Je mehr Nutzen interne Audits haben, desto besser
Interne Audits sind dazu gedacht, das Unternehmen voran zu bringen. Das bedeutet, nicht nur das Qualitätsmanagement sollte den Nutzen erkennen, sondern auch die anderen Abteilungen, die Führungskräfte und die oberste Leitung. Die folgenden sechs Aspekte sollen Dir zeigen, dass interne Audits nicht nur eine Anforderung von Normen und Kunden sind, sondern einen echten Wert bieten können.
Interne Audits sorgen für Verbesserung
Wenn Du gute interne Audits durchführst, wirst Du auf Verbesserungspotenzial stoßen. Du wirst feststellen, dass einzelne oder systematische Fehler passiert sind. Oder auf in den Gesprächen auf Engpässe stoßen, die Ihr beheben könnt. So sorgen interne Audits automatisch für eine ständige Verbesserung. Wenn Du die richtigen Fragen stellst und die Antworten richtig deutest.
Die Verbesserung setzt aber erst dann ein, wenn auf die Feststellung auch wirksame Aktionen folgen.
Mit internen Audits externe Vorgaben prüfen
Oft fokussieren sich Unternehmen nur auf diesen Aspekt: Sie prüfen durch interne Audits, ob die Abteilungen und Mitarbeitende die Vorgaben von Kunden, Behörden oder Normen einhalten. Es geistert das Märchen durch die Qualitätslandschaft, die ISO 9001 würde fordern, dass alle Themenbereiche einmal alle drei Jahre in internen Audits abgeprüft werden müssten. Das ist nicht richtig.
In internen Audits sollten Verbesserungen für alle qualitätsrelevanten und für das Unternehmen bedeutenden Prozesse und Aspekte beleuchtet werden. Das meiste davon definiert das Unternehmen vor allem in Kapitel 4 der ISO 9001 selbst vor (Kontext, interne und externe Themen, der Geltungsbereich und die QM-relevanten Prozesse).
Man kann erwarten, dass das Unternehmen in regelmäßigen Abständen diese relevanten Bereiche in internen Audits prüft. Aber nirgends steht, dass alle drei Jahre einmal alles angeschaut worden sein muss.
Also, dieser Punkt ist durchaus einvalider Vorteil, aber es sollte bitte nicht der einzige sein, den Du in Eurem Auditprogramm siehst.
Das interne System und interne Vorgaben checken
Die meisten Managementsysteme beinhalten überwiegend firmenspezifische Vorgaben, auch wenn diese häufig durch Normanforderungen oder Kunden motiviert sind. Die Lösungen sind höchst individuelle. Deshalb genügt es nicht, sich die Beurteilung des eigenen Systems durch externe AuditorInnen zu verlassen.
Über gute interne Audits kannst Du die internen Systeme und Prozesse der Organisation auf Herz und Nieren prüfen, was dann wiederum zu Punkt 1, der ständigen Verbesserung führt.
Dabei wirst Du feststellen, dass Du dadurch direkt oder indirekt auch Deine eigene Arbeit kritisch hinterfragen musst. Hier hilft es, AuditorInnen aus anderen Fachabteilungen einzubeziehen – zum Beispiel als Co-Auditoren.
Das eigene Unternehmen besser kennenlernen
Egal, ob Du schon lange in Deinem Unternehmen bist, oder gerade erst dort angefangen hast: Durch die Wahl der richtigen Fragen und die Gestaltung des Audits wirst Du Dein Unternehmen besser kennenlernen. Bereits dreimal kam ich als Qualitätsmanager neu in ein Unternehmen und da haben mir die internen Audits des ersten Jahre erheblich dabei geholfen, einen ersten Überblick zu gewinnen.
Du erfährst, wer wie und mit wem kommuniziert, wie die Entscheidungswege aussehen, welche Tools genutzt werden und wo die häufigsten Probleme liegen. Ja, letzteres wird oft äußerst bereitwillig erklärt.
Doch auch wenn Du nicht neu im Unternehmen bist, kannst Du durch interne Audits dazulernen. Ein Beispiel: Ich wette, 9 von 10 QualitätsmanagerInnen haben den Budget-Prozess im eigenen Unternehmen noch nie im internen Audit thematisiert. Dabei sind Budgets elementar. Nur mit ausreichenden Ressourcen kann das QM-System funktionieren.
Anstatt also jedes Jahr die gleichen Fragen zu stellen und mehr oder weniger die gleichen Antworten zu bekommen, wage Dich doch einmal raus aus der fachlichen Komfortzone. Dorthin, wo Du vorher nicht weißt, wie die Antwort aussieht und wo Du selbst grübeln musst, wie diese zu bewerten ist.
Sich fachlich und persönlich Weiterentwickeln
Punkt 4 ging schon ein wenig in die fachliche Weiterentwicklung. Die Beschäftigung mit Themen, die zwar Qualitätsbezug haben, die aber nicht Kern Deines Tagesgeschäfts sind, sorgen für fachliche Weiterentwicklung. Oder, indem Du die eigene Abteilung von jemandem auditieren lässt, der die Schnittstellen zu QM sehr gut kennt.
Die persönliche Weiterentwicklung kann darüber hinaus sozialer oder charakterlicher Art sein. Du schulst Deine kommunikativen Fähigkeiten, lernst, mit Konflikten umzugehen und kannst verkäuferisches Talent entwickeln, wenn Du Abteilungsleitenden Maßnahmen schmackhaft machen willst, für die sie einen Teil ihres hart erkämpften Budgets „opfern“ sollen.
Mit internen Audits den Nutzen des QM-Systems darstellen
Die vorher genannten Punkte zielten bereits darauf ab, den Nutzen des QM-Systems zu steigern. Jetzt willst Du, dass andere Menschen im Unternehmen diesen Nutzen erkennen. Eine gute Möglichkeit dafür ist die Darstellung des internen Auditwesens in der Managementbewertung (Management Review). Nach ISO 9001 und anderen Normen sind interne Audits ohnehin eine Eingabe, die in der Managementbewertung berücksichtigt werden müssen.
Du könntest hier die positive Wirkung interner Audits besonders hervorheben. Anstatt nur die Art und Anzahl der Abweichungen aufzulisten (meist Betonung auf das Negative), könntest Du darstellen, wie viele Maßnahmen umgesetzt wurden und welche Wirkung sie entfaltet haben.
Konnte die Reklamationsquote gesenkt werden? Werden dauerhaft Kosten eingespart oder Wartezeiten reduziert (Stichwort: Die sieben Arten der Verschwendung)?
Erkennst Du Euer aktuelles Auditprogramm wieder?
Je mehr dieser sechs Punkte schon auf Euer aktuelles Auditprogramm zutreffen, desto besser. Die Stiftung dieses Nutzens passiert aber nicht von allein. Du musst aktiv werden und diese Chancen erkennen und nutzen.
Ist es Dein Ziel, QM in der Praxis optimal umzusetzen, sodass Menschen Dich aktiver dabei unterstützen?
Und ganz nebenbei Deine fachlichen Führungsfähigkeiten, Dein Selbstbewusstsein und Deine Methodenkompetenz steigern?
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