Was ist der PDCA-Zyklus?
Der PDCA-Zyklus (oder Deming-Kreis) ist eine grundlegende Vorgehensweise bei der Umsetzung von Verbesserungen. Sie ist vor allem im Prozess- und Qualitätsmanagement bekannt und weitverbreitet. Die Buchstaben PDCA stehen für: P = Plan, D = Do, C = Check, A = Act.
Mehr zur Historie findest Du hier auf Wikipedia. Dieser Artikel beschäftigt sich mit der praktischen Umsetzung.
So kannst Du den PDCA-Zyklus in der Praxis umsetzen
Das grundlegende Vorgehen des Deming-Kreises erlaubt hohe Flexibilität. Du kannst beliebig wählen, welche Tools, Software oder Methoden Du in den einzelnen Schritten verwendest. Nach den Überlegungen, was Du genau erreichen möchtest (P), startest Du direkt mit der Umsetzung und sammelst so früh es geht die ersten Erkenntnisse (D). Diese Wertest Du aus (C) und entscheidest, was als Nächstes passieren soll (A). Danach beginnt der Zyklus von vorn mit der Planung des nächsten Durchlaufs.
P = Plan (planen)
In der Planungsphase stellst Du die folgenden Überlegungen an:
- Welche Situation soll verbessert oder welche Herausforderung gelöst werden?
- Wie sieht die Ist-Situation aus? Beschreibung möglichst anhand von Daten oder zumindest beschreibbaren Beobachtungen
- Wie sieht die Situation nach der Verbesserung aus (Soll-Situation)?
- Mit welchen Ideen oder Maßnahmen gelangst Du vom Ist zum Soll?
- Priorisiere die gefundenen Ideen (z.B. Anhand Nutzen, Kosten und Zeit)
- Überlege Dir, welche Wechselwirkungen oder Risiken auftreten können (z.B. mit anderen Prozessen)
- Wähle die für Dich aussichtsreichste Idee aus und lege die Soll-Werte fest, anhand derer Du feststellst, dass die Aktion wirksam war
D = Do (umsetzen)
Setze die im Schritt „Plan“ definierte Aktion um. Ich empfehle Dir, dafür einen möglichst kleinen und gut definierten Rahmen zu wählen. Einen einzelnen Mitarbeiter, eine Produktionslinie oder Ähnliches. Setze die Aktion so um, dass Du so schnell wie möglich zu den ersten Erkenntnissen kommen kannst. Schließlich möchtest Du so früh wie möglich wissen, ob die Maßnahme von Erfolg gekrönt sein wird, oder Du etwas anderes probieren musst.
Ich empfehle Dir außerdem, nur eine Aktion durchzuführen. Startest Du mit zwei oder mehreren Maßnahmen gleichzeitig, weißt Du hinterher eventuell nicht, welche davon die größte Wirkung hatte. Du verschwendest so wertvolle Ressourcen.
C = Check (überprüfen)
In diesem Schritt überprüfst Du das Ergebnis. Vergleiche Ist und Soll um herauszufinden, ob die gewünschte Situation durch die erste Aktion erreicht wurde. Schaue dabei bitte nicht nur auf die Werte des Endergebnisses. Gibt es Zahlen, Daten oder Beobachtungen während des Prozessdurchlaufs oder während der Umsetzung, die Dir wertvolle Erkenntnisse liefern können?
Hast Du Nutzen, Kosten und Zeit am Anfang richtig eingeschätzt? Wirksamkeit bedeutet nicht nur die Wirkung des Endergebnisses. Wenn die Wirkung super ist, die Kosten aber doppelt so hoch wie gedacht, wählst Du eventuell lieber eine andere Aktion.
A = Act (Erkenntnisse umsetzen)
Nachdem Du alle wesentlichen Erkenntnisse gesammelt und ausgewertet hast, handelst Du entsprechend diesen Erkenntnissen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Die Aktion ist wirksam und wird vollständig umgesetzt
- Die Aktion wird leicht verändert, weil sie noch wirksamer sein könnte (oder zu teuer, zeitaufwendig, etc. ist)
- Du schaltest eine weitere Aktion dazu, um die Wirksamkeit weiter zu erhöhen. Die erste Aktion bleibt bestehen
- Du entscheidest Dich für eine andere Aktion, da die Erste nicht wirksam ist (alle Tätigkeiten aus der ersten Aktion werden eingestellt)
Egal, welche der vier Varianten zutrifft, es ist an dieser Stelle wichtig, aus dem, was passiert ist, zu lernen. Teile die Erkenntnisse mit den Menschen innerhalb und außerhalb der Organisation, um alle interessierten Personen daran teilhaben zu lassen.
Es ist wichtig, auch über die Details zu sprechen. Wenn zum Beispiel eine Maßnahme nicht wirksam war, was waren die genauen Bedingungen? Du solltest vermeiden, dass alle glauben, eine derartige Maßnahme könne auf keinen Fall wirksam sein. Nach dem Motto: „Das hat früher schon nicht funktioniert“.
Vielleicht klappt es in einem etwas anderen Kontext.
Feedback aus der Community zum PDCA-Zyklus
Kommentar von Stefan D.
Der PDCA-Zyklus ist als Grundlage zu verstehen. Er ist so einfach wie möglich und so komplex wie nötig. Innerhalb seiner Bestandteile gibt es viele Tools, die die Wirksamkeit und somit das Ergebnis gleichermaßen positiv wie negativ beeinflussen können. Das liegt nicht selten an der Wahl der Mittel und der QM-Affinität aller Mitarbeiter im Unternehmen.
Beim PDCA-Zyklus gilt also das gleiche wie seinerzeit bei der Beton-Werbung: .."Es kommt darauf an, was man daraus macht".
Kommentar von Lars G.
Der PDCA Zyklus ist für mich eines der universellsten Tools im QM Bereich.
Ich nutze ihn sehr gern um Prozessverantwortlichen strukturierte Verbesserungen näher zu bringen und das Verständnis zu erhöhen. Ebenfalls kann man so das Problem, eine strukturierten Verbesserung durchzuführen, teilen.
Kommentar von Axel W.
In Ihrem Video habe ich gefühlt 300 x das Wort Maßnahme gehört. Ja, das ist anders gesagt: "Maß nehmen". Im kleinen gucken, ob's passt. Ob das die ganze Konstruktion passt, interessiert niemanden. Deshalb ist PDCA aus der Zeit gefallen. Wer in der Produktion heute noch nicht alles richtig macht, hat kein PDCA Problem, sondern ein Existenzproblem.
Es ist alles so was von bekannt und nur Ignoranz lässt PDCA noch als Mehrwert durchgehen. QM ist Bewusstseinsbildung und keine Methode. Es erfordert eine QM - Pädagogik, die zur Grund-DNA einer Organisation gehört. Keine alberne Methode, die von Einzelnen als "Maßnahme" über die Organisation - völlig ohne jede Empathie und damit ohne Wirksamkeit bei den Mitarbeitern - wie eine schlechte Software auf die Festplatte gespielt wird. Da liegt es dann brach. das PDCA-Tool.
Kommentar von Bernd S.
Ich sehe die größten Herausforderungen bei der Planung von Indikatoren und Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen. Nur durch formale Erfüllung von Anforderungen ohne Beteiligung oder Kontrolle interessierter Parteien wird das aktuelle Projektziel aus Mitarbeitersicht oft nicht erreicht.
Verbesserte Kommunikationswege und Kompetenzbeschreibungen erleichtern und beenden den Zyklus C + A, um den nächsten, ähnlichen Verbesserungskreislauf zu starten. Dein Tipp, bei Do in Kleingruppen oder mit Einzelpersonen ein vorab Check zu machen, ist Gold wert. Erfahrungen sollten zeitnah in der Do Phase diskutiert und gegebenenfalls zu Korrekturen führen.
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