wenn ja, wie man anstreben sollte, der Qualitätsführer in seinem Marktsegment zu sein.

Was genau bedeutet das Streben nach Qualitätsführerschaft?

Der Begriff ist eine von mehreren möglichen Marktstrategien. Sie beschreibt, dass man in dem Marktsegment, für das sich eine Firma entschieden hat, das Unternehmen oder die Person ist, an die die Kunden als erstes Denken, wenn es um das Thema Qualität geht.

Es gibt noch weitere Marktstrategien. Die Bekanntesten sind vermutlich:

  • Preisführerschaft / Kostenführerschaft

  • Marktführerschaft

  • Innovationsführerschaft

  • Leistungsführerschaft

Wenn wir uns diese Begriffe einmal genauer ansehen, dann erkennen wir, dass einige davon relativ subjektiv sind. Preis- und Kostenführerschaft kann man – wenn man das Marktsegment genau abgegrenzt hat – relativ exakt bestimmen. Teilweise sind, je nach Markt, aber auch genaue Vergleiche dafür notwendig.

Bei den Strategien zu Innovation, Qualität und Leistung geht es dagegen sehr subjektiv zu. Hier entscheiden die Kunden oder Konsumenten darüber, wie sie ein Unternehmen beurteilen. Das bedeutet einerseits, dass wir die Kunden unserer Unternehmen gut kennen und ihre Bedürfnisse verstehen müssen. Und je uneinheitlicher die Kundenstruktur ist, desto schwerer wird es sein, es jedem recht machen zu können.

Und dann ist da die sich immer schneller ändernde Welt. Sie sorgt dafür, dass sich Unternehmen nicht auf ihren Lorbeeren ausruhen dürfen – egal welche Marktstrategie sie verfolgen.

Carmen Brablec hilft Unternehmen beim Markenaufbau

Die Markenstrategin Carmen Brablec hat mir für ein Podcast-Interview Rede und Antwort gestanden. Sie betont, dass es nicht nur darum geht, die Qualität mit Worten zu betonen. Es geht auch darum, dass die Unternehmen mit ihren Werten den Mitarbeitern die richtigen Impulse geben, damit Qualitätsführerschaft wirklich gelebt wird. Und dann kann – gemeinsam mit der Expertise dessen, welchen Nutzen wir unseren Kunden bieten, wird ein trockener Begriff mit Leben gefüllt und kann etwas bewirken.

Ich kenne Carmen durch ihren Podcast „Image Sells“. Mit ihren Inhalten spricht sie nicht nur Firmen und Einzelunternehmer an, die sich ein Markenimage aufbauen möchten. Ich finde ihre Ideen und Impulse auch sehr interessant für alle Experten, die sich auch nach außen als solche positionieren wollen. Und dazu zählen für mich Qualitätsmanager, die ständig andere Menschen überzeugen möchten: Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter im eigenen Unternehmen.

Ganz besonders interessant und inspirierend finde ich Episode #027 „Kann jeder zur Marke werden?“. Wenn Sie den Podcast über iTunes hören möchten, finden Sie hier den Link.

Carmen hat außerdem einen Mitgliederbereich entwickelt, wo sie sehr viel Wissen gratis zur Verfügung stellt. Alles, was Sie tun müssen, ist, sich mit Ihrer E-Mail-Adresse anzumelden. Ich verspreche Ihnen, es lohnt sich!

Wenn Sie bis hier hin gelesen und noch nicht in mein Interview mit Carmen Brablec reingehört haben, dann holen Sie das unbedingt nach! Schon innerhalb der ersten fünf Minuten merken Sie deutlich, dass Carmen einen riesigen Spaß an dem hat, was sie tut. Es war wirklich ein tolles Gespräch mit dir, Carmen 🙂

QMOA045 – Das Leitbild schläft im Aktenschrank. Interview mit Almut Strathe

Wer mir schon etwas länger folgt, der weiß, dass ich mit der Art und Weise, wie für gewöhnlich Qualitätsleitbilder erstellt werden, nicht einverstanden bin.

Diesem Thema habe ich deshalb einen Blogartikel und mit Nummer 29 eine eigene Podcast-Folge gewidmet.

Der Blogartikel bzw. das Suchwort „Qualitätspolitik“ wurde bei Google Anfang Oktober 2018 auf Platz 3 gelistet – trotz oder wegen des Zusatzes, dass ich die Qualitätspolitik häufig für eine Themaverfehlung halte.

Das zeigt mir, dass es vielen von Ihnen ähnlich geht.

Daher ist der Austausch mit Personen für mich besonders interessant, die auf diesem Gebiet deutlich mehr Erfahrung haben. Almut Strathe ist eine solche Person und ich freue mich sehr, dass ich Sie als Interviewpartnerin gewinnen konnte.

Frau Strathe vereinigt als Beraterin die Themen Qualitäts- und Personalentwicklung. Mit über 15 Jahren Experten-Erfahrung bietet sie unter anderem Coaching, Schulungen und Seminare an. Zu Ihren Kunden gehören beispielsweise Bildungseinrichtungen, Träger im Gesundheits- und Sozialwesen, sowie der öffentlichen Verwaltung.

Während unseres Gesprächs ist deutlich geworden, dass ich mit Frau Strathe einige Überzeugungen in Sachen Qualitätsleitbild teile. Es ist ein sehr lebhaftes und kurzweiliges Interview entstanden und ich bin mir sicher, auch Sie als Hörer spüren die Kraft und Begeisterung, die Frau Strathe ausstrahlt.

Wenn Sie mehr über Almut Strathe erfahren möchten, finden Sie hier ihre Webseite „Zukunftsimpulse.de“.

Hier geht’s zum Xing-Profil von Frau Strathe.

Wie weckt man das schlafende Leitbild?

Einige der Fragen, die wir im Interview klären: Warum schläft das Leitbild? War es jemals wach? Wie wecke ich das Leitbild zum Leben?
Während des Interviews wird klar, dass es nicht genügt, ein gutes Leitbild zu erstellen und einmal zu veröffentlichen. Frau Strathe kennt viele Unternehmen und beschreibt genau, worauf es bei der Erstellung und Veröffentlichung ankommt.

Damit Ihr Leitbild keinen Dornröschen-Schlaf schläft.

Buch-Tipp von Almut Strathe

Weiterführende Informationen

QMOA044 – Menschen für die eigene Sache gewinnen. Interview mit Claudia Metzger

Wer wünscht sich nicht, dass andere Menschen bei der Verwirklichung der eigenen Ziele mithelfen?
Im Qualitätsmanagement ist dieser Wunsch besonders wichtig – denn ohne die Mithilfe der Kollegen aus anderen Abteilungen, kann QM weder wirksam noch erfolgreich sein. Im vorliegenden Interview hatte ich das Vergnügen mit Claudia Metzger.

Frau Metzger arbeitet seit 2004 als Projektleiterin und Beraterin bei t&t Organisationsentwicklung in Hainfeld.
Ich durfte Sie bereits 2017 beim Qualitätsmanagement Kongress in Göttingen kennen lernen, wo wir beide einen Workshop zum Thema „Der neue QMB als Profitabilitätsförderer“ besucht haben.

Qualitätsmanagement bedeutet, andere Menschen zu führen. Anderen Menschen einen Sinn und eine Plausibilität in dem zu geben, was wir von ihnen Erwarten, ist ein wichtiger Grundstein dafür, dass unseren Wünschen nachgekommen wird. Auch in diesem Interview spielte die Fehlerkultur eine wichtige Rolle. Weniger Vorwürfe und andere Menschen zum Nachdenken anregen, damit diese selbst zur Einsicht kommen, was auch für sie positive Auswirkungen haben kann.

Buchempfehlungen von Claudia Metzger

Frau Metzger empfiehlt Ihnen die Bücher von Frau Dr. Anne Katrin Matyssek. Frau Dr. Matyssek schreibt über Gesundheitsmanagement und auch über den gesundheitlichen Aspekt von Führung.
Folgende Buchtitel möchten wir Ihnen ans Herz legen:

QMOA042 – Windmühlen im QM; Interview mit Sascha Andrawas

Nicht nur Don Quijote kämpfte zuweilen gegen Windmühlen. Auch im Qualitätsmanagement kämpfen wir manchmal gegen solche. Mit dem Berater Sascha Andrawas sprach ich über drei typische Wihdmühlen gegen die wir im Qualitätswesen besonders häufig kämpfen müssen:

Fehlende Ressourcen | Fehlende Erfahrung | Mangelhafte Umsetzung von Vorgaben an der Basis

In gut 70 Minuten geht es auch darum, wie wir den Kampf gegen diese Windmühlen gewinnen können. Das Interview hat mir besonders großen Spaß gemacht, denn mit Herrn Andrawas sprach ich von Brauermeister zu Molkereimeister. Praxisbezug pur. Es mag an manchen Stellen sehr branchenspezifisch zugehen, die Themen behalten im Allgemeinen aber übergreifende Gültigkeit.

Ich habe selbst die Berater-Kompetenzen von Herrn Andrawas bei einem HACCP-Audit in Anspruch genommen und bin mit dem Resultat sehr zufrieden. Sein Unternehmen „Lebensmitteltechnik-Deutschland“ bietet nicht nur klassische Beratung an sondern verfügt auch über eine Akademie und hilft mit Interims-Management auch langfristig Unternehmen bei deren Weiterentwicklung.

Die Buchempfehlungen von Sascha Andrawas

Bei diesen Buch-Empfehlungen handelt es sich um Affiliate-Links. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, schauen Sie bitte in die Datenschutzerklärung.

QMOA033 – Die 7 Arten der Verschwendung

Allgemein versteht man unter dem Begriff „Verschwendung“ jede Tätigkeit ohne Wert schöpfenden Effekt. Es gibt viele Konzepte, die sich der Vermeidung solcher Verschwendungen widmen. Ganz weit vorn sind die Konzepte und Strategien von Lean Management bzw. Kaizen. Aus diesen haben sich „die sieben Arten der Verschwendung“ herausgebildet, die sich, je nach Quelle, ein wenig voneinander unterscheiden. Für diesen Artikel habe ich die sieben Begriffe herausgesucht, die für mich den jeweiligen Sachverhalt treffend beschreiben.

Einige der Verschwendungsarten sind leicht nachzuvollziehen. Bei anderen müssen wir ein wenig um die Ecke denken. Zusätzlich zu den durch die Verschwendung entstehenden direkten Kosten sprechen Betriebswirtschaftler und Volkswirte zudem von so genannten Opportunitätskosten. Also Kosten, bei denen durch die realisierte Verschwendung bestimmte Effekte NICHT realisiert werden konnten. Vereinfacht gesagt: Es geht darum, was möglich gewesen WÄRE, wenn man die Verschwendung hätte vermeiden können.

Das sind „meine“ 7 Arten der Verschwendung

Unnötige Tätigkeiten

Unnötige Tätigkeiten

Darunter verstehe ich alle Tätigkeiten, die im Prinzip für die eigentliche Wertschöpfung nicht notwendig wären. Also lange Laufwege, Besprechungen ohne Ergebnis oder unstrukturierte Arbeitsumgebungen, in denen oft etwas gesucht werden muss. Diese Tätigkeiten halten uns nicht nur davon ab, Wertschöpfendes zu tun. Sie halten oft auch anknüpfende Prozessschritte auf und vervielfältigen dadurch oft noch die Verschwendung von Ressourcen.

Unnötige Tätigkeiten bergen darüber hinaus auch ein erhöhtes Fehlerpotential.

Unklare Prozesse

Unklare Prozesse

Wenn Menschen mit unklaren Prozessen konfrontiert werden, dann neigen sie oft dazu, sich selbst Prozesse zu schaffen. Sie meinen das meistens gut. Je nachdem, in welchem Umfeld wir uns bewegen, kann das aber fatale Folgen haben. Insbesondere, wenn den handelnden Personen die Gesamtzusammenhänge nicht oder nur unzureichend bekannt sind.

Je besser Prozesse beschrieben sind, umso geringer sind die Fehlerquoten und Unsicherheiten, wenn mal etwas schiefgeht.

Getreu dem Motto: WER macht WAS bis WANN.

Denn schließlich wollen wir die Qualität doch nicht Zufallsprozessen überlassen, oder?

Unnötige Lagerbestände

Unnötige Lagerbestände

Unnötig hohe Lagerbestände binden Kapital und verursachen Lagerkosten. Als solche Bestände bezeichne ich in diesem Zusammenhang vor allem Rohstoffe und Halbfertigerzeugnisse, die auf eine Weiterverarbeitung warten. Man kann aber auch Fertigwaren hinzuziehen, die ohne konkreten Kundenauftrag gefertigt und auf Lager gelegt werden. Von besonderer Bedeutung wird dieser Punkt, wenn es sich um verderbliche Roh-, Halb- oder Fertigwaren handelt, da sie gegebenenfalls an Qualität verlieren und vor der Endverarbeitung und dem Versand ausgetauscht werden müssen.

Überproduktion

Überproduktion

Überproduktion bedeutet die Produktion von Gütern ohne Kundenauftrag bzw. ohne entsprechende Strategie. Diese Überproduktion führt einerseits zur Verschwendung von Rohstoffen, Energie und personellen Ressourcen im Rahmen der Herstellung und zudem zu erhöhten Lagerkosten. Außerdem kann eine Überproduktion bestimmter Güter auch zu einem sinkenden Preisniveau führen, weil das Angebot die Nachfrage übersteigt.

Ein weiterer negativer Effekt kann bei nur begrenzt haltbaren Produkten bestehen, wenn diese an Wert verlieren oder gar verderblich sind.

Wartezeiten

Wartezeiten

Wenn unnötige Wartezeiten vorliegen, bedeutet das, dass bestimmte Prozessschritte auf ein Ereignis oder die Fertigstellung eines vorhergehenden Prozesses warten müssen. Es ist leicht ersichtlich, dass das zur Verschwendung personeller und maschineller Ressourcen führt. In diese Kategorie packe ich auch das Warten aufgrund von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten, die zu lange dauern oder schlecht geplant sind.

Hier zahlen sich selbst geringfügige Verbesserungen positiv aus!

Fehler und Nacharbeit

Fehler, Nacharbeit

Das ist vielleicht die Kategorie, bei der Verschwendung am plausibelsten scheint: Ware ist fehlerhaft und muss entweder nachgearbeitet, entsorgt oder zu einem geringeren Preis verkauft werden. Dabei gilt die Faustregel, dass sich Fehlerkosten mit jedem Prozessschritt, den man den Fehler zu spät bemerkt, verzehnfachen.

Zu den offensichtlichen Kosten (Nacharbeit, Rabattierung bzw. Vernichtung) können dann noch indirekte Kosten wie Gewährleistungen, Garantien oder Rücksendekosten dazukommen.

Ineffizienter Transport

Ineffizienter Transport

Die siebte und damit letzte Art der Verschwendung ist der ineffiziente Transport. Darunter können sowohl die Transportwege als auch ungeeignete Transportmittel verstanden werden. Außerdem müssen wir uns an dieser Stelle mit der Frage beschäftigen, in welcher Hinsicht „Effizienz“ zu verstehen ist. Denkbar sind Kosteneffizienz oder Zeiteffizienz wenn es um die Frage „Luftfracht vs. Seefracht“ geht.

Das passt jetzt vielleicht nicht ganz zum Thema, aber an diesem Punkt frage ich mich nicht zum ersten Mal, wie Äpfel aus Neuseeland auch nur im Ansatz preislich mit denen vom Bodensee konkurrieren können. Der Transport scheint mir hier deutlich zu günstig zu sein. Aber das ist meine private Einstellung…

Fazit

Die konkrete Betrachtung der sieben Arten von Verschwendung kann uns dabei helfen, unsere Prozesse zu optimieren. Dabei sollten wir aber immer darauf achten, dass die Verbesserung bzw. Vermeidung einer Verschwendungsart auch positive oder negative Auswirkungen auf eine andere Art haben kann. So könnte zum Beispiel ein effizienter Transport per Seefracht zu einem erhöhten Lagerbestand führen, weil ein kompletter Seecontainer verladen werden muss.

Oder die Reduzierung von Lagerbeständen kann dazu führen, dass bei einer sprunghaft ansteigenden Nachfrage der Bedarf an bestimmten Gütern nicht gedeckt werden kann. Betrachten Sie eine Firma deshalb immer als einen atmenden Organismus in dem alle Tätigkeiten zusammenfließen.

QMOA025 – NervenPower. Interview mit Dr. Sabine Paul (Teil 2)

So, heute gibt’s den zweiten Teil meines Interviews mit Sabine Paul. Sollten Sie den ersten Teil verpasst haben, dann hören Sie sich bitte hier erst den ersten Teil an.

Dr. Sabine Paul ist Molekular- und Evolutionsbiologin. Gehirn-Power mit Genuss nach dem Vorbild der Natur ist eines ihrer Leit-Mottos. Mit ihr durfte ich über Lebensmittel und Ernährungsgewohnheiten sprechen, mit denen wir stressige Situationen besser bewältigen. Sabine Paul berät Einzelpersonen und Unternehmen und hat sogar eine eigene Online-Akademie gegründet.

Mich hat besonders die Kombination von wissenschaftlich fundierten Informationen und einfacher praktischer Umsetzung begeistert. Das Interview ist relativ lang geworden und deshalb habe ich es in zwei Teile aufgeteilt – den zweiten Teil gibt’s am 29.11.2017.

Das ganze Angebot von Sabine Paul finden Sie auf ihrer Webseite unter www.nerven-power.de.

Hier finden Sie die Buchtipps von Dr. Sabine Paul

QMOA024 – NervenPower. Interview mit Dr. Sabine Paul (Teil 1)

Dr. Sabine Paul ist Molekular- und Evolutionsbiologin. Gehirn-Power mit Genuss nach dem Vorbild der Natur ist eines ihrer Leit-Mottos. Mit ihr durfte ich über Lebensmittel und Ernährungsgewohnheiten sprechen, mit denen wir stressige Situationen besser bewältigen. Sabine Paul berät Einzelpersonen und Unternehmen und hat sogar eine eigene Online-Akademie gegründet.

Mich hat besonders die Kombination von wissenschaftlich fundierten Informationen und einfacher praktischer Umsetzung begeistert. Das Interview ist relativ lang geworden und deshalb habe ich es in zwei Teile aufgeteilt – den zweiten Teil gibt’s am 29.11.2017.

Das ganze Angebot von Sabine Paul finden Sie auf ihrer Webseite unter www.nerven-power.de.

Hier finden Sie die Buchtipps von Dr. Sabine Paul

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