126 Der Anfang und das Ende der Qualität | Spezifikationsmanagement

126 Der Anfang und das Ende der Qualität | Spezifikationsmanagement

Spezifikationsmanagement legt die Basis – im Input und im Output

Heute geht es darum, wie Du mit Deinen Kunden und Lieferanten wirksame Vereinbarungen triffst und Dir viele lästige Diskussionen, hohe Qualitäts- und Reklamationskosten und sogar rechtliche Streitigkeiten vom Hals halten kannst.

Damit Du Dich auf das konzentrieren kannst, was zählt: Den Nutzen Eurer Produkte und Dienstleistungen ständig zu verbessern.

Vermutlich ist dies nicht Deine erste Beschäftigung mit dem Thema Spezifikation. Wenn Du hier bisher noch nicht den Erfolg hattest, den Du haben wolltest, liegt das nicht an Dir. Es gibt so viel zu viele Informationen zu unterschiedliche Branchen und Ansätze und das kann echt verwirrend sein.

Vielleicht fragst Du Dich jetzt, wie Du das bei der Vielzahl an Themenbereichen und Produkten schaffen sollst. Und was ist, wenn Kunden und Lieferanten nicht mitspielen? Ich verspreche Dir, mit der richtigen Struktur kommen wir gemeinsam zum Ziel.

Denn was Du brauchst, ist jemanden, der all diese Informationen für Dich zusammenfasst und auf den Punkt bringt.

Viele Berater und Seminar-Veranstalter wollen Dir weismachen, dass Du ein halbes Jura-Studium haben oder ein Six Sigma Experte sein musst, um Spezifikationen mit Kunden und Lieferanten sicher zu vereinbaren. Aber das stimmt nicht.

Wenn Du manchmal das Gefühl hast, dass Kunden, Lieferanten und die eigenen Kollegen in anderen Fachabteilungen alles absichtlich kompliziert machen, dann ist das vielleicht sogar richtig. Das liegt fast immer daran, dass sie auch nicht wirklich wissen, wie das mit dem Spezifikationsmanagement wirklich funktioniert. Mir geht es darum, dass Du mit ruhigem Gewissen die Verantwortung für das übernehmen kannst, was Du unterschreibst.

Ich weiß, Du bist im Qualitätsmanagement um etwas zu bewegen. Um einen positiven Einfluss auszuüben. Im Laufe dieses Artikels erkläre ich Dir, wie Du für dieses Ziel das optimale Fundament legst.

Mein Wunsch für Dich

Mit diesem Artikel verfolge ich zwei hauptsächliche Ziele:

  • Wenn Du Einsteiger im QM oder bislang wenig Berührungspunkte mit dem Thema Spezifikationswesen hattest, lernst Du von mir, welche großen Fehler mir bisher unterlaufen sind und wie Du sie vermeiden kannst.
  • Bist Du schon erfahren in diesem Thema, dann erfährst Du, wie Du Dein Vorgehen noch weiter professionalisieren kannst
  • Das, was ich Dir erzähle, funktioniert optimal, falls Dein Unternehmen Produkte einkauft und es sich bei der erbrachten Leistung ebenfalls um Produkte handelt. Die Tipps funktionieren aber auch für Dienstleistungen, allerdings mit etwas anderen Voraussetzungen und Kriterien.

Also, worum geht es heute? Es geht um nichts Geringeres als darum, mit möglichst hoher Wahrscheinlichkeit folgende Ereignisse zu vermeiden.

Reklamationen von Kunden oder Mängelrügen an Lieferanten, Krisenfälle, Rückrufe, rechtliche Streitigkeiten und Diskussionen darum, ob der Kunden und Lieferanten im Recht sind, oder Ihr.

Meine bisherige Erfahrung im Spezifikationsmanagement

Warum ich glaube, dass ich Dir helfen kann?

In einer meiner vorigen Funktionen als Leiter QS für Rohstoffe und Packmittel haben mein Team und ich die Qualität von über 1.000 Rohstoffen von über 500 unterschiedlichen Lieferanten gesichert. Heute verantwortet mein Team das Spezifikationswesen für Lebensmittel für sensible Konsumentengruppen. Zum Beispiel Menschen in intensiver medizinischer Betreuung oder Säuglinge. Dabei sind wir weltweit aktiv. Deshalb habe ich einen guten Überblick über die unterschiedlichsten Anforderungen auch über Kulturkreise hinweg.

Dieses Wissen möchte ich gerne mit Dir teilen.

Meine ersten leidvollen Erfahrungen im Spezifikationsmanagement

2010 habe ich zusätzlich zu meiner Funktion als Qualitätsmanager die QS-Leitung eines der beiden Firmenstandorte übernommen. Wir stellten Kunststoffbecher für Lebensmittelverpackungen her. Die Maschinen unserer Kunden stellen jede Stunde tausende fertiger Einheiten wie Joghurt oder Pudding her. Wenn da mit den Bechern einmal etwas nicht passt, wird der Schaden schnell fünf- bis sechsstellig.

Die Kunden – allen voran unser Mutterkonzern – verlangten von uns Spezifikationen mit extrem engen Grenzen, damit die Produkte zu 100 % in deren Anlagen funktionieren.

Zusätzlich dazu wollten wir vermeiden, ständig interne Produktsperrungen zu haben, weil die Grenzen so eng sind und mit den teilweise etwas älteren Maschinen nicht einzuhalten waren.

Ich stand vor der Herausforderung, den Kunden eine exzellente Qualitätsgarantie geben zu müssen, von der ich wusste, dass unsere eigene Fertigung diese nicht dauerhaft leisten kann.

Das war ein technisches und moralisches Problem für mich und ich fühlte mich in einer echten Zwickmühle.

Ich entschied mich dafür, die Sache ganzheitlich anzugehen: Wir starteten damit, unsere Prozesse und die fertigen Produkte statistisch auszuwerten und konnten so die Problemfelder identifizieren und beseitigen.

Das allein hat aber noch nicht ausgereicht. Denn schnell haben wir festgestellt, dass auch die eingekauften Rohstoffe zu starke Schwankungen in ihrer Qualität hatten und viele Eigenschaften dieser Rohstoffe faktisch so gut wie nicht beschrieben waren. Also mussten wir das Thema Spezifikationen auch auf unsere Lieferanten ausweiten.

Das Ergebnis war eine umfassende Beschreibung der eingekauften Rohstoffe und der fertigen Produkte, inklusive aller Maße, Eigenschaften, Anforderungen an die Logistik und die Vereinbarung dessen, was jede Partei messen und überwachen muss.

Seither wussten alle Beteiligten, dass die vereinbarten Spezifikationen mit hoher Zuverlässigkeit den tatsächlichen Leistungen entsprechen. Wir hatten ein solides Fundament geschaffen, mit dem Qualität im Unternehmen beginnt und mit dem sie durch die Auslieferung an die Kunden endet.

Was das für Dich bedeutet

Auch wenn Du nicht in der Lebensmittel- oder Kunststoffbranche arbeitest, funktioniert das System sehr ähnlich. In den meisten Fällen wird aber leider so vorgegangen:

Der Kunde erklärt die Maximalforderung, der Lieferant die Minimalanforderung als die einzige Wahrheit. Man trifft sich nach ewigen Verhandlungen in der Mitte. Dabei ist die Mitte selten das, was zum besten Ergebnis führt.

Deshalb solltest Du ein System kennen und für Dich umsetzen, mit dem Du Input und Output Eurer Wertschöpfung optimal gestalten kannst.

Meine Erfahrungen mit anderen Kunden

Diese systematische Herangehensweise funktioniert nicht nur für mich seit Jahren. Erst vor wenigen Wochen habe ich es mit einer Firma implementiert, das Städten und Gemeinden hilft, ihr Wasser- und Abwassernetz in einem guten Zustand zu halten.

Sie kaufen viele verschiedene Komponenten und vereinen sie zu einer fertigen Lösung, die über Jahre hinweg Bestand hat. Glaubst Du jetzt, dass es auch für Dich und Dein Unternehmen funktioniert?

Die drei Schlüssel für gutes Spezifikationsmanagement

#1: Beschreibe, was Qualität genau bedeutet
#2: Argumente die nur schwer entkräftet sind
#3: Mit Transparenz und Einfachheit überzeugst Du Kunden und Lieferanten

#1: Beschreibe, was Qualität genau bedeutet

Es wird oft darüber diskutiert, ob ein Mangel auch wirklich ein Mangel ist. Denn nicht selten bedeutet die Anerkennung eines Mangels hohe Kosten. Rücktransporte, Nacharbeit und Produktionsstillstände sind nur drei mögliche Konsequenzen.

Mit einer detaillierten und realistischen Beschreibung der Leistungen, die Ihr einkauft und verkauft, kannst Du viele dieser Diskussionen von vornherein vermeiden. Spezifikationen sind Dein Werkzeug für die Beschreibung der Qualität an den einzelnen Stufen.

Dabei handelt es sich nicht nur um Dokumente, die einmal erstellt werden. Je nachdem, wie die Einigung zwischen den Parteien aussieht, sind sie der Startschuss für Prozessoptimierungen und Einkaufsentscheidungen.

Starte mit einem nicht allzu komplizierten Produkt. Dabei ist es egal, ob es sich dabei um ein eingekauftes oder von Euch hergestelltes Produkt handelt. Schreibe auf, was aus Deiner Sicht das Produkt charakterisiert und welche Merkmale gegeben sein müssen, damit das Produkt in Eurem Prozess einwandfrei funktioniert.

Ich habe lange Zeit gedacht, es reicht, wenn ich von Lieferanten Muster anfordere. Wenn die Musterlieferungen passen, dann passen auch die anderen Lieferungen. Was ich nicht bedacht habe, waren Prozessschwankungen und dass Lieferanten möglicherweise nur Musterprodukte senden, die nach allen Regeln der Kunst hergestellt wurden. Schließlich wollen sie den Auftrag!

Nach einigen Erlebnissen bei denen die regulär gelieferten Produkte durch uns reklamiert wurden, wusste ich, dass ich dem Thema Spezifikation mehr Bedeutung beimessen musste.

Die Kehrseite von „zu viel Definition“ ist, dass Flexibilität verloren gehen könnte. Wenn Du bei der Beschreibung richtig vorgehst und Dich auf Relevanz und Signifikant beschränkst, kannst Du dem entgehen.

#2: Deine Argumente die nur schwer entkräftet sind

Oft wird in Spezifikationsverhandlungen darüber gesprochen, was die eine Partei braucht und was die andere einhalten kann. Doch nicht selten verkommt die Diskussion dazu, dass beide Seiten wie bockige Kinder über „wir wollen“ statt „wir brauchen“ sprechen.

Die Lösung? Prozessfähigkeit!

Wenn Du der Kunde bist, frag Deine Lieferanten nach deren Prozessergebnissen oder untersuche bzw. messe die Produkte selbst. Bist Du der Lieferant, dann solltest Du genügend Mess- oder Analyseergebnisse haben, um zu wissen, was Eure Prozesse leisten können. Diese Argumente sind nur schwer zu entkräften und helfen bei der objektiven Vereinbarung extrem weiter.

Auch hier hatte ich ein einschneidendes Erlebnis. Von einem Kunden damit konfrontiert, dass ich keine Ahnung von Prozessfähigkeit hatte, meldete ich mich für eine Six Sigma-Schulung an. Hier würde ich alles lernen, was ich brauchte, um mit dem Kunden auf Augenhöhe zu sprechen.

Nach drei Tagen Lehrgang war ich nur noch verwirrt und wusste nichts mit dem neu erlernten Wissen anzufangen. Zu viel Information, die mit meinem Problem nichts zu tun hatte. Daraufhin begann ich, mich nur mit dem Teil der Statistik zu befassen, der für mich relevant war.

Erst da fiel der Groschen und mit nur wenigen mathematischen Berechnungen hatte ich das Werkzeug, das ich brauchte. Mein Fazit: Zu viel Information kann eindeutig schädlich sein.

Wenn Du jetzt denkst, dass Du kein mathematisches Genie bist, dann kann ich Dir sagen: Ich bin auch keines. Ich habe nur die Mittlere Reife und eine handwerkliche Ausbildung mit Meisterbrief. Deshalb bin ich mir sehr sicher, dass Du es auch hinbekommen kannst!

#3: Mit Transparenz und Einfachheit überzeugst Du Kunden und Lieferanten

Das, was ich bisher erzählt habe, klingt vielleicht kompliziert. Wenn Du das System beherrschst, ist es das keineswegs. Schritt für Schritt sorgst Du dafür, dass alle beteiligten wissen, wie Eure Vorschläge und Vorgaben zustande gekommen sind. Dadurch vereinfachst und beschleunigst Du den Unterschriftenprozess.

Die Seite des Herstellers darf seine Prozesse und die daraus resultierende Leistung nicht als „Blackbox“ betrachten, sondern muss zeigen, was die Prozesse wirklich können – und was nicht. Die Anwenderseite muss mit Zahlen, Daten und Fakten erklären, warum ihre Anforderung das ist, was sie wirklich und unumstößlich benötigen.

Eine Konsequenz kann sein, dass ein Geschäft dann nicht zustande kommt, da die Risiken als zu hoch betrachtet werden. Das ist dann auch eine wichtige und gute Erkenntnis, denn so vermeidet ihr, dass es zu einem unbekannten späteren Zeitpunkt ein böses Erwachen mit hohen Kosten gibt.

Eure Partner werden die Transparenz schätzen und alles dafür tun, eine Zusammenarbeit möglich zu machen. Das ist meine Erfahrung in vielen Gesprächen mit Kunden und Lieferanten.

Mein persönlicher Rekord für den längsten Vereinbarungsprozess einer Spezifikation mit einem Kunden liegt bei fast genau zwei Jahren. Das lag aber nicht daran, dass die Verhandlungen so schwierig gewesen wären.

Der Hauptgrund bestand darin, dass ich nicht von vornherein mit Prozessdaten und transparenten Informationen gearbeitet habe. Stattdessen habe ich umständlich formuliert und argumentiert, warum Sachverhalte nur so sein können, wie ich es beschrieben habe.

Das sorgte für Missstimmung und Unverständnis bei den Kunden. Oft habe ich nach einer langen E-Mail-Story mehrere Wochen, manchmal sogar Monate von diesem Kunden nichts mehr gehört. Sie waren sich unsicher, was unsere Performance betrifft und wollten die Entscheidung für das Geschäft mit uns nicht treffen. In diesem Fall bedeutet keine Entscheidung die Entscheidung gegen uns.

Mit Transparenz, Fakten und einem einfachen Prozess habe ich viele Vereinbarungsprozesse deutlich beschleunigen können.

Wie Dein Weg aussehen kann

Und jetzt lass mich Dir eine Frage stellen: Stelle Dir vor, Du hast ein Produkt vollständig in seinen Eigenschaften beschrieben. Du kennst außerdem die Schwankungen der wichtigsten Maße und Eigenschaften, die das Produkt erfüllen soll und Du hast zuletzt noch einen Leitfaden für die Kommunikation mit den Kunden und Lieferanten.

Glaubst Du dann, Du könntest mit einem solchen System etwas bewirken?

Nimm Dir für die Antwort gerne einige Sekunden Zeit.

Das war bisher schon eine Menge an Informationen. Wenn Du jetzt damit anfängst, wirst Du vielleicht an den Punkt kommen, an dem Du Rückfragen hast. Oder Eure Branche und Produkte ein wenig anders sind, als von mir beschrieben.

Wenn Du Dir noch ein paar Minuten Zeit nehmen willst, verrate ich Dir mehr über ein spezielles Angebot, das ich entwickelt habe, um Dir die Einführung eines wirklich guten Spezifikationsmanagementsystems so einfach wie möglich zu machen.

Deine Abkürzung zum systematischen Spezifikationsmanagement

Um Dir die Umsetzung so einfach wie möglich zu machen, habe ich ein umfassendes Paket geschnürt. Es umfasst die folgenden Elemente:

 

Online-Training Spezifikationsmanagement

Dein Einstieg in effektives Spezifikationswesen
  • 4 Stunden live Online-Training
  • 2 Stunden Follow-up Web-Meeting
  • Bonus: Checkliste Spezifikationsprüfung
  • Bonus: Formular Prozessfähigkeit
  • Bonus: Audio-Training "Erste Schritte"
  • Bonus: Kunden und Lieferanten überzeugen
  • Bonus: Ersteinschätzung zu Deiner Vorlage (nur für die ersten drei Anmeldungen)

Das, was ich im Online-Training beschreibe, habe ich bereits in einigen Branchen erfolgreich anwenden und vermitteln können:

  • Lebensmittel (Feinkost und Milchprodukte)
  • Säuglingsnahrung
  • Tiefbau-Industrie (Wasser und Abwasser)
  • Luftfahrt

Ich bin mir sicher, das, was Du lernen wirst, ist auch in Deiner Branche umsetzbar. Solltest Du Zweifel haben, schreibe mir eine E-Mail und wir vereinbaren ein Telefonat, in dem wir darüber sprechen, ob das Training für Dich passend ist.

Die Inhalte des Trainings sind relevant und hilfreich für Menschen, die mit QM gerade erst starten und die schon erste Berührungspunkte mit Spezifikationen gesammelt haben. Wenn Du in diesem Bereich schon erfahren bist, dann bekommst Du über die Grundlagen hinaus Tipps, wie Du die Verwaltung beschleunigen und vereinfachen kannst.

Warum Du jetzt noch nicht anfängst

Du schreckst vielleicht davor zurück, Dir zusätzlich zu den bisherigen Aufgaben auch noch dieses große Thema „Spezifikationsmanagement“ ans Bein zu binden. Bisher lief doch auch alles gut.

Doch eines kann ich Dir versprechen: Nur ein Streit- oder Reklamationsfall genügt, in dem sich ein solches Training bezahlt macht. Und wenn Du am 24. September keine Zeit haben solltest, live dabei zu sein, bekommst Du so viele Materialien und die Aufzeichnung, sodass Du Dich in einer ruhigeren Zeit mit diesem Thema befassen kannst.

Vergiss bitte nicht: Spezifikationen sind der Anfang und Ende der Qualität Eurer Leistung. Wenn hier in Deinem Fundament etwas nicht stimmt, dann wackeln auch andere Teile Eurer Prozesse und Du läufst den Problemen hinterher, anstatt sie an der richtigen Stelle zu lösen.

Das bekommst Du im Rahmen des Online-Trainings:

 

Online-Training Spezifikationsmanagement (Gesamtwert 5.600 €)

  • 4 Stunden live Online-Training (Wert: 1.350 €)
  • 2 Stunden Follow-up Web-Meeting (Wert: 750 €)
  • Bonus: Checkliste Spezifikationsprüfung (Wert: 500 €)
  • Bonus: Formular Prozessfähigkeit (Wert: 500 €)
  • Bonus: Audio-Training "Erste Schritte" (Wert: 750 €)
  • Bonus: Kunden und Lieferanten überzeugen (Wert: 750 €)
  • Bonus: Ersteinschätzung zu Deiner Vorlage (nur für die ersten drei Anmeldungen, Wert 1.000 €))

Mein Ziel mit diesem Online-Training ist es, dass es Euer Unternehmen kein Geld kostet, sondern deutlich mehr einspart. Und natürlich wird es dabei helfen, Dir unendliche Diskussionen und vielleicht sogar schlaflose Nächte zu ersparen. Stelle Dir die Frage, was es Dein Unternehmen kosten kann, das, was ich oben beschrieben habe, nicht umzusetzen.

In den meisten Fällen wird eine Produkteinheit, die Ihr kauft oder verkauft und die durch das, was Du im Spezifikationstraining lernst, deutlich mehr Wert sein, als die Kosten des Trainings inklusive des ganzen Bonus-Materials

Wenn das Training Dir und Deinem Unternehmen ermöglichen würde, mit hoher Wahrscheinlichkeit bessere Produkte und Dienstleistungen einzukaufen und weniger Probleme mit Euren Kunden und Lieferanten zu haben, wäre es dann diesen Preis wert?

Und wenn Dir Dein Spezifikationsmanagement ermöglicht, mit Kunden mehr auf Augenhöhe zu diskutieren und Deine Firma vor finanziellem Schaden durch Fehler in Euren Spezifikationen zu bewahren, wäre es dann diesen Preis wert?

Und zuletzt: Wenn Dir Dein künftiges Wissen um die Eure Prozessfähigkeit ermöglicht, die exakt richtigen Spezifikationsgrenzwerte zu ermitteln, würdest Du den Preis für gerechtfertigt halten?

Nun hatte ich zwei Möglichkeiten, als ich das Training konzipiert habe: Zum geringstmöglichen Preis an so viele Menschen wie möglich zu verkaufen, oder Dir durch mehr Einsatz meiner Zeit die optimale Grundlage für Deinen Erfolg im Qualitätswesen zu schaffen.

Du weißt jetzt, was Dich im Online-Training erwartet. Wenn Du nun wüsstest, dass die Spezifikationen, die mit Euren Kunden und Lieferanten vereinbart wurden, hieb- und stichfest sind, was wäre das Dir und Deinem Unternehmen wert?

Wahrscheinlich möchtest Du jetzt endlich wissen, was die Investition in Dein Wissen und Deine Fähigkeiten nun kostet und gerne möchte ich Dich an dieser Stelle erlösen.

Online-Training Spezifikationsmanagement

Dein Einstieg in effektives Spezifikationswesen
€5600
1.750
  • 4 Stunden live Online-Training
  • 2 Stunden Follow-up Web-Meeting
  • Bonus: Checkliste Spezifikationsprüfung
  • Bonus: Formular Prozessfähigkeit
  • Bonus: Audio-Training "Erste Schritte"
  • Bonus: Kunden und Lieferanten überzeugen
  • Bonus: Ersteinschätzung zu Deiner Vorlage (nur für die ersten drei Anmeldungen)

Ich habe den Trainings-Markt für einige Zeit beobachtet und kein vergleichbares Training gefunden. Faktisch habe ich in 2020 noch überhaupt kein Training mit Schwerpunkt Spezifikationswesen gefunden. Dabei ist das Thema so wichtig!

Du hast jetzt zwei Möglichkeiten:

  1. Du entscheidest Dich gegen das Online-Training. Die Investition: 0. Deine Entwicklung: 0. Wenn Du das, was Du heute gelernt hast, ohne Unterstützung umsetzt, wirst Du deutlich länger brauchen und sicher den einen oder anderen Fehler machen, der Euch dann hoffentlich nicht zu viel Geld kostet.
  2. Du entscheidest Dich jetzt für das Training und Deine Weiterbildung.

Keine Resultate? 30 Tage Geld zurück.

Solltest Du nach dem Training mit den Inhalten und dem Bonusmaterial keine Resultate erzielen, erstatte ich Dir Dein Geld zurück.

Schnell sein lohnt sich: Die ersten drei TeilnehmerInnen haben die Möglichkeit, mir ihre Spezifikationsvorlage zu senden und von mir eine kostenfreie Ersteinschätzung zu bekommen.

Q-Enthusiast Academy