068 Wie übersteht man ein Audit?

Hast du dir die Frage auch schon einmal gestellt? Wie soll ich das nächste Audit überstehen?

Bei der Recherche für meine Artikel und Episoden bin ich bei der Google-Suche darauf gestoßen, dass tatsächlich danach gefragt wird: Wie überstehe ich ein Audit (erfolgreich)? Das Problem liegt in exakt einem Wort. 

Das Audit ÜBERSTEHEN. 

Und da kommen die Schafe auf dem Titelbild ins Spiel. Keine Frage: Schafe sind tolle und niedliche Geschöpfe. Für diesen Artikel leihe ich mir ein paar Attribute aus, die man Schafen nachsagt. Denn sie passen hervorragend zu Menschen die glauben, Audits müssen „überstanden werden“.

Diese Menschen haben ein echtes Mindset-Problem und gehören nicht ins QM!

Da du bis hier gelesen hast und vielleicht sogar den Podcast hörst, gehe ich davon aus, dass du nicht zu diesen Menschen gehörst – oder zumindest wissen möchtest, wie du aus dieser Gedankenfalle herauskommst. 

Audits werden oft als Stress- und Drucksituationen empfunden

Keine Frage, nur die wenigsten auditierten Menschen freuen sich herzlich auf das Audit. Die Spanne reicht von der Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes bis zum Empfinden von Zeitverschwendung.

Richtig wirksame Qualitätsmanager, die ein effektives QM-System aufgebaut haben, können Audits dagegen als Verkaufsveranstaltung und vertrauensbildende Maßnahme ansehen. Und Ihrem Unternehmen einen wichtigen Dienst erweisen.

Dazu passt ein Artikel von Dr. Markus Reimer, auf den ich im Kundenmagazin Q.Magazin der Firma BABTEC aufmerksam geworden bin. Dem Artikel zu folge sehen viele „Interviewpartner im Audit“ den wichtigsten Vorteil ihres QM-Systems darin, dass „alles genau beschrieben sei“. Wenn ein QM-System keinen weiteren Nutzen bringt, ist das wirklich schade. Und auch hier wieder: Die verantwortlichen Q-Manager gehören sprichwörtlich gebraten und verspeist. 

Um nun wieder die Brücke zu den Audits zu schlagen: Als guter Qualitätsmanager bist du vom Nutzen des von dir betriebenen QM-Systems überzeugt! Und dann gibst du externen Auditoren keine Macht darüber, ob sie das System als nutzwertig empfinden. Und somit „überstehst“ du das Audit nicht sondern du beweist, dass alles, was du tust, Hand und Fuß hat und für den Kunden von Nutzen ist.

Also, lies erst hier zu Ende und geh dann auf die Seite von Dr. Reimer – er hat ein einige echt starke Gedanken für uns Qualitäter! 

Wie das Schaf auf der Schlachtbank

Ich bin ein wenig von den Schafen abgeschweift… 

Wie vorher schon erwähnt, passen ein paar Attribute sowohl auf Schafe als auch auf eine weit verbreitete „Spezies“ unwirksamer Qualitätsmanager, die eine ganze Zunft in Verruf bringen: 

  • Blöken: Anderen Menschen kein konstruktives Feedback geben und sich selbst so verhalten, wie man von einem Auditor nicht behandelt werden will, bezeichne ich als „QM-Blöken“. Und wird man selbst kritisiert, schmollt man und will „das Audit überstehen“.
  • Geschoren oder geschlachtet werden: Wie das Schaf fügt man sich dem vermeintlichen Schicksal. Man wird vom Auditor geschoren oder wenn es ganz dumm läuft, regelrecht geschlachtet: Auftrag weg, Zertifizierung weg, etc. Dabei hast du es selbst in der Hand: mit guter Performance vor und während des Audits. Der Kunde bekommt Vertrauen und kommt in der Regel seltener wieder.
  • Ohne Hirte und Hirtenhund ziellos herumirren: Wenn du als QM keine eigenen Ziele verfolgst (die dem Unternehmen helfen), dann läufst du Ziellos durch die Gegend und tust nur das, was die Geschäftsleitung oder „das Zertifikat“ verlangen. Egal ob für die Qualität sinnvoll oder nicht.
  • Überall Köttel liegen lassen: Okay, das ist jetzt böse. Aber viele Kollegen anderer Fachabteilungen empfinden QM tatsächlich so: Sie kommen, blöken herum und lassen Köttel liegen, die wir dann aufräumen dürfen (in Form von Bürokratie und Mehrarbeit). An die wärmende Wolle denkt da keiner mehr. 

Externe Audits erfolgreich meistern

Ich möchte nicht nur über die eigenen Fachkollegen lästern. Nicht nur einmal habe ich mich in den vorhin beschriebenen Situationen wiedergefunden und muss mich immer wieder ermahnen, insbesondere nicht in die „Köttel-Falle“ zu tappen (was sich manchmal beim besten Wohlwollen nicht vermeiden lässt“.  Entscheidend ist das richtige Bewusstsein!

Gerne gebe ich dir 20 paar Tipps mit auf den Weg, wie du dich top auf externe Audits vorbereiten und dich von deiner besten Seite zeigen kannst. Per Klick auf das Bild kommst du zum Blogartikel mit den 20 Tipps. Wenn du die Tipps lieber hören möchtest, findest du sie in zwei Podcast-Episoden: (Teil 1 | Teil 2).