070 Morgenmeetings – effektiv und effizient

Morgenmeetings werden in vielen Firmen durchgeführt. Gerade in Unternehmen, die rund um die Uhr produzieren, ist das besonders sinnvoll, um über das zu sprechen, was zum Beispiel während der Nachtschicht oder am Wochenende passiert ist.

Ich kenne auch Firmen, die solche Termine zwei bis dreimal pro Tag oder zu jedem Schichtwechsel durchführen.

Werden diese Besprechungen nicht strukturiert durchgeführt, können sie schnell zu einer „Schwafel-Runde“ verkommen, die nur Zeit kostet und keine Ergebnisse liefert.

Die Vorteile von Morgenmeetings

In der Firma, für die ich aktuell als Q-Leiter arbeite, haben wir täglich zwei Regeltermine: Um 8:30 Uhr eine fachübergreifende Morgenrunde zu Qualitätsthemen, Reklamationen und aktuellen Laborergebnissen. Und um 13:00 Uhr die Qualitätsrunde aus QM, QS und Labor. Dort geht es vor allem um „kurzen Dienstweg“.

In beiden Besprechung sehe ich hauptsächlich folgende Vorteile:

Bessere Kommunikation

Die alternativen Kommunikationskanäle zu täglichen Meetings sind meist „Zwischen-Tür-und-Angel-Gespräche“, E-Mails oder Telefonate. Diese drei Alternativen bedeuten fast immer Zeitverlust und Ablenkung.

Dadurch, dass du dich jeden Tag mit Kollegen an einem festen Termin austauschst, kannst du Themen bis dahin sammeln und musst nicht zu jedem Thema einzeln anrufen oder eine Mail schreiben. Einmal pro Tag ein solches Zeitfenster zu haben, reicht meist völlig aus.

Durch den direkten Austausch „Face-to-Face“ ist auch die Ebene eine ganz andere: Fokussierter und konzentrierter als, wenn man sich auf dem Flur über den Weg läuft oder durch einen Telefonanruf abgelenkt wird.

Schnelle Entscheidungen

Der oben angesprochene Zeitfaktor greift auch hier. Während man bei E-Mails manchmal länger auf die Rückmeldung zu einer kurzen Frage warten muss, bekommt man im Morgenmeeting oft sehr schnell das gewünschte Feedback.

Gerade bei einem Meinungsaustausch zwischen mehr als zwei Beteiligten ist es wesentlich einfacher, wenn alle notwendigen Personen an einem Ort sind.

Freude am Fortschritt

Wenn in den täglichen Runden nicht nur über Probleme, sondern auch über Lösungen und erreichte Ziele gesprochen wird, habe ich immer das gute Gefühl, dass das ganze Team Fortschritte macht. Und das motiviert uns alle.

Wir haben dann auch die Möglichkeit, uns gegenseitig Anerkennung zu spenden und uns zu motivieren.

Führst du regelmäßig Morgenmeetings durch?

Wenn es in deinem Unternehmen noch keinen solchen Regeltermin gibt oder du der Meinung bist, er könnte wirksamer sein, dann bekommst du jetzt einige Tipps von mir dazu.

Fachspezifisch oder Fachübergreifend?

Wie schon erwähnt, wir haben in unserem Unternehmen beides. Und beide Arten erfüllen unterschiedliche Zwecke. In den fachübergreifenden Terminen sprechen wir über Qualitätsvorfälle, Wirkungsgrade oder Reklamationen. Hier holen wir von den anderen Fachabteilungen Informationen ein und sprechen über konkrete Maßnahmen.

Im fachspezifischen Termin geht es um kurze Absprache und Rückmeldung. Wir holen auch oft die Meinungen unserer direkten Teamkollegen ein.

Welche der beiden Varianten für dich von Vorteil ist, hängt vom Ziel des Termins ab. Und davon, welcher Wissensstand bei den Teilnehmern vorhanden ist. Bei fachübergreifenden Meetings muss oft viel Zeit aufgewendet werden, um alle auf den gleichen Stand zu bringen. Damit sie einem Thema überhaupt folgen können.

Wer führt durch die Besprechung?

Damit sie reibungslos und effizient stattfinden, solltest du jemanden bestimmen, der alle Teilnehmer durch die Meetings führt. Oft ist das der oder die Qualitätsverantwortliche oder die ranghöchste Person.

Diese Person übernimmt zum Beispiel die Aufgabe, ziellose Diskussionen zu beenden und Entscheidungen herbeizuführen. Sie führt immer wieder zurück zum Thema und bestimmt somit maßgeblich die Effektivität des Meetings.

Erarbeite eine Agenda

Kein Meeting ohne Agenda! Bestimme eine Agenda oder Tagesordnung, die immer in der gleichen Reihenfolge durchlaufen wird.

Du stellst damit sicher, dass keine Themen vergessen werden, alle Teilnehmer sich beteiligen können und beugst zu starkem Abschweifen vor. Außerdem können sich alle Teilnehmer besser vorbereiten, wenn bekannt ist, worüber ihr sprecht.

Ohne Agenda ist oft unklar, für welche Themen das Meeting der richtige Rahmen wäre.

Dauer des Termins

Ich empfehle eine maximale Dauer von 30 Minuten. Besser noch 15 Minuten. Dauert der Termin länger, ist er meist nicht fokussiert genug. Niemand soll ihn als Zeitverschwendung ansehen. Der Nutzen und die Zielsetzung müssen klar erkennbar sein.

Reicht die Zeit nicht aus, solltest du zunächst über eine Reduktion der Thementiefe oder des Informationsgehaltes nachdenken. Erzähl keine Geschichten, sondern nur Fakten. Und weise jeden darauf hin, der ins Erzählen kommt.

Dranbleiben und Ergebnisse festhalten

Jeder Termin sollte damit beginnen, die noch offenen Themen vom Vortag zu besprechen. Wie ist der Stand? Was hat sich erledigt und welche neuen Erkenntnisse gibt es? So erreichst du, dass es ständig ein gewisses Momentum gibt und an den richtigen Themen gearbeitet wird.

Außerdem solltest du getroffene Entscheidungen unbedingt protokollieren, damit klar ist, dass Entscheidungen auch in kleiner Runde bindend sind.

Es macht möglicherweise darüber hinaus Sinn, das Protokoll an Personen zu senden, die nicht am Meeting teilgenommen haben.

Allgemeine Tipps für die Durchführung wirksamer Meetings

Zusätzlich zu diesen Tipps empfehle ich dir, den Artikel „30 überraschend einfache Tipps für wirksame Besprechungen“. Wir verbringen viel Zeit in unproduktiven Meetings. Viele von uns wissen das und trotzdem tun wir oft nichts dagegen. Deshalb: Lese dir die 30 Tipps durch und setze so viele wie möglich um.