Wie Sie eine professionelle Beziehung zu Ihren Mitarbeitern aufbauen

Wie Sie eine professionelle Beziehung zu Ihren Mitarbeitern aufbauen

Es ist wieder Zeit für Mitarbeiterjahresgespräche. In vielen Unternehmen sind Führungskräfte derzeit dabei, die Jahresgespräche mit ihren Mitarbeitern zu führen. In anderen Unternehmen kommt diese Zeit erst nach Ablauf des Jahres 2016, wenn auch die Erreichung der vereinbarten Ziele feststeht.

Die jährlichen Mitarbeitergespräche können mehrere Zwecke erfüllen:

  • Beurteilung der Leistung des Mitarbeiters
  • Besprechung von Zielen für das neue Jahr
  • Besprechung der Erreichung der diesjährigen Ziele
  • Feedback geben und erhalten
  • Besprechung der Weiterentwicklung des Bereichs und des Mitarbeiters

Für mich steht fest, dass Sie mit lediglich einem Mitarbeitergespräch pro Jahr diese Zwecke nicht ansatzweise ausreichend erfüllen können. Für eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit braucht es mehr als nur einen festen Termin, in den dann alle Themen gequetscht werden, über die während des Jahres nie gesprochen wurde. Denn Führungskräfte haben ja so wenig Zeit!

Der Aufbau von Vertrauen und einer engen beruflichen Beziehung erfordert Kontinuität. Und deshalb habe ich vor rund zwölf Monaten damit begonnen, mit meinen Mitarbeitern wöchentliche Gespräche zu führen, die so genannten „One-on-Ones“. Wie meine Erfahrungen damit bislang aussehen und warum ich das jeder Führungskraft wärmstens empfehlen kann, beschreibe ich in diesem Artikel.

Was sind Mitarbeitergespräche überhaupt?

Im Fall der ganz oben beschriebenen Mitarbeiterjahresgespräche stehen zum einen Formalismus und Dokumentationspflichten im Vordergrund. Zum anderen beansprucht in diesen Gesprächen die Führungskraft oft einen sehr großen Redeanteil. Manche Führungskräfte nutzen diese Jahresgespräche gar für eine Art „Abrechnung“ darüber, was während des Jahres alles schief gelaufen ist. Darüber soll es in diesem Artikel NICHT gehen.

Ich möchte in mit diesem Blogartikel auf Mitarbeitergespräche eingehen, die für Mitarbeiter und Führungskraft wirklich wertvoll sind, Vertrauen schaffen, eine berufliche Beziehung ermöglichen und langfristig den Erfolg des Teams massiv steigern können.

In diesem Zusammenhang verstehe ich unter Mitarbeitergesprächen regelmäßig geführte und fest definierte Gespräche zwischen einem Mitarbeiter und seiner disziplinarischen Führungskraft. Es handelt sich explizit um Einzelgespräche und – wie der Name schon sagt – es ist Zeit, die Sie den Mitarbeitern schenken. Denn andernfalls wären es Chef-Gespräche.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche verfolgen drei vorrangige Ziele:

  • Aufbau einer professionellen Beziehung zu jedem Mitarbeiter
  • Anbieten von Unterstützung durch die Führungskraft
  • Teamentwicklung und Vertrauensaufbau

Auf diese drei Säulen stützt sich jedes einzelne Gespräch – mit darüber hinaus weiteren positiven Nebeneffekten für alle Seiten!
Sie lassen für diese Zeit das Tagesgeschäft hinter sich und kümmern sich nur um Ihre gemeinsame berufliche Beziehung.

Kennen Sie auch ein „Jour fixe“, das niemals stattfindet?

Wenn es darum geht, wie Mitarbeiter an ihre Führungskraft berichten sollen, richten viele Manager mit den ihren direkt zugeordneten Mitarbeitern so genannte Jour fixe-Termine ein. Diese werden dann meist wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich geplant. Dabei steht der Begriff selbst für einen Termin, der fest definiert ist und regelmäßig stattfindet.

Nicht nur einmal habe ich erlebt, dass solche Termine zwar geplant werden und beide Seiten sie sich auch in den Kalender eintragen, aber oft finden sie (angeblich mangels Themen) nur selten oder überhaupt nicht statt. Das trifft besonders auf die Führungskräfte zu, die viel unterwegs sind.

Diese Art an Mitarbeitergesprächen können Sie getrost vergessen. Wie soll sich da denn eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entwickeln? Wenn so ein Termin dann doch mal stattfindet, dann geht es dabei fast immer um dringende Themen. Entscheidungen müssen JETZT getroffen werden, oder eine Eskalation steht unmittelbar bevor oder hat bereits stattgefunden.

Richtige Mitarbeitergespräche beschäftigen sich vorwiegend mit wichtigen Themen und behandeln diese, bevor sie auch noch dringend werden.
Ich durfte bereits für einen Chef arbeiten, der mit mir ebenfalls ein festes Jour fixe vereinbart hatte. Jeden Mittwoch stand der Termin in unserem Kalender. In einer Zusammenarbeit, die insgesamt knapp ein Jahr andauerte, hat dieser Termin ganze dreimal stattgefunden! Fast jedes Mal war ich vorbereitet, mein Ex-Chef sagte den Termin aber sehr häufig erst ganz kurz vor dem Gespräch ab – oft erfolgte auch gar keine Absage und ich wartete vergeblich.

Es dürfte klar sein, dass ich sehr schnell gar nicht mehr damit gerechnet habe, dass der Termin überhaupt noch einmal stattfinden würde. Wenn man nur in dringenden Fällen miteinander spricht, kann daraus auch keine vertrauensvolle Beziehung entstehen.

Warum Mitarbeiterjahresgespräche nicht reichen

Wenn Sie eine erfolgreiche Führungskraft mit einem erfolgreichen Team sein wollen, dann genügt in meinen Augen ein Jahresgespräch mit Ihren Mitarbeitern alleine nicht. Vielmehr müssen Sie die Themen verstehen, die Ihre Mitarbeiter umtreiben. Ihre Sorgen, Nöte, was Ihre Leute motiviert und antreibt. Sie müssen früh erkennen können, wenn sich hier negative Tendenzen abzeichnen. Außerdem wollen Sie ja auch wissen, ob Ihre Arbeit an und mit Ihrem Team Früchte trägt, oder?

Deshalb möchte ich Ihnen wärmstens ans Herz legen, regelmäßige Mitarbeitergespräche nach dem Konzept der „One-on-Ones“ durchzuführen. Was das ist und wie das geht, beschreibe ich in den folgenden Absätzen.

One-on-Ones zum Beziehhungsaufbau nutzen

One-on-Ones stellen für mich die wichtigsten Termine der gesamten Woche dar. Jeden Donnerstag verbringe ich insgesamt fünf Stunden mit Mitarbeitergesprächen. Dabei hat sich das inzwischen zu einer Art Ritual entwickelt.
Um dabei die größtmöglichen Effekte zu erzielen, sind einige Dinge beachtenswert, die ich in den folgenden Punkten beschreibe.

Wie häufig sollten Sie die One-on-Ones durchführen?

Für die Frequenz der Mitarbeitergespräche halte ich das wöchentliche Intervall für ideal. Es ist erwiesen, dass die Merk-Spanne bei den meisten Menschen rund eine Woche lang ist. Somit fällt es uns leichter, all die Dinge zu behalten, die in der vergangenen Woche vorgefallen sind.

Vielleicht haben Sie das schon einmal in Ihrer Schulzeit oder im Studium erlebt. Wenn ein bestimmtes Fach nur einmal pro Woche unterrichtet wird und diese Einheit einmal ausfällt, findet die nächste Unterrichtsstunde erst 14 Tage später statt – und das Gelernte vom letzten Mal erscheint unglaublich lange her zu sein.

Insbesondere a wir ja langfristig erfolgreich sein und unser Team weiterentwickeln wollen, darf unser Fokus auf die drei obersten Ziele (Beziehungsaufbau, Unterstützung der Mitarbeiter und Teamentwicklung) nicht abreißen oder durch das Tagesgeschäft zu weit in den Hintergrund gedrängt werden.

Tragen Sie die One-on-Ones als Terminserie in Ihren Kalender ein

Die Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitern müssen unbedingt geplant und fester Bestandteil Ihrer Wochenplanung sein! Sagen Sie die Termine nicht ab, wenn Ihnen etwas Wichtiges dazwischenkommt sondern verschieben Sie die Gespräche maximal auf einen anderen Tag in dieser Woche. Vorziehen geht übrigens auch!

Lassen Sie es gar nicht erst einreißen, „in Ausnahmefällen“ Ihre Einzelgespräche sausen zu lassen. Gerade zu Beginn ist ein wenig Durchhaltevermögen geplant, denn für beide Seiten werden sich die ersten Gespräche mitunter etwas seltsam anfühlen. Wie alles Neue.

Falls Sie oder Ihre Mitarbeiter mal eine komplette Woche – oder mehrere Wochen – Urlaub haben sollten, dann werden in diesen Wochen natürlich keine Gespräche geführt.

Wie lange sollten die One-on-Ones dauern?

Meine Empfehlung für die Dauer der Einzelgespräche lautet eine halbe Stunde pro Mitarbeiter pro Woche. Das ist eine überschaubare Zeiteinheit, die sich jeder gute Vorgesetzte für seine Mitarbeiter nehmen sollte.

Es wird Tage geben, an denen Sie nicht genug Themen für eine halbe Stunde Gespräch haben, aber gerade zu Beginn werden Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit Ihres offenen Ohrs nutzen und Ihnen dankbar deren Gedanken und Bedürfnisse mitteilen.

An welchem Ort sollten die One-on-Ones durchgeführt werden?

Wenn Sie als Führungskraft ein eigenes Büro haben, wunderbar. Dort können Sie Ihre Einzelgespräche sehr gut durchführen. Es sind auch Besprechungsräume geeignet – wobei es zumindest für mich nicht machbar ist, jeden Donnerstag einen Besprechungsraum für volle fünf Stunden zu blocken.

Deshalb prüfe ich punktuell, ob ein Raum verfügbar ist. Oder ich benutze das Büro eines Kollegen, der gerade im Urlaub ist. Es ist auch möglich, die One-on-Ones während eines Spazierganges durchzuführen. Grundsätzlich halte ich sogar die Betriebskantine für einen möglichen Ort.

Wichtig ist nur, dass Ihr Gespräch nicht direkt mitgehört wird. Es sind Gespräche zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter. Die Themen, die besprochen werden, gehen niemand anderen etwas an.

Prüfen Sie also bei der Wahl der Räume, ob Sie zumindest insofern ungestört sind, dass nicht direkt neben Ihnen jemand sitzt, der Ihre Gespräche hautnah in allen Einzelheiten mitbekommt.

Welche Themen sollten angesprochen werden?

In ein One-on-One gehören alle Themen, für die es keine separate Plattform gibt. Sie sollten diese Meetings nicht für Projektstatus zweckentfremden oder andere Belange des Tagesgeschäfts übermäßig Raum gewinnen lassen. Sie als Vorgesetzter haben schließlich viel mehr Möglichkeit, auf Ihre Mitarbeiter „zuzugreifen“ als umgekehrt.

In den Einzelgesprächen mit meinen Mitarbeitern geht es natürlich hauptsächlich um fachlichen Austausch. Aber auch die persönliche Komponente kommt nicht zu kurz. Je nachdem, was Ihnen Ihre Mitarbeiter mitteilen wollen, können auch gern persönliche Dinge besprochen werden. Sie möchten ja Ihre Mitarbeiter als Menschen näher kennenlernen und eine engere Bindung aufbauen.

Ich habe für mich die Einzelgespräche zeitlich halbiert: Die erste Viertelstunde gehört dem Mitarbeiter, die zweite Viertelstunde gehört mir, wobei regelmäßig (in meinem Fall mindestens Monatlich) meine Viertelstunde auch dafür verwandt wird, über die persönliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter zu sprechen.

Während der Redezeit Ihrer Mitarbeiter sollten Sie maximal Verständnisfragen stellen. Der Fokus liegt hier auf dem aktiven Zuhören und Hilfestellung leisten falls erforderlich. Alles, was Ihr Mitarbeiter mit Ihnen während der gemeinsamen Zeit teilt, ist wertvoll für Sie!

Müssen One-on-Ones dokumentiert werden?

Über die wichtigsten Punkte der Einzelgespräche mache ich mir Notizen. Ich habe dafür ein einfaches Excel-Formular erstellt und trage vorwiegend die Punkte ein, die eine Nachverfolgung notwendig machen. Wenn Maßnahmen besprochen werden oder an der weiteren Entwicklung in bestimmten Themen gearbeitet wird, dann dokumentiere ich das mit Datum, Maßnahme und Verantwortlichkeit, wie es sich für einen Q-Enthusiast gehört 🙂

Sie sollten Ihre Notizen immer griffbereit haben. Wenn Sie mit den Einzelgesprächen starten, sagen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich über wichtige Punkte Notizen machen und geben Sie bei Bedarf Einsicht in das, was Sie sich notieren. So müsste es für jeden in Ordnung sein, wenn Sie sich nebenher wichtige Daten notieren.

Sie werden manchmal Themen besprechen, an denen Sie langfristig arbeiten oder bei denen Sie erst nach einigen Monaten erneut nachfragen möchten, was sich denn in der Zwischenzeit getan hat. Ohne Notizen sind Sie da vollkommen aufgeschmissen.

Wie beginnt man am Besten?

Den aller ersten Termin sollten Sie dazu nutzen, Ihrem Mitarbeiter zu erklären, welche Ziel Sie mit den regelmäßigen Einzelgesprächen verfolgen, wie die Zeiteinteilung und die Agenda für das Gespräch aussehen.

Gerade wenn Sie mit den One-on-Ones starten, könnte es Ihnen vielleicht schwerfallen, mit dem Gespräch zu beginnen. Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht, mit einer sehr offenen Frage zu starten. Denn ich möchte nicht, dass durch eine bestimmte Frage meinerseits das Gespräch (die Redezeit des Mitarbeiters!) schon von Beginn an wieder durch mich geprägt wird.

Ich starte häufig mit der Frage „Wie sieht es aus?“ oder „Worüber möchtest du heute sprechen?“. Das mag ein wenig nach einer Therapiesitzung beim Psychiater aussehen. Aber diese Formulierungen lassen den weiteren Gesprächsverlauf offen und Ihr Mitarbeiter kann mit dem Thema beginnen, das ihm am Wichtigsten erscheint ohne dass Sie dem Gespräch Ihren Stempel aufdrücken.

Bereits die Frage „Wie geht’s dir?“ lenkt das Gespräch von Anfang an in die Richtung, die SIE gewählt haben und nicht Ihr Mitarbeiter.
Sie werden sehen, dass Sie bereits nach wenigen Wochen eine gewisse Routine entwickelt haben und sich zu einem eingespielten Team entwickeln.

Was tun, wenn Mitarbeiter nicht an meinem Standort sind?

Natürlich ist es immer besser, wenn man sich in einem Einzelgespräch gegenübersitzt. Sie bekommen dann noch mehr Eindrücke von Ihrem Mitarbeiter. Können Gefühlsregungen und Mimik wesentlich besser wahrnehmen.

Wenn das nicht geht, ist aber das Telefon (oder falls Sie darüber verfügen die Videokonferenz) eine gute Alternative. Insbesondere den Führungskräften, die viel unterwegs sind, möchte ich an dieser Stelle gleich den Wind aus den Segeln nehmen: Dienstreisen sind keine Ausrede dafür, ein One-on-One nicht durchzuführen! Sie können sich Ihre Termine immer so legen, dass Sie zum Zeitpunkt des Einzelgesprächs am Flughafen sind, im Auto sitzen oder sonst irgendwie Luft haben. Und als Dienstreisender hat man diese zeitlichen Freiräume, es ist nur eine Frage der Organisation!

Trotz der Möglichkeit, das Telefon oder Mobiltelefon für Ihre Einzelgespräche zu nutzen, sollten Sie jede sich bietende Möglichkeit ergreifen, von Angesicht zu Angesicht mit Ihren Mitarbeitern zu sprechen. Meine Erfahrungen mit telefonischen One-on-Ones sind dennoch gut, sechs meiner zehn Mitarbeiter sitzen nicht an meinem Standort, sodass wir überwiegend auf telefonischen Kontakt angewiesen sind.

Vorteile der One-on-Ones

  • Die Mitarbeiter melden sich wesentlich seltener, wenn sie Probleme oder Hilfestellung brauchen und warten bewusst das One-on-One ab. Außer der Reihe kommen sie nur bei wirklich dringenden Themen. Dadurch kann ich meinen Tagesablauf besser strukturieren, werde weniger oft durch Anrufe oder „Zwischen Tür und Angel“ abgelenkt und auch die Anzahl an kleinen Meetings sinkt.
  • Sie bauen eine (berufliche) Beziehung zu Ihren Mitarbeitern auf. Durch die regelmäßigen Gespräche lernen Sie Ihre Mitarbeiter als Menschen kennen und können Sie folglich besser einschätzen, als würden Sie sie nur auf ihre Ergebnisse reduzieren. Je mehr Sie über Ihre Mitarbeiter wissen und je besser Sie sie verstehen, desto besser können Sie Ihr Team führen. Und das gilt auch umgekehrt. Je besser Ihre Mitarbeiter Sie kennen, umso besser wissen sie, was Ihnen als Chef wirklich wichtig ist.
  • Sie bauen Vertrauen zueinander auf. Mit jedem One-on-One in positiver Gesprächsatmosphäre steigt ein kleines Stück ihr gegenseitiges Vertrauen. Sie hören beide aktiv zu, nehmen die Gedanken des Anderen auf und setzen gemeinsam festgelegte Maßnahmen um. Und Sie erfreuen sich an den erreichten Zielen. Wenn das kein Vertrauen schafft, dann weiß ich auch nicht.
  • Mitarbeiter sind loyaler, da Sie sich als Chef bewusst Zeit für jeden Einzelnen von Ihnen nehmen. Der überwiegende Teil der Bevölkerung schätzt Aufmerksamkeit. Indem Sie jedem Ihrer Mitarbeiter Aufmerksamkeit zu gleichen Anteilen und auf regelmäßiger Basis zukommen lassen, sind Ihre Mitarbeiter auch wesentlich eher dazu geneigt, es umgekehrt ebenso zu handhaben.

Fazit

All die obigen Gedanken sollen Ihnen dabei helfen, das Konzept der One-on-Ones einmal mit Ihren Mitarbeitern auszuprobieren und ich hoffe, die Tipps erleichtern Ihnen den Start.

Ich habe sehr gute Erfahrungen damit gemacht und kann nun nach ungefähr einem Jahr, in dem ich nun die One-on-Ones durchführe, auf die Erfahrungen aus über 400 Einzelgesprächen mit meinen Mitarbeitern zurückblicken.

Da es meine Hauptaufgabe als Führungskraft ist, meine Mitarbeiter zu fördern und zu fordern, ist jede Zeit, die ich mit ihnen verbringe, wertvoll und ich könnte mir nicht vorstellen, jemals wieder Abstand von unseren Einzelgesprächen zu nehmen. Das Feedback in den Jahresgesprächen dieses Jahr ist übrigens auch rundum positiv und auch mein Team möchte die Donnerstags-Termine nicht missen.

Weitere Ressourcen zum Thema One-on-One

Das Konzept der One-on-Ones habe ich natürlich nicht selbst erfunden. Es ist ein Management-Werkzeug, über das es bereits einige Quellen im Internet gibt.

Wenn Sie zu den Einzelgesprächen mehr erfahren wollen, empfehle ich Ihnen die folgenden Links:
Ursprünglich stammt das Konzept der One-on-Ones aus Amerika. Die Seite manager-tools.com beschäftigt sich mit verschiedenen Werkzeugen zum Thema Mitarbeiterführung und in einer dreiteiligen Reihe widmen sie sich auch dem Thema der One-on-Ones.

Der Geschäftsführercoach und Führungstrainer Dr. Bernd Geropp hat sich in seinem Podcast „Führung auf den Punkt gebracht“ ebenfalls dem Thema der regelmäßigen Einzelgespräche angenommen. Seinen Podcast zu diesem Thema finden Sie hier.

Und dann habe ich noch eine Präsentation mit dem Titel „The Best and Worst Ways To Have A One-On-One Meeting“ für Sie.

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