Im 3-Jahres-Zyklus müssen alle Anforderungen einmal abgeprüft werden
Ich kenne viele Unternehmen, die mit Blick auf die ISO 9001 so vorgehen: Sie dritteln die Anforderungen der Norm, führen jedes Jahr ein internes Systemaudit durch und sind somit nach drei Jahren aus ihrer Sicht mit ihrem Pensum „durch“. Das Zertifizierungsaudit kann kommen.
Warum ist das so? In der ISO 9001 steht dazu das Folgende:
[… ] Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um Informationen darüber zu erhalten, ob das Qualitätsmanagementsystem:
a) die Anforderungen
- der Organisation an ihr Qualitätsmanagementsystem,
- dieser internationalen Norm,
erfüllt; […]
Diese Passage interpretieren viele QMBs und Auditoren so, dass dies zwingend im Dreijahreszyklus zu erfolgen hat. Ja, so kannst Du vorgehen. Aus meiner Sicht sprechen die folgenden Argumente dafür, sich nicht nur darauf zu fokussieren:
- Es besteht das Risiko, dass Du Punkt 1., die Anforderung der Organisation, vernachlässigst
- Du verlierst Verbesserungen an der Wertschöpfung aus dem Fokus und konzentrierst Dich zu sehr auf den Normen-Text
- Du schränkst Dich in Deiner Flexibilität und Deinem Gestaltungsspielraum ein
Just in der Woche, in der ich diesen Text schreibe, habe ich eine E-Mail von einem Managementberater bekommen, der im Hinblick auf Podcast-Episode 140 „Welchen Nutzen haben interne Audits?“ folgendes schrieb. Zunächst zitierte er den ISO-Text, den ich oben erwähnt habe und kam dann zum Punkt:
Das heißt, Sie müssen innerhalb eines Zertifikatszyklus nachweisen, dass Sie alle Anforderungen der internationalen Norm ISO 9001 auf Umsetzung überprüft haben. Die ISO 9001 geht immer von einem dreijährigen Zyklus aus – ohne dass das explizit erwähnt wird.
Wenn die „ISO davon ausgeht“, warum steht das dann nicht da? Vielleicht irre ich mich, aber dieser Ansatz scheint mir eher dazu geeignet, es Auditierenden und Zertifizierern möglichst einfach zu machen, Punkte auf Ihren Checklisten abzuhaken. Da mag ich mich aber auch irren, da ich zu keiner der beiden Gruppen gehöre.
Ich stelle Dir einen alternativen Ansatz vor, der nicht nur das gleiche Ziel erreichen, sondern darüber hinaus deutlich wirksamer sein können:
Risikobasierter Ansatz
Du könntest im Rahmen der jährlichen Auditplanung die nach Kapitel 4 identifizierten Themen und Prozesse und die daraus abgeleiteten Risiken & Chancen aus Kapitel 6 dafür verwenden, um genau zu hinterfragen, wo an anderer Stelle bereits der Beweis für die Erfüllung der Anforderungen erbracht wird und deshalb dort kein internes Audit nötig ist.
Durch die Beleuchtung der Anforderungen während der Auditplanung erfüllst Du den Punkt „um Informationen darüber zu erhalten“ bereits, ohne dass ein explizites Audit nötig ist. Wenn Du das jedes Jahr so machst, vergisst Du keine der Anforderungen. Sollte im externen Audit dann allerdings herauskommen, dass in der Praxis doch nicht alle Anforderungen abgedeckt sind, hast Du die Planung nicht gut genug durchgeführt.
Du solltest Deine Entscheidung, welche Anforderung Du in diesem Jahr nicht im internen Audit thematisierst, auf Fakten stützen und auf jeden Fall dokumentieren, damit Du für entsprechende Fragen von Auditoren und Managementberatern gerüstet bisst. 😉
Ein internes System-Audit pro Jahr ist ausreichend
Auch an diesem Mythos ist etwas Wahres dran. Durch den Ansatz, einmal im Jahr ein großes Audit durchzuführen und alles hineinzupacken, was in der Norm steht und was für das QM-System relevant ist, hineinzupacken, kannst Du den Anforderungen der Norm gerecht werden. Die folgenden Argumente sprechen dafür, mehr als nur ein internes Audit durchzuführen:
- Die Anzahl der Stichproben steigt und Du kannst mehr Vertrauen darin haben, dass die Vorgaben auch wirklich eingehalten werden
- Du weißt, ob Dein System zu bestimmten Zeiten des Jahres unterschiedlich funktioniert (zum Beispiel während des Saison-Geschäfts)
- Die Audit-Arbeit kann in kleine Häppchen aufgeteilt werden, statt einmal ein Ganztagesaudit zu machen
- Du kannst leichter Fach-Expert’innen als interne Auditoren einsetzen, da nicht die Normkenntnisse im Vordergrund stehen
Du könntest stattdessen ein Audit pro Abteilung oder Hauptprozess durchführen und diese über das ganze Jahr verteilen.
Wenn Dein Unternehmen sehr klein ist, dann kann ein einzelnes Audit pro Jahr natürlich die richtige Wahl sein, sei Dir aber der vier oben genannten Punkte bewusst und entscheide entsprechend.
Die internen Audits müssen von QMBs durchgeführt werden
In vielen Unternehmen führen Qualitätsbeauftragte alle internen Audits durch. Dann glauben sie zu wissen, dass die Anforderungen der Norm auf jeden Fall ausreichend überprüft sind. Das verringert aus meiner Sicht ebenfalls die Wirksamkeit interner Audits, denn Du verzichtest darauf, unterschiedliche Erfahrungen und Blickwinkel einzubauen.
Tatsächlich sagt zum Beispiel die ISO 9001 überhaupt nicht darüber, wer die Audits durchführt. Es werden lediglich Anforderungen an Objektivität und Unparteilichkeit gestellt. Natürlich müssen interne Auditor’innen die Kompetenz haben, solche Audits durchzuführen. Diese kann sich grundsätzlich aber jede Person aneignen.
Wenn meine Abteilungen (QM, QS und Labor) auditiert werden, dann werden diese Audits von Expert’innen aus anderen Abteilungen durchgeführt, die aber wissen, worauf es in den Prozessen ankommt. Und die viel besser „den Finger in die Wunde“ legen können, als ich es könnte.
Du schaffst durch die Einbindung anderer interner Auditor’innen nicht nur fachliche und persönliche Diversität im Auditprogramm, sondern entlastest Dich gleichzeitig selbst. Ein gutes Briefing für die Auditierenden vorausgesetzt.
Im internen Audit müssen immer Fragen gestellt werden
Der klassische Fall interner QM-Audits ist das „Frage-Antwort-Spiel“. Das muss aber nicht so sein. In unserer QS führen wir monatliche Audits zur Rückverfolgbarkeit durch. Vom Rohstoff zum fertigen Produkt und zurück. Dadurch erhalten wir die Information, ob alles so funktioniert, wie es im Ernstfall auch funktionieren sollte. Hier ist nur eine Person involviert und es werden nur Daten und Formulare gesichtet. Wir stellen dabei nur dann Fragen, wenn wir auf Ungereimtheiten stoßen.
Je mehr datengestützte Prozesse es in Deinem Unternehmen gibt, desto wahrscheinlicher ist es, dass Du allein durch die Analyse der Daten wesentliche Erkenntnisse für die Einhaltung der Anforderungen bekommst. Vergiss dabei aber bitte nicht, die Erkenntnisse aus einem solchen Audit der zuständigen Leitung zu berichten (siehe Kapitel 9.2.2 Abschnitt d) der ISO 9001).
Interne Audits müssen immer von internem Personal durchgeführt werden
Bereits weiter oben haben wir besprochen, dass es keine konkrete Anforderung darüber gibt, wer genau interne Audits durchführen muss. Du kannst diese Aufgabe auch von externem Personal durchführen lassen, das in Deinem Auftrag interne Audits durchführt. Dabei solltest Du beachten, die internen Anforderungen an das Qualitätsmanagement nicht zu vernachlässigen. Über diese muss die externe Person natürlich gewisse Kenntnisse besitzen, damit sie berücksichtigt werden können.
Diese Dienstleistung habe ich in letzter Zeit mehrfach erbracht und damit bei den Unternehmen, die mich beauftragt haben, gute Ergebnisse erzielt. Sie werden entlastet, erhalten Impulse von jemandem, der von anderer Perspektive aus auf das Unternehmen blickt und können sich für die eigenen Audits inspirieren lassen.
Eine solche Dienstleistung kann auch mit einem Auditorentraining verbunden werden. Dann kann die externe Person die Position des Co-Auditors und Beobachter einnehmen und somit auf beiden Seiten für Weiterentwicklung sorgen. Du solltest bei der Einbeziehung externer Personen in interne Audits aber genau regeln, wer sich um die Nachhaltung der Maßnahmen und die Prüfung der Effektivität kümmert.
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