Korrektur oder Korrekturmaßnahme - warum ist das wichtig?
Je nachdem um welchen Sachverhalt es sich handelt, kann es ein großer Unterschied sein, ob Du eine Korrektur durchführst, eine Korrekturmaßnahme umsetzt oder Dich um eine Präventivmaßnahme kümmerst. Es kann sein, dass alle drei Arten erforderlich sind. In diesem Artikel klären wir den Unterschied und warum Du Dir dessen bewusst sein solltest.
Ein erster Unterschied ist, dass sowohl bei einer Korrektur, als auch bei einer Korrekturmaßnahme ein Fehler vorliegt. Bei einer Präventivmaßnahme (manchmal auch als Vorbeugungsmaßnahme oder Vorbeugemaßnahme bezeichnet) kann das auch der Fall sein, muss aber nicht. Eventuell hast Du vorab ein Risiko erkannt, das bisher noch nicht zu einem Fehler geführt hast. Und dieses Risiko möchtest Du mit vorbeugend reduzieren oder ganz vermeiden.
Als Beispiel für die Unterschiede nehmen wir fehlerhafte Lieferscheine, denn mit Lieferscheinen hast Du wahrscheinlich schon einmal zu tun gehabt, egal in welcher Branche Du tätig bist. Ganz konkret: Auf einer Position ist ein falscher Artikel aufgeführt.
Die Ursachenanalyse
Die erste Frage, die Du vielleicht klären möchtest: Wurde auch die falsche Ware geliefert oder ist nur die Angabe auf dem Lieferschein falsch? Je nachdem, was zutrifft, haben wir es mit unterschiedlichen Ursachen zu tun, was auch zu anderen Maßnahmen führen wird. Wir nehmen an, die gelieferte Ware ist korrekt, aber der Lieferschein nicht.
Die Korrektur
Damit der reklamierende Kunde zufrieden ist, kümmert sich Eure Logistik darum, genau diesen einen Lieferschein zu korrigieren und ihn dem Kunden erneut zu schicken. Digital oder per Post – ganz so wie Ihr es vereinbart habt. Das ist dann eine Korrektur. Der einzelne Sachverhalt wurde korrigiert, dieser Fehler beseitigt.
Je nachdem, was die Ursache für diesen Fehler war, handelt es sich eventuell nicht um einen Einzelfall, sondern es sind noch mehr Lieferscheine betroffen – für andere Kunden oder denselben. Nachdem Du herausgefunden hast, welche weiteren Fälle es gibt, korrigierst Du auch diese.
Weitere Korrekturen.
Damit wird noch nicht verhindert, dass derselbe Fehler in Zukunft erneut auftritt.
Die Korrekturmaßnahme
Wenn Du verhindern möchtest, dass dieser Fehler auch bei allen weiteren Lieferscheinen nicht mehr auftritt, musst Du eine Korrekturmaßnahme umsetzen. Du machst Dir mit der Logistik Gedanken darüber, wie der Fehler und damit künftige Reklamationen vermieden werden können.
Der falsche Artikel auf den Lieferscheinen könnte an einer fehlerhaften Eintragung in den Stammdaten des Systems liegen. Das bedeutet, jeder weitere Lieferschein, auf dem dieser Artikel aufgedruckt wird, wird ebenfalls nicht korrekt sein. Wenn nun der Stammdateneintrag angepasst wird, ist das eine Korrekturmaßnahme.
Achtung: Wenn Du nur die Stammdaten änderst, bleibt der reklamierte Lieferschein immer noch falsch. Der Kunde wird nicht zufrieden sein. Deshalb ist der Unterschied zwischen Korrektur und Korrekturmaßnahme wichtig.
Und wir schauen weiter: Fehlerhafte Stammdaten könnten bedeuten, dass auch die Rechnungen zu diesem Artikel falsch sind: weitere Korrekturen UND Korrekturmaßnahmen könnten notwendig sein.
Die Präventivmaßnahme
So weit, so gut. Und wo kommt jetzt die Präventivmaßnahme hin?
Ich will Dich nicht verwirren. Eine Maßnahme kann sowohl eine Korrekturmaßnahme, als auch eine Präventivmaßnahme sein. Das hängt vom jeweiligen Fall ab. Bleiben wir bei unseren Lieferscheinen.
Wenn die Stammdaten des Artikels angepasst sind, werden zwar alle weiteren Positionen dieses Artikels richtig sein, Du hast aber noch nicht sichergestellt, dass neu angelegte Artikel mit höherer Wahrscheinlichkeit korrekt angelegt werden. Das ist dann eine noch weiter gehende Maßnahme, die vorbeugend wirken soll.
Denkbare Möglichkeiten sind dokumentierte Mitarbeiterschulungen, Checklisten oder falls möglich, technische Lösungen. Software könnte sich die Logik der Nummernkreise im System anschauen, die Anzahl der Stellen der Artikelnummern begrenzen oder Ihr führt ein 4-Augen-Prinzip ein und jeder neu angelegte Artikel wird noch von einer zweiten Person geprüft.
Im Idealfall ist eine Präventivmaßnahme zu 100 % wirksam – diese Sicherheit gibt es jedoch nicht immer und es kommt ganz darauf an, wie sensibel ein Sachverhalt ist. Auch bei einer zweiten Kontrolle kann etwas übersehen werden. Die Wahrscheinlichkeit ist jedoch deutlich geringer.
Du siehst, es kann ein großer Unterschied sein, welche Art von Maßnahme Du umsetzt. Nun überträgst Du bitte das Beispiel der Lieferscheine auf Deine Praxis und überlegst Dir, ob Du die Unterschiede bisher ausreichend berücksichtigt hast.
Viel Erfolg bei der Umsetzung!
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