So delegieren Sie QM-Aufgaben richtig

So delegieren Sie QM-Aufgaben richtig

In diesem Artikel möchte ich Ihnen erklären, wie Sie QM-Aufgaben richtig delegieren.

Hand auf’s Herz: Wie leicht fällt Ihnen das Delegieren von Aufgaben?

Wenn Sie eine oder mehrere der folgenden Fragen mit JA beantworten, dann sollten Sie weiterlesen. Sie werden dann erfahren, wie Sie mehr Zeit für die wesentlichen Dinge schaffen können und darüber hinaus Ihre Mitarbeiter motivieren und stärken.

  • Sind Sie der Ansicht, dass nur Sie über die nötigen Kompetenzen verfügen, um Entscheidungen treffen zu können?
  • Sie denken, Sie sind die kompetenteste Fachkraft in Ihrem Team?
  • Sie glauben, nur wenn Sie sich um eine Aufgabe kümmern, wird diese zu Ihrer Zufriedenheit erledigt?
  • Sie fühlen sich sehr unwohl, wenn Sie nicht ständig über alle Schritte Ihres Teams informiert sind?

Qualitätsmanager tragen eine hohe Verantwortung – für Millionen von Produkten und bis zu ebenso vielen Verbrauchern, die sich auf die Qualität Ihrer Produkte verlassen. Da fällt Delegieren häufig schwer. Denn wie kann ich sicher gehen, dass mein Team die Aufgaben so erfüllt, wie ich es möchte?

Genau dieser Frage geht dieser Artikel auf den Grund.

Was sollten Sie delegieren?

Man unterscheidet zwischen drei Arten an Aufgaben:

  • Fachaufgaben: Für diese Aufgaben ist detailliertes Fachwissen erforderlich. Sie müssen sich tief in Prozesse einarbeiten, recherchieren, mit Produktionsmitarbeitern sprechen oder umfangreiche Excel-Dateien erstellen. Beispiele: Auswertungen von Labordaten erstellen, Wareneingänge prüfen, Büromaterial bestellen.
  • Management-Aufgaben: Üblicherweise sind dies die Aufgaben, mit denen sich eine Führungskraft im mittleren Management am häufigsten auseinandersetzt. Oft wird die meiste Zeit Ihres Arbeitstages von diesen Aufgaben beansprucht und häufig gelten sie als dringend zu erledigen. Beispiele: Bearbeiten von Reklamationen, Erstellen von Verfahrensbeschreibungen, Termine mit Kunden wahrnehmen.
  • Führungs-Aufgaben: Diese Art von Aufgaben können und dürfen Sie nicht delegieren. Sie sind Ihre oberste Pflicht als Führungskraft und nur Sie sind in der Lage, diese Tätigkeiten zu erfüllen, denn damit stellen Sie die Weichen für die Zukunft Ihrer Abteilung. Beispiele sind: Ziele mit Mitarbeitern vereinbaren, Jahresgespräche mit Ihren Mitarbeitern führen, Strategie festlegen

Natürlich ist mir bewusst, dass sich die Zuständigkeiten je nach Unternehmen und dessen Größe unterscheiden kann. Generell sollte jedoch folgende Faustformel gelten:

Anteil Fachaufgaben < Anteil Managementaufgaben < Anteil Führungsaufgaben

Wenn Sie keine Führungskraft sind, dann gilt die vereinfachte Formel: Die Managementaufgaben sollten die Fachaufgaben überwiegen.

Ich kann verstehen, dass es manchmal sogar Spaß macht, Fachaufgaben zu erfüllen – Insbesondere dann, wenn Sie vor Ihrem jetzigen Job bereits als Fachkraft tätig waren. Damit tun Sie aber sich und Ihrem Team keinen Gefallen.

Wenn Sie die beste Fachkraft Ihrer Abteilung sind, dann erreichen Sie folgende negative Effekte:

        • Sie werden zum Flaschenhals der Abteilung: Ihr Team kann nur so gut werden, wie Sie selbst es sind. Wenn Sie diese Aufgaben nicht meistern, gibt es keinen Fortschritt.
        • Sie erziehen Ihre Mitarbeiter dazu, nicht mehr mitzudenken und eigenverantwortlich zu handeln
        • Ihre Mitarbeiter entwickeln sich nicht weiter
        • Sie haben keine Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben und sind ständig im Stress

Tatsächlich soll Ihr Team ja besser sein als die Summe seiner Einzelteile. Das erreichen Sie meiner Ansicht nach nur durch konsequentes Delegieren von Aufgaben. Doch wie funktioniert das?

Wie delegieren Sie richtig?

1.     Schaffen Sie die nötigen Voraussetzungen

        • Klären Sie Zuständigkeiten und Befugnisse

Sie sollten folgende Arten der Befugnisse berücksichtigen: Anordnungsbefugnisse (wem und wann darf ich Aufgaben anordnen) und Informationsbefugnisse (wen muss ich informieren und wer muss mich informieren). Unter die Zuständigkeiten fallen alle „Pflichten“ der Mitarbeiter.

Sie müssen klären, welche Zuständigkeiten, und Befugnisse jeder einzelne Ihrer Mitarbeiter hat. Je klarer und präziser Sie hier vorgehen, umso leichter fällt Ihnen das Delegieren von Aufgaben.

Wenn Mitarbeiter dagegen nicht wissen, was genau sie erledigen müssen und dürfen, werden sie immer wieder zum Vorgesetzten laufen und nachfragen müssen. In Einzelfällen oder zu Beginn mag das nötig sein, die nicht die Regel.

Es sollte klar sein, dass es nicht genügt, sich selbst über diese Dinge bewusst zu werden. Halten Sie die Abläufe schriftlich fest und besprechen Sie diese mit Ihren Mitarbeitern. Es muss glasklar sein, wer wofür zuständig ist.

        • Klären Sie Entscheidungskompetenzen

Der vorige Punkt gilt gleichermaßen für Entscheidungskompetenzen. Da sich hier aber viele Manager und Führungskräfte schwer tun, gehe ich darauf genauer ein.

Ich empfehle Ihnen, einen Monat lang bewusst über jede Entscheidung, die Sie treffen, noch genauer nachzudenken, als Sie es ohnehin schon tun. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

        • Kann wirklich nur Ich diese Entscheidung treffen?
        • Welche Voraussetzungen müssten geschaffen werden, damit die Entscheidung von jemand anderem getroffen werden kann?
        • Was ist die schlimmste Konsequenz, wenn eine Fehlentscheidung getroffen wird?

Wenn Sie diese drei Fragen ehrlich beantworten, dann werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass ein Großteil der Entscheidungen die Sie treffen müssen, nach ausreichender Vorbereitung und Einarbeitung auch von jemandem aus Ihrem Team getroffen werden kann.

2.     Lernen Sie richtig zu delegieren

Das Delegieren von Aufgaben kann ebenso gelernt werden, wie das Übernehmen und Durchführen von Aufgaben.

Dabei müssen Sie die zu erledigende Aufgabe und die Fähigkeiten Ihrer einzelnen Mitarbeiter richtig einschätzen. Es ist nur sinnvoll, eine Aufgabe an einen Mitarbeiter zu delegieren, die dieser auch bewältigen kann. Dabei dürfen Aufgaben ruhig eine Herausforderung für den Mitarbeiter darstellen. Sie sollten ihn aber nicht überfordern.

Auch sollte Ihr Mitarbeiter von den Aufgaben, die Sie ihm geben, nicht dauerhaft gelangweilt sein. Unter beiden Situationen leiden die Motivation und das Arbeitsergebnis enorm!

Delegieren ist Vertrauenssache. Wenn Sie einem Mitarbeiter Aufgaben delegieren, dann müssen Sie ihm vertrauen, dass er die Aufgaben in der von Ihnen geforderten Qualität in der vereinbarten Zeit erledigt. Je klarer Ihre Vorgaben sind, umso besser können Sie bewerten, wie hoch der Erfüllungsgrad Ihres Mitarbeiters ist.

Besonders wenn Sie mit der Delegation beginnen muss Ihnen klar sein: Es wird Fehler geben!

Wenn Sie Mitarbeitern Aufgaben geben, die Sie bisher selbst erledigt haben, dann haben Sie Ihren Leuten gegenüber einen Vorsprung an Routine, Information und Erfahrung. Deshalb ist es für Ihre Mitarbeiter schier unmöglich, alle Aufgaben in gleicher Zeit und Qualität zu erfüllen. Dafür müssen Sie Ihre Leute Coachen und sie unterstützen.

Natürlich kostet das Zeit. Das ist aber Zeit, die Sie, wenn Sie richtig vorgehen, tausendfach zurückbekommen werden!

3.     Wenden Sie die 6 Stufen des Delegierens an

Diese Delegationsstufen habe nicht ich erfunden. Was ich über sie schreibe, stammt aus der digitalen Feder von Dr. Bernd Geropp. Er ist Geschäftsführercoach und Führungstrainer in Aachen. In seinem Blogbeitrag zum Delegieren spricht er von fünf Stufen. Ich gebe sie hier mit eigenen Worten wider und füge noch eine Stufe hinzu.

Bitte vergessen Sie beim Delegieren niemals, Termine zu vereinbaren. Ihr Mitarbeiter muss wissen, wie viel Zeit ihm für die Erledigung einer Aufgabe zur Verfügung steht. Auch muss er Ihnen sagen können, ob er glaubt, die Aufgabe in der jeweiligen Zeit bewältigen zu können. So erhalten Sie das volle Committment des Mitarbeiters und seine ganze Einsatzbereitschaft.

Doch hier nun die Delegationsstufen:

I. Beobachte!

Lassen Sie den Mitarbeiter beobachten, wie Sie eine Aufgabe erledigen. Erläutern Sie ihm dabei, wie Sie vorgegangen sind und welche Dinge kritisch und entscheidend sind. Dem Mitarbeiter muss dabei klar sein, welchem Zweck die Aufgabe dient und welches Ziel erreicht werden soll.

II. Setze um!

In der zweiten Stufe soll Ihr Mitarbeiter eine Aufgabe umsetzen. Im Vorfeld haben Sie bereits alle nötigen Informationen recherchiert und der Weg zum Ziel ist klar beschrieben. Ihr Mitarbeiter soll Ihre Vorgaben genau umsetzen.

III. Arbeite dich ein!

Die nächste Stufe besteht darin, dass Ihr Mitarbeiter sich detailliert in die Aufgabe einarbeitet. Er soll Recherchen durchführen und die Aufgabe bearbeiten, als würde er sie eigenständig bearbeiten. Danach sprechen Sie mit dem Mitarbeiter über seinen gewählten Weg.

Stimmen Ihre beiden Resultate überein? Super. Falls nicht und falls die Wege zum Ziel sich unterscheiden, sprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter über das Für und Wider der jeweiligen Ansätze. Versuchen Sie dabei, Ihren Mitarbeiter durch Fragen in die aus Ihrer Sicht richtige Richtung zu bringen.

Nach wie treffen Sie die Entscheidung.

IV. Erarbeite Vorschlag!

In der vierten Stufe soll Ihr Mitarbeiter einen Vorschlag eigenständig erarbeiten und seine Entscheidungen selbst durchdenken.

Diesen Vorschlag besprechen Sie wiederum detailliert mit ihm. Coachen Sie ihn wieder so, dass er von sich aus auf eine für Sie gute Lösung kommt. Nach Ihrer Rücksprache setzt der Mitarbeiter die Aufgabe um.

V. Entscheide mit Rückmeldung!

Die fünfte Stufe besteht darin, dass Ihr Mitarbeiter das Ziel kennt, aber über die Umsetzung völlig allein entscheidet. Nachdem er entschieden hat, informiert er Sie über seine Entscheidung. Sie merken, dass nun eine gehörige Portion an Vertrauen in Ihren Mitarbeiter gefragt sein kann.

War die Entscheidung des Mitarbeiters falsch, dann haben Sie nun die Möglichkeit, ihn mit den richtigen Fragen und konstruktiver Kritik dahin zu bekommen, dass die delegierten Aufgaben in Zukunft korrekt ausgeführt werden.

VI. Entscheide ohne Rückmeldung!

Die „Champions League“ der Delegation bedeutet, dass Ihr Mitarbeiter eine Aufgabe komplett eigenständig bearbeitet und Sie sogar darauf verzichten, über das Ergebnis informiert zu werde. Hier setzen Sie maximales Vertrauen in Ihren Mitarbeiter.

Folgende Infografik soll zusammenfassend die sechs Stufen verdeutlichen:

Stufen des Delegierens

Stufen des Delegierens

Je nach Kenntnissen Ihrer Mitarbeiter und dem Schwierigkeitsgrad der Aufgabe müssen Sie nicht zwingend bei der ersten Stufe beginnen. Versuchen Sie, beides richtig einzuschätzen und wägen Sie das Risiko ab, falls Ihr Mitarbeiter der Aufgabe nicht gewachsen sein sollte.

Dann müssen Sie entweder eine Stufe nach unten rücken oder Sie geben einem erfahreneren Mitarbeiter diese Aufgabe.

4.     Kontrollieren Sie richtig!

Sie befinden sich bei einigen Mitarbeitern in der Stufe „Entscheide ohne Rückmeldung“? Prima!

Doch auch wenn Sie beschlossen haben, Ihren Mitarbeitern das volle Vertrauen entgegenzubringen, empfiehlt es sich, die Erfüllung von Aufgaben stichprobenartig zu kontrollieren.

Wichtig dabei ist:

        • Die Kontrolle darf für Ihren Mitarbeiter nicht überraschend sein
        • Kontrollieren Sie erst am Ende des vereinbarten Termins – wenn Sie sich unsicher sind, vereinbaren Sie Meilensteine als Zwischenkontrolle
        • Kontrolle muss individuell sein und sich der Erfahrung des Mitarbeiters und Ihrem Vertrauen an ihn richten

Widerstehen Sie der Versuchung, alles, was ihre Mitarbeiter tun, kontrollieren zu wollen. Zu viel Kontrolle kann demotivierend wirken: „Ach, ich brauche mir gar keine große Mühe zu geben. Der Chef schaut sowieso noch drüber“.

Außerdem nehmen Kontrollen manchmal mehr Zeit in Anspruch, als die Erledigung einer Aufgabe. In diesem Fall haben Sie zeitlich nichts gewonnen.

Wenn Ihre Kontrollen also zeigen, dass die Mitarbeiter Ihre Vorgaben umsetzen, dann reduzieren Sie gerne die Anzahl der Kontrollen.

5.     Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter

Egal auf welcher Stufe Sie delegieren: Ihre Mitarbeiter müssen wissen, dass sie immer um Rat fragen und Hilfe erbitten können.

Unterdrücken Sie dabei bitte den Impuls, die Aufgabe von Ihrem Mitarbeiter wieder zu übernehmen (man spricht von Rückdelegation).

„Ach Chef, ich soll doch für Sie gerade den Auditbericht schreiben. Bei zwei Maßnahmen bin ich mir unsicher und weiß nicht, was ich schreiben soll. Sie kennen sich doch da am besten aus. Könnten Sie nicht mal einen Blick drauf werfen?“

Und Zack! Schon haben Sie den Affen in Form der delegierten Aufgabe auf der Schulter sitzen. Die Arbeit kann erst dann abgeschlossen werden, nachdem Sie diese bearbeitet haben.

Bitte machen Sie diesen Fehler nicht. Vereinbaren Sie mit Ihrem Mitarbeiter einen Termin und fordern Sie ihn auf, mögliche Lösungsvorschläge für sein Problem zu erarbeiten. Während des Termins besprechen Sie dann das genaue Problem, seine Lösungsansätze und coachen ihn mit Fragen so, dass er im Grunde von allein auf die Lösung kommt.

Dadurch können sich Ihre Mitarbeiter am besten weiterentwickeln und Sie übernehmen nicht deren Aufgaben.

Was sind Ihre Vorteile, wenn Sie richtig delegieren?

1.     Sie haben mehr Zeit für die wesentlichen Dinge

Je mehr wertschöpfende Aufgaben Sie Ihren Mitarbeitern anvertrauen können, desto mehr Zeit haben Sie für die eigentliche Führung Ihrer Abteilung. So können Sie die Fachaufgaben auf Ihrer ToDo-Liste eliminieren und die Managementaufgaben auf ein Minimum reduzieren.

So können Sie sich auf die Ziele Ihrer Abteilung konzentrieren, auf die Entwicklung von Strategien, auf das Knüpfen von Netzwerken und die Gestaltung der Zukunft des Qualitätsmanagements in Ihrem Unternehmen.

2.     Sie stärken und fördern Ihre Mitarbeiter

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern wichtige Aufgaben delegieren und ihnen die Bedeutung dieser Aufgaben klar wird, dann zeigen Sie ihnen, dass sie einen echten Beitrag zur positiven Gestaltung des Unternehmens leisten. Das motiviert!

Nur wenn Mitarbeiter herausfordernde Aufgaben bekommen, die sie fordern aber nicht überfordern, können diese wachsen und sich weiterentwickeln. Durch die Beschäftigung mit neuen Sachverhalten und Aufgaben arbeiten sich Ihre Leute immer mehr in die Abläufe des Unternehmens ein und werden eine echte Stütze für Sie.

3.     Ihr Team wird schlagkräftiger

Zu Beginn dieses Artikels waren Sie vielleicht noch „die beste Fachkraft in Ihrer Abteilung“. Wenn Sie die oben beschriebenen Delegationsstufen aber konsequent anwenden und Ihre Mitarbeiter weiterentwickeln, werden Sie folgendes feststellen:

Aufgaben, die früher Sie ausgeführt haben, können Ihre Mitarbeiter mindestens in gleicher Qualität. Es kann sogar passieren, dass Mitarbeiter Aufgaben in einer Qualität und Effizienz erfüllen, die Sie bislang nie erreicht haben. Wenn das passiert, ist Ihr Team auf dem richtigen Weg.

Fazit

So schwer Delegieren zu Beginn auch sein mag, es ist notwendig dafür, dass Sie sich als Führungskraft und Abteilungsleiter auf die wesentlichen Dinge in Ihrem Bereich fokussieren können. Sie machen sich selbst das Leben wesentlich einfacher, indem Sie Ihre Mitarbeiter zu einer echten Hilfe entwickeln und nicht zu bloßen Befehlsempfängern erziehen.

Seit der Übernahme meines kleinen Teams im Bereich der Kontrolle und Reklamation von Rohstoffen im Juli letzten Jahres beschäftige ich mich intensiv mit dem Thema Mitarbeiterführung. Dabei lasse ich mich insbesondere von vorhin bereits angesprochenem Dr. Bernd Geropp und von Oalaf Dammann inspirieren. Beide bieten einen sehr hörenswerten Podcast an, die Sie unter den folgenden Links finden können, wenn Sie weitere Informationen zum Thema Mitarbeiterführung suchen:

Podcast von Bernd Geropp: Führung auf den Punkt gebracht

Podcast von Olaf Dammann: Leben führen

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