Lieferantenmanagement ist nicht nur Sache des Einkaufs
Ja, der Einkauf spielt natürlich eine wichtige Rolle im Lieferantenmanagement. Aber Du als QualitätsmanagerIn oder QMB solltest in Sachen Qualität zumindest mithelfen und verstehen, was im Hintergrund passiert. Denn, wenn zum Beispiel EinkäuferInnen Produkte und Dienstleistungen nur nach dem günstigsten Preis einkaufen, kann das negative Folgen für die Qualität haben. Möglicherweise darfst Du das dann ausbügeln.
Wenn Lieferantenmanagement sinnvoll und nachhaltig betrieben wird, profitieren beide Unternehmen und alle Fachabteilungen von der gemeinsamen Zusammenarbeit und haben sogar Freude daran. Oft ist es so, dass der Lieferant oder Dienstleister froh ist, nichts vom Kunden zu hören. Das ist dann angeblich ein Zeichen dafür, dass alles in Ordnung ist. Ist das wirklich so?
Manchmal kann es lange dauern, bis Kunden sich melden. Manchmal erst nach dem sprichwörtlichen Tropfen, der das Fass zum Überlaufen gebracht hat. In diese Situation möchtest Du nicht kommen. Weder als Lieferant noch als Kunde. Gutes Lieferantenmanagement ist gefragt.
Doch, was gehört dazu? Ich spreche in der Podcast-Episode und liste hier sechs wichtige Begriffe auf, die aus meiner Sicht unbedingt dazugehören.
Lieferantenportfolio
Das Lieferantenportfolio beschreibt die Gesamtheit der Lieferanten, die Euch mit Produkten oder Dienstleistungen beliefern oder früher beliefert haben. Eine typische Aufteilung in vier Kategorien sieht wie folgt aus:
Strategische Lieferanten | Entwicklungslieferanten | Lieferanten in Auslistung | Gesperrte Lieferanten
Ein strategischer Lieferant ist einer, ohne den oder ohne dessen Produkte Ihr Eure Wertschöpfung nicht betreiben könnt. Es kann aber auch sein, dass die Leistung an sich von strategischer Bedeutung ist, Ihr dafür mehr als einen Partner habt und deshalb zwar die Leistung, nicht jedoch der Partner an sich strategische Bedeutung hat.
Entwicklungslieferanten sind solche, mit denen Ihr mittel- oder langfristig mehr Geschäft machen wollt. Entweder, weil die Menge erhöht oder die Leistung diversifiziert werden soll. Neue Lieferanten oder Dienstleister fallen oft in diese Kategorie. Die ersten zarten Pflänzchen der Zusammenarbeit sind vielversprechend und eine langfristige Beziehung befindet sich im Aufbau.
Es gibt dann noch Partner, mit denen Ihr aktuell Geschäfte macht, jedoch will eine der Parteien in Zukunft die Zusammenarbeit reduzieren. Das sollte von beiden Seiten geplant und gesteuert werden, damit es qualitativ und wirtschaftlich keine bösen Überraschungen gibt.
Lieferantenauswahl
Der Begriff Lieferantenauswahl umfasst zwei Komponenten: Die Auswahl des Partners an sich und die Auswahl der konkreten Leistung. Für eine Leistung können mehrere Lieferanten oder Dienstleister infrage kommen.
Deshalb benötigst Du für beide Situationen Auswahlkriterien, anhand derer die einzelnen Fachabteilungen entscheiden können, ob Leistung und Partner zu dem passen, was Ihr für Eure Wertschöpfung benötigt. Fünf typische Kategorien, anhand derer Du die Auswahl vorbereiten könntest, sind die folgenden:
Qualität | Preis & Konditionen | Lieferung & Leistungserbringung | Service | Innovationsfähigkeit
Wichtig ist, was für Euch Bedeutung hat. Innovationsfähigkeit mag nicht in jedem Bereich relevant oder gewünscht sein. In manchen Fällen sind Innovationskraft und Stabilität widersprüchlich und könnten ein Risiko darstellen. Schaue also genau hin, was für Euch relevant ist. Anhand dieser Auswahlkriterien kannst Du später Deine Lieferanten auch bewerten. Dazu mehr im Absatz über die Lieferantenbewertung weiter unten.
Lieferantenqualifizierung
Wenn Lieferant und Leistung ausgewählt sind, solltest Du weitere Kriterien definieren oder bereits definiert haben. Was müssen Produkt/Dienstleistung und der Anbieter erfüllen, um als qualifizierter oder freigegebener Lieferant in Euer Portfolio aufgenommen zu werden?
Auch hier kommt es wieder ganz auf Eure Bedürfnisse an und ich nehme an, Ihr werdet Eure Lieferanten und Dienstleister nicht gleichbehandeln können.
Für manche Leistungen ist es relevant, vorher ein Lieferantenaudit durchzuführen. Manchmal genügt eine Testlieferung oder ein Testauftrag. Es gibt auch Unternehmen, die von neuen Lieferanten lediglich einen Fragebogen mit Informationen zu Prozessen, Risiken und dem QM-System erwarten. Es muss zur Sensitivität der Leistung und dem Risiko für Eure Wertschöpfung passen.
Die Kriterien für die Qualifizierung sollten den Partnern so früh wie möglich bekannt gemacht werden. Hinter einer solchen Qualifizierung können hohe Kosten und relativ lange Zeiträume stecken und das sollten alle Beteiligten wissen.
Lieferantenbewertung
Sind die Lieferanten und Dienstleister ausgewählt, freigegeben und Ihr habt die Leistung über einen von Euch bestimmten Zeitraum (z.B. ein Jahr) genießen können, ist es Zeit für die Lieferantenbewertung.
Diese dient dazu, mit dem Partner die eigene Zufriedenheit als Kunde und mögliches oder gar notwendiges Entwicklungspotenzial zu besprechen. In die Lieferantenbewertung könntest Du die bereits oben angesprochenen fünf Kriterien einfließen lassen. Du solltest diese Bewertung nicht alleine durchführen und auch nicht nur vom Einkauf durchführen lassen. Sie sollte möglichst objektiv und nicht von (preis-) politischen Interessen getrieben sein
Eine mögliche Einteilung der Lieferanten, je nach Leistung, könnte die in A – B – C und D-Lieferanten sein. Diesem Thema habe ich bereits einen sehr ausführlichen Blogartikel gewidmet.
Lieferantenentwicklung
Lieferanten zu entwickeln kann vieles heißen. Entweder seid Ihr mit der bereitgestellten Leistung (qualitativ oder quantitativ) noch nicht zufrieden, oder ihr entwickelt euch gegenseitig weiter, um neue Geschäftsfelder, neue Märkte zu erschließen oder die Digitalisierung voranzutreiben.
Wichtig ist, dass der Partner, den Ihr Entwickeln wollt, dies aus freien Stücken tut. Denn, wenn Ihr mit Zwang versucht, die Entwicklung herbeizuführen, wird das meist nicht funktionieren. Eure Anstrengung fallen bei den Personen, die Maßnahmen umsetzen sollen, selten auf fruchtbaren Boden.
Wenn Du gegenüber Lieferanten oder Dienstleistungen mit offenen Karten spielst, Ihr Euch in Sachen Strategie und gemeinsamer Marschrichtung einig seid und die Entwicklung Euren Partner nicht einseitig belastet, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es funktionieren kann.
Verdeutliche immer, dass auch Dein Lieferant etwas davon hat, wenn er Eure Aktionen umsetzt.
Mängelrügen / Lieferanten-Reklamationen
Wenn Lieferungen oder Leistungen fehlerhaft sind oder sogar gar nicht erfolgen, dann muss das dem Anbieter unverzüglich angezeigt werden. Das geschieht per sogenannter Mängelrüge (oder Lieferanten-Reklamation). Sobald der Mangel sichtbar wird, muss die Information erfolgen. Dafür empfehle ich eine E-Mail und in schwerwiegenden Fällen sogar ein zusätuliches Telefonat vorab.
Je nach Branche oder Land, in dem Ihr unterwegs seid, steht dem Anbieter das Recht auf Nachbesserung zu, sofern das möglich ist. Die Mängelrüge erfüllt gleich mehrere Zwecke:
- Sie informiert über den Mangel. Der Anbieter hat die Möglichkeit zu recherchieren, ob andere Produkte oder Kunden betroffen sein könnten.
- Sie beschreibt, welche Korrektur von Eurer Seite gewünscht oder notwendig ist.
- Sie fordert vom Anbieter die Information über Ursachen, Korrekturmaßnahmen oder Präventivmaßnahmen.
Eine abgeschwächte Form der Mängelrüge könnte in minderschweren Fällen eine Mängelinformation sein. Beides sollte später in die Lieferantenbewertung einfließen und im Parameter „Qualität“ zu entsprechenden Bewertungen führen.
Umfassendes Lieferantenmanagement
Damit schließt sich der Kreis und alle sechs Begriffe greifen Hand in Hand. So hat jeder Lieferant eine Art Lebenszyklus, der mit dem ersten Kontakt und der Qualifizierung beginnt und dann in stetigen Rückmeldungen im Sinne von Mängelrügen und Lieferantenbewertung in eine ständige Weiterentwicklung mündet.
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