Die Durchführung von Schulungen ist zweifelsohne eine sehr wichtige Angelegenheit. Schließlich wollen wir, dass sich unsere Mitarbeitenden stetig weiterentwickeln. Außerdem wird in verschiedenen Normen gefordert, dass die Wirksamkeit der Schulungsmaßnahmen bewertet wird – was sinnvoll ist. 

Du weißt, dass ich mich nicht gerne hinter den Anforderungen von Normen verstecke, sondern mich lieber mit dem Nutzen verschiedener Dinge befasse. So auch in diesem Artikel.

Der Themenvorschlag für diesen Artikel stammt von Bernd Sankowsky, der wissen möchte, welcher Bedeutung ich den Kompetenzprüfungen nach Schulungsmaßnahmen beimesse.

Warum sind Schulung und Wirksamkeitsprüfung sinnvoll und notwendig?

Wie immer möchte ich mit dem Warum starten. Bei allem, was ich in diesem Artikel beschreibe, geht es darum, dass Wissen vermittelt werden soll. Meist wird das Wissen freiwillig vermittelt, aber nicht immer freiwillig aufgenommen und vollständig verstanden bzw. angewendet.

Der Kern des Problems besteht aus meiner Sicht darin, dass eben für viele „Schüler“ die vermittelten Inhalte nicht im Zentrum der Aufmerksamkeit liegen und demzufolge die Qualität der Umsetzung dieser Inhalte in der Praxis leidet.

Du kennst das sicher: Die Themen, für die Du Dich begeisterst, gehen Dir leicht von der Hand. Egal ob es sich um etwas Gelerntes oder um Deinen Beruf handelt. Die Wirksamkeitsprüfung dient der Bestätigung, dass vermitteltes Wissen verstanden wurde und umgesetzt werden kann. Je nachdem, wie diese Prüfung erfolgt, kannst Du damit auch feststellen, ob die Umsetzung in der Praxis wirklich erfolgt.

Du kannst die Wissensvermittlung unterschiedlich nennen: Schulung, Training, Seminar, Anleitung, Einarbeitung, Training, Webinar oder Onlinekurs. Für mich steht immer der Wissenstransfer im Vordergrund und damit die Umsetzbarkeit in der Praxis. Daher werde ich der Abwechslung halber verschiedene Begriffe dafür verwenden, meine aber jeweils dasselbe.

Weiterentwicklung der Mitarbeitenden

Die erste Zielgruppe besteht aus Personen, die sich weiterentwickeln wollen. Aus meiner Sicht ist im Wort „Weiterentwicklung“ bereits eine gewisse Freiwilligkeit enthalten. Beispiele für solche Weiterentwicklungen sind meist externe Trainings oder Seminare zur Vertiefung von fachlichen Inhalten, zur weiteren Spezialisierung oder der Erwerb weiterer Kompetenzen.

Neben der Tatsache, dass die dort gelernten Inhalte dem Unternehmen natürlich einen Mehrwert bieten sollen, wachsen auch der Wissensschatz der Teilnehmenden über die Anwendung der Inhalte im eigenen Betrieb hinaus.

Teilnehmende an solchen Weiterentwicklungen sind also meist aus sich heraus – also intrinsisch – motiviert. Hier reicht es dann meist auch, den entsprechenden Personen die Möglichkeit zu geben, das erworbene Wissen im praktischen Alltag anzuwenden.

Genau daran hakt es meist in den Unternehmen. Die Mitarbeitenden werden auf zum Teil sehr teure Seminare, Kongresse oder Tagungen geschickt, mit Wissen in komprimierter Form bombardiert, fahren wieder nach Hause und machen ihren Arbeitsstiefel weiter wie bisher.

Wahrscheinlich lehne ich mich nicht zu weit aus dem Fenster, wenn ich behaupte, dass viele Unternehmen so jährlich tausende Euro an Weiterbildungsmitteln in den Sand setzen.

Vermittlung von Unternehmens-Vorgaben

Nun gibt es in Unternehmen selbst auch viel Schulungsbedarf. Neue Mitarbeitende müssen eingearbeitet werden oder bestehendes Personal wird auf neue Abläufe geschult. QM-Dokumente werden oft geschult, um die darin enthaltene Information an alle notwendigen Mitarbeiter zu verteilen. Und dann sind da noch Schulungen zur Arbeitssicherheit und arbeitsplatzbezogene Unterweisungen.

Oft ist der praktische Teil an diesen Schulungen gering oder nicht vorhanden. Manchmal ist den Geschulten die Relevanz der Inhalte auch nicht bewusst oder sie ist schlicht (zum aktuellen Zeitpunkt) gering.

Viele Mitarbeitende, die solche Schulungen erfahren, stammen aus den Produktions- oder Fertigungsabteilungen von Industrieunternehmen. Wird vom QM-Beauftragten eine neue Vorgabe in ein Dokument gezimmert, muss dieses Dokument an alle – nehmen wir einmal an – 200 Mitarbeitende des Unternehmens inhaltlich weitergegeben werden.

Nehmen wir weiter an, diese Mitarbeitenden sind in einem Dreischichtsystem organisiert. Weil dann während der Schicht keine Zeit für ausufernde Schulungen besteht – man kann ja schlecht die gesamte Fertigung für eine halbe Stunde oder länger unterbrechen – quetscht man die Schulungen an das Ende oder den Anfang der jeweiligen Schicht.

Die Mitarbeitenden müssen früher kommen oder dürfen erst später nach einem anstrengenden Tag nach Hause gehen. Das drückt weiter auf die Motivation der Teilnehmenden und die Wirkung der Wissensvermittlung.

Mitarbeitende, die an solchen Schulungsmaßnahmen teilnehmen, sind sehr häufig extrinsisch motiviert. Sie tun es, weil sie müssen und eventuell, weil sie dafür Überstunden bezahlt bekommen.

Arten von Schulungen und Trainings im Vergleich

Wie bereits weiter oben erklärt, gibt es die unterschiedlichsten Bezeichnungen für alle möglichen Arten der Weiterbildung. Einige der wohl gebräuchlichsten habe ich hier kurz zusammengefasst.

Präsenzschulung / Frontalunterricht

Diese Form der Wissensvermittlung kennen viele von uns noch aus der Schulzeit oder dem Studium. Eine Gruppe von Personen sitzt in einem Raum und lässt sich von einem Trainer frontal beschallen. Diese Form des Unterrichts wird oft mit praktischen Inhalten, Gruppenarbeiten oder Rollenspielen aufgewertet.

Ich zähle zu dieser Form auch die Einarbeitung von Mitarbeitenden, auch wenn diese häufig eins zu eins erfolgt – also ein Trainee und ein Mentor.

Bei Schulungen im Qualitätsmanagement innerhalb eines Unternehmens werden diese Schulungen in vielen Unternehmen von Qualitätspersonal durchgeführt, die dann die Themen an die mehr oder weniger gesamte Belegschaft weitertragen.

Vorteil dieser Schulungsart ist, dass man sehr nah an den lernenden Personen dran ist. Man kann mit verschiedenen Methoden direktes Feedback einholen und je nach Gruppengröße bekommt man als Trainer auch ein recht gutes Gefühl dafür, wer aufmerksam zuhört und bei wem die Gedanken in andere Regionen abschweifen.

Ein weiterer Vorteil ist die vielseitig mögliche Nutzung verschiedener Präsentationsmedien. Gute Trainer können via PowerPoint, einem mitreißenden Impulsvortrag, Flipchart, mitgebrachten Mustern oder einer Gruppenarbeit die Inhalte ausschmücken, anschaulicher machen und so die Wissensvermittlung stark verbessern.

Eine neue Art, Schulungen und Trainings mit den Teilnehmenden zu entwickeln, ist das so genannte Graphic Recording. So wird aus der Wissensvermittlung ein echtes Kunstwerk.

Ein Nachteil gerade in größeren Gruppen ist, dass sich einzelne Schulungsteilnehmer gut in der Gruppe verstecken können, da der Trainer dann nicht immer die Möglichkeit hat, gezielt auf alle anwesenden Personen zu achten. Gerade ganztägige Schulungen können außerdem mitunter einschläfernde Wirkung haben – insbesondere wenn der Trainer oder die Trainerin einen wenig mitreißenden Präsentationsstil hat.

Train the Trainer

Eine Abwandlung des oben beschriebenen Frontalunterrichts ist das Konzept „Train the Trainer“. Die zu vermittelnden Inhalte werden im Rahmen einer Schulung an einen handverlesenen Personenkreis weitergegeben. Das könnten beispielsweise die  Führungskräfte der einzelnen Abteilungen oder Schichtleiter sein. Das sind dann die Trainer.

Bei der Nutzung von Software spricht man auch oft von Key Usern, die geschult werden.

Diese Trainer erhalten daraufhin den Auftrag, die vermittelten Inhalte an die jeweiligen Mitarbeiter bis zum letzten Glied der Kette weiterzugeben.

Vorteil dieser Variante ist, dass die Maßnahmen schneller umgesetzt werden können, da für die Einzelperson der Aufwand für Koordination und Terminierung geringer ist. Der Zugriff auf die eigene Abteilung ist oft schneller gewährleistet, Urlaube und Abteilungsangelegenheiten können besser durch die Führungskraft berücksichtigt werden.

Auch in dieser Schulungsform ist die Verwendung unterschiedlichster Präsentationsmedien und –techniken möglich.

Nachteil dieser Art und Weise ist, dass der Trainer auch nur das weitergeben kann, was er selbst „gelernt hat“.

Insbesondere wenn einzelne Mitarbeitende spezifische Fragen stellen, wissen die berufenen Trainer manchmal nicht weiter. Schließlich liegt Detailwissen meist nicht in deren Fachkompetenz.

E-Learning, Webinare und Podcasts

Präsenzschulungen werden immer mehr durch Varianten des digitalen Lernens abgelöst oder zumindest ergänzt. 

Die Vorteile dieser Varianten sind überzeugend:

Die Inhalte sind – da digital –zeitlich unbegrenzt nutzbar. Außer natürlich bei Live-Webinaren. Es wird nur einmal eine Person für die Erstellung der Inhalte benötigt, die Schulungen sind dann beliebig oft reproduzierbar. Außerdem ist bei diesen Formen die Möglichkeit des Konsums an unterschiedlichen Orten ungleich höher als beim Präsenzunterricht.

Unter E-Learning verstehe ich Formen digitalen Lernens. Slideshows, Videos, E-Mail-Kurse, E-Books, die fachlichen Inhalt zum Thema haben.

Webinare sind Online-Seminare, live oder als Aufzeichnung. Es gibt Webinare, die speziell für Online-Zwecke erstellt wurden, hier läuft meist eine Präsentation im Vordergrund und in einem kleineren Bild sprechen die Trainierenden den Inhalten und gehen auf Fragen ein.

Es gibt aber auch die Variante, in der die präsentierende Person in einem echten Seminarraum – allein oder mit Publikum – steht und die Schulung aufgezeichnet wird.

Es gibt unzählige Anbieter von Webinar-Software, die auch zusätzliche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bieten. Separate Gruppenräume für Teamarbeit oder Whiteboards, auf denen die Mitarbeitenden digital zeichnen können, sind nur zwei Beispiele.

Podcasts sind in Form von Audios (selten auch Videos) verfügbar. Die Inhalte werden dort in verschiedene Themenbereiche untergliedert, wobei die Podcasts selbst bereits eine bestimmte thematische Richtung haben.

Zu den Vorteilen des leichteren Konsums und der besseren Verfügbarkeit gesellen sich aber ein paar Nachteile. So ist bei den meisten dieser Inhalt nicht zwingend sichergestellt, dass sie auch tatsächlich konsumiert wurden. Auch kann man – außer bei Live-Webinaren – keine Fragen an den Trainer richten.

Ein weiteres Problem ist oft, dass Podcast nicht in für das Lernen sinnvoller Reihenfolge veröffentlicht werden. Lernende müssen also selbst herausfinden, welches der nächste für ihre Entwicklung sinnvolle Inhalt ist.

Für all diese Möglichkeiten gibt es sehr viele externe Anbieter, die teilweise auch spezifische Unternehmensinhalte produzieren – natürlich gegen entsprechende Gebühr. Es ist aber auch möglich, „virtuellen Seminarraum“ oder eine E-Learning-Plattform für Dein Unternehmen zu kaufen und die Inhalte selbst zu erstellen. Vor allem bei großen Unternehmen kann sich das durchaus lohnen.

Die Frage ist hier, ob die Inhalte angenommen werden. Wenn Du in einem eher traditionell orientierten Unternehmen tätig bist, könnte es einige Zeit lang dauern, bis ein Umdenken stattfindet.

Das Selbststudium schriftlicher Inhalte

Eine kleine Überschneidung mit dem E-Learning ergibt sich beim Selbststudium von schriftlichen Inhalten. Gerade Unternehmensvorgaben – häufig in Form von Arbeitsanweisungen oder Verfahrensabläufen vorliegend – eignen sich je nach Zielgruppe für das Selbststudium.

Der entsprechende Inhalt wird an alle Adressaten verteilt und eine Zeitvorgabe, bis wann die Inhalte gelesen und umgesetzt werden, gesetzt.

Bei dieser Form ist unbedingt darauf zu achten, dass die Teilnehmer einer solchen „Schulung“ auch dafür geeignet sind, Inhalte selbstständig aufzunehmen. So kann zum Beispiel nicht jeder Produktionsmitarbeiter mit komplizierten, fachübergreifenden Verfahrensbeschreibungen umgehen.

Auch können in dieser Form ebenfalls nur schwer unmittelbar Fragen gestellt werden, wenn Dinge unklar sind. Insbesondere, wenn Fragen wichtig für das weitere Verständnis der Inhalte sind, kann das die Konsumenten schnell demotivieren und der erhoffte Erfolg des Selbststudiums bleibt aus.

Ein klarer Vorteil dieser Form ist jedoch, dass für den „Trainer“ lediglich Aufwand für die Erstellung und Aktualisierung der Inhalte entsteht. Die eigentliche Arbeit machen dann die konsumierenden Personen.

Der Schulungsnachweis

Dem Schulungsnachweis – als Nachweis von Anwesenheit und Kompetenz – wird große Bedeutung beigemessen. Vielfach sind gerade periodisch aufzufrischende Schulungen anhand von Zertifikaten nachzuweisen.

Diese Nachweise belegen allerdings lediglich die Teilnahme an einer Weiterbildungsmaßnahme. Den meisten Schulungen und Trainings schließen sich keine Lernzielkontrollen an, die etwas über die Behaltensrate oder das Verständnis der Thematik aussagen.

Werden intern Schulungen durchgeführt, so arbeiten viele Unternehmen mit Unterschriftenlisten, die außer den Unterschriften von Trainer und Teilnehmer außerdem die vermittelten Inhalte beschreiben und manchmal den Teilnehmern das Versprechen abnötigen, die vermittelten Inhalte verstanden zu haben und dem Gelernten stets Folge zu leisten.

Leider werden diese Unterschriftenlisten aus organisatorischen Gründen sehr gerne zu Beginn der Schulungen ausgeteilt und Widerstand ist ohnehin praktisch Zwecklos. Wer würde schon vor versammelter Mannschaft zugeben, Inhalte nicht verstanden zu haben oder einer Vorgabe nicht Folge leisten zu wollen?

Neuerdings findet sich auch auf einigen Nachweisen eine Spalte mit der Angabe, ob eine Nachschulung für einzelne Mitarbeiter erforderlich ist. Dazu dann mehr bei der Wirksamkeitsprüfung.

Darf ich vorstellen: die Vergessenskurve

Die Schulung ist vorbei und die Unterschriftenlisten ausgefüllt und archiviert.

Und nun?

Ab diesem Moment beginnt die Kurve des Vergessens.

Der Psychologe Hermann Ebbinghaus beschrieb in seinen Theorien, in welchem Zeitraum wir uns Inhalte wie lange merken können – ohne dass diese zwischenzeitlich wiederholt und so gefestigt werden.

Gemäß der Ebbinghausschen Kurve haben wir bereits nach 20 Minuten nur noch eine korrekte Wiedergaberate von etwas mehr als 50 %! Innerhalb der nächsten rund sechs Tage flacht diese Kurve ab – übrig bleibt eine Behaltensrate von ca. 20 % um dann nach einem Monat bis auf knapp über 10 % zu fallen.

Das sieht dramatisch aus. Es ist aber ein Mechanismus zum Selbstschutz des Gehirns. Stelle Dir einmal vor, Du könntest Dich an jeden Ort erinnern, an dem Du jemals Dein Auto geparkt hast. Einfach so aus dem Stegreif. Ich denke, wir würden ziemlich schnell mit extrem unnützem Wissen zugemüllt und wahnsinnig werden.

So ist es doch ganz gut, dass wir Dinge, die für uns nur temporäre Relevanz haben, relativ schnell wieder vergessen. Einiges davon ist übrigens nicht wirklich vergessen. Wenn Du dann zum Beispiel an einer Straße, an der Du früher schon einmal geparkt haben, vorbeifährst, dann kann sich Dein Gehirn manchmal sogar erstaunlich exakt an eine solche Stelle erinnern.

Was ich damit sagen möchte: Den Mitarbeitenden Inhalte vor die Füße zu werfen und sie selbst sehen zu lassen, was sie daraus machen, führt nicht zum Ziel. Dinge, die wirklich täglich gebraucht werden, verankern sich schnell. Aber alles, was nicht regelmäßig im Fokus unserer Aufmerksamkeit steht, wird nach und nach vor unserem inneren Bildschirm verblassen.

Ein weiteres wunderbares Beispiel dieses „programmierten Vergessens“ sind Schulungen für die Software Microsoft Excel. Zeilen, Zellen, Formeln, Verweise, Pivot-Tabellen, Makros, Formatierungen, Wenn-Verschachtelungen.

Diese Software kann unglaublich viel und nicht wenige von uns haben bereits ein- bis zweitägige Excel-Seminare genossen.

Doch mit wie vielen der gelernten Funktionen arbeitest Du regelmäßig? Wie viel von dem damals gelernten weißt Du heute noch? Für mich hat es sich bewährt, mir kleine „Excel-Häppchen“ auf YouTube anzusehen. Eine Frontal-Schulung halte ich schlicht für wenig Zielführend bei solcher Software.

Wie Du die Behaltensrate erhöhen kannst

Es ist ganz einfach: Wiederholen und anwenden.

Damit unser Gehirn Inhalt als wichtig und behaltenswert einstuft, müssen wir regelmäßig wiederholen, wiedergeben, umsetzen, anwenden oder in ähnlichen und neuen Kontext bringen.

Gebe den Teilnehmenden bereits während der Schulungen die Möglichkeit, das Gelernte in unterschiedliche (möglichst praxisnahe) Zusammenhänge zu bringen.

Bringe im Rahmen von Einzelgesprächen wirklich bedeutende Themen wieder ins Gedächtnis Eurer Leute.

Sorge dafür, dass die gelernten Themen auch praktisch angewandt werden können. Und genauso wichtig: Lasse Eure Leute mit dem erworbenen Wissen in einem gewissen Rahmen „experimentieren“ und auch Fehler machen.

Die Wirksamkeitsprüfung

Wie bei allem steht hinter der Forderung einer Wirksamkeitsprüfung von Weiterbildungsmaßnahmen ein tieferer Sinn und nicht um einen Selbstzweck.

Ziele der Wirksamkeitsprüfung

Aus meiner Sicht verfolgt die Wirksamkeitsprüfung von Schulungsmaßnahmen drei Hauptziele:

• Es soll beurteilt werden, ob die Schulungsteilnehmer die Inhalte verstanden haben und theoretisch in der Lage sind, diese im Unternehmensalltag umzusetzen

   

• Die Wirksamkeitsprüfung erlaubt Aufschluss darüber, ob die Darbietungsform der Schulung eine ausreichende Qualität hat. Damit meine ich die Qualität des Trainers, der Unterlagen und der Schulung an sich. Versteht die Zielgruppe, was gelernt werden soll?

   

• Eine drohende Wirksamkeitsprüfung sorgt bei vielen Teilnehmern zu einer größeren Aufmerksamkeit. Nur wenige möchten sich die Blöße geben, einen Test oder Fragebogen schlechter auszufüllen als die Kollegen

Wer beurteilt die Wirksamkeit von Schulungen?

Auch hier gibt es wieder drei hauptsächliche Möglichkeiten dafür, wer die Wirksamkeit beurteilt:

• Die Schulungsteilnehmer selbst: Gerade im Fall von Schulungen, die der Mitarbeiter aus eigener Motivation heraus gesucht, besteht die Möglichkeit, dass er die Wirksamkeit der Schulung bzw. die Anwendbarkeit des Gelernten in der Praxis selbst relativ genau einschätzen kann

   

• Der/die Vorgesetzte des Schulungsteilnehmers: Die Beurteilung durch Vorgesetzte kann entweder durch Feedbackgespräche erfolgen oder dadurch, dass beobachtet wird, wie  Mitarbeitende die gelernten Inhalte anwenden. Welcher Mehrwert im Vergleich zum Niveau vor der Schulung wird geschaffen?

   

• Durch die Trainer: Sind in der Maßnahme Lernzielkontrollen integriert, können Trainer eine gute Übersicht über deren Wirksamkeit bekommen.

Mögliche Formen der Wirksamkeitsprüfung

Die hier vorgelegte Liste ist sicherlich nicht vollzählig. Zu viele Aspekte können eine Rolle spielen. Es befinden sich teilweise auch Mischformen in der Anwendung. Aber ich denke, ich kann hier einen guten Überblick über die Möglichkeiten und verschiedenen Aspekte geben.

Fragebögen (Freitext oder Multiple-Choice)

Anhand von Fragebögen kann man sehr gut herausfinden, ob die Schulungsteilnehmer Inhalte verstanden haben. Je nachdem, welche Fragestellung man wählt, kann man gleichzeitig herausfinden, ob die „Lehrlinge“ auch zu einer gewissen Transferleistung in der Lage sind, indem man die Inhalte in einen Kontext setzt, der in der Schulung nicht exakt so besprochen wurde.

Der „Multiple-Choice“-Ansatz vereinfacht die Auswertung. Man bietet den Trainees Antworten zum Ankreuzen an. Hier kann man einerseits Mehrfachantworten erlauben, andererseits auch mit negativen Formulierungen spielen, um zu erfahren, ob die Fragen aufmerksam gelesen worden sind.

Aus eigener Erfahrung ist letzteres bei Mitarbeitenden mit anderem fremdsprachlichem Hintergrund mit Vorsicht zu genießen. Da die deutsche Sprache sehr komplex ist, tun sich manche Sprach- und Kulturkreise mit der Verneinung schwer. Das sieht man, wenn einstimmig bei den betreffenden Fragen die falschen Antworten angekreuzt werden.

Wird ein Fragebogen mit Freitext ermöglicht, dann kann manchmal die Auswertung sehr schwer sein. Rückfragen an die ausfüllenden Personen können notwendig werden um beurteilen zu können, ob die Antworten richtig sind. Man merkt hier jedoch besser, ob der Inhalt tatsächlich verstanden worden ist. Für diese Art der Wirksamkeitsprüfung ist den Teilnehmern mehr Zeit einzuräumen als für das Ankreuzen der Antworten.

Auch ist das Abschreiben hier nicht ganz so leicht.

Verständnisfragen während der Schulung

Trainer können anhand von Verständnisfragen während der Schulung feststellen, inwieweit Inhalte verstanden worden sind. Jedem einzelnen Teilnehmenden eine Verständnisfrage zu stellen, kann sich in der Praxis allerdings als schwierig erweisen.

Wenn Du ein internes Training veranstaltest, kennst Du eventuell „Deine Pappenheimer“ bei denen es sich lohnt, ein wenig häufiger nachzufragen.

In jedem Fall solltest Du den Mitarbeitenden im Vorfeld der Verständnisfragen die Möglichkeit geben, selbst Fragen zu stellen. So verhinderst Du, dass Teilnehmende auf Deine Frage hin einräumen müssen, den betreffenden Inhalt nicht verstanden zu haben.

Du kannst solche Verständnisfragen auch in den Raum werfe und Dir die Antwort zurufen lassen – sofern Du ein aktives Publikum hast.

Nicht ganz in Richtung „Verständnisfragen“ geht das Wiederholen von Inhalten durch alle Teilnehmer. Das mag auf den ersten Blick ein bisschen kindisch wirken. Aber denke an die Vergessenskurve von vorhin! Wenn Du die Teilnehmenden im Chor die drei wichtigsten Kernaussagen Deiner Schulung wiederholen lassen, dann wirkt das einerseits entspannend und festigt andererseits diese Elemente.

Zertifikate und Bescheinigungen

Zertifikate und Bescheinigungen dienen in erster Linie dem Nachweis der Anwesenheit. Sofern keine Lernzielkontrolle während der Maßnahme stattfindet, kann ein solches Dokument keine Aussage über die Wirksamkeit der Maßnahme liefern – „Max Mustermann hat das Seminar „1×1 des Qualitätsaudits“ mit sehr gutem Erfolg bestanden“.

Diese Dokumente eignen sich allerdings sehr gut, um eine Weiterbildungsmaßnahme anderen Parteien gegenüber nachzuweisen. Sei dies für Auditoren, im Rahmen von Abteilungswechseln oder Bewerbungsgesprächen der Mitarbeiter.

Beobachtungen im Verhalten der Mitarbeiter nach Ende der Schulungen

Eine „softe“ Möglichkeit, die Wirksamkeit von absolvierten Trainings zu beurteilen ist die Beobachtung des Verhaltens der Mitarbeiter. Ist eine positive Entwicklung zu erkennen, die auf die vermittelten Inhalte zurückzuführen ist, so kann man von der Wirksamkeit der Maßnahme ausgehen.

Dieser Punkt fällt leichter, wenn man vorher mit Mitarbeitenden klar zu erreichende Ziele durch die Weiterbildung formuliert. Das setzt allerdings voraus, dass sich die Vorgesetzten intensiv damit auseinandersetzen, was denn das jeweilige Training tatsächlich bewirken soll.

Einige der Beobachtungen werden eher subjektiv sein. Aber die Beurteilung der Leistungsfähigkeit von Personal ist ohnehin häufig wenig objektiv je mehr, es darum geht, dass Mitarbeiter kreative Lösungen für bestehende Probleme entwickeln.

Fehlerquote beim täglichen Arbeiten

In eine ähnliche Richtung geht diese Beurteilungsmöglichkeit. Die Performance mancher Prozesse lässt sich in Zahlen ausdrücken und wenn nun eine Weiterbildung darauf abzielt, die Leistung dieses Prozesses zu verbessern, so sollte das nach Abschluss des Trainings an den Kennzahlen erkennbar sein.

Beispiele dafür könnten sein, dass ein Mitarbeiter ein internes Training zur Reduzierung des Ausschusses an einer Produktionslinie absolviert. Ausschussquoten sind allgemein ein sehr gut messbarer Parameter. Die Ausschussquote sollte sich aufgrund des Trainings reduzieren.

Lasse den Mitarbeitenden bitte entsprechend Zeit, um die Inhalte umzusetzen. Und bedenke bitte beide Komponenten: Es ist möglich, dass einzelne Mitarbeitende die Inhalte nicht verstanden haben und deshalb nicht korrekt umsetzen.

Wenn das mehreren Personen so geht, dann besteht der Verdacht, dass vielleicht das Training, die Präsentation oder die Inhalte nicht ausreichend auf das Publikum zugeschnitten waren. Prüfe das bitte kritisch, um keine falschen Verdächtigungen zu tätigen.

Interne Audits

Eine Möglichkeit, die ich auch bereits in der Praxis beobachten durfte, ist die Wirksamkeitsbeurteilung von Schulungsmaßnahmen durch entsprechende Fragestellungen an Mitarbeiter in internen Audits.

Je nach Anzahl der gesamten absolvierten Trainings und der Größe der Belegschaft in Deinem Unternehmen, bedeutet das entweder eine sehr große Anzahl an Fragen, um ein repräsentatives Bild zu bekommen oder eine sehr kleine Stichprobe.

Außerdem setzt diese Variante voraus, dass interne Auditoren stets eine relativ gute Kenntnis der Situation vor der Maßnahme und von den Schulungsinhalten haben. Beides bezweifle ich bei mittelgroßen bis großen Unternehmen.

Insbesondere deshalb, weil Auditierende grundsätzlich unabhängig von den zu auditierenden Bereichen sein sollen.

Mein persönlicher Favorit: Eine Kombination

Ich favorisiere eine Mischung aus drei Komponenten, um die Wirksamkeit vermittelter Inhalte zu beurteilen.

Mein Team besteht aus insgesamt vierzig Mitarbeitenden (acht sogenannten „Direct Reports“. Mit jedem direkten Teammitglied führe ich dienstags bzw. mittwochs ein halbstündiges Einzelgespräch durch (die One-on-Ones).

Dort besprechen wir nicht nur Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und die Ziele angestrebter Bildungsprogramme. Wir sprechen auch über die durchgeführten Trainings und was sie in der Folge bewirkt haben.

Aus meiner Sicht ist es Unfug, solche Beurteilungen im jährlichen Mitarbeitergespräch zu versuchen – außer die Weiterbildungsmaßnahme liegt nur wenige Wochen zurück. Die damals gewonnenen Eindrücke sind auf beiden Seiten vermutlich verblasst.

Die zweite Komponente nenne ich „Wissenstransfer im Unternehmen“. Wenn ein Mitarbeitender die gelernten Inhalte anderen Kollegen erklären kann, dann sehe ich zum einen, ob sie verstanden und verinnerlicht wurden, ich sehe außerdem, inwieweit der jeweilige Mitarbeiter überzeugt ist vom Resultat.

Und nicht zuletzt profitieren die anderen Teammitglieder vom neu erworbenen Wissen – entweder weil sie nun wissen, wer für diese Thematik ein kompetenter Ansprechpartner ist, oder weil nützliche Tipps weitergegeben wurden.

Die dritte Komponente ist die Anwendung der Inhalte in der Praxis. Wie bereits weiter oben erwähnt steigt dadurch die Behaltensrate und durch gezielte Beobachtung sehe ich hier, ob die Transferleistung von der Theorie in die Praxis gelingt.

Diese drei Stufen erfordern aufmerksames Beobachten und Zuhören seitens der Führungskraft. Aber sie sorgen auch dafür, dass sich Mitarbeiter wie auch Vorgesetzter mit Schulungsinhalten intensiv auseinandersetzen und so optimale Voraussetzungen schaffen um aus der Theorie wertvollen Mehrwert für Mitarbeiter, Team und Unternehmen zu schaffec – und eigentlich geht es uns doch darum, oder?

Je intensiver Du die oben genannten Dinge (Einzelgespräche, Präsentation im Team, praktische Umsetzung) in Stichworten notierst, umso mehr erhält diese Vorgehensweise den Charakter einer dokumentierten Beurteilung – ich behaupte, da kann dann kein Auditor meckern.

Nachschulungen

Was Du auf keinen Fall tun solltest, ist als Nachschulung einfach die Inhalte der ersten Schulung stumpf zu wiederholen und darauf hoffen, der Mitarbeiter werde sie beim zweiten Mal verstanden haben. Nur in den wenigsten Fällen wird das funktionieren!

Wenn Du bei der Wirksamkeitsbeurteilung von Schulungen festgestellt hast, dass einer oder mehrere Mitarbeiter eine Nachschulung erfahren müssen, dann gehe dabei bitte mit Bedacht vor.

Vermeide, den betreffenden Mitarbeitenden dadurch zu kränken, ihn direkt mit Fehlleistungen zu konfrontieren. Vielmehr solltest Du versuchen, den Grund für das Nichterreichen des Lernziels festzustellen. Du solltest den betreffenden Personen stets mit Wertschätzung begegnen und als eine Art Coach fungieren, der seine Mannschaft voranbringen will.

Neben der Möglichkeit, dass die Schulung nicht richtig auf die Zielgruppe zugeschnitten ist, gibt es zwei Hauptkomponenten und zwei Varianten davon, die in der folgenden Infografik dargestellt sind:

Der Idealzustand ist, dass Mitarbeiter können und wollen.

Ein Mitarbeiter, der grundsätzlich motiviert ist, aber nicht kann, benötigt unbedingt Deine Hilfe. Du musst in Gesprächen erkunden, worin die Blockaden bestehen. Liegt es eventuell an der Sprache? Fehlt dem Mitarbeiter ein wichtiges Werkzeug oder eine weitere Schulung – quasi als Puzzlestück zum Verständnis des großen Ganzen?

Wenn der Mitarbeiter grundsätzlich kann, aber nicht will, dann solltest Du versuchen zu verstehen, warum der Mitarbeitende die bewusste Blockade aufrechterhält. Stimmt er mit dem Abteilungsziel nicht überein? Hat er ein persönliches Problem mit Dir oder den Kollegen, die an einem bestimmten Prozess beteiligt sind?

Biete in jedem Fall Deine Unterstützung an aber verlangen auch Initiative der betreffenden Person. Die letzte Variante ist, dass ein Mitarbeiter die Inhalte nicht umsetzen kann und nicht will.

Wiederum müssen Sie ergründen, warum das so ist. Hat der Mitarbeiter vor irgendetwas Angst? Mit welcher Einstellung ist er oder sie in die Schulung hineingegangen?

In allen drei Fällen, in denen eine Art Blockade geschulte Personen hemmt, empfehle ich Dir, durch aufmerksames Zuhören und das Stellen der richtigen Fragen zu ergründen, warum diese Blockaden bestehen. Daraus kannst Du Strategien entwickeln, wie sich die Bremsklötze lösen lassen.

Bei dauerhafter Verweigerungshaltung bleibt aus meiner Sicht nur der konsequente Schritt der Eskalation und der Trennung von diesen Personen, nachdem alle Versuche der „Resozialisierung“ gescheitert sind.

Wann der Betriebsrat mit ins Spiel kommt

Existiert in Deiner Firma ein Mitbestimmungsgremium (Betriebsrat, Personalrat oder ähnliches), dann sind bei den Themen Schulung und Wirksamkeitsprüfung ein paar Dinge zu beachten.

Der Betriebsrat muss zustimmen, wenn die Schulungen in Form von Formularen dergestalt dokumentiert werden, dass personenbezogene Daten erhoben werden. Also die Aufzeichnung darüber, wann wer welche Schulung besucht hat. Der § 94, BetrVG, der sich auf Personalfragebögen bezieht, wurde in der Vergangenheit bereits in dieser Art und Weise ausgelegt.

Die Dokumentation eventueller Nachschulungen sowie jede Art der Erfassung leistungsbezogener Daten (z.B. Beurteilung von Schulungen anhand von Noten) bedarf ebenfalls der betrieblichen Mitbestimmung (§ 87 Abs. 1, BetrVG). Könnten solche Daten doch dazu verwendet werden, sich von „Low Performern“ aufgrund dieser Schlechtleistungen zu trennen.

Diskutiere vor Einführung – oder wenn es dafür schon zu spät ist – schnellstmöglich mit dem Betriebsrat die Voraussetzungen unter denen Deinem Konzept zugestimmt werden kann.

Du denkst jetzt vielleicht, dass Betriebsräte ein leidiges, aufwendiges und komplexes Thema so noch kompliziert machen werden. Das mag sein. Es geht hier aber um den Schutz von Persönlichkeitsrechten der Mitarbeitenden und die sollten wir alle respektieren.

Fazit

Mit diesen Gedanken habe ich ganz sicher nicht alle Aspekte zu Schulungen und deren Wirksamkeitsprüfung erschöpfend behandelt. Aber ich bin mir sicher, Du konntest einige interessante Aspekte oder Denkanstöße mitnehmen.

Denke bitte daran, dass die Mitarbeitende unserer Unternehmen die Basis unserer Wertschöpfung sind. Nicht umsonst spricht man von „Human Ressourcen“. Dabei dürfen wir aber bitte die Menschen dahinter nicht vergessen.