134 Lieferantenbeziehung stärken

Pflege Eure Lieferantenbeziehungen

Stell Dir bitte einen Aufzug vor, der nur in eine Richtung funktioniert. Nämlich nur von oben nach unten. Genauso erlebe ich viele Beziehungen zwischen Geschäftspartnern. Die Kunden sitzen auf einer höheren Stufe als Lieferanten und Dienstleister. Das gilt in Verhandlungen und der täglichen Kommunikation. 

In freundschaftlichen oder auch in Liebesbeziehungen spielen Begriffe wie „Respekt“, „Zuneigung“ und „Vertrauen“ eine große Rolle. Und auch in wertschätzenden Lieferantenbeziehung kannst Du diese Begriffe entdecken. Der Fahrstuhl funktioniert in beide Richtungen. 

Im Qualitätsmanagement ist es besonders günstig, wenn beide Parteien einen offenen, transparenten und wertschätzenden Umgang miteinander pflegen. Bei Verhandlungen, in Audits oder wenn einmal ein Krisenfall eintritt, werdet Ihr deutlich bessere Ergebnisse erzielen, wenn Ihr im Team arbeitet. 

Teamarbeit auf Knopfdruck funktioniert nicht

„Jetzt ist Krise, also seien Sie bitte kooperativ.“ 

Ich weiß nicht, ob dieser Satz jemals zwischen Kunden oder Lieferanten gefallen ist. Aber ich stelle mir die Situation von außen betrachtet sehr unterhaltsam vor. Im Normalfall wird „von oben herab“ kommuniziert und Druck ausgeübt. Sobald es kein Druckmittel gibt und wir von einem „Beziehungskonto“ abheben möchten, auf dem kein Guthaben ist, haben wir ein Problem.

Ja, das ist sehr schwarz-weiß gemalt. Und doch habe ich in der Zusammenarbeit sowohl mit Kunden, als auch mit Lieferanten häufig diese Erfahrung gemacht und weiß auch, welche positive Wirkung Du erzielen kannst, wenn eine Lieferantenbeziehung ehrlich als solche bezeichnet werden kann.

Brand in einer Chemiefabrik als positives Beispiel

Eine gute Geschäftsbeziehung erkennst Du daran, dass beide Seiten am Wohl der anderen interessiert ist. Wir geben uns gegenseitig schnelle und hilfreiche Rückmeldung. Wie wichtig das im Ernstfall sein kann, habe ich Ende September 2019 selbst zu spüren bekommen.

Am 26.9.2019 hat sich in der französischen Stadt Rouen ein Großbrand in einer Chemiefabrik ereignet. Viele Medien haben darüber berichtet, dass insbesondere die französische Regierung versucht hat, Informationen zu vertuschen (auch das ZDF hat berichtet). 

Eines der möglichen Risiken war die Kontamination der landwirtschaftlichen Flächen und Produkte mit gefährlichen Stoffen, wie zum Beispiel Dioxinen. Deshalb hatte die französische Regierung ein Exportverbot auf diese Erzeugnisse verhängt, bis geklärt sei, ob ein Risiko für die Lebens- und Futtermittelkette ausgeschlossen werden könne.

In Kontakt mit dieser Sache kam ich, weil Rohmilch aus diesem Gebiet an einen „meiner“ Lieferanten geliefert und zur Käseherstellung verwendet wurde. Das Nebenprodukt Molke wurde dann zu Molkenproteinpulver und Laktose in unserem Werk weiterverarbeitet. 

Durch verzögerte Information seitens der französischen Behörden war das alles schon passiert, als wir von unserem Lieferanten darüber informiert wurden, dass auch einige hundert Tonnen unserer Erzeugnisse von diesem Exportverbot betroffen waren.

Das positive Beispiel hier war die transparente und schnelle Informationsweitergabe unseres Lieferanten, sobald der Sachverhalt bekannt war. Es kann schnell passieren, dass Firmen in solchen Situationen zuerst an ihr „Hauptprodukt“ den Käse denken und das „Nebenprodukt“ Molke komplett vergessen. Nicht in diesem Fall. Dadurch konnten wir verhindern, dass unser Produkt weiterverbreitet und zum Schluss sogar in den Handel gelangt wäre.

An wen denkst Du zuerst?

Denke an Dein Privatleben: Wenn etwas sehr Negatives oder Positives passiert ist, wen informierst Du zuerst darüber? Bei mir sind das die Personen, die mir emotional nahestehen. Menschen, die mir sympathisch sind – zu denen ich ein gutes Verhältnis habe.

Das passiert als erste Reaktion ganz automatisch. Pflegst Du zu Euren Lieferanten eine gute Beziehung, denken sie mit höherer Wahrscheinlichkeit zuerst an Dich. Sie teilen ihr Wissen und ihre Erkenntnisse eher mit Dir. Und umgekehrt geht es Dir dann genauso, wenn Dir das Wohl der anderen Partei wichtig ist.

Respekt und Kommunikation auf Augenhöhe sind für mich äußerst wichtig. Mit Respekt meine ich keine Unterwürfigkeit. Das finde ich furchtbar. Wenn Lieferanten gefühlt unter den Fliesen daherkommen. Das wirkt selten aufrichtig. 

In einer guten Beziehung können wir auch Schwächen zeigen. Denke nur an Lieferantenaudits. In einer guten Beziehung liegt Dir eher daran, dem Lieferanten zu helfen, sich zu verbessern, als ihn in die Pfanne zu hauen und Abweichungen zu sammeln (was für sich allein genommen niemandem nützt).

Was Du konkret tun kannst

Achte auf Ausgewogenheit. Kontaktiere Deine Ansprechpartner bei Lieferanten oder Dienstleistern nicht nur, wenn es um Reklamationen, Audits oder Krisenfälle geht. Überlege Dir, wie eine regelmäßige, unbeschwerte und natürliche Kommunikation aussehen kann. Seit es die beruflichen Netzwerke Xing und LinkedIn gibt, finde ich den Begriff „fachlicher Austausch“ ganz fürchterlich. Aber genau darum geht es: Wissen und Erfahrungen teilen, gegenseitig Wachsen und auch Erfolge feiern, wenn die Zusammenarbeit Früchte trägt.

Achte bitte darauf, dass es sich nicht wie „Aushorchen“ anfühlt. Denke an den Fahrstuhl und die beiden Fahrtrichtungen. Du kannst mit dem Lieferanten beginnen, von dem Du glaubst, dass eine solche Kommunikation am ehesten begrüßt würd und Dich von dort langsam vorantasten. Stimme solche Aktivitäten aber immer mit den anderen relevanten Fachabteilungen, wie zum Beispiel dem Einkauf ab.

Wann wird was an wen kommuniziert? Gerade, wenn es um Verhandlungen geht, nutzen gewiefte und erfahrene VerhandlerInnen jede Information und bei aller Vertrauensbasis solltest Du hier in keine „Falle“ laufen und Deiner Firma einen Bärendienst erweisen. 

Nimm bewusst wahr, wie Ihr kommuniziert

Meine Einladung an Dich: Schau genau hin, wie Du und Dein Unternehmen mit Lieferanten und Dienstleistern kommuniziert. Wann und wie läuft das ab? Achte besonders auf die fachübergreifende Kommunikation. Zum Beispiel vom Vertrieb zum Einkauf oder vom Einkauf zum Qualitätsmanagement.

Zwischen Fachkollegen, also beispielsweise von QMB zu QMB, gibt es oft die fachliche Basis, die oft leichter zu einer persönlichen Basis führt. Über die Fachabteilungen und Unternehmen hinweg zeigen sich oft andere Muster. 

Du glaubst, das funktioniert bei Euch nicht? Dann schreibe mir eine Nachricht auf LinkedIn oder per E-Mail und lass uns darüber diskutieren, wie Du Euer Beziehungskonto eventuell doch auffüllen kannst.