Du solltest ein Ziel / einen Auftrag haben
Ein mögliches Ziel kann sein, die Umsetzung von Anforderungen von Kunden, Behörden oder anderer interessierter Parteien zu prüfen. Die Verbesserung von Systemen und Prozessen, sowie ein spezifischer Auftrag der obersten Leitung sind weitere Möglichkeiten.
Dein Ziel bzw. Dein Auftrag sollte Dich während der Planung, Vorbereitung und Durchführung der Audits leiten und auch nach der Definition von Aktionen und der Prüfung, ob sie umgesetzt und wirksam waren, begleiten.
Es passiert leicht, dass man während eines internen Audits auf ein „interessantes Detail“ stößt, an dem man sich fest beißt, obwohl es wenig bis gar nichts mit dem eigentlichen Ziel des Audits zu tun hat. Das verringert die Effektivität und Effizienz.
Das Ziel oder den Auftrag solltest Du an jeder Stelle an die Auditierten kommunizieren. In der Einladung, im Einführungs- und Abschlussgespräch. Das sorgt für mehr Sicherheit und ein besseres Gefühl, als wenn man AuditorInnen Willkür unterstellt und Audits als eine „Blackbox“ wahrgenommen werden.
Sei offen für das Ergebnis und die Antworten
Für mich ist ein wichtiger Aspekt von Audits, dass ich selbst als Auditor offen dafür bin, Neues zu lernen. Das bedeutet für mich, dass ich nicht nur Fragen stelle, deren Antworten ich schon vorab aus dem Tagesgeschäft kenne. Darin liegt wenig Wertschöpfung, denn die Themen, die daraus entstehen, hätte ich auch ohne internes Audit angehen können.
Sei auch offen für Vorschläge, Umsetzungen und Vorgehensweisen, die sich von Deiner vorgefassten Meinung unterscheiden. Orientiere Dich an dem Ziel und frage Dich selbst, ob es immer Dein Weg sein muss.
Denn, wenn Du vorher schon weißt, was bei einem Gespräch herauskommt, brauchst Du es nicht zu führen.
Gutes Zuhören unterstützt ein gutes Audit
Gute AuditorInnen können gut zuhören. Wer selbst mehr redet, hört nicht, was andere sagen. Deshalb solltest Du Dich in gutem Zuhören üben. Vermeide, andere Menschen sofort zu unterbrechen und dem Gespräch Deinen Stempel aufzudrücken. Stelle die Frage, warte die Antwort oder den Nachweis ab und frage maximal nach, um besser zu verstehen und konkreter erfassen zu können, inwieweit das Gesagte oder Gezeigte die Frage beantwortet.
Über die verschiedenen Stufen des Zuhörens habe ich in Podcast-Episode #095 ausführlich gesprochen. Wenn Dich das interessiert, hör‘ da gerne rein.
Du solltest eine gute Auditplanung haben
Gute Planung ist auch bei internen Audits eine wichtige Angelegenheit, wenn Du den größtmöglichen Effekt damit erzielen möchtest. Das bedeutet nicht nur, die Einladung zu verschicken. Du solltest Dir ausreichend Gedanken über Risiken & Chancen, das Ziel (siehe Punkt 1), und die Ergebnisse der letzten Audits machen.
Wer wird involviert? Wären Co-Auditierende hilfreich? Wie lange soll das Audit dauern und welche Art von Nachweisen möchte ich sehen? In welcher Situation befindet sich das Team, das Du auditierst?
Wenn sie gerade mitten im Saisongeschäft stehen oder einen hohen Krankenstand haben, ist vielleicht kein guter Zeitpunkt. Oder vielleicht ist eben gerade dann ein guter Zeitpunkt. Plane bewusst!
Überprüfe die Wirksamkeit der Aktionen
Die Prüfung der Wirksamkeit ist ein oft vernachlässigtes Thema, obwohl vermutlich den meisten Qualitätern bewusst ist, wie wichtig sie ist. Da nehme ich mich selbst nicht aus. Diese Wirksamkeitsprüfung ist oft wichtig, aber selten dringend. Deshalb schieben wir sie. Insbesondere dann, wenn wir kein klares Bild davon haben, wie wir diese Wirksamkeit bewerten wollen.
Ein Typischer Auditprozess könnte so oder so ähnlich aussehen:
Auditplanung – Einladung – Vorbereitung – Durchführung – Vereinbarung von Aktionen – Umsetzung der Aktionen – Prüfung der Wirksamkeit
Und dann schließt sich der Kreis wieder, wenn es in die nächste Auditplanung geht.
Zur Prüfung der Wirksamkeit gehört die vorherige, saubere Definition dessen, wer bis wann welche Aktion umsetzen soll und dass die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen.
Weiterhin solltest Du klären, woran Du die Wirksamkeit erkennen kannst. Gibt es Kennzahlen oder andere beobachtbare Merkmale? Wann und von wem wird die Wirkung von Aktionen überprüft?
Fazit
Diese fünf Aspekte sollen Dir zeigen, welch großen Einfluss Du auf das Auditergebnis hast – egal, welche und wie viele Fragen Du stellst. Auch die Wahrnehmung, die andere Menschen von Dir und dem Auditprogramm haben, wird entscheidend positiv beeinflusst, wenn Du die oben genannten Punkte berücksichtigst.
Ist es Dein Ziel, QM in der Praxis optimal umzusetzen, sodass Menschen Dich aktiver dabei unterstützen?
Und ganz nebenbei Deine fachlichen Führungsfähigkeiten, Dein Selbstbewusstsein und Deine Methodenkompetenz steigern?
Dann kann Dir das QM-Praxistraining genau das bieten, was mit Seminaren und herkömmlichen Weiterbildungen (egal, ob offline oder online) nur schwer oder gar nicht zu erreichen ist.
Im 12-Wochen-Programm lernst Du nicht nur, sondern Du setzt sofort um und bekommst wertvolles Feedback.
Klicke auf „Mehr erfahren“ und beantworte 5 kurze Fragen zu Deiner aktuellen Situation. Du kannst sehen, welche Resultate frühere Teilnehmer:innen erzielt haben. Und Du kannst Dich dort kostenfrei und unverbindlich für ein Informationsgespräch anmelden.