060 16 Tipps im Umgang mit E-Mails

Die E-Mail als Stressfaktor

Ein ganz normaler Arbeitstag.

Um 7:00 Uhr öffne ich mein Mail-Programm – ein schwerer Fehler. Scheinbar wachen die Kollegen am Nachmittag immer nochmal auf und so habe ich zwischen 15 und 17 Uhr über zehn Nachrichten im Posteingang. Eifrig mache ich mich ans Lesen und Beantworten – bis dann um 8:30 Uhr die Morgenrunde beginnt.

Danach folgen drei oder vier Termine und schon ist Mittagszeit. Zurück am Schreibtisch – und ich möchte nur eine Nachricht schreiben – sehe ich zwölf neue Nachrichten, die mich in der Zwischenzeit erreicht haben. Drei davon sind von Kollegen, die mich telefonisch nicht erreicht haben.

So komme ich erst am Nachmittag richtig dazu, zu arbeiten. Aber nur, weil ich das Mailprogramm schließe und alle weiteren Nachrichten für heute ignoriere – mit dem Ergebnis, dass der Berg morgen noch ein kleines Stück höher sein wird.

Kommt Dir das so – oder so ähnlich – bekannt vor?

Mein persönlicher „Mail-Berg“

In den ersten 17 Monaten als Qualitätsleiter habe ich fast genau 12.500 E-Mails bekommen und mit rund 6.250 Nachrichten ungefähr halb so viele versendet. Eine ganze Menge, wie ich finde! Nehmen wir an, für das Lesen und Ablegen einer Nachricht benötigen wir 2 Minuten. Für das Beantworten bzw. Schreiben einer Nachricht 5 Minuten. Das sind dann pro Tag ca. 2,5 Stunden, die wir mit der Elektropost verbringen.

So habe ich in 17 Monaten ganze 938 Stunden mit E-Mails verbracht!

Umgang mit E-Mails

34 Nachrichten am Tag sehen auf den ersten Blick gar nicht so viel aus. Beziehen wir diese Zahl jedoch auf einen Arbeitstag von 8 Stunden, ergeben sich über 4 Nachrichten pro Stunde, die um Aufmerksamkeit buhlen.

Vielleicht bekommst und verschickst Du noch mehr Nachrichten. Und in den heutigen Zeiten kommen immer häufiger Nachrichten von Messengern wie WhatsApp oder den sozialen Medien wie Xing oder LinkedIn dazu. Damit wir diese elektronischen Helferlein auch in Zukunft als Hilfe und nicht als Falle empfinden können, ist ein bewusster Umgang damit schon von fast strategischer Bedeutung.

Ein Plädoyer für die E-Mail

Die E-Mail ist ein sehr direkter und persönlicher Weg um Informationen zwischen Versender und Empfänger auszutauschen. Der größte Vorteil besteht aus meiner Sicht darin, dass Du eine E-Mail dann beantworten kannst, wenn Du Dich dazu bereit fühlen. Du kannst Dich vorbereiten und zielgerichtet die richtige Antwort geben.

Ich leite bewusst möglichst viel meiner täglichen Kommunikation auf E-Mails um. Ich erhalte am Tag ca. 34 E-Mails. In etwa 50 % der Fälle muss ich dabei aktiv etwas unternehmen – Antworten, eine Aufgabe übernehmen oder ähnliches. Würde mich auch nur die Hälfte dieser 17 Aufgaben per Telefon erreichen, würde ich an diesem Tag durch fast zehn Anrufe gestört und müsste mir diese Aufgaben zur späteren Bearbeitung notieren.

Das ist der wichtigste Grund dafür, dass ich meine direkte Umgebung darum bitte, mir ihre Anliegen, die nicht unmittelbar und sofort beantwortet werden müssen, per E-Mail zu schicken. In dringenden Angelegenheiten sind Telefonanrufe natürlich in Ordnung. Wobei die Ansicht, was man genau unter „dringend“ zu verstehen hat, allzu oft sehr weit ausgelegt wird.

Den größten Vorteil der E-Mail sehe ich in der Kontrolle über den Zeitpunkt der Antwort. Werde ich angerufen, bin ich genötigt, sofort eine Antwort zu geben – egal, was ich vor der Störung getan habe. Da sind Falschinformationen und Fehlentscheidungen vorprogrammiert.

Es spricht aus meiner Sicht auch nichts dagegen, eine Anfrage, die Du per E-Mail bekommen hast, mit einem Telefonanruf oder einem Gespräch während eines Termins zu beantworten.

E-Mails stellen für mich die beste Möglichkeit dar, mich zu fokussieren, zu organisieren und meine Kommunikation zu steuern.

Warum Du E-Mails nicht verteufeln solltest

In Anbetracht der wahren E-Mail-Flut die täglich auf uns hereinbricht, könnte man zu dem Schluss kommen, dass man dieses Werkzeug möglichst wenig nutzen sollte. Ich finde jedoch, dass genau das Gegenteil der Fall ist! Je besser wir lernen, mit diesem Werkzeug umzugehen, umso mehr wird es uns bei unserer täglichen Arbeit unterstützen.

Vor einiger Zeit feierte die E-Mail ihren 30. Geburtstag. Eventuell kannst Du Dich noch an die Zeit erinnern, als es die E-Mail nicht gab. Man fokussierte sich stärker auf das Telefon, schrieb Faxe (die nicht selten verloren gingen) oder regelte Korrespondenz auf dem Postweg (was wesentlich länger dauert und Porto kostet).

Insofern hat die E-Mail unseren Fortschritt erheblich beschleunigt und kann uns dabei helfen, unseren Tagesablauf strukturiert und lückenlos zu bewältigen.

So schaffst Du Dir Struktur in Deinen E-Mails und verkürzt das Suchen

1. Bestelle unnötige Newsletter ab

Newsletter sind unbestreitbar eine sehr nützliche Sache. Schließlich versende ich selbst wöchentlich welche. Wir werden sofort darüber informiert, falls sich neue Dinge in einem Bereich ereignen, für den wir uns interessieren. Wir sparen durch Newsletter viel Zeit, indem wir nicht ständig nachschauen müssen, ob es etwas Neues gibt.

Gleichzeitig stellen diese Newsletter auch eine Quelle der Ablenkung dar und sie spülen noch mehr E-Mails in unser Postfach. Du solltest daher alle Newsletter konsequent abbestellen, die Du nicht liest. Ich gehe sogar so weit zu sagen, wenn Du drei Newsletter eines bestimmten Anbieters hintereinander nicht gelesen hast, dann kann dieser Newsletter für Dich nicht so interessant oder relevant sein und Du sollten ihn dann abbestellen.

Jetzt denkst Du vielleicht, dass Newsletter in der Fülle der E-Mails die Du bekommst, nur ein Tropfen auf den heißen Stein sind. Stimmt schon. Und zwei Effekte sind daran schädlich: Diese E-Mails erhöhen den Berg an Nachrichten, die Du bekommst, weiter (psychologisch negativer Effekt). Und selbst ein kurzer Moment, den Du benötigst, um zu entscheiden, dass Du einen Newsletter diesmal nicht, kostet Dich Zeit, Fokus und Entschlusskraft. Diese Schritte verhindern, dass Du Dich mit wichtigen Nachrichten befasst.

2. Halte Deinen Posteingang so leer wie möglich

Ich bin mir sicher, dass diese Situation viele kennen: Du kommst morgens ins Büro, fährst Deinen Rechner hoch, startest Dein E-Mail-Programm und hast hunderte Mails im Posteingang, die Dich schier erschlagen. Einige davon sind gelesen, andere hast Du bereits gesichtet, aber wieder als ungelesen markiert. Ein paar neue Nachrichten sind auch dabei.

Stelle Dir vor, Du kommst am selben Morgen ins Büro, schaltest wiederum Deinen Rechner an, öffnest das Mail-Programm und siehst genau drei E-Mails. Eine kam am Vortag nach Feierabend, die andere vor ein paar Minuten. Also auf mich wirkt das sehr motivierend und ich starte ganz anders in den Tag.

Zum einen empfinde ich es als sehr unbefriedigend, in meinem Posteingang noch viele unbearbeitete Nachrichten herumliegen zu haben. Irgendwie schafft das in mir das Gefühl, ich wäre an diesem Tag nicht produktiv genug gewesen. Es bedeutet für mich also eine positive Emotion, meinen Arbeitsplatz sauber zu halten.

Zum anderen motiviert mich persönlich ein leerer Posteingang auch täglich zweimal: Erstens bin ich zufrieden mit meinem Tagwerk, wenn ich zumindest alle Mails in Form von Aufgaben terminiert und die Nachrichten archiviert habe. Zweitens kann ich mir beruhigt morgens den ersten Kaffee gönnen, wenn ich nicht schon wieder haufenweise unerledigter E-Mails direkt vor meinen Augen sehe.

Das mag nur ein psychologischer Faktor sein, denn tatsächlich bleibt die Arbeit ja die gleiche. Aber Deine Einstellung wird sich verändern, Du legst automatisch den Fokus auf die neuen und unerledigten Dinge und vertrödelst beim Blick in den Posteingang nicht wertvolle Zeit mit E-Mails, die Du schon kennen und längst erledigt haben wolltest.

Der neudeutsche Begriff für den leeren Posteingang lautet „Inbox Zero“ oder „Zero Inbox“. Wie Sie den erreichen, erkläre ich im nächsten Tipp.

3. Fasse jede E-Mail möglichst nur einmal an

Diese Angewohnheit solltest Du Dir unbedingt antrainieren. Denn durch das mehrfache Öffnen und (teilweise oder ganz) Durchlesen verschwendest Du viel Zeit. Stattdessen solltest Du eine E-Mail genau einmal öffnen, sorgfältig durchlesen und sofort entscheiden, was mit dieser E-Mail zu tun hat. Dabei gibt es folgende Faustregeln:

Die vollständige Bearbeitung der Mail dauert weniger als fünf Minuten: Sofort bearbeiten und Mail archivieren

Die vollständige Bearbeitung der Mail dauert länger als fünf Minuten: Schreibe die Aufgabe mit Termin auf Deine Aufgabenliste und archivieren die E-Mail

Du bearbeitest die Aufgabe nicht selbst: Delegiere die Aufgabe und archiviere auch diese E-Mai

Du siehst, wenn Du Dich konsequent an diese drei Regeln hältst, gibt es keinen Grund dafür, dass sich Tag für Tag mehr E-Mails anhäufen.

Natürlich funktioniert das nicht immer. Zu dem Zeitpunkt, als ich diesen Artikel schrieb, lagen in meinem beruflichen Posteingang auch vier E-Mails, die nicht vom damaligen Tag stammen. Aber allein das Streben und die Einhaltung zu 80 % gemäß Pareto Prinzip helfen Dir bereits, deutlich mehr Übersicht im E-Mail-Postfach zu erhalten.

4. Öffne Dein E-Mail-Programm bewusst

Viele Menschen haben E-Mail-Programm den ganzen Tag geöffnet und schauen ständig ins Postfach – vermutlich aus Neugierde. Mir ging es lange Zeit genauso. Bis ich in eine Funktion kam, in der es für mich nicht mehr möglich war, erfolgreich zu sein, während ich so viel Zeit mit ineffizienten Dingen vergeudete.

Daher empfehle ich Dir, Dein E-Mail-Postfach so selten wie möglich und stets bewusst zu öffnen. Es gibt Produktivitäts-Gurus, die propagieren, nur einmal täglich die Mails zu checken – und das am besten nicht morgens. Allerdings halten einige Menschen diese Forderung für nicht umsetzbar.

Daher überlege Dir sehr bewusst, zu welchen Zeiten Du Deine E-Mail-Programm öffnest und neu eingegangene E-Mails bearbeiten willst. Ein Kompromiss könnte sein, diese dreimal täglich zu tun: morgens gegen 9 Uhr, nach dem Mittagessen gegen 13 Uhr und kurz vor Feierabend gegen 15 Uhr.

Durch eine solche Aufteilung stellst Du sicher, dass Du nichts Wichtiges verpassen, habest aber in der Zwischenzeit genügend Raum für ungestörtes und konzentriertes Arbeiten.

Der Empfehlung, die E-Mails nicht als aller erste Tätigkeit jeden Morgen zu prüfen, kann ich nur zustimmen. Das Risiko, dass Du Dich bereits früh am Morgen mit Tagesgeschäft befassen, das Dich dann den ganzen Tag über fest im Griff hat, ist zu groß. Viel sinnvoller ist es, morgens zuerst eine sehr wichtige Aufgabe zu erledigen und erst nach deren Erledigung zum ersten Mal in die E-Mails zu schauen.

Probiere es aus! Es erfordert einiges an Selbstdisziplin und zu Beginn etwas Überwindung. Aber Du wirst feststellen, dass es gar nicht notwendig ist, sofort auf jede eingehende Mail zu reagieren.

5. Schalte alle E-Mail-Benachrichtigungen aus

Kontraproduktiv für den vorigen Tipp ist es, wenn Du zwar Dein E-Mail-Programm nur zu bestimmten Zeiten öffnest, aber die Mail-Benachrichtigungsfunktion auf Deinem Smartphone aktiviert hast und Du nun darüber Deinen Wissensdurst beständig stillt. Dann hast Du nichts gewonnen!

Gewöhne Dir an, auf diese „Pushnachrichten“ verzichten zu können. Es wird sich nicht negativ auf Deine Arbeit auswirken und ich bin mir fast sicher, dass andere diese Umstellung gar nicht wahrnehmen werden.

Du tust Dir selbst etwas Gutes damit, denn Du strukturierst Deinen Arbeitsablauf weiter und wirst Herr über die Dinge – statt umgekehrt hinter Aufgaben, Terminen, Mails und Telefonaten hin und her zu springen.

Was für E-Mails gilt, gilt selbstverständlich auch für Benachrichtigungen sozialer Netzwerke. Auch diese Netzwerke solltest Du nur zu bestimmten Zeiten ansteuern und eine kontrollierte Zeit dort verbringen. Ich gebe zu, der Umstand, im absoluten mobilen Funkloch zu arbeiten, hilft mir hier.

6. Nutze Deinen Posteingang nicht als Aufgabenliste

In einigen der vorigen Tipps ging es um die Übersichtlichkeit in Deinem Posteingang. Mittels „Inbox Zero“ und der sofortigen Entscheidung, was mit jeder E-Mail zu geschehen hat, wirst Du die Übersicht behalten.

Wenn sich in diese Übersicht nun noch Mails mischen, die nur dort liegen, weil Du damit Deine Aufgaben im Blick behalten willst, ist auch das kontraproduktiv. Ich kann verstehen, dass die meisten Mails, die wir bekommen gleichzeitig Aufgaben sind. Aber gerade in Zeiten hohen E-Mail-Aufkommens erschwert das die Trennung von neuen und alten E-Mails nur unnötig.

Eine gute Angewohnheit ist es hier deshalb jede Mail, die Du nicht sofort bearbeitest, in eine Aufgabe zu verwandeln. Schreibe sie auf Deine Aufgabenliste und legen die Mail ab. So eliminierst Du auch einen möglichen Eingangs-Kanal für Aufgaben. Du solltest möglichst alle Aufgaben an genau einem Platz verwalten.

Je mehr mögliche Orte für Aufgaben Du zulässt, desto leichter verzettelst Du Dich und verlieren die Übersicht.

7. Wie viele Unterordner hat Dein Posteingang?

Mein Outlook-Postfach hat genau drei Ordner: den Haupteingang, den Archivordner und einen Ordner für Dienstreisen. Mit dieser Struktur gewährleiste ich einen schnellen Zugriff und die größtmögliche Übersichtlichkeit.

Jede E-Mail, die bearbeitet, in eine Aufgabe umgewandelt oder delegiert worden ist, verschiebe ich in den Archivordner. Die Suchfunktionen in Outlook sind mittlerweile so gut, dass ich auch unter meinen rund 20.000 E-Mails, die dort liegen, fast immer innerhalb weniger Sekunden die richtige Nachricht finde. Meistens weiß ich, von wem ich sie bekommen habe oder welchen Betreff oder zumindest welchen groben Inhalt sie hat.

Ich weiß, dass viele mit zahlreichen Unterordnern im Posteingang haben: für jeden Kunden, jedes Projekt, jeden Mitarbeiter und jede noch so kleine Kleinigkeit ein separater Ordner. Das mag zwar strukturiert aussehen, aus meiner Sicht verbringt man so aber zu viel Zeit mit Suchen bzw. überlegen, in welchem Ordner man die gewünschte Mail wohl finden wird. Manche Mails passen in keine der Kategorien. Wo hat man die denn damals abgelegt?

Ich lösche so gut wie keine E-Mails. Lediglich Abwesenheitsnotizen werden gelöscht. Den Rest behalte ich. Auch wenn ich vermutlich nur einen ganz geringen Bruchteil älterer Mails jemals wieder benötige, gibt es mir doch das Gefühlt von Sicherheit. Ich könnte ja zugreifen, wenn ich wollte.

Probleme haben natürlich diejenigen unter uns, die von ihrer IT eine Beschränkung in der Größe ihres Posteingangs auferlegt bekommen haben. Da würde ich dann empfehlen, nur Mails der letzten 12 Monate aufzubewahren und von Zeit zu Zeit ältere E-Mails zu löschen.

Der Ordner für Dienstreisen ist bewusst von den anderen getrennt. Denn es passiert häufig, dass ich mit dem Smartphone Zugriff auf eine Bordkarte oder ein Zugticket im E-Mail-Postfach benötige und da ist der Zugriff einfach schneller, wenn sich dort nur wenige E-Mails tummeln.

8. Entscheide vor jeder Nachricht, ob die E-Mail das passende Format ist

Ich vertrete die Devise: Je weniger E-Mails ichschreibe, desto weniger E-Mails bekomme ich zurück. Viele Nachrichten beinhalten Aktionen oder Fragen, auf die typischerweise mit E-Mails geantwortet wird.

Stelle Dir daher vor dem Tippen der Nachricht die Frage, ob es wirklich elektronische Post sein muss. Wenn Du Dich beispielsweise mit einem Kollegen zum Essen verabreden willst, dann ist dafür ein kurzes Telefonat ideal. Vermeide hier unbedingt „E-Mail-Pingpong“. Das ist umständlich, kostet Zeit und das Resultat wird unter Umständen erst Stunden später erreicht.

Wie schnell benötigst Du eine Information? Es ist wenig sinnvoll, eine E-Mail zu schreiben, wenn Du eine Information innerhalb weniger Minuten benötigen. Das Risiko, dass der oder die Empfänger gerade nicht am Platz oder mit anderen Dingen beschäftigt sind, ist zu groß. Hier hilft der direkte Weg: Telefon oder einfach vorbeigehen.

9. Arbeite mit Regeln

Dieser Tipp betrifft vor allem die Outlook-Nutzer unter Euch. Ich weiß, es gibt auch in fast allen anderen E-Mail-Programmen oder Providern Regel-Funktionen aber darüber weiß ich zu wenig, um fundiert Auskunft geben zu können.

Du kannst zum Beispiel alle E-Mails mit dem Betreff „Newsletter“ konsequent in einen „später-lesen-Ordner“ verschieben. Oder E-Mails mit einem bestimmten Betreff automatisch an eine andere Person weiterleiten. Die Möglichkeiten sind gigantisch!

Eine Regel mit der ich in den vergangenen Wochen sehr gute Erfahrungen gemacht habe, färbt meine E-Mails nach folgenden Bedingungen: E-Mails von der Geschäftsleitung werden automatisch rot gefärbt, Mails von Mitarbeitern sind blau und alles, was ich in Kopie bekomme, wird grau gefärbt.

Damit habe ich auf einen Blick meine Priorisierung: Zunächst werden rote Mails bearbeitet, dann kommen die blauen. Als Drittes die ungefärbten, schwarzen E-Mails und bei den Mails, die ich in Kopie bekommen habe, könnte ich im Zweifel sogar je nach Versender entscheiden, ob ich sie überhaupt lesen möchte.

Ich habe von Menschen gehört, die alle Mails, bei denen sie nur in Kopie stehen, gleich vom Posteingang in den Papierkorb verschieben. Das ist vielleicht doch ein bisschen übertrieben aus meiner Sicht. Ich habe da gern noch eine gewisse Kontrolle darüber.

Was Regeln und Filterfunktionen betrifft, kann ich Ihnen nur raten: Schaue Dir auf YouTube entsprechende Videos an. Ich bin sicher, für die gängigen Tools gibt es Tutorials, mit denen Du Dir das benötigte Wissen schnell und sehr leicht anwenden kannst.

So reduzierst Du das Aufkommen von E-Mails

10. Schreibe weniger E-Mails

Diesen Tipp habe ich vorhin bereits angeschnitten: Wenn Du weniger E-Mails schreibst, wirst Du mit sehr großer Wahrscheinlichkeit auch weniger E-Mails erhalten.

Manche Personen neigen dazu, per E-Mail sehr mitteilungsbedürftig zu sein. Andere wiederum setzen die halbe Welt mit in den Verteiler. Auch das erhöht die Anzahl der potenziellen Antworten oder Reaktionen, die Du bekommen könntest.

Ganz abgesehen davon hindern massenhaft verschickte E-Mails auch alle anderen daran, vernünftig mit E-Mails umzugehen. Sei also Vorbild und nutze  die E-Mail nur dann, wenn sie auch angebracht ist.

11. Strukturiere den Text einer E-Mail sinnvoll

Den meisten Menschen fällt es erheblich schwerer, digitalen Text zu erfassen und zu lesen, als gedruckte Schriftstücke. Außerdem „gefallen“ gut strukturiere Texte dem Auge und erleichtern das Lesen.

Mache deshalb in einer E-Mail sinnvoll und regelmäßig Absätze – zum Beispiel, um Gedankengänge voneinander zu trennen. Oder eine Aussage und eine Bitte zu trennen. Oder teile Deine Mail in Einleitung, Hauptteil und Grußformel auf.

Ich kenne niemanden, der sich darüber freut, eine zwölf-zeilige E-Mail ohne jegliche Struktur und Absatz zu bekommen.

Wir Menschen sind sehr visuelle Lebewesen. Du kannst auch gezielt mit Hervorhebungen arbeiten: Ich unterstreiche beispielsweise Termine, wichtige Zahlen setze ich in Fettdruck. Wenn ich Termine aktualisiere, färbe ich die Begründung der Aktualisierung rot, sodass sofort ersichtlich ist, dass sich hier etwas geändert hat.

Wie hilft Dir das dabei, Deine Mails zu reduzieren? Ganz einfach: Sind Deine Nachrichten gut strukturiert, kann man Deinen Gedankengängen und Argumenten leichter folgen. Das Verständnis steigt und es kommen weniger Rückfragen beziehungsweise die Antworten, die Du erhältst, sind deutlich besser verwertbar.

12. Formuliere die Inhalte Deiner E-Mail klar, knapp und unmissverständlich

Es beginnt schon beim Betreff: Je präziser Du ausdrückst, worin es in der E-Mail geht, umso höher wird die Wahrscheinlichkeit, dass Dein wichtiges Anliegen mit höherer Priorität bearbeitet wird. Was Du bitte NIEMALS tun solltest, ist Mails ohne Betreff zu versenden. Wie soll diese Mail jemals wieder vernünftig gefunden werden?

Und glaube bitte nicht, dass eine Mail ohne Betreff neugierig macht und somit die Chance, dass sie gelesen wird, erhöht.

Nehmen wir an, Dein Unternehmen erhält eine Kundenreklamation. Du leitest nun die wichtigsten Informationen der Reklamation und die To-do’s an alle Beteiligten weiter.

Ein Beispiel für einen schlecht gewählten Betreff ist: „Betreff: Kunde xyz“.

Etwas besser ist „Betreff: Kundenreklamation Kunde xyz“. Allerdings weiß anhand des Betreffs noch niemand, ob es sich vielleicht um eine sehr dringliche Angelegenheit handelt.

Sie könnten stattdessen schreiben „Betreff: kritische Kundenreklamation Kunde xyz Produkt abc“.

Vielleicht kennen einige diesen Vorgang bereits und wissen durch den Betreff schon, dass es sich um nichts Neues handelt.

Durch gut formulierte Betreffs werden E-Mails auch Monate später noch schnell und einfach gefunden.

Die prägnante Formulierung des E-Mail-Texts sorgt auch für weniger Rückfragen und eine zielgerichtete Bearbeitung durch die Angesprochenen. Je mehr Raum für Interpretation Sie lassen, desto größer ist das Risiko, dass das erzielte Ergebnis vom erwünschten Ergebnis abweicht.

Daher nehme Dir bitte Zeit für die Formulierung.

13. Wahre die Umgangsformen und achte auf Rechtschreibung und Grammatik

Die E-Mail ist ein direktes Kommunikationsmedium und mit der Art und Weise, wie Du schreibst, drückst Du dem Empfänger gegenüber auch Deine Haltung ihm gegenüber aus. Vernachlässigst Du die Groß- und Kleinschreibung und sind Deine Mails stets voller Fehler, dann drückst Du damit aus, dass Du wenig Wert auf vernünftige Kommunikation legst. Aus meiner Sicht ist das sogar eine Art Respektlosigkeit.

Eine Nachricht korrekt zu schreiben, kostet nicht mehr Zeit.

Außerdem können falsche Grammatik und falsche Rechtschreibung auch zu unerwünschten Fehlinterpretationen führen. Hier zwei Beispiele:

Ein Komma rettet Leben: „Komm wir essen, Opa“ oder „Komm, wir essen Opa“?
Auch gravierend unterschiedlich: „Er will sie nicht“ oder „Er will, sie nicht“

Häufig sehe ich auch im geschäftlichen Umfeld, dass „Sie“ und „sie“ verwechselt werden oder nicht zwischen „dass“ und „das“ unterschieden wird. Die unterschiedlichen Bedeutungen können gravierend sein!

Bei manchen Personen kann man auch an der Anzahl der Rechtschreibfehler erkennen, ob sie zum Zeitpunkt des Schreibens emotional erregt waren. Dann steigt häufig die Fehlerrate.

Ich sage hier nicht, dass es niemals irgendwelche Tippfehler geben darf. Mein Blog wird vermutlich auch mehr als genug davon haben. Aber der überwiegende Anteil der Texte sollte doch der deutschen Rechtschreibung genügen.

14. Antworte den richtigen Empfängern

Dieser Tipp hat nur am Rande damit zu tun, weniger Mails zu bekommen. Es geht mehr darum, vor anderen nicht bloßgestellt zu werden. Ein gewisser Fallstrick stellen die Unterschiede zwischen „Antworten“, „Allen antworten“ und „Weiterleiten“ dar.

Schnell geht eine E-Mail an eine völlig andere Person oder einen viel zu großen Verteilerkreis. Oder es fehlen beim Weiterleiten die Anhänge. Bitte seien Sie hier aufmerksam!

In kritischen Dingen habe ich es mir zur Angewohnheit gemacht, die Empfänger komplett zu löschen, meine Antwort zu schreiben und erst danach ausschließlich die richtigen Empfänger einzugeben. So verhinderst Du zum einen, dass eine Mail an falsche Empfänger geht und zum anderen kann es auch nicht passieren, dass Du eine E-Mail aus Versehen versenden, bevor Du mit der Fertigstellung fertig bist.

Mir selbst sind hier in der Vergangenheit diverse Fehler passiert. Daher achte ich nun besonders darauf, dass hier möglichst nichts schiefgeht.

15. Nutze Vorlagen und Textbausteine

Bei diesem Tipp geht es im Grunde darum, bei der Erstellung von E-Mails mehr Zeit zu sparen. Wenn Du häufiger E-Mails mit dem gleichen oder ähnlichem Betreff oder einem identischen Text versenden, dann nutzen Sie einzelne Textbausteine, die sie kombinieren können oder arbeiten Sie mit kompletten Vorlagen. Das kann auch ein Formular sein.

Typische Anwendungsbeispiele: Reklamationen an Lieferanten, Versendung eines Anhangs mit monatlichen Kennzahlen, der Versand von Endlos-Protokollen.

16. Bonustipp: Rückkehr aus dem Urlaub

Diese Situation haben wahrscheinlich viele von uns bereits miterlebt: Schon ein paar Tage vor dem Ende unseres wohlverdienten Urlaubs denken wir daran, wie viele hundert E-Mails wir wohl bei unserer Rückkehr im Posteingang haben werden. Uns graut davor, zunächst einen ganzen Tag damit zu verbringen, diese E-Mails abzuarbeiten, bevor wir wieder ins Geschäft einsteigen können.

Hier hilft zunächst mein Regel-Tipp: Wenn Du Deine E-Mails farbig formatierst, kannst Du schnell zwischen den wenigen wichtigen und den vielen unwichtigen E-Mails trennen, ohne jede einzeln zu lesen oder gar die Betreffzeilen zu studieren.

Wenn ich aus dem Urlaub wiederkomme, kann ich rund 30 % meiner E-Mails in den Archivordner verschieben. Durch die blaue Schriftfarbe sind sie schnell identifiziert.

Außerdem empfehle ich Dir die folgenden zwei Schritte:

Schritt 1: Sortiere Deine E-Mails nicht nach dem „Erhalten“-Zeitpunkt, sondern nach „Von“. Die Mails einiger Versender sind in aller Regel wichtiger oder interessanter als andere und mit diesem Trick kannst Du hier sehr leicht einen Überblick bekommen, was für Dich wichtig sein könnte.

Schritt 2: Arbeite Dich von „neu“ nach „alt“ vor. Einige E-Mails, die Du während einer oder zwei Wochen erhalten, bauen aufeinander auf. Es wird fleißig geantwortet oder weitergeleitet. Wenn Du zunächst mit den neuesten Mails anfängst, kannst Du den gesamten Verlauf im zusammenhängenden Kontext lesen und bei allen weiteren E-Mails mit demselben Betreff gleich zur Archivierung schreiten. Beginnst Du hingegen bei den ältesten Mails, so musst Du notgedrungen alle Mails lesen, um sicher zu sein, alle Informationen zu haben.

Was Du bei großen Altlasten tun solltest

Vielleicht hast Du Dich aufgrund dieses Artikels dazu entschlossen, Deinen Umgang mit E-Mails zu ändern. Das wäre wirklich wunderbar und würde mich sehr freuen. Wenn Du nun hunderte von E-Mails – vielleicht sogar ungelesen – in Deinem Posteingang liegen hast, kannst Du leicht ins Verzweifeln kommen, wenn Du Dir die Frage stellst, wann Du diese Altlasten jemals abarbeiten sollst.

Ich empfehle Dir, ein wenig zu pokern. Je nachdem, wie schnelllebig Deine Branche oder Dein Unternehmen sind, definiere einen Zeitraum – als Beispiel nehmen wir die letzten beiden Wochen. Dieser Zeitraum ist unsere Spanne, in der wir nun davon ausgehen, dass Mails, die Du dort erhalten hast, noch aktuell sind und ggf. von Dir Aktionen erwartet werden.

Wir unterstellen, dass alle anderen E-Mails sich entweder bereits von selbst erledigt haben, oder sich die jeweiligen Personen schon per Telefon oder persönlich bei Dir gemeldet haben. Diese E-Mails legst Du in einen separaten Ordner, sodass Du später darauf zugreifen kannst, falls das erforderlich sein sollte.

So kommst Du schnell wieder auf einen angemessenen Stand und kannst einen relativ sauberen Schnitt machen und sofort mit Deinen neuen Vorsätzen in Sachen E-Mails starten.

Was Du davon hast, wenn Du diese Tipps umsetzt

Ja, genau, was hast Du davon, wenn Sie besser mit E-Mails umgehen kannst? Du wirst nicht mehr von der bloßen Anzahl Diner Nachrichten erschlagen und fühlst Dich überlastet. Du hast mehr Zeit für die wesentlichen Dinge, wirst nicht mehr von Deinem Posteingang und den Anforderungen anderer diktiert und kannst konzentriert an Deinen Zielen arbeiten, ohne wirklich etwas oder jemanden zu vernachlässigen.

Es mag eine große Umstellung sein und auch eine Zeit der Eingewöhnung beanspruchen, aber ich verspreche Dir, dass sich die Umsetzung der hier vorgestellten Tipps definitiv für Dich lohnen wird!

Schlechte E-Mail Kultur