Wirksamkeitskiller für Interne Audits

Keine Frage, interne Audits sind ein wichtiges Werkzeug zur Verbesserung – nicht nur im Qualitätsmanagement. Die Sache mit der Verbesserung klappt jedoch nicht gegen den Willen derer, die dafür etwas ändern müssen. Du brauchst also deren Akzeptanz.

Wie Du die erreichst? Darum geht es in diesem Artikel.

Video: Arten interner Audits

Interne Audits sind nicht zuletzt wegen entsprechender Normanforderungen eine Notwendigkeit. Sie können zudem ein äußerst sinnvolles Werkzeug zur ständigen Verbesserung der Prozesse in Unternehmen sein – wenn Du sinnvoll vorgehst.

In vielen Unternehmen werden interne Audits allerdings leider als notwendiges Übel oder gar als Zeitverschwendung angesehen. In manchen Unternehmen oder bei manchen Prozessinhabern können interne Audits sogar Angst verursachen. Das sind alles Gefühle, die die Akzeptanz der internen Audits selbst und die erwünschte Verbesserung empfindlich schwächen.

Damit Dir das nicht passiert, habe ich insgesamt sieben Tipps, wie Du die Akzeptanz Deiner internen Audits im gesamten Unternehmen verbesserst. Mit diesen Tipps kannst Du sofort starten. Die volle Wirkung entfalten sie teilweise erst mit der Zeit. Einige der Tipps dienen der Vertrauensbildung – und Vertrauensbildung braucht bekanntlich Zeit.

Was bringt Dir höhere Akzeptanz interner Audits?

Natürlich kannst Du stoisch interne Audits nur deshalb durchführen, weil „Eure Norm“ sie vorschreibt. Nur was passiert dann? Du mühst Dich ab, quälst die Fachbereiche und Prozessinhaber, kommst mit Deinen ungefragten Verbesserungsvorschlägen und Maßnahmen nur durch, wenn Du die Beteiligten zwingst. Und alle sind frustriert.

Du übst mehr Druck aus, involvierst vielleicht sogar die Geschäftsleitung und startest einen negativen Kreislauf. Interne Audits werden immer weniger geschätzt und anerkannt.

Wenn Du aber die Akzeptanz Eurer internen Audits erhöhst, erreichst Du dadurch Folgendes:

Größere Bereitschaft zur konstruktiven Mitwirkung am Audit

Wenn die Abteilungsleiter und Prozessverantwortlichen in Eurem Unternehmen interne Audits grundsätzlich für eine sinnvolle Sache halten, werden sie eine deutlich größere konstruktive Bereitschaft zur Mitwirkung an den Audits erhalten.

Du erreichst damit auch, dass man nicht versucht, Dir Dinge zu verheimlichen und Dich arglistig zu täuschen. Man wird Deine Anstrengungen, die Prozesse zu verbessern, eher schätzen, als wenn man interne Audits rundweg als unsinnig wahrnimmt.

Größere Bereitschaft zur Umsetzung der Maßnahmen

Wenn man die festgestellten Abweichungen (Findings) für schädlich für das Unternehmen betrachtet und Du dies mit Deiner Argumentation herausstellen kannst, dann wird man auch eher geneigt sein, Maßnahmen umzusetzen.

Man wird nicht nur die von Dir vorgegebenen Maßnahmen wahrscheinlicher akzeptieren und umsetzen, sondern auch mit einer höheren Wahrscheinlichkeit aktiv eigene Vorschläge einbringen.

Wertvollere Audits sorgen für stetige Weiterentwicklung

Durch die Erreichung der beiden oberen Aspekte kommt es in den Abteilungen automatisch zu einer stetigen Weiterentwicklung. Ihr behandelt die Themen, die für Eurer Unternehmen wirklich wichtig sind. Und dadurch, dass das alle wissen, schenkt man dem Auditwesen und seiner Leistung für die Organisation mehr Gewicht und Vertrauen.

Externe Auditoren vertrauen dem QM des Unternehmens

Einige externe Auditoren sehen sich als eine der ersten Dokumente die internen Auditberichte an. Das aus gutem Grund. Zum einen geben diese Aufschluss auf die Arbeit des Qualitätsmanagements. Zum anderen erlauben diese Berichte Erkenntnisse über die Schwerpunkte der Organisation.

Sind in den Auditthemen die Schwerpunkte enthalten, die auch für Auditoren von Bedeutung sind, dann weiß dieser, dass das Unternehmen ganz grundsätzlich ein Bewusstsein für diese Belange hat und stetig daran arbeitet.

AuditorInnen werden dann auf einer anderen Basis mit Dir diskutieren können, Dich ernster nehmen und Deinem Wort mehr Glauben schenken.

7 Tipps für mehr Akzeptanz interner Audits

All das können Sie gewinnen und Ihrer Organisation, allen Mitarbeitern und sich selbst einen guten Dienst erweisen. Doch nun die versprochenen Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen:

1. Mehrwert für das Unternehmen schaffen und zeigen

Der mit Abstand wichtigste Tipp ist, dass die Schlüsselpersonen im Unternehmen den Mehrwert der internen Audits für das gesamte Unternehmen erkennen müssen. Abteilungsleitende und ProzessinhaberInnen müssen verstehen, warum es sich (auch für sie) lohnt, den Aufwand interner Audits zu betreiben.

Wenn Du als „Mehrwert“ nur die Notwendigkeit interner Audits aufgrund von Normanforderungen zu bieten hast, wird Dein Stand eher ein schlechter sein.

Du solltest erklären können, was sich in positiver Weise im Unternehmen durch Maßnahmen aus internen Audits verändert (hat). Das kann sehr vielfältig sein. Einige Beispiele:

  • Finanzielle Einsparung
  • Abwendung rechtlicher Konsequenzen
  • Verbraucherschutz
  • Verbesserte oder einfachere Prozessstabilität
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  • Verbesserung der Arbeitssicherheit

Verdeutliche, in welcher Form auditierte Personen von den Verbesserungen profitieren. Wenn Du Dich nur auf die Vorteile aus Sicht des Qualitätswesens beschränkst, dann wirst Du damit deutlich weniger Akzeptanz erreichen.

Die folgende Grafik verdeutlicht den Zusammenhang zwischen Sinnhaftigkeit und Akzeptanz interner Audits:

2. Transparente und frühzeitige Auditplanung

In vielen Organisationen werden interne Audits geschoben, bis es wirklich nicht mehr anders geht. Das ist ja klar: Anfang des Jahres müssen die Zielvereinbarungen festgezurrt und die Ziele des vorangegangenen Jahres ausgewertet werden. Dann kommt Ostern, danach naht die Urlaubszeit, weiter geht es mit der Budgetphase und schon steht Weihnachten vor der Tür.

Wo bleibt da noch Platz für Audits?

Klar ist auch, frei nach Hornbach: Es gibt immer was zu tun.

Deshalb ist es wichtig, dass Du am Anfang des Jahres einen Gesamtplan erstellst und die Audits auf das gesamte Jahr gleichmäßig verteilst (natürlich abhängig davon, wie viele interne Audits Du durchführst).

Selbst wenn ein Abteilungsleiter an einem Audit nicht teilnehmen kann, sollte es ja Stellvertreter geben, die das Audit durchführen können. Und falls es wirklich nicht anders geht, kann man den Termin immer noch verschieben.

Die frühzeitige Planung schafft Sicherheit und gibt allen Beteiligten die Möglichkeit der langfristigen Planung. Du vermeidest Stress auf allen Seiten und die Wahrscheinlichkeit, ein Audit „zu vergessen“ und es dann zwischen Weihnachten und Silvester einschieben zu müssen, sinkt.

Außerdem machst Du aus den internen Audits eine feste Größe in der Jahresplanung jeder Abteilung.

3. Audits zeiteffizient durchführen

Viele interne Audits nehmen viel Zeit in Anspruch. Dabei wird der eigentlichen Durchführung aus meiner Sicht viel zu viel Zeit gewidmet. Die meiste Zeit sollte der Vor- und Nachbereitung gewidmet werden. Den zeitlichen Aufwand in den verschiedenen Auditphasen verdeutlicht die folgende Grafik:

(1) Die Vorbereitung: Die Vorbereitung besteht aus der Auswahl der richtigen Themen und Fragen. Beide sollte ergebnisorientiert und wiederum am Mehrwert ausgerichtet sein. Stelle bitte nicht jedes Jahr die gleichen Fragen auf die Du teilweise die Antwort sogar schon vor dem Audit weißt. Das schafft keinen Mehrwert.

(2) Die Durchführung: Das ist jetzt vielleicht überraschend. Dies ist die zeitlich schlankeste Phase, in der die Themen zielgerichtet und ohne große Diskussion aufgenommen werden. Diese Phase wird mit möglichst wenig Personalaufwand durchgeführt und die benötigten Personen werden entsprechend frühzeitig informiert, um keine unnötigen Ressourcen zu binden.

(3) Die Nachbereitung: In der Nachbereitung geht es um die Besprechung der Beobachtungen und die Vereinbarung von Maßnahmen, Terminen und Verantwortlichkeiten. Hier ist ähnlich viel Sorgfalt gefragt, wie bei der Vorbereitung. Hier werden die Weichen dafür gestellt, dass die umzusetzenden Maßnahmen effektiv sind und die identifizierten Schwachstellen langfristig beheben.

(4) Die Umsetzung: Dieser Phase muss der zeitlich größte Anteil gewidmet werden. Denn hier entsteht letztendlich die Verbesserung für das Unternehmen. Nur sauber und nachhaltig umgesetzte Maßnahmen führen zu einer tatsächlichen Verbesserung. Werden Maßnahmen schlampig und nur für die Auditoren durchgeführt, war das ganze interne Audit für die Katz und nur ein Schauspiel.

4. Co-AuditorInnen aus den Fachabteilungen einbinden

Grundsätzlich sollten AuditorInnen von den zu auditierenden Fachabteilungen möglichst unabhängig sein. Da das Qualitätsmanagement aber in Unternehmen über die meisten Schnittstellen zu anderen Abteilungen verfügt, ist diese Unabhängigkeit nicht immer leicht zu gewährleisten.

Da kann es helfen, als Co-Auditoren Experten anderer Fachabteilungen einzubinden. Du erreichst dadurch bei sorgfältiger Auswahl und Schulung eine größere Neutralität, höheren Nutzen und dadurch verbesserte Akzeptanz des Auditergebnisses.

Durch diese Experten kannst Du so auch Aspekte ins Audit einbinden, die Dir selbst sonst  verschlossen bleiben, wenn Du alleine auditierst.

5. Themenschwerpunkte vor dem Audit bekannt geben

Du kannst vor jedem Audit (beispielsweise in der Agenda bei einer Termineinladung) die groben Themenschwerpunkte nennen. Beispiel: Abweichungen des vorangegangenen Audits, Dokumentation und Arbeitssicherheit. Du gibst dem zu auditierenden Bereich somit die Möglichkeit, sich gezielter vorzubereiten (zum Beispiel entsprechende Fachleute auf Abruf zu halten) ohne die konkreten Fragen bekannt geben zu müssen.

Du erreichst damit auch, dass eventuelle Vorbehalte und Befürchtungen hinsichtlich des Audits ein wenig zerstreut werden. Es hat dann einen ähnlichen Charakter, wie kurz vor einer wichtigen Prüfung in der Schule. Wo ein Lehrer die groben Schwerpunkte an die Schüler weitergibt.

Man hat dann schon ein wesentlich besseres Gefühl und kann die herannahende Situation besser greifen.

Das hat keine negativen Auswirkungen auf das Audit. Feststellungen wirst Du noch genug finden (sofern das Dein Ziel sein sollte). Außerdem ist das primäre Ziel von Audits nicht eine möglichst hohe Anzahl an Findings, sondern die positive Veränderung für das Unternehmen.

Und wenn ein Bereich bei der gezielten Vorbereitung auf das Audit selbst auf eine mögliche Abweichung stößt und sie vorher noch beheben kann, finde ich das sehr positiv.

6. Konsequenz schaffen

Es wäre zwar wünschenswert, wenn wir nur auf die Einsicht der auditierten Personen zu vertrauen bräuchten. Das wird allerdings nur in den wenigsten Unternehmen durchgängig funktionieren.

Wahrscheinlicher ist, dass nur einzelne Abteilungsleitende oder Prozessbeteiligte die Vorteile des Auditwesens für sich erkannt haben und sich aktiv daran beteiligen.

Daher benötigt jedes schlagkräftige interne Auditwesen auch eine gewisse Konsequenz, nach der sich alle im Unternehmen richten. Was passiert bei schlechten Auditergebnissen? Wie wird mit Abteilungen umgegangen, die Maßnahmen nicht umsetzen?

Diese Fragen müssen sich die Auditoren mit der obersten Leitung stellen. Diese festgelegten Konsequenz-Grundsätze müssen in allen Fällen und für alle Abteilungen gelten.

Somit können auch alle Beteiligten auf das System vertrauen. In jeder Hinsicht. Wenn jemand weiß, was es bedeutet, eine Maßnahme nicht umzusetzen, dann kann er auch entscheiden, ob ihm die resultierende Konsequenz die Sache wert ist.

Diese Transparenz sorgt dafür, die Vorbehalte gegenüber internen Audits abzubauen und kann auch Hemmschwellen hinsichtlich der Offenheit während interner Audits abzubauen.

Die oberste Leitung von dieser Notwendigkeit zu überzeugen ist manchmal nicht einfach. Die durchgängige Konsequenz zu erreichen ist noch einmal deutlich schwerer. Aber langfristig lohnt es sich und Ihr internes Auditwesen ist kein zahnloser Tiger.

7. Maßnahmen gemeinsam definieren

In vielen Unternehmen geben die Auditoren die Maßnahmen (und vielleicht sogar die Termine) vor. Das ist aus meiner Sicht keine gute Idee, wenn Du möchtest, dass das Auditergebnis und die umzusetzenden Maßnahmen als wertschöpfend für das Unternehmen und die eigene Abteilung angesehen werden.

Es spricht nichts dagegen, als AuditorIn eine Meinung darüber zu haben, mit welcher Aktion und in welchem Zeitraum die Umsetzung idealerweise erfolgen soll.

Allerdings müssen zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen von den Abteilungsleitern bereitgestellt werden. Somit ist es günstiger, die Maßnahmen und Termine nicht vorzugeben, sondern gemeinsam mit dem auditierten Bereich zu vereinbaren. Indem der Bereich vorgibt, in welcher Zeit eine Maßnahme umgesetzt werden kann, erreichst Du mit größerer Wahrscheinlichkeit, dass der Termin auch tatsächlich eingehalten wird.

Nur in wenigen Ausnahmen sind Maßnahmen alternativlos und ein ganz bestimmter Termin unbedingt zu halten. Beispiele dafür sind rechtliche Vorgaben oder die Beseitigung kritischer Abweichungen.

In jedem Fall solltest Du die Maßnahmen und Termine, die Du als Auditor im Kopf haben, in Form von Ideen mit in das Gespräch nehmen und gemeinsam die besten Lösungen entwickeln, sodass beide Parteien mit dem Ergebnis leben können.

Fazit

Du kannst eine deutlich höhere Akzeptanz Eures internen Auditwesens im ganzen Unternehmen erreichen, wenn Du diese sieben Tipps befolgst. Du erreichst damit auch, dass die Audits mehr als eine gemeinsam durchgeführte Sache und nicht als „Auditor gegen Abteilung“ wahrgenommen werden.

Langfristig etablierst Du dadurch eine positive Auditkultur in Eurem Unternehmen. Wie eingangs bereits erwähnt sind nicht alle Effekte sofort spürbar. Was Du sehr schnell merken wirst: Man wird den Audits gelassener und positiver entgegensehen und sie nicht mehr als bloße Zeitverschwendung betrachten. Und allein das ist doch schon eine Menge wert, findest Du nicht?