128 Vermeide diese Fehler beim Erstellen einer Spezifikation

128 Vermeide diese Fehler beim Erstellen einer Spezifikation

Fehler in Spezifikationen können teuer werden

Dies kann praktische und rechtliche Gründe haben. Deshalb lohnt es sich, beim Erstellen und Vereinbaren einer Spezifikation gründlich vorzugehen. 

Im Artikel und der Podcast-Episode beschreibe ich, welche Fehler Du unbedingt vermeiden solltest, um Dir und Deiner Firma viel Ärger zu ersparen.

Inhaltsverzeichnis

Spezifikationen sind die vielleicht wichtigsten Dokumente im Qualitätsmanagement. Auch Unternehmen, die keine Zertifizierung nach einem Qualitätsmanagementsystem haben, benötigen sie aus vielen Gründen: Sie beschreiben aufseiten der Lieferanten und Kunden die bereitgestellten Produkte und Dienstleistungen. Außerdem beschreiben sie Lagerbedingungen, Untersuchungsmethoden und vieles mehr.

Entsprechend wichtig ist es, dass die Spezifikationen in Umfang und Inhalt korrekt sind. Bereits früher habe einen Blogartikel zum Thema Spezifikationen geschrieben. In diesem Artikel beschreibe ich grundlegend, welche Inhalte Spezifikationen haben und warum sie so wichtig sind.

Dieser Artikel enthält bereits einiges von dem, was ich auch in diesem Artikel mit Dir teilen möchte. Allerdings gehe ich diesmal konkret auf die Stolpersteine bei der Erstellung und späteren Vereinbarung von Spezifikationen ein.

Spezifikationen: Zwei Stühle, eine Meinung?

Wäre es damit getan, die Parameter eines Produktes einfach nur richtig und vollständig aufzulisten, dann wäre Spezifikationswesen ein einfaches Thema. Die Realität sieht häufig anders aus – weshalb viele mittlere und größere Unternehmen eigene Abteilungen haben, die sich mit diesem Thema befassen.

Spezifikationen erstellen, verwalten, mit Lieferanten und den internen Fachbereichen diskutieren um am Ende dann ein für alle Seiten tragbares und unterschriftsfähiges Dokument zu erhalten.

Dabei reden bei den Spezifikationen immer mindestens zwei Parteien mit: Der Anbieter eines Produktes oder einer Dienstleistung und sein Kunde. Nur wenn einer von beiden eine wesentlich größere Marktmacht angehäuft hat oder das Produkt des Lieferanten ein oder mehrere bedeutende Alleinstellungsmerkmale aufweist, ist das etwas anders.

Meist kommen noch weitere Beteiligte mit ins Boot: Sollen Produkte im Unternehmen beschafft werden, „mischt“ sich gern mal ein Einkauf ein, der sich gern möglichst einfach handelbare Produkte und somit auch eher einfach gestrickte Spezifikationen wünscht.

Stellt ein Unternehmen seinen Kunden Spezifikationen zur Verfügung, so müssen diese intern so abgestimmt werden, dass die beschriebenen Werte und Kriterien auch zuverlässig durch die Prozesse im Unternehmen laufen können. Denn die Kunden wünschen sich für die definierten Parameter eine möglichst kleine Schwankung (Toleranz).

Und weil so viele Teilnehmer bei der Erstellung und Vereinbarung der Spezifikationen mitwirken (hoffentlich konstruktiv), schleichen sich manchmal bewusst oder unbewusst Fehler ein. Oder über die Jahre mit wechselnden Lieferanten und Kunden ändern sich Produkte und Leistungen, die Spezifikationen blieben aber unverändert.

Natürlich ändern sich auch Märkte und Technologien, was nicht selten dazu führt, dass neue Methoden und „Best Practices“ auftreten, die in Spezifikationen integriert werden wollen.

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Diese Fehler solltest Du vermeiden

Die hier beschriebenen Stolperfallen sind einige Möglichkeiten, die Spezifikationen unvollkommen werden lassen. Es sind aus meiner Sicht sehr wesentliche Aspekte, die – wenn man sie vermeidet – gute von schlechten (nützliche von unnützen) Spezifikationen unterscheiden. Und im Ernstfall viel Geld kosten (oder sparen) können.

Der möglicherweise schwerwiegendste Fehler ist, gar keine Spezifikationen für Produkte und Dienstleistungen zu haben. Spezifikationen beschreiben die Eigenschaften einer Sache oder einer Ware,  um im weiteren Verlauf der Wertschöpfung den gewünschten Nutzen zu entfalten.

Wenn Du gar keine Spezifikationen (oder zumindest Datenblätter des Lieferanten oder einen Leistungskatalog eines Dienstleisters) hast, dann kann das folgende Auswirkungen haben:

  • Als Kunde musst Du mit Schwankungen in der Beschaffenheit und Änderungen rechnen
  • Als Lieferant kannst Du Dich gegen überzogene Anforderungen von Kunden weniger gut wehren
  • Alle Seiten haben große Interpretationsspielräume, was im Zweifel zu Auseinandersetzungen führen kann

Keine Spezifikationen zu haben, kann gut gehen. Vielleicht sogar für eine lange Zeit. Abgesehen von Meinungsverschiedenheiten hinsichtlich der Beschaffenheit eines gekauften Gutes können unklare Produktparameter aber auch konkrete negative Auswirkungen zum Beispiel auf Endverbraucher haben.

Deshalb sollten Spezifikationen zusammen mit Verträgen die Basis einer Kunden/Lieferanten-Beziehung sein.

Auch den Hang, zunächst eine Lieferverpflichtung einzugehen und später die Spezifikationen zu vereinbaren, solltest Du aus den oben genannten Gründen widerstehen.

Wichtige Parameter und Grenzwerte bleiben unberücksichtigt

Sofern es nicht um ein bloßes Handelsgut geht (auch Commodity genannt), kann es entscheidend sein, was mit den eingekauften Rohstoffen später passiert. Welche Veredelungsstufen durchlaufen sie? Mit welchen anderen Produkten werden sie kombiniert? Welche Parameter verlangen die Kunden in der höchsten Veredelungsstufe?

All dies muss berücksichtigt werden, wenn Spezifikationen für Rohstoffe beschafft werden. Ideal ist es sogar, wenn in der Spezifikation festgehalten wird, für welchen Zweck ein Rohstoff eingekauft wird. Dann ist auch sichergestellt, dass Lieferanten wissen, was mit ihren Waren geschieht.

Ein Beispiel: Unternehmen A stellt selbstklebende Etiketten her, die es an Kunden liefert, die damit Kunststoffboxen etikettieren. Nun schließt das Unternehmen A mit einem Hersteller B von Kunststoffbechern für die Verpackung von Lebensmitteln einen Vertrag ab. Hersteller B klebt die Etiketten von A auf die Becher und stapelt diese dann ineinander, sodass die Etiketten direkten Kontakt mit dem darunter befindlichen Becher haben.

Weiß das Unternehmen A nichts von dieser Anwendung, kann es nicht berücksichtigen, dass die Etiketten für den Lebensmittelkontakt beschaffen sein müssen.

Du stimmst den Spezifikationen leichtfertig zu

Auch dieses Phänomen treffe ich häufig an: Spezifikationen werden aus fehlender Sachkenntnis oder, um den Beschaffungsprozess zu beschleunigen, ohne wirkliche Prüfung unterzeichnet. Das kann für beide Seiten zutreffen:

  • Lieferanten, die dem schnellen Euro zuliebe und, damit der Kunde zufrieden ist, nahezu alles unterschreiben.
  • Kunden, die auf eine ordentliche Prüfung der Spezifikationsparameter verzichten, um die neue Ware schnell ins Haus zu bekommen und damit riskieren, sich starke Schwankungen der Rohstoffqualität einzukaufen.

Auch diese beiden Szenarien können eine ganze Zeitlang gut gehen. Aber es muss nur einmal der Punkt kommen, an dem eine Parameterschwankung im eingekauften Produkt zu einem Schaden für den Kunden führt, und schon wird gestritten bis aufs Blut und nach „dem Schuldigen“ gesucht.

Du stimmst Spezifikationen intern nicht sauber ab

Alle Personen und Abteilungen, die von Spezifikationen betroffen sind oder mit ihnen arbeiten müssen, sollten vor Unterzeichnung dieser Dokumente ihr „GO“ gegeben haben. Es ist mir selbst schon öfter passiert, dass ein Vertriebsmitarbeiter dem Kunden gegenüber Zusagen eingegangen ist, die der Betrieb später dann nicht mehr einhalten kann. Mit allen Beteiligten abgestimmte Spezifikationen verhindern dies im Vorfeld.

Auch kann es schwere Folgen haben, wenn Einkäufer Lieferantenspezifikationen im Alleingang unterschreiben, ohne zu wissen, welche Kriterien das Produkt im weiteren Veredelungsprozess erfüllen muss.

Natürlich wird es mit jeder Person, die prüfen und freigeben soll, komplizierter. Und oft drängt bei Neuprodukten die Zeit. Deshalb ist es entscheidend, dass die Bedeutung von Spezifikationen von allen erkannt und nicht nur als zahnloser Papiertiger wahrgenommen wird.

Im nächsten Punkt gehe ich darauf ein, wie Du den Abstimmungsaufwand etwas vereinfachen kannst.

Die Spezifikationen sind veraltet

Die Welt ist ständigen Veränderungen unterworfen: Kundenanforderungen, Rohstoffmärkte, Herstellungsprozesse, etc. All dies kann dafür sorgen, dass sich auch Spezifikationsparameter ändern müssen, um den gestellten Anforderungen gerecht zu werden.

Du solltest vermeiden, dass sich Rohstoffe, Endprodukte und Dienstleistungen ändern, Datenblätter und Spezifikationen aber mit diesen Änderungen nicht Schritt halten. Ich empfehle Dir eine Art „MHD“ auf die Spezifikationen aufzubringen, nach dessen Ablauf die Dokumente wieder auf den Prüfstand gebracht und mit den realen Produkten und Prozessen abgeglichen werden.

Es unterlaufen Fehler bei den Spezifikationsparametern

Der Grundsatz bei Spezifikationsparametern lautet: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“. Wenn Du hinsichtlich der Parameter nicht Maß hältst, kann das unerwünschte Folgen haben.

Zu viele Parameter

Schreibst Du zu viele Parameter in Eure Spezifikation, kannst Du diese entweder nicht mehr alle regelmäßig überprüfen oder die Überprüfung wird zu teuer. Beschränke Dich daher auf die Parameter, die Beschaffenheit und Funktionalität des zu beschaffenden Gutes auch hinreichend in ihren Grenzwerten beschreiben.

Zu spezielle Parameter

Viele Unternehmen wollen ihren Kunden herausragende Produkte und Dienstleistungen liefern. Das lässt sich erreichen, wenn die Eingangsprodukte und Rohstoffe von hoher Qualität sind und/oder der Veredelungsprozess ein Produkt entsprechend stark aufwertet.

Ist ersteres der Fall, dann solltest Du zwar sicherstellen, dass die speziellen Rohstoffe auch so spezifiziert sind, je spezieller die Kriterien aber werden, desto weniger Lieferanten werdet Ihr finden, die eine solche Ware liefern können.

Das führt dazu, dass viele Unternehmen Rohstoffe beziehen, für die sie nur eine Rohstoffquelle haben. Mit der Konsequenz hoher Preise und hoher Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten.

Zu wenige oder unspezifische Parameter

Beinhalten Spezifikationen zu wenige Parameter oder sind diese zu unspezifisch formuliert, kann das zu Problemen zwischen den Geschäftspartnern führen, wenn die Kunden mit der Performance des eingekauften Produkts nicht zufrieden sind. Während des Veredelungsprozesses oder gar beim Endkunden tauchen Reklamationsgründe auf. Vielleicht wird sogar ein Rückruf notwendig.

Wenn die Ursache ein Fehler ist, der in den Spezifikationen nicht auftaucht, dann wird erbittert nach dem Schuldigen gesucht. Diesen Stress kann man durch die richtige Formulierung der Spezifikationen vermeiden.

Damit Du vom Punkt „zu wenige Parameter“ nicht gleich zu „zu viele Parameter“ rutschst, hier ein Tipp für eine etwas allgemeinere Formulierung am Ende einer Spezifikation:

„Zusätzlich zu den in dieser Spezifikation aufgeführten Parametern gelten all die Fehler und Kriterien als Mangel bzw. Mangelhaft, die im weiteren Verlauf eine negative Auswirkung auf Endprodukte oder Endkunden haben. Die Beweislast liegt bei demjenigen, der den Rohstoff der Wertschöpfungskette zuerst zuführt.“

Ich bin kein Rechtsanwalt aber für mein Dafürhalten steht so einerseits eine Tür für die Rüge von Fehlern offen, die nicht explizit in der Spezifikation aufgeführt sind. Andererseits muss derjenige, der das eingekaufte Produkt zuerst verändert, auch nachweisen, dass der Fehler von der bezogenen Rohware stammt.

Damit ein Lieferant sein Risiko abschätzen kann, ist hier zwingend die Angabe erforderlich, wofür die gekaufte Rohware verwendet wird, da jede Branche ihre spezifischen Risiken beinhaltet: Maschinen, Baustoffe oder Lebensmittel sind anders zu bewerten als pharmazeutische oder chemische Produkte.

Tipp: Baue „typische Werte“ ein

Um bestmögliche Charakterisierung zu erreichen, Produkte aber dennoch nicht allzu spezifisch werden zu lassen, könntest Du Parameter mit der Angabe „typischer Werte“ ausstatten. Diese fungieren wie eine Art Richtwerte, die angestrebt, aber nicht unbedingt gewährleistet werden müssen.

Es passieren Fehler bei den Methoden der Prüfparameter

Eine Spezifikation beinhaltet die Parameter, die geprüft werden müssen. Außerdem die einzuhaltenden Grenzwerte. Damit im Streitfall aber nicht Äpfel mit Birnen verglichen werden, sind auch die Methoden wichtig, mit denen die Parameter untersucht werden.

Es sollte nicht vorkommen, dass Lieferant und Kunde einen Parameter mit unterschiedlichen Methoden messen und vielleicht in der Spezifikation sogar noch eine dritte Methode genannt wird. Falls das nicht zu vermeiden ist, sollten Validierungs- oder Vergleichsstudien durchgeführt werden, die eine größtmögliche Vergleichbarkeit der Methoden gewährleisten.

Eine ISO-Methode in einer Spezifikation zu nennen, deren Durchführung aber so teuer und aufwendig ist, dass sie nie zur Anwendung kommt, erscheint mir wenig sinnvoll.

Wenn aus rechtlichen Gründen bestimmte Methoden vorgeschrieben sind, diese aber von einem Unternehmen selbst nicht durchgeführt werden können, dann müssen externe Laboratorien beauftragt und eine entsprechende Risikoabschätzung getroffen werden, wie hoch Stichprobe und Intervall der Untersuchung sein sollen.

Ein Grund, warum die Vereinbarung von Spezifikationen manchmal sehr langwierig ist

Ziel von Spezifikationen ist die Beschreibung der Beschaffenheit eines Produkts oder einer Dienstleistung. Klingt erst einmal recht simpel, oder? Kommen zur bloßen Beschreibung noch spezifische Anforderungen des Kunden, wird es schon schwieriger.

Letztlich möchten beide Parteien größtmögliche Sicherheit haben: Die Seite des Kunden möchte ein einwandfreies Produkt nach seinen Anforderungen. Der Bereitsteller (Lieferant oder Dienstleister) legt die Spezifikationswerte und Parameter häufig so aus, dass möglichst wenig durch den Kunden reklamiert werden kann.

So versuchen Lieferanten oft, strittige oder kritische Werte gar nicht in Spezifikationen zu verankern, was zu sehr langwierigen Diskussionen führen kann. Da werden gerne über Monate seitenweise E-Mails hin und her geschickt.

Hat sich dann ein Kunde mit einem oder mehreren Parametern durchgesetzt (der Lieferant Zähne knirschend eingewilligt), versucht Letzterer häufig, die Grenzwerte der entsprechenden Parameter möglichst weit zu gestalten um möglichen Reklamationen mit Forderung zu Nachbesserung oder gar Schadensersatz zu entgehen.

Beide Seiten haben das Ziel „Sicherheit“: Die Kunden möchten stets ein verwendbares Produkt kaufen. Die Lieferanten möchten ein Produkt verkaufen, das vom Kunden möglichst nicht bemängelt werden kann.

Bildlich gesprochen: Die Kunden möchten gerne Gürtel und Hosenträger, damit nichts verrutschen kann. Die Lieferanten tragen am liebsten Leggings. Auch wenn sich die Maße ändern, passt das Kleidungsstück noch eine ganze Zeit lang hervorragend.

Aus meiner Sicht wäre viel gewonnen, wenn im Vereinbarungsprozess von Spezifikationen eine fachliche statt einer emotionalen Diskussion stattfinden würde. Wenn Kunden den Lieferanten gegenüber transparent machen, welche Beschaffenheit im Rahmen der zu erzielenden Wertschöpfung wirklich notwendig ist. Leider spielen viele Kunden hier nicht mit offenen Karten. Dabei kann der Kunde doch nur gewinnen, wenn Lieferanten genau wissen, worauf es dem Kunden in seinen Veredelungsprozessen ankommt.

Oft kommt es beim Kampf „Gürtel & Hosenträger vs. Leggings“ zu einem mathematischen Konsens statt zu einer fachlichen Einigung (siehe schematische Darstellung, die manchmal überhaupt nichts mit dem zu tun hat, was wirklich notwendig ist.

Das Scheunentor-Prinzip bei der Vereinbarung von Spezifikationen

Ich empfehle deshalb den Partnern möglichst hohe Transparenz – und wenn es um Betriebsgeheimnisse geht, dann könnte beispielsweise eine Geheimhaltungsvereinbarung helfen. Voraussetzungen, damit dies funktionieren kann, sind natürlich gegenseitiges Vertrauen und der Wille, langfristig zusammenarbeiten zu wollen.

Fazit

Zu „der optimalen Spezifikation“ zu kommen, ist nicht einfach. Alle fachlichen Gesichtspunkte müssen berücksichtigt und mögliche Risiken sauber abgeschätzt und eingeordnet werden. Umso wichtiger ist es, dass man die Spezifikationserstellung nicht auch noch durch Grabenkämpfe und persönliche Befindlichkeiten verkompliziert.

Manchmal bin ich ein Fan des berühmten Bauchgefühls. Aber in Sachen Spezifikation sollten alle Parteien Zahlen sprechen lassen und rational Entscheiden. Faktengestützte Entscheidungsfindung ist übrigens einer der sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements

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