076 Gefangen im QM-System | Qualitätsimpulse

Der Enge des eigenen QM-Systems entfliehen

So mancher empfindet das Qualitätsmanagementsystem nicht als hilfreiches Werkzeug für die eigene Arbeit. Man hat sich selbst ein Korsett aus Vorgaben angelegt, weil man glaubte, „die Norm fordert das“. Und oft genug arbeitet man einfach nur ab, was man für notwendig hält, ohne sich zu fragen, was eigentlich sinnvoll und wirksam wäre.

Ist es Dir so oder so ähnlich auch schon einmal ergangen? 

Einige Beispiele typischer Anzeichen für ein QM-System als Gefängnis sind:

Interne Audits, bei denen im Vordergrund steht, die Normanforderungen abzuprüfen. Das wird oft praktiziert – und ist doch zumindest von der ISO 9001:2015 nicht gefordert. Das eigentliche Ziel der kontinuierlichen Verbesserung findet in diesen Konstrukten oft keinen Platz. In diese Falle tappen viele nicht zuletzt deshalb, weil Zertifizierungsauditoren häufig demselben Irrglauben unterliegen.

Ausufernde Dokumentation. Dokumentierte Vorgaben, die keiner liest und nach denen sich niemand richtet. Nicht selten hunderte von Anweisungen, die sich teilweise gegenseitig Widersprechen. 

Das hat dann Qualitäts-Scheinwelten zur Folge, bei denen sich die Realität massiv vom beschriebenen Qualitätssystem unterscheidet. Und nicht selten notieren externe Auditoren Abweichungen, die nur dadurch zustande kommen, dass im Unternehmen nicht gelebt wird, was es sich selbst einmal auferlegt hat.

Die Folge: Mehr gefühlte Fremdbestimmung

Zusätzlich zur ohnehin oft wahrgenommenen Fremdbestimmung durch externe Auditoren, Kunden und die Geschäftsleitung, kommen dann auch noch die Zwänge hinzu, die wir uns teilweise selbst zuzumuten haben. An der Ergebnisqualität, die unsere Firma produziert, denken wir dann immer seltener. 

Das kann dann eine Negativ-Spirale auslösen: Unser Qualitätsmanagement ist weniger wirksam (wir als Qualitätsmanager sind weniger wirksam!) und wir bekommen weniger Anerkennung für unsere Arbeit und somit weniger Aufmerksamkeit für unsere Themen. Das führt zu noch weniger Wirksamkeit, da wir für die Erreichung unserer Ziele fast immer andere Menschen als Unterstützung brauchen.

Mache Dich frei und atme wieder durch! 

Und jetzt die gute Nachricht:

Du kannst Dir selbst helfen!

Ich habe drei Tipps für Dich, wie das geht – und eine Ankündigung.

Tipp I: Achte genau auf die Wortlaute der Norm oder des Standards, nach dem Du arbeitest. Dort gibt es immer Hinweise, was notwendig ist – und wo Du Gestaltungsspielraum hast. Schlüsselwörter sind: „kann“, „soll“, „muss“. Genau hinschauen solltest Du auch bei Phrasen wie „falls zutreffend“, „falls notwendig“ und „falls erforderlich“. Das bedeutet: Du hast Spielraum und musst nur umsetzen, was für die Situation Deines Unternehmens passend ist. 

Tipp II: Baue Dir Dein eigenes System. Es ist okay, wenn Du Dir Anregungen von anderen Unternehmen holst oder die Hinweise von Auditoren und Beratern befolgst oder deren Vorlagen verwendest. Setze aber nur das um, was für Dein Unternehmen wirklich sinnvoll ist. Zu viele Menschen arbeiten mit Methoden und nach Vorgaben und Richtlinien, die für ihre unternehmerische Wirklichkeit nicht passend sind. Nutze auch hier den Spielraum, den Dir die modernen Normen bieten.

Tipp III: Miste regelmäßig aus. Ungewollt sammelt sich in fast allen Systemen mit der Zeit Ballast an, der unser System langsam, kompliziert, und wirksam und bürokratisch werden lässt. Eine Maßnahme könnte sein, jedem Prozess und jedem Dokument eine Art „Haltbarkeitsdatum“ zu geben. In regelmäßigen Abständen wird alles auf Sinnhaftigkeit und überprüft und geschaut, ob es noch für die Firma zutreffend ist. Was nicht mehr passt, wird geändert oder gestrichen. 

Lege die Ketten ab und entfalte Deine Flügel

Wenn Du im Detail wissen möchtest, wie Du Dir und Deinem QM-System wieder mehr Luft zum Atmen verschaffen kannst, dann habe ich etwas für Dich:

 

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