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060 16 Tipps im Umgang mit E-Mails

Die E-Mail als Stressfaktor

Ein ganz normaler Arbeitstag.

Um 7:00 Uhr öffne ich mein Mail-Programm – ein schwerer Fehler. Scheinbar wachen die Kollegen am Nachmittag immer nochmal auf und so habe ich zwischen 15 und 17 Uhr über zehn Nachrichten im Posteingang. Eifrig mache ich mich ans Lesen und Beantworten – bis dann um 8:30 Uhr die Morgenrunde beginnt.

Danach folgen drei oder vier Termine und schon ist Mittagszeit. Zurück am Schreibtisch – und ich möchte nur eine Nachricht schreiben – sehe ich zwölf neue Nachrichten, die mich in der Zwischenzeit erreicht haben. Drei davon sind von Kollegen, die mich telefonisch nicht erreicht haben.

So komme ich erst am Nachmittag richtig dazu, zu arbeiten. Aber nur, weil ich das Mailprogramm schließe und alle weiteren Nachrichten für heute ignoriere – mit dem Ergebnis, dass der Berg morgen noch ein kleines Stück höher sein wird.

Kommt Ihnen das so – oder so ähnlich – bekannt vor?

Mein persönlicher „Mail-Berg“

In den ersten 17 Monaten als Qualitätsleiter habe ich fast genau 12.500 E-Mails bekommen und mit rund 6.250 Nachrichten ungefähr halb so viele versendet. Eine ganze Menge, wie ich finde! Nehmen wir an, für das Lesen und Ablegen einer Nachricht benötigen wir 2 Minuten. Für das Beantworten bzw. Schreiben einer Nachricht 5 Minuten. Das sind dann pro Tag ca. 2,5 Stunden, die wir mit der Elektropost verbringen.

So habe ich in 17 Monaten ganze 938 Stunden mit E-Mails verbracht!

Umgang mit E-Mails

34 Nachrichten am Tag sehen auf den ersten Blick gar nicht so viel aus. Beziehen wir diese Zahl jedoch auf einen Arbeitstag von 8 Stunden, ergeben sich über 4 Nachrichten pro Stunde, die um Aufmerksamkeit buhlen.

Vermutlich bekommen und schreiben viele von Ihnen noch mehr Nachrichten. Und in den heutigen Zeiten kommen immer häufiger Nachrichten von Messengern wie WhatsApp oder den sozialen Medien wie Xing oder LinkedIn dazu. Damit wir diese elektronischen Helferlein auch in Zukunft als Hilfe und nicht als Falle empfinden können, ist ein bewusster Umgang damit schon von fast strategischer Bedeutung.

Ein Plädoyer für die E-Mail

Die E-Mail ist ein sehr direkter und persönlicher Weg um Informationen zwischen Versender und Empfänger auszutauschen. Der größte Vorteil besteht aus meiner Sicht darin, dass Sie eine E-Mail dann beantworten können, wenn Sie sich dazu bereit fühlen. Sie können sich vorbereiten und zielgerichtet die richtige Antwort geben.

Ich leite bewusst möglichst viel meiner täglichen Kommunikation auf E-Mails um. Ich erhalte am Tag ca. 34 E-Mails. In etwa 50% der Fälle muss ich dabei aktiv etwas unternehmen – Antworten, eine Aufgabe übernehmen oder ähnliches. Würde mich auch nur die Hälfte dieser 17 Aufgaben per Telefon erreichen, würde ich an diesem Tag durch fast 10 Anrufe gestört und müsste mir diese Aufgaben zur späteren Bearbeitung notieren.

Das ist der wichtigste Grund dafür, dass ich meine direkte Umgebung darum bitte, mir Anliegen, die nicht unmittelbar und sofort beantwortet werden müssen, per E-Mail zu schicken. In dringenden Angelegenheiten sind Telefonanrufe natürlich in Ordnung. Wobei die Ansicht, was man genau unter „dringend“ zu verstehen hat, allzu oft sehr weit ausgelegt wird.

Den größten Vorteil der E-Mail sehe ich in der Kontrolle über den Zeitpunkt der Antwort. Werde ich angerufen, bin ich genötigt, sofort eine Antwort zu geben – egal, was ich vor der Störung getan habe. Da sind Falschinformationen und Fehlentscheidungen vorprogrammiert.

Es spricht aus meiner Sicht auch nichts dagegen, eine Anfrage, die Sie per E-Mail bekommen haben, mit einem Telefonanruf oder einem Gespräch während eines Termins zu beantworten.

E-Mails stellen für mich die beste Möglichkeit dar, mich zu fokussieren, zu organisieren und meine Kommunikation zu steuern.

Warum Sie E-Mails nicht verteufeln sollten

In Anbetracht der wahren E-Mail-Flut die täglich auf uns hereinbricht, könnte man zu dem Schluss kommen, dass man dieses Werkzeug möglichst wenig nutzen sollte. Ich finde jedoch, dass genau das Gegenteil der Fall ist! Je besser wir lernen mit diesem Werkzeug umzugehen, umso mehr wird es uns bei unserer täglichen Arbeit unterstützen.

Vor nicht allzu langer Zeit feierte die E-Mail ihren 30. Geburtstag. Viele von uns werden sich noch an die Zeiten erinnern, als es die E-Mail nicht gab. Man fokussierte sich stärker auf das Telefon, schrieb Faxe (die nicht selten verloren gingen) oder regelte Korrespondenz auf dem Postweg (was wesentlich länger dauert und Porto kostet).

Insofern hat die E-Mail unseren Fortschritt erheblich beschleunigt und kann uns dabei helfen, unseren Tagesablauf strukturiert und lückenlos zu bewältigen.

So schaffen Sie Struktur in Ihre E-Mails und erleichtern das Suchen

1. Bestellen Sie unnötige Newsletter ab

Newsletter sind unbestreitbar eine sehr nützliche Sache. Schließlich versende ich selbst fast wöchentlich welche. Wir werden sofort darüber informiert, falls sich neue Dinge in einem Bereich ereignen, für den wir uns interessieren. Wir sparen durch Newsletter viel Zeit, indem wir nicht ständig nachschauen müssen ob es etwas Neues gibt.

Gleichzeitig stellen diese Newsletter aber auch eine Quelle der Ablenkung dar und sie spülen noch mehr E-Mails in unser Postfach. Sie sollten daher alle Newsletter konsequent abbestellen, die Sie nicht mehr lesen. Ich gehe sogar so weit zu sagen, wenn Sie drei Newsletter eines bestimmten Anbieters hintereinander nicht gelesen haben, dann kann dieser Newsletter für Sie nicht so interessant sein und Sie sollten ihn dann abbestellen.

Jetzt denken Sie vielleicht, dass Newsletter in der Fülle der E-Mails die Sie bekommen, nur ein Tropfen auf den heißen Stein sind. Stimmt schon. Aber jede Newsletter-Mail werden Sie vermutlich öffnen, kurz überfliegen und entscheiden, sie entweder später lesen oder löschen. Diese Schritte verhindern, dass Sie sich mit wichtigen Nachrichten befassen und stören Ihren Fokus.

2. Halten Sie Ihren Posteingang so leer wie möglich

Ich bin mir sicher, dass diese Situation viele kennen: Sie kommen morgens ins Büro, fahren Ihren Rechner hoch, starten Ihr E-Mail-Programm und haben hunderte Mails im Posteingang, die Sie schier erschlagen. Einige davon sind gelesen, andere haben Sie bereits gesichtet, aber wieder als ungelesen markiert. Ein paar neue Nachrichten sind auch dabei.

Stellen Sie sich vor, Sie kommen am selben Morgen ins Büro, schalten wiederum Ihren Rechner an, öffnen das Mail-Programm und sehen genau drei E-Mails. Eine kam am Vortag nach Feierabend, die andere vor ein paar Minuten. Also auf mich wirkt das sehr motivierend.

Zum einen empfinde ich es als sehr unbefriedigend, in meinem Posteingang noch viele unbearbeitete Nachrichten herumliegen zu haben. Irgendwie schafft das in mir das Gefühl, ich wäre an diesem Tag nicht produktiv genug gewesen. Es bedeutet für mich also eine positive Emotion, meinen Arbeitsplatz sauber zu halten.

Zum anderen motiviert mich persönlich ein leerer Posteingang auch täglich zweimal: Erstens bin ich zufrieden mit meinem Tagwerk, wenn ich zumindest alle Mails in Form von Aufgaben terminiert und die Nachrichten archiviert habe. Zweitens kann ich mir beruhigt morgens den ersten Kaffee gönnen, wenn ich nicht schon wieder haufenweise unerledigter E-Mails direkt vor meinen Augen sehe.

Das mag nur ein psychologischer Faktor sein, denn tatsächlich bleibt die Arbeit ja die gleiche. Aber Ihre Einstellung wird sich verändern, Sie legen automatisch den Fokus auf die neuen und unerledigten Dinge und vertrödeln beim Blick in den Posteingang nicht wertvolle Zeit mit E-Mails, die Sie eigentlich schon kennen und längst erledigt haben wollten.

Der neudeutsche Begriff für den leeren Posteingang lautet „Inbox Zero“ oder „Zero Inbox“. Wie Sie den erreichen, erkläre ich im nächsten Tipp.

3. Fassen Sie jede E-Mail möglichst nur einmal an

Diese Angewohnheit sollen Sie sich unbedingt antrainieren. Denn durch das mehrfache Öffnen und (teilweise oder ganz) Durchlesen verschwenden Sie viel Zeit. Stattdessen sollten Sie eine E-Mail genau einmal öffnen, sorgfältig durchlesen und sofort entscheiden, was mit dieser E-Mail zu tun hat. Dabei gibt es folgende Faustregeln:

Die vollständige Bearbeitung der Mail dauert weniger als fünf Minuten: Sofort bearbeiten und Mail archivieren

Die vollständige Bearbeitung de Mail dauert länger als fünf Minuten: Schreiben Sie die Aufgabe mit Termin auf Ihre Aufgabenliste und archivieren Sie die E-Mail

Sie bearbeiten die Aufgabe nicht selbst: Delegieren Sie die Aufgabe und archivieren Sie auch diese E-Mai

Sie sehen also, wenn Sie sich konsequent an diese drei Regeln halten, gibt es eigentlich keinen Grund dafür, dass sich jeden Tag mehr E-Mails anhäufen.

Natürlich funktioniert das nicht immer. Zu dem Zeitpunkt, als ich diesen Artikel schrieb, lagen in meinem beruflichen Posteingang auch vier E-Mails, die nicht vom damaligen Tag stammen. Aber allein das Streben und die Einhaltung zu 80% gemäß Paretoprinzip helfen Ihnen bereits, deutlich mehr Übersicht im E-Mail-Postfach zu erhalten.

4. Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm bewusst

Viele Menschen, die ich kenne, haben den ganzen Arbeitstag über ihr E-Mail-Programm geöffnet und schauen ständig in ihr Postfach – vermutlich aus Neugierde. Auch mir ging das lange Zeit so. Bis ich in eine Funktion kam, in der es für mich nicht mehr möglich war, erfolgreich zu sein, während ich so viel Zeit mit ineffizienten Dingen vergeudete.

Daher empfehle ich Ihnen, Ihr E-Mail-Postfach so selten wie möglich und stets bewusst zu öffnen. Es gibt Produktivitäts-Gurus, die propagieren, nur einmal täglich die Mails zu checken – und das am besten nicht morgens. Allerdings dürfte diese Forderung für einige von uns nicht umsetzbar sein.

Daher überlegen Sie sich vorher sehr bewusst, zu welchen Zeiten Sie Ihr E-Mail-Programm öffnen und neu eingegangene E-Mails bearbeiten wollen. Ein Kompromiss könnte sein, diese dreimal täglich zu tun: Morgens gegen 9 Uhr, nach dem Mittagessen gegen 13 Uhr und kurz vor Feierabend gegen 15 Uhr.

Durch eine solche Aufteilung stellen Sie sicher, dass Sie nichts wirklich Wichtiges verpassen, haben aber in der Zwischenzeit genügend Raum für ungestörtes Arbeiten.

Der Empfehlung, die E-Mails nicht als aller erste Tätigkeit jeden Morgen zu checken, kann ich nur zustimmen. Das Risiko, dass Sie sich bereits früh am Morgen mit Tagesgeschäft befassen, das Sie dann den ganzen Tag über fest im Griff hat, ist zu groß. Viel sinnvoller ist es, morgens zuerst eine sehr wichtige Aufgabe zu erledigen und erst nach deren Erledigung zum ersten Mal in die E-Mails zu schauen.

Probieren Sie es aus! Es erfordert einiges an Selbstdisziplin und zu Beginn etwas Überwindung. Aber Sie werden feststellen, dass es gar nicht notwendig ist, sofort auf jede eingehende Mail zu reagieren.

5. Schalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen aus

Kontraproduktiv für den vorigen Tipp ist es, wenn Sie zwar Ihr E-Mail-Programm nur zu bestimmten Zeiten öffnen, aber die Mail-Benachrichtigungsfunktion auf Ihrem Smartphone aktiviert haben und Sie nun darüber Ihren Wissensdurst beständig stillen. Dann haben Sie nichts gewonnen!

Gewöhnen Sie sich an, auf diese „Ad hoc-Nachrichten“ verzichten zu können. Es wird sich nicht negativ auf Ihre Arbeit auswirken und ich bin mir fast sicher, dass andere diese Umstellung gar nicht wahrnehmen werden.

Sie tun sich aber etwas Gutes damit, denn Sie strukturieren Ihren Arbeitsablauf weiter und werden Herr über die Dinge – statt umgekehrt hinter Aufgaben, Terminen, Mails und Telefonaten hin und her zu springen.

Was für E-Mails gilt, gilt selbstverständlich auch für Benachrichtigungen sozialer Netzwerke. Auch diese Netzwerke sollten Sie nur zu bestimmten Zeiten ansteuern und eine kontrollierte Zeit dort verbringen.

6. Nutzen Sie Ihren Posteingang nicht als Aufgabenliste

In ein paar der Vorigen Tipps ging es um die Übersichtlichkeit in Ihrem Posteingang. Mittels „Inbox Zero“ und der sofortigen Entscheidung, was mit jeder E-Mail zu geschehen hat, wollen Sie Übersicht behalten.

Wenn sich in diese Übersicht nun noch Mails mischen, die nur dort liegen, weil Sie damit Ihre Aufgaben im Blick behalten wollen, so ist auch das kontraproduktiv. Ich kann verstehen, dass die meisten Mails die wir bekommen gleichzeitig Aufgaben sind. Aber gerade in Zeiten hohen E-Mail-Aufkommens erschwert das die Trennung von neuen und alten E-Mails nur unnötig.

Eine gute Angewohnheit ist es hier deshalb jede Mail, die Sie nicht sofort bearbeiten, in eine Aufgabe zu verwandeln. Schreiben Sie sie auf Ihre Aufgabenliste und legen Sie die Mail ab. So eliminieren Sie auch einen möglichen Eingangs-Kanal für Aufgaben. Sie sollten möglichst alle Aufgaben an genau einem Platz verwalten.

Je mehr mögliche Orte für Aufgaben Sie zulassen umso leichter verzetteln Sie sich und verlieren die Übersicht.

7. Wie viele Unterordner hat Ihr Posteingang?

Mein Outlook-Postfach hat genau drei Ordner: Den Haupteingang, den Archivordner und einen Ordner für Dienstreisen. Mit dieser Struktur gewährleiste ich einen schnellen Zugriff und die größtmögliche Übersichtlichkeit.

Jede E-Mail, die bearbeitet, in eine Aufgabe umgewandelt oder delegiert worden ist, verschiebe ich in den Archivordner. Die Suchfunktionen in Outlook sind mittlerweile so gut, dass ich auch unter meinen rund 20.000 E-Mails die dort liegen, fast immer innerhalb weniger Sekunden die richtige Nachricht finde. Meistens weiß ich, von wem ich sie bekommen habe oder welchen Betreff oder zumindest welchen groben Inhalt sie hat.

Ich weiß, dass viele mit zahlreichen Unterordnern in ihrem Posteingang haben: Für jeden Kunden, jedes Projekt, jeden Mitarbeiter und jede noch so kleine Kleinigkeit ein separater Ordner. Das mag zwar strukturiert aussehen, aus meiner Sicht verbringt man so aber zu viel Zeit mit suchen bzw. überlegen. Manche Mails passen in keine der Kategorien. Wo hat man die denn gleich nochmal abgelegt?

Im Grunde lösche ich keine E-Mails. Lediglich Abwesenheitsnotizen werden gelöscht. Den Rest behalte ich. Auch wenn ich vermutlich nur einen ganz geringen Bruchteil älterer Mails jemals wieder benötige, gibt es einem doch das Gefühlt von Sicherheit. Man könnte ja zugreifen, wenn man wollte.

Probleme haben natürlich diejenigen unter euch, die von ihrer IT eine Beschränkung in der Größe ihres Posteingangs auferlegt bekommen haben. Da würde ich dann empfehlen, nur Mails der letzten 12 Monate aufzubewahren und von Zeit zu Zeit ältere E-Mails zu löschen.

Der Ordner für Dienstreisen ist bewusst von den anderen getrennt. Denn es passiert häufig, dass ich mit dem Smartphone Zugriff auf eine Bordkarte oder ein Zugticket im E-Mail-Postfach benötige und da ist der Zugriff einfach schneller, wenn sich dort nur wenige E-Mails tummeln.

8. Entscheiden Sie vor jeder Nachricht, ob die E-Mail das passende Format ist

Ich vertrete die Devise: Je weniger E-Mails Sie schreiben, umso weniger E-Mails werden Sie zurückbekommen. Viele Nachrichten beinhalten Aktionen oder Fragen, auf die typischerweise mit E-Mails geantwortet wird.

Stellen Sie sich daher vor dem Tippen der Nachricht die Frage, ob es wirklich elektronische Post sein muss. Wenn Sie sich beispielsweise mit einem Kollegen zum Essen verabreden wollen, dann ist dafür ein kurzes Telefonat ideal. Vermeiden Sie hier unbedingt „E-Mail-Pingpong“. Das ist umständlich, kostet Zeit und das Resultat wird unter Umständen erst Stunden später erreicht.

Wie schnell benötigen Sie eine Information? Es ist wenig sinnvoll, eine E-Mail zu schreiben, wenn Sie eine Information innerhalb weniger Minuten benötigen. Das Risiko, dass der oder die Empfänger gerade nicht am Platz oder mit anderen Dingen beschäftigt sind, ist zu groß. Hier hilft der direkte Weg: Telefon oder einfach vorbeigehen.

9. Arbeiten Sie mit Regeln

Dieser Tipp betrifft vor allem die Outlook-Nutzer unter Ihnen. Ich weiß, es gibt auch in fast allen anderen E-Mail-Programmen oder Providern Regel-Funktionen aber darüber weiß ich zu wenig, um fundiert Auskunft geben zu können.

Sie können zum Beispiel alle E-Mails mit dem Betreff „Newsletter“ konsequent in einen „später-lesen-Ordner“ verschieben. Oder E-Mails mit einem bestimmten Betreff automatisch an eine andere Person weiterleiten. Die Möglichkeiten sind gigantisch!

Eine Regel mit der ich in den vergangenen Wochen sehr gute Erfahrungen gemacht habe, färbt meine E-Mails nach folgenden Bedingungen: E-Mails vom Chef und der Geschäftsleitung werden automatisch rot gefärbt, Mails von Mitarbeitern sind blau und alles, was ich in Kopie bekomme, wird grau gefärbt.

Damit habe ich auf einen Blick meine Priorisierung: Zunächst werden rote Mails bearbeitet, dann kommen die blauen. Als drittes die ungefärbten, schwarzen E-Mails und bei den Mails, die ich in Kopie bekommen habe, könnte ich im Zweifel sogar je nach Versender entscheiden, ob ich sie überhaupt lesen möchte.

Ich habe von Menschen gehört, die alle Mails, bei denen sie nur in Kopie stehen, gleich vom Posteingang in den Papierkorb verschieben. Das ist vielleicht doch ein bisschen übertrieben aus meiner Sicht. Ich habe da gern noch eine gewisse Kontrolle darüber.

Was Regeln und Filterfunktionen betrifft, kann ich Ihnen nur raten: Schauen Sie sich auf YouTfube entsprechende Videos an. Ich bin sicher, für die gängigen Tools gibt es Tutorials mit denen Sie sich das benötigte Wissen schnell und sehr leicht anwenden können.

So reduzieren Sie das Aufkommen von E-Mails

10. Schreiben Sie weniger E-Mails

Diesen Tipp habe ich vorhin bereits angeschnitten: Wenn Sie weniger E-Mails schreiben, werden Sie mit sehr großer Wahrscheinlichkeit auch weniger E-Mails bekommen.

Manche Personen neigen dazu, per E-Mail sehr mitteilungsbedürftig zu sein. Andere wiederum setzen die halbe Welt mit in den Verteiler. Auch das erhöht die Anzahl der potentiellen Antworten oder Reaktionen, die Sie bekommen könnten.

Ganz abgesehen davon hindern massenhaft verschickte E-Mails auch alle anderen daran, vernünftig mit E-Mails umzugehen. Seien Sie also Vorbild und nutzen Sie die E-Mail nur dann, wenn sie auch angebracht ist.

11. Strukturieren Sie den Text einer E-Mail sinnvoll

Den meisten Menschen fällt es erheblich schwerer, digitalen Text zu erfassen und zu lesen, als gedruckte Schriftstücke. Außerdem „gefallen“ gut strukturiere Texte dem Auge und erleichtern das Lesen.

Machen Sie deshalb in einer E-Mail sinnvoll und regelmäßig Absätze – zum Beispiel um Gedankengänge voneinander zu trennen, eine Aussage und eine Bitte voneinander zu trennen oder teilen Sie Ihre Mail in Einleitung, Hauptteil und Grußformel auf.

Ich kenne niemanden, der sich darüber freut, eine 12-Zeilige E-Mail ohne jegliche Struktur und Absatz zu bekommen.

Wir Menschen sind sehr visuelle Lebewesen. Sie können auch gezielt mit Hervorhebungen arbeiten: Ich unterstreiche beispielsweise Termine, wichtige Zahlen setze ich in Fettdruck. Wenn ich Termine aktualisiere, färbe ich die Begründung der Aktualisierung rot, sodass sofort ersichtlich ist, dass sich hier etwas geändert hat.

Wie hilft Ihnen das dabei, Ihre Mails zu reduzieren? Ganz einfach: Sind Ihre Nachrichten gut strukturiert, kann man Ihren Gedankengängen und Argumenten leichter folgen. Das Verständnis steigt und es kommen weniger Rückfragen beziehungsweise die Antworten die Sie erhalten, sind deutlich besser verwertbar.

12. Formulieren Sie die Inhalte Ihrer E-Mail klar, knapp und unmissverständlich

Es beginnt schon beim Betreff: Je präziser Sie ausdrücken, worin es in der E-Mail geht, umso höher wird die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr wichtiges Anliegen mit höherer Priorität bearbeitet wird. Was Sie bitte NIEMALS tun sollten, ist Mails ohne Betreff zu versenden. Wie soll diese Mail jemals wieder vernünftig gefunden werden?

Und glauben Sie bitte nicht, dass eine Mail ohne Betreff neugierig macht und die Chance, dass sie gelesen wird erhöht.

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen erhält eine Kundenreklamation. Sie leiten nun die wichtigsten Informationen der Reklamation und die ToDo’s an alle Beteiligten weiter.

Ein Beispiel für einen schlecht gewählten Betreff ist: „Betreff: Kunde xyz“.

Etwas besser ist „Betreff: Kundenreklamation Kunde xyz“. Allerdings weiß anhand des Betreffs noch niemand, ob es sich vielleicht um eine sehr dringliche Angelegenheit handelt.

Sie könnten stattdessen schreiben „Betreff: Kritische Kundenreklamation Kunde xyz Produkt abc“.

Vielleicht kennen einige diesen Vorgang auch schon und wissen durch den Betreff schon, dass es sich um nichts Neues handelt.

Durch gut formulierte Betreffs werden E-Mails auch Monate später noch schnell und einfach gefunden.

Die prägnante Formulierung des E-Mail-Texts sorgt auch für weniger Rückfragen und eine zielgerichtete Bearbeitung durch die Angesprochenen. Je mehr Raum für Interpretation Sie lassen, desto größer ist das Risiko, dass das erzielte Ergebnis vom erwünschten Ergebnis abweicht.

Daher nehmen Sie sich bitte Zeit für die Formulierung.

13. Wahren Sie die Umgangsformen und achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik

Die E-Mail ist ein direktes Kommunikationsmedium und mit der Art und Weise, wie Sie schreiben, drücken Sie dem Empfänger gegenüber auch Ihre Haltung Ihm gegenüber aus. Vernachlässigen Sie die Groß- und Kleinschreibung und sind Ihre Mails stets voller Fehler, dann drücken Sie damit aus, dass Sie wenig Wert auf vernünftige Kommunikation legen. Aus meiner Sicht ist das sogar eine Art Respektlosigkeit.

Eine Nachricht korrekt zu schreiben, kostet nicht mehr Zeit.

Außerdem können falsche Grammatik und falsche Rechtschreibung auch zu unerwünschten Fehlinterpretationen führen. Hier zwei Beispiele:

Ein Komma rettet Leben: „Komm wir essen, Opa“ oder „Komm, wir essen Opa“?
Auch gravierend Unterschiedlich: „Er will sie nicht“ oder „Er will, sie nicht“

Häufig sehe ich auch im geschäftlichen Umfeld, dass „Sie“ und „sie“ verwechselt werden oder nicht zwischen „dass“ und „das“ unterschieden wird. Die unterschiedlichen Bedeutungen können gravierend sein!

Bei manchen Personen kann man auch an der Anzahl der Rechtschreibfehler erkennen, ob sie zum Zeitpunkt des Schreibens emotional erregt waren. Dann steigt häufig die Fehlerrate.

Ich sage hier nicht, dass es niemals irgendwelche Tippfehler geben darf. Mein Blog wird vermutlich auch mehr als genug davon haben. Aber der überwiegende Anteil der Texte sollte doch der deutschen Rechtschreibung genügen.

14. Antworten Sie den richtigen Empfängern

Dieser Tipp hat nur am Rande damit zu tun, weniger Mails zu bekommen. Es geht mehr darum, vor anderen nicht bloßgestellt zu werden. Ein gewisser Fallstrick stellen die Unterschiede zwischen „Antworten“, „Allen antworten“ und „Weiterleiten“ dar.

Schnell geht eine E-Mail an eine völlig andere Person oder einen viel zu großen Verteilerkreis. Oder es fehlen beim Weiterleiten die Anhänge. Bitte seien Sie hier aufmerksam!

In kritischen Dingen habe ich es mir zur Angewohnheit gemacht, die Empfänger komplett zu löschen, meine Antwort zu schreiben und erst danach ausschließlich die richtigen Empfänger einzugeben. So verhindern Sie zum einen, dass eine Mail an falsche Empfänger geht und zum anderen kann es auch nicht passieren, dass Sie eine E-Mail aus Versehen versenden, bevor Sie mit der Fertigstellung fertig sind.

Mir selbst sind hier in der Vergangenheit diverse Fehler passiert. Daher achte ich nun besonders darauf, dass hier möglichst nichts schiefgeht.

15. Nutzen Sie Vorlagen und Textbausteine

Bei diesem Tipp geht es im Grunde darum, bei der Erstellung von E-Mails mehr Zeit zu sparen. Wenn Sie häufiger E-Mails mit dem gleichen oder ähnlichem Betreff oder einem identischen Text versenden, dann nutzen Sie einzelne Textbausteine, die sie kombinieren können oder arbeiten Sie mit kompletten Vorlagen. Das kann auch ein Formular sein.

Typische Anwendungsbeispiele: Reklamationen an Lieferanten, Versendung eines Anhangs mit monatlichen Kennzahlen, der Versand von Endlos-Protokollen.

16. Bonustipp: Rückkehr aus dem Urlaub

Diese Situation haben wahrscheinlich viele von uns bereits miterlebt: Schon ein paar Tage vor dem Ende unseres wohlverdienten Urlaubs denken wir daran, wie viele hundert E-Mails wir wohl bei unserer Rückkehr im Posteingang haben werden. Uns graut davor, zunächst einen ganzen Tag damit zu verbringen, diese E-Mails abzuarbeiten, bevor wir wieder ins Geschäft einsteigen können.

Hier hilft zunächst mein Regel-Tipp: Wenn Sie Ihre E-Mails farbig formatieren, können Sie schnell zwischen den wenigen wichtigen und den vielen unwichtigen E-Mails trennen, ohne jede einzeln zu lesen oder gar die Betreffzeilen zu studieren.

Außerdem empfehle ich Ihnen die folgenden zwei Schritte:

Schritt 1: Sortieren Sie Ihre E-Mails nicht nach dem „Erhalten“-Zeitpunkt sondern nach „Von“. Die Mails einiger Versender sind in aller Regel wichtiger oder interessanter als andere und mit diesem Trick können Sie hier sehr leicht einen Überblick bekommen, was für Sie wichtig sein könnte.

Schritt 2: Arbeiten Sie sich von „neu“ nach „alt“ vor. Einige E-Mails, die Sie während einer oder zwei Wochen erhalten, bauen aufeinander auf. Es wird fleißig geantwortet oder weitergeleitet. Wenn Sie zunächst mit den neuesten Mails anfangen, können Sie den gesamten Verlauf im zusammenhängenden Kontext lesen und bei allen weiteren E-Mails mit demselben Betreff gleich zur Archivierung schreiben. Beginnen Sie bei den ältesten Mails, so müssen Sie notgedrungen alle Mails lesen um sicher zu sein, alle Informationen zu haben.

Was Sie tun sollten, wenn Sie große „Altlasten“ haben

Vielleicht haben Sie sich aufgrund dieses Artikels dazu entschlossen, Ihren Umgang mit E-Mails zu ändern? Das wäre wirklich wunderbar und würde mich sehr freuen. Wenn Sie nun hunderte von E-Mails – vielleicht sogar ungelesen – in Ihrem Posteingang liegen haben, könnten Sie leicht ins Verzweifeln kommen, wenn Sie sich die Frage stellen, wann Sie diese Altlasten jemals abarbeiten sollen.

Hier empfehle ich Ihnen, ein wenig zu pokern. Je nachdem, wie schnelllebig Ihre Branche oder Ihr Unternehmen sind, definieren Sie einen Zeitraum – als Beispiel nehmen wir die letzten beiden Wochen. Dieser Zeitraum ist unsere Spanne, in der wir nun davon ausgehen, dass Mails, die Sie dort erhalten haben, noch aktuell sind und ggf. von Ihnen Aktionen erwartet werden.

Wir unterstellen, dass alle anderen E-Mails sich entweder bereits von selbst erledigt haben, oder sich die jeweiligen Personen bereits per Telefon oder persönlich bei Ihnen gemeldet haben. Diese E-Mails legen Sie in einen separaten Ordner, sodass Sie später darauf zugreifen können, falls das erforderlich sein sollte.

So kommen Sie schnell wieder auf einen angemessenen Stand und können einen relativ sauberen Schnitt machen und mit Ihren neuen Vorsätzen sofort starten.

Was haben Sie davon, wenn Sie diese Tipps umsetzen?

Ja genau, was haben Sie davon, wenn Sie besser mit E-Mails umgehen können? Sie werden nicht mehr von der bloßen Anzahl Ihrer Nachrichten erschlagen und fühlen sich überlastet. Sie haben mehr Zeit für die wesentlichen Dinge, werden nicht mehr von Ihrem Posteingang und den Anforderungen anderer diktiert und können konzentriert an Ihren Zielen arbeiten, ohne wirklich etwas oder jemanden zu vernachlässigen.

Es mag eine große Umstellung sein und auch eine Zeit der Eingewöhnung beanspruchen aber ich verspreche Ihnen, dass sich die Umsetzung der hier vorgestellten Tipps definitiv für Sie lohnen wird!

Wenn Sie Erfahrungen gemacht haben, die für andere Leser interessant sein könnten oder Sie weitere Tipps haben, von denen ich hier nichts geschrieben habe, hinterlassen Sie gerne einen Kommentar. Ich freue mich über jede Reaktion.

Schlechte E-Mail Kultur

Tool-Tipp: Die ABC-Analyse

Vielen Menschen fällt es schwer, Prioritäten zu setzen. Bei einer Fülle von Möglichkeiten und Notwendigkeiten kann man schon mal den Überblick verlieren. Und hier setzt die ABC-Analyse an.

Mit ihrer Hilfe kann man in eine Datenmenge eine Struktur schaffen, die es ermöglicht, Wichtiges von weniger Wichtigem und von gänzlich Unwichtigem zu trennen.

Einkäufer nutzen die Methode häufig dafür herauszufinden, bei welchen Materialien oder Lieferanten sich Preisverhandlungen am ehesten rechnen. Wo ein Zehntelprozent die meiste Wirkung zeigt.

Aber die ABC-Analyse kann auch dafür angewandt werden um Lieferanten oder Materialien zu klassifizieren. Wie das genau funktioniert, beschreibe ich im vorliegenden Artikel.

Warum und wofür wird die ABC-Analyse häufig verwendet?

Mit der ABC-Analyse werden Objekte in Klassen eingeteilt, um die Wichtigkeit dieser Objekte innerhalb einer Gesamtheit objektiv zu erkennen.
Diese Methode wird häufig in Vertriebs- oder Einkaufsabteilungen verwendet um festzustellen, welche Kunden bzw. Lieferanten mengen- und wertmäßig den größten Anteil ausmachen. Das Resultat kann dann für strategische Zwecke verwendet werden.

Wo sollten Marketing-Projekte gestartet werden? An welchen Stellen hätte ein Projekt zur Kostenoptimierung den größten Nutzen?
Dabei ist es unerheblich, ob Sie die Objekte in drei Kategorien A, B und C einteilen oder ob Sie eine feinere Einteilung anstreben.

Das Pareto-Prinzip ist die Basis

Die ABC-Analyse basiert im Wesentlichen auf dem Pareto-Prinzip. Es ist benannt nach Vilfredo Pareto und auch unter dem Namen 80-zu-20-Regel bekannt. Diese Regel besagt, dass man mit 20% eines bestimmten Aufwands 80% Ergebnis erzielt. Im Umkehrschluss bedeutet es, dass man für die Erreichung der restlichen 20% ganze 80% Aufwand investieren muss.

Das Prinzip ist vielfältig anwendbar:

  • Wenn Sie Ihr Auto nur in die Waschanlage fahren, erreichen Sie mit 20% Aufwand 80% Ergebnis. Für die restlichen 20% (Türeinstiege, Dichtungs-Gummis, Tür-Scharniere, etc.) benötigen Sie 80% der Zeit. Der Unterschied ist für Außenstehende fast nicht erkennbar.

     

  • Wenn Sie 20% Ihrer Häufigsten Fehlerursachen vermeiden, erreichen Sie eine 80%ige-Verbesserung. Die restlichen 20% an Verbesserungen kosten Sie stolze 80% zusätzlichen Aufwand.

     

  • Die 80-zu-20 Regel gilt mehr oder weniger sogar für die Kleidung, die wir täglich tragen: Die 20% unserer Lieblingsstücke tragen wir zu 80% unserer Zeit – und umgekehrt.

Würden wir immer nach dem Pareto-Prinzip vorgehen, wir würden wesentlich weniger zeitliche und finanzielle Ressourcen für minimale Ergebnisse verwenden.

Wie können Sie die ABC-Analyse im Qualitätsmanagement anwenden?

Wie bereits weiter oben beschrieben, wird die ABC-Analyse sehr häufig dafür verwendet, mengen- und wertmäßige Einteilungen vorzunehmen. Genauso können Qualitätsmanager aber Erhebungen über Menge und Qualität von Waren vornehmen. Oder über Werte von Einkaufsmengen und Mängelrügen.

In nur fünf Schritten erstellen Sie beliebig anwendbare ABC-Analysen. Zur Veranschaulichung habe ich ein Beispiel vorbereitet. So können Sie jeden Schritt auch visuell nachvollziehen.

Schritt 1: Was wollen Sie kategorisieren?

Im ersten Schritt erstellen Sie eine Liste über die Objekte, die Sie in Kategorien einteilen möchten. Folgende Objekte werden dabei häufig verwendet:

  • Kunden
  • Verkaufsartikel
  • Lieferanten
  • Rohstoff-Artikel / Materialien
  • Produktionsanlagen
  • Standorte / Werke
  • Mitarbeiter/innen (z.B. im Außendienst)

Sie können natürlich auch mehrstufig vorgehen: In einer Artikelliste haben Sie eine Spalte mit dem entsprechenden Lieferanten oder Kunden (wenn eindeutig zuordenbar) und mittels einer Pivot-Tabelle verdichten Sie die Daten und machen aus einer Datentabelle zwei ABC-Analysen.

Als Beispiel dient eine Tabelle mit fiktiven Beschaffungsdaten von insgesamt 10 Artikeln:

Schritt 2: Wo liegen Ihre Prioritäten?

In diesem Beispiel liegt die Priorität auf Seiten der Beschaffung beim Einkaufsvolumen je Artikel. Demzufolge wird für jedes Material die Einkaufsmenge mit dem Einkaufspreis pro Stück multipliziert. Damit haben Sie für die spätere Analyse den Einkaufswert gesamt pro Artikel als Priorität definiert.

Je nachdem wie Ihre Grunddaten beschaffen sind, können Sie auch Qualitätsmängel und die daraus resultierenden Fehlerkosten in solch eine Tabelle integrieren. Wie das dann aussieht, beschreibe ich später.

Schritt 3: Prozent-Werte für die Periode ermitteln

Im dritten Schritt ermitteln Sie je Artikel den prozentualen Anteil am gesamten Einkaufswert über alle zehn Artikel hinweg (die Summe ergibt 100%):

Wir sehen nun, welches die wichtigsten Materialien für unseren Einkauf sind.

Schritt 4: Legen Sie die Rangfolge fest

Im vierten Schritt wird die oben zusammengetragene Liste so sortiert, dass der größte Einkaufswert den Rang 1 und der niedrigste Einkaufswert den Rang 10 ergibt (Funktioniert mit Excel per „Rang“-Formel):

Für dieses fiktive Beispiel ist schon relativ deutlich sichtbar, welches wohl unsere späteren A-, B- und C-Materialien sein werden.

Schritt 5: Teilen Sie in A, B und C ein

Für unser Beispiel treffe ich folgende Annahmen:

  • Klasse A: 80% Einkaufswert
  • Klasse B: 15% Einkaufswert
  • Klasse C: 5% Einkaufswert

Das kann man natürlich variabel gestalten, je nachdem, wie die Daten beschaffen sind und welches Ergebnis man erzielen möchte (meint: Wie viele A-Lieferanten als Resultat übrig bleiben sollen). Wie im Pareto-Prinzip weiter oben gelernt, ist das Beispiel aber so konstruiert, dass 20% der Materialien einen Einkaufswert von 80% ausmachen. 30% der Materialien werden als B Klassifiziert (mit einem Einkaufswert von insgesamt rund 15%) und 50% der Materialien entfallen auf Klasse C, tragen einen Einkaufswert von nunmehr 5% bei.

Material 38 rutscht in Klasse B, da der Wert auf eine ganze Zahl aufgerundet wird. Je nach Beschaffenheit schwankt natürlich die Anzahl der A-, B- und C-Materialien. Zur Verdeutlichung habe ich die Werte aber so angepasst, dass es zum gezeigten Ergebnis führt.

ABC-Analyse mit qualitativen Parametern

Damit die Einsatzmöglichkeiten auch für qualitative Parameter deutlich werden, zeige ich Ihnen die fünf Teilschritte anhand eines weiteren Beispiels. Ich habe die Artikelliste mit fiktiven Mängel-Zahlen und Mängel-Kosten angereichert.

Schritt 1 & Schritt 2 : Daten und Priorität

Schritt 3: Prozentanteil ermitteln

Schritt 4: Rangfolge festlegen

Schritt 5: Klassifizierung in A, B und C

In diesem Beispiel steht „A“ natürlich für die qualitativ schlechtesten Lieferanten. Indem Sie die Formel der Klassen ändern können Sie die Tabelle natürlich auch umdrehen, sodass die Materialien mit den niedrigsten Qualitätsfehlerkosten als „A“ klassifiziert werden.

Beim Vergleich der jeweiligen Screenshots in Schritt 5 fällt auf, dass sich Material 39 hinsichtlich des Einkaufswerts am letzten Platz und bezüglich Qualitätsfehlerkosten auf dem ersten Platz befindet. Ein hoher Stückpreis und in Relation zur geringen Liefermenge eine relativ hohe Anzahl an Qualitätsmängeln sind die Ursache.

Die Vorteile der ABC-Analyse

Mit der ABC-Analyse kann mit wenigen Schritten eine zunächst unübersichtliche Datenmenge strukturiert und kategorisiert werden. Die Anwendung des Pareto-Prinzips ermöglicht es dann, gezielt an den wichtigsten Dingen zu arbeiten und die weniger wichtigen zunächst zu ignorieren.

Gerade in der heutigen Zeit, da allerorts Risikobetrachtungen gefordert werden, kann die ABC-Analyse dabei helfen, die richtigen Schwerpunkte zu setzen. Zwar zeigen vor allem die dargestellten Beispiele, dass das eigene Zahlengefühl oft schon zu ähnlichen Ergebnissen führt, mittels dieser Methode ist aber eine sachliche Begründung und deren Dokumentation möglich.

Außerdem kann mit wenigen Handgriffen der Einfluss durchgeführter Änderungen veranschaulicht werden.

Fazit

Aus meiner Sicht kann man der Methodenkompetenz nicht genug Beachtung schenken. Immer häufiger übernehmen Softwarelösungen die Erstellung von Auswertungen durch die Anwendung dieser Methoden.
Wir müssen aber zumindest im Grundsatz verstehen, was bei der Auswertung passiert um deren Aussagekraft richtig einschätzen zu können.

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Tool-Tipp: Mit Histogramen Ihre Prozesse verbessern

In einem früheren Blogartikel zur Zukunft des Qualitätsmanagements habe ich geschrieben, dass ich die Meinung vertrete, wichtige Aspekte dieser Zukunft sind der Umgang mit großen Datenmengen und die Beherrschung von Methoden.

Mit beiden Themen beschäftigt sich der vorliegende Artikel. Ich möchte Ihnen zeigen, was Sie mit der Visualisierung durch einfache Säulendiagramme oder etwas komplexere Histogramme bewerkstelligen können.

Mit Säulendiagrammen und Histogrammen lassen sich so genannte Häufigkeitsverteilungen visualisieren. Man sieht also, wie häufig ein Attribut pro Betrachtungsgröße vorkommt. Das klingt sehr vage, aber vor allem deshalb, weil das Werkzeug so universell einsetzbar ist.

Warum sollten Sie Häufigkeitsverteilungen überhaupt visualisieren?

Ich bezeichne die Visualisierung von Häufigkeitsverteilungen gern als eine Art „kleines Six Sigma“. Man kann damit sehr gut auch für größere Datenmengen veranschaulichen, in welchen Bereichen sich bestimmte Parameter befinden und wie stark sie um die Sollwerte schwanken.

Durch das Tagesgeschäft sind wir oft in Einzelentscheidungen gefangen. Tritt für einen Parameter eines einzelnen Produktionsloses eine Abweichung auf, dann reagieren wir entsprechend der Priorität und der Ausprägung der Abweichung.

Aber wie häufig kommen solche Abweichungen vor und wie gravierend sind sie? Gibt es Zusammenhänge mit äußeren Einflüssen oder bestimmten Prozessgegebenheiten? All das sehen wir meist nur, wenn wir einen Schritt vom Tagesgeschäft zurücktreten und uns die Datenmengen mit einer neuen Perspektive betrachten.

Das verschafft uns dann nicht nur einen Überblick über die tatsächliche Situation. Es versetzt uns auch in die Lage, bessere Entscheidungen zu treffen, die zu einer Verbesserung führen können.

Was ist er Unterschied zwischen Säulendiagramm und Histogrammen?

Prinzipiell kann man sagen, dass ein Histogramm auch eine Art Säulendiagramm ist. Säulendiagramme eignen sich sehr gut, um Merkmale mit geringer Ausprägung nach ihrer Häufigkeit darzustellen. Wenn ein Unternehmen also zum Beispiel zeigen möchte, wie häufig es die einzelnen Artikel ihres Portfolios verkauft.

Ein Histogramm wird dann verwendet, wenn eine hohe Merkmalsausprägung vorliegt. Wenn Sie zum Beispiel Werkstücke vermessen und die gemessenen Werte in Zentimeter mit zwei Nachkommastellen darstellen. Dann werden sehr viele unterschiedliche Werte vorliegen, bei denen man schnell die Übersicht verliert.

Hier kommt das Histogramm ins Spiel indem es die exakten Werte in so genannte Klassen gruppiert. Zur Veranschaulichung folgt eine Infografik die Daten eines fiktiven Unternehmens zeigt. Das Unternehmen Produziert drei verschiedene Fruchtsäfte. Es soll folgendes visualisiert werden:

  • Wie häufig werden die einzelnen Produkte von Kunden bestellt?
  • Wie viel Gewinn wirft jede einzelne Flasche ab?

Die Daten werden zunächst Strichliste gesammelt:

Zwischen dem höchsten und dem niedrigsten Wert können theoretisch noch sehr viele weitere Preise genau einmal vorkommen. Das würde eine Visualisierung sehr übersichtlich machen, so lange man nicht so viele Daten hätte, damit sich eine Tendenz zeigt.

Ich hoffe, mit der Infografik konnte ich deutlich machen, dass bei bestimmten Parametern die Einteilung der Werte in Klassen eine sinnvolle Sache sein kann.

Da die Erstellung von einfachen Säulendiagrammen mit Excel sehr einfach möglich ist, fokussiere ich mich in den folgenden Zeilen auf den Einsatz und die Erstellung von Histogrammen.

Welche Einsatzmöglichkeiten bieten Histogramme?

Ganz besonders gut eignen Sich Histogramme zur einfachen Visualisierung der Prozessfähigkeit. Sie bestimmen die Kennzahlen, die einen Prozess auszeichnen und können mit einem Histogramm feststellen, ob die Daten die Sie erhalten, annähernd normalverteilt sind oder ob eine Schieflage vorliegt in eine Richtung, die für das Endergebnis unerwünscht ist.

Eine weitere Einsatzmöglichkeit ist die Darstellung der Einhaltung der Fertigpackungs-Verordnung. Dort gibt es Soll-Bereiche, sowie Toleranzuntergrenzen 1 und 2 und dann noch eine Obergrenze (die nur wirtschaftlich und nicht rechtlich interessant ist). Das sind dann im Prinzip vier Klassen. In jeder dieser Klassen können aber sehr viele unterschiedliche Werte liegen, die Sie so zusammenfassen können.

Abgesehen von diesen Anwendungen, die sich gut für ein regelmäßiges Monitoring eignen, können Sie auch für einen beliebigen zurückliegenden Zeitraum für den Messwerte vorliegen, ein Histogramm erstellen und über die verschiedenen Klassen und Störgrößen eine Art Ursachenanalyse betreiben. Das erläutere ich weiter unten.

Die Erstellung eines Histogramms in 4 Schritten

Messwerte erfassen

Der erste und wichtigste Schritt ist der Aufbau einer validen Datenbasis. Die Parameter, die Sie ermitteln, müssen mit derselben Methode ermittelt worden sein um die Vergleichbarkeit der Ergebnisse sicherzustellen.

Ich habe zur Veranschaulichung wieder ein fiktives Beispiel konstruiert. Die Excel-Datei dazu können Sie hier herunterladen um den weiteren Schritten besser folgen zu können.

Die Spannweite „R“ ermitteln

Der erste Schritt besteht in der Berechnung der Spannweite „R“. Das ist die Differenz des Min- und Max-Wertes der Stichprobe. Im Konstruierten Beispiel ergibt sich daraus die folgende Formel inklusive Berechnung:

Die Anzahl der Klassen festlegen

Der zweite Schritt ist die Festlegung der Anzahl an Klassen. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Ich beschränke mich hier auf den einfacheren Fall, dass alle Klassen die gleiche Breite haben. Die Visualisierung gelingt dann einfacher.

Drei Möglichkeiten, die Klassenanzahl zu ermitteln, möchte ich nun vorstellen:

Methode I: Klassenanzahl nach Soll-Wert

Nach dieser Methode gibt es nur drei Klassen: Eine Klasse des Sollwert-Bereichs, eine Klasse für Abweichungen unterhalb des Sollwert-Bereiches und eine für Abweichungen oberhalb des Sollwert-Bereiches.
Diese Möglichkeit ist sehr grob aber genügt, wenn Sie lediglich an der Feststellung interessiert sind, ob Ihr Produkt oder Ihr Prozess konform ist, oder nicht.

Für das Beispiel nehmen wir an, der Sollwert-Bereich beträgt 12,15cm bis 12,19cm.

Methode II: Klassenanzahl nach Standardabweichung

Hier ermitteln Sie die Standardabweichung der vorliegenden Messwerte und diese stellt dann gleichzeitig die Klassenbreite dar. Daraus ergeben sich im vorliegenden Beispiel vier Klassen:

Diese Möglichkeit erlaubt ein genaueres Bild davon, wie der zugrundeliegende Prozess beschaffen ist. Liegt eine Normalverteilung der Messwerte vor? Liegen die Ausreißer nah am Soll-Wert oder sind sie weiter davon entfernt?
Problematisch an dieser Methode ist allerdings, dass sich mit der Erfassung weiterer Messwerte zwangsläufig auch die Standardabweichung ändern kann und es dann notwendig werden könnte, die Klassenanzahl zu verändern.

Methode III: Klassenanzahl nach Anzahl der Stichproben

Eine dritte Möglichkeit, die Kassenanzahl festzulegen ist die Berücksichtigung der Stichproben die in die Betrachtung einfließen. Diese Methode lässt Prozess und Produkt komplett außer Acht und behandelt alles was Sie betrachten, gleich.

So gehen Sie vor: Sie ziehen einfach die Wurzel aus der Anzahl der Stichproben und runden das Ergebnis auf die nächsthöhere ganze Zahl auf.

Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, die Klassenanzahl und damit die spätere Klassenbreite zu definieren. Die gezeigten drei Möglichkeiten sollen als Beispiele ausreichen.

Die Breite der Klassen festlegen

Die Breite der Klassen richtet sich zum einen nach der Spannweite R und zum anderen natürlich nach der Klassenanzahl. Die folgende Grafik verdeutlicht die Unterschiede zwischen den drei vorgestellten Methoden:

Durch die Rundung auf zwei Nachkommastellen, kann es bei der Erstellung des Histogramms mit Excel wie nachher beschrieben, zu einer weiteren Klasse oder zu „unrunden“ Klassenobergrenzen je nachdem, ob Sie die Klassenbreite bereits als gerundete Zahl eintragen oder von Excel berechnen lassen.

Erstellung des Histogramms mit Excel

Jetzt da Sie wissen, wie Sie genau ein Histogramm erstellen, kann ich Ihnen verraten, dass Excel über eine entsprechende Analysefunktion verfügt. Ein entsprechendes Video finden Sie hier.

Das Histogramm ist fertig – was mache Sie jetzt damit?

Begutachten wir nun die drei Histogramme im Vergleich. Alle basieren auf derselben Stichprobe und unterscheiden sich nur durch die Anzahl und Breite der Klassen. Dennoch scheint keines der Diagramme auch nur entfernt verwandt mit einem anderen.

Histogramm_Vergleich
Klicken Sie auf die Grafik um sie zu vergrößern

Was man sofort sehen kann: Die Daten sind nicht normalverteilt. Und nur wenige der Messwerte liegen innerhalb des Sollwert-Bereichs. Ein normalverteilter Prozess würde eine annähernde Spitze in der Mitte und abflachende Balken zu den Seiten erkennen lassen.

Dadurch, dass je nach Anzahl der Klassen völlig unterschiedliche Diagramme entstehen, ist es besonders wichtig, die Klassenanzahl mit Bedacht zu wählen.

Doch was machen wir jetzt mit den Daten? Wir sollten nun versuchen zu ergründen, was die Ursachen für die wild verstreuten Daten sind. Wenn Sie selbst ein Histogramm über einen bekannten Prozess erstellen, haben Sie vielleicht schon bei der groben Draufsicht Ansatzpunkte. Ist das nicht der Fall, dann müssen Sie die Daten weiter zerpflücken.

Mögliche Einflussfaktoren identifizieren

Versuchen Sie, mögliche Einflussfaktoren zu identifizieren und isoliert zu betrachten. Wenn wir ein Brainstorming für unsere Beispielwerte durchführen, dann könnten das sein:

  • Wochentag: Aus irgendwelchen Gründen könnten bestimmte Wochentage auffällig sein
  • Uhrzeit bzw. Schicht: Bei Produktion im Schichtbetrieb könnten nachts möglicherweise mehr Fehler auftreten als tagsüber
  • Anlage: Die Anlagen sind möglicherweise nicht baugleich oder es herrscht ein Defekt vor
  • Artikel: Möglicherweise ist ein Artikel im Portfolio besonders heikel in der Herstellung oder verwendete Materialkomponenten haben einen Mangel

Filtern Sie nun die Datentabelle nach den einzelnen Faktoren und erstellen Sie erneut ein Histogramm von diesem Filtrat. Weil nach dem Filtern deutlich weniger Daten zur Analyse vorhanden sind, zeige ich Ihnen entsprechende Histogramme mit der Klassenzahl basierend auf die Standardabweichung der Gesamtstichprobe.

Hier ein paar Beispiele:

Vergleich_Einflussgrößen
Klicken Sie auf die Grafik um sie zu vergrößern.

Nach dieser Methode können Sie auch die verschiedenen Einflussgrößen beliebig kombinieren und so auswerten um den letztendlichen Einflüssen so weit wie möglich auf die Schliche zu kommen.

Das konstruierte Beispiel folgte keinen Gesetzmäßigkeiten, weshalb die vorliegenden Histogramme auch keinen Aufschluss auf den Prozess erlauben. Wenn Sie diese Methode aber einmal mit einem „echten Prozessparameter“ ausprobieren, werden Sie schnell ein Gefühl dafür bekommen, welch Aussagekraft in Histogrammen steckt.

Ursachen beseitigen

Haben Sie mit Ihren eigenen Histogrammen mögliche Ursachen für eine Prozessschwankung erkannt, dann müssen Sie diese Ursache beseitigen. Diese Beseitigung könnte zum Beispiel ein fester Bestandteil in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) sein.

Fazit

Sie sollten Histogramme nicht als ein nutzloses Tool oder einen weiteren lästigen Dokumentationsaufwand betrachten. Aus den Daten können Sie wertvolle Erkenntnisse ziehen! Diese Erkenntnisse stecken tatsächlich schon in Ihrem Prozess und warten nur darauf, entdeckt zu werden.

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Geheimnisse für einen guten kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)

Wer ein Managementsystem mit Zertifizierung betreibt, der hat üblicherweise auch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen installiert. Oft bestehen diese KVP-Ansätze aus mehr oder weniger oft stattfindenden Meetings unter Abteilungsleiter-Kollegen.

Ein stiefmütterlich gepflegtes Endlosprotokoll dokumentiert mehr schlecht als recht die Ergebnisse. Und von den erzielten Ergebnissen – wenn es denn welche gab – erfährt fast niemand etwas.

Häufig so oder so ähnlich gelesen und gehört, finde ich es sehr schade, dass man mit derlei halbherzigen Ansätzen hohe Ressourcen verschwendet. Außerdem verzichtet man auf so auf ein ungeahntes Potenzial.

Mit diesem Artikel möchte ich Ihnen eine von vielen Möglichkeiten aufzeigen, wie man einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess mit Leben füllt und vorbildlich dokumentiert. Dabei hilft die Dokumentation dabei, sich eingehend mit den Themen zu befassen.

Was ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess?

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist eine Methode der ständigen Verbesserung in kleinen Schritten. Meist bezieht sich der KVP auf die Verbesserung von Prozessen.

Der KVP ist dem japanischen Kaizen sehr ähnlich. Eine gängige Vorgehensweise bei der Realisierung der kontinuierlichen Verbesserung ist der „PDCA-Zyklus“, auf den ich an dieser Stelle nicht weiter eingehen möchte.

Warum ist ein KVP nützlich und notwendig?

Getreu dem Motto „Stillstand ist Rückschritt“, hilft der KVP dabei, sich in kleinen Schritten ständig weiterzuentwickeln. Routine, Tagesgeschäft und Betriebsblindheit sind häufig Gründe dafür, dass notwendige Veränderungen in allen Bereichen von Unternehmen nicht umgesetzt werden.

Ein standardisierter Verbesserungsprozess hilft dabei, bewusst Prozesse und Sachverhalte zu hinterfragen und nach Möglichkeit soweit es geht zu verbessern.

Wichtig dabei sind die kleinen Schritte. An den großen Problemen arbeiten Unternehmen ohnehin ständig. Die fallen auch relativ schnell auf und werden dann nach Möglichkeit auch rasch behoben.

Aus diesen Gründen ist der KVP auch eine zentrale Institution in allen gängigen Managementsystemen.

Goldene Regeln für einen sinnvollen KVP

Damit das KVP-Programm gelingen kann, sind ein paar Grundzutaten unbedingt erforderlich, damit das ganze Potential entfaltet werden kann.

Die Sitzungen müssen regelmäßig stattfinden

Die Regelmäßigkeit ist so zu wählen, dass einerseits ausreichend Zeit für Umsetzungen zwischen den Terminen verstreichen konnte, andererseits die behandelten Verbesserungen vom einen auf den anderen Termin nicht ständig in Vergessenheit geraten.

Ich halte ein Intervall von 14 Tagen pro Abteilung bzw. Prozess zumindest zu Beginn für angemessen. Dabei sollten Termine nicht ausfallen sondern verschoben werden. Denn sonst liegt zwischen den zwei Terminen ein ganzer Monat.

Stellen Sie sich das Intervall wie ein Sägeblatt vor. Die Größe der Zacken ist die Größe der Verbesserung, die Anzahl der Zacken stellt das Intervall dar.

Sie möchten stetig kleine Verbesserungen erreichen. Findet Ihr KVP-Meeting zu selten statt, hat Ihr Sägeblatt kleine Zacken – und nur sehr wenige davon. Sie können sich vorstellen, dass Sie ewig brauchen würden, um auch nur die kleinste Holzleiste abzusägen.

Je mehr Zacken Ihr Sägeblatt nun hat, umso mehr geht auch in Sachen Verbesserung voran. Würden wir aber die Zacken zu groß machen, dann würden wir ständig für Umstürze in unseren Unternehmen sorgen und kein „Flow“ würde mehr aufkommen. Daher kleine und stetige Verbesserungen.

Der Verbesserungsprozess muss Praxisbezug haben

Was ich bereits oft erlebt habe: In KVP-Sitzungen werden Probleme und Lösungen am Konferenztisch besprochen und werden niemals umgesetzt, weil der Praxisbezug fehlt. Ein KVP muss auch vor Ort stattfinden.

Die Probleme müssen alle Beteiligten erfahren können, vor der Definition von Maßnahmen muss eine Machbarkeitsbeurteilung vor Ort durchgeführt werden und ob eine Maßnahme wirksam ist, muss auch vor Ort geprüft werden.

Einfach den Agenda-Punkt im Endlosprotokoll als „Erledigt“ abzuhaken, kann nicht ausreichend sein.

Am KVP müssen die Prozessbeteiligten mitwirken

Man kann in meinen Augen nicht von einem sinnvollen KVP sprechen, wenn sich die Abteilungsleiter zusammensetzen und allein die Probleme bearbeiten. Maximal werden dann noch Mitarbeiter mit der Umsetzung von Maßnahmen beauftragt.

Ich bin der Meinung, dass die Prozessbeteiligten unbedingt am kontinuierlichen Verbesserungsprozess teilnehmen MÜSSEN. Die Prozessbeteiligten arbeiten täglich mit und am Prozess oder Produkt und kennen höchstwahrscheinlich die Probleme in einer ganz anderen Ausprägung und Qualität als die Abteilungsleiter.

Ein übergreifender KVP bringt also wesentlich mehr Facetten mit sich und auch bessere Ansätze zur Problemlösung werden möglich.
Dazu ein paar Beispiele.
Eine Klinik möchte die Servicequalität für die Patienten verbessern. Die Prozessbeteiligten hier sind mindestens diejenigen Personen, die den meisten Patientenkontakt haben. Empfangsdamen, Schwestern oder das Personal der Cafeteria.

Ein Unternehmen, das Kartonverpackungen herstellt, möchte die Druckqualität der Produkte verbessern. Es genügt nicht, dass der Leiter der Druckerei am KVP teilnimmt. Die Drucker müssen mit an den Tisch! Und am besten auch noch die Repro-Abteilung und in regelmäßigen Abständen auch der Vertrieb.
Bei der Entscheidung, wer als Teilnehmer sinnvoll ist, hier noch ein paar Fragen, die den Personenkreis deutlich machen:

  • Wer verbringt die meiste Zeit mit dem Prozess oder Produkt?
  • Wer hat die meiste Erfahrung?
  • Wer leidet unter der zu verbessernden Situation?
  • Wer hat ein großes Interesse an der Verbesserung der Situation?

Scheuen Sie sich bitte auch nicht davor, in Produktionsbetrieben je nach Schichtplan auch wechselndes Personal einzuladen. Es können ganz bestimmt nicht nur die aus Ihrer Sicht „Vorzeige-Mitarbeiter“ etwas zur Verbesserung beitragen.

In 14 Schritten zum sinnvollen und übergreifenden KVP

  1. Kategorien und Abteilungen definieren

    Im Prinzip darf es in Unternehmen nicht nur EINEN KVP geben. Es müsste für jeden Bereich der unterschiedliche Zielsetzungen verfolgt, einen eigenen KVP geben oder zumindest müssen die einzelnen Faktoren angemessen berücksichtigt werden.

    Zur Verdeutlichung habe ich sechs Kategorien herausgepickt:

    • Arbeitssicherheit
    • Energie
    • Finanzen
    • Produktivität
    • Qualität
    • Umwelt
    • Personal

     

    Jede dieser Kategorien hat ein Recht auf Verbesserung. Und jede Verbesserung in einer dieser Kategorien trägt in seiner ganz eigenen Art zum Unternehmenserfolg bei.

    Für jede dieser Bereiche gelten andere Regeln und sind andere Personenkreise vonnöten. Teilweise können sich die Verbesserungen im einen Bereich auch für Verschlechterungen in anderen Bereichen führen. Das gilt es zu berücksichtigen!

    Diese Vorarbeit gilt später für jede Verbesserung. Machen Sie sich daher im Vorfeld Gedanken darüber, welche Bereiche Sie integrieren möchten. Vernachlässigen Sie aber einige davon, wird das Ergebnis des KVP sehr einseitig. Ich denke, das ist nun klar geworden.

    Die oben beschriebenen Bereiche finden Sie in jedem Prozess Ihres Unternehmens wieder. Betrachten Sie dabei alle Management-, Wertschöpfungs- und Unterstützungsprozesse.

  2. Ist-Zustand und Soll-Zustand anhand von Kennzahlen beschreiben

    Nachdem die grundsätzliche Vorarbeit erledigt ist, steht die erste Sitzung an. Oft stellt der Beginn ein Problem dar, das es zu lösen gilt. Sie sollten aber noch einen Schritt weiter zurücktreten und erst einmal nüchtern die Situation betrachten. Sie führen eine klassische Ist-Analyse im Team durch.

    Gleichzeitig überlegen Sie sich dazu, wie denn der Endzustand sein soll. Am besten machen Sie beides anhand von Kennzahlen deutlich:

    Ist: Heute herrscht eine Ausschussquote von 4% im Produktionsbetrieb.

    Soll: Ausschuss soll komplett vermieden werden
    Natürlich ist eine Ausschussquote von 0% auf Dauer nicht machbar. Aber wenn Sie es sich aussuchen könnten, würden Sie doch auch die 0% wählen, oder? Also ist das zunächst unser Ziel.

  3. Probleme beschreiben, bewerten und Ursachen analysieren

    Jetzt geht es daran, die Probleme, die zu der Ist-Situation führen, detailliert zu beschreiben. Wer oder was ist der Hauptausschlaggeber für die aktuelle Lage?

    So etwas kann man in Form eines Brainstormings machen, als Sammlung eignen sich Mindmaps hervorragend. Im Zentrum steht jeweils das Problem und rundherum gruppieren sich die Ursachen.

    Betrachtet werden müssen alle möglichen Ursachen, Zusammenhänge und Schnittstellen zu internen oder externen Bereichen.
    Bewerten Sie die Probleme nach dem Prinzip „Auswirkung, Häufigkeit, Wahrscheinlichkeit“. Das ist ein Ansatz, er dem HACCP ähnelt und lässt uns später die erzielten Ergebnisse besser beurteilen. Außerdem bekommen wir ein gutes Gefühl dafür, wie dramatisch Sachverhalte tatsächlich sind, weil eine eingehende Betrachtung notwendig wird.

    Die Auswirkung zeigt dabei, was in der schlimmsten Ausprägung passieren kann, wenn die Situation so bleibt, wie sie ist. Quasi der Worst-Case.

    Die Häufigkeit beschreibt, wie häufig der beschriebene Prozess auftritt. Wichtig: Nicht wie häufig das Problem auftritt. Als Beispiel nehmen wir wieder die Verbesserung der Servicequalität für Patienten. Die Häufigkeit beschreibt, wie häufig Patienten in die Klinik kommen und dem Problem potentiell ausgesetzt sein können.

    Die Wahrscheinlichkeit beschreibt im Gegensatz dazu, wie wahrscheinlich es ist, dass die maximale Ausprägung auf den Prozess einwirkt.

    Im weiteren Verlauf werden wir nun alles dafür tun, um die Auswirkung und die Wahrscheinlichkeit möglichst zu reduzieren. Die Häufigkeit wird dabei fast immer unangetastet bleiben.

    Man kann schließlich schlecht sagen: Wenn keine Patienten mehr kommen, sind Auswirkung und Wahrscheinlichkeit gleich null. Das wäre ja dem Unternehmen „Klinik“ nicht zuträglich.

  4. Lösungsideen sammeln

    Im nächsten Schritt sammeln wir so viele Lösungsideen wie möglich. Alles, was denkbar ist um die Situation zu verbessern, wird aufgeschrieben. Dabei empfehle ich wieder ein Mindmap. Im Zentrum des Mindmaps steht das Problem und rundherum gruppieren Sie die Ideen.

    In diesem Stadium spielt es noch keine Rolle, wie teuer die Lösung wäre und wie nah sie uns an den Endzustand bringen. Manchmal ist es die Kombination mehrerer Lösungen, die den entscheidenden Erfolg ausmacht.

    Verbringen Sie in diesem Stadium bitte auch keine Zeit mit Diskussionen über die Machbarkeit. Das kommt erst im nächsten Schritt.

    Je mehr Ideen Sie sammeln, desto besser!

  5. Machbarkeitsanalyse

    Erst, wenn Sie Ihr Brainstorming abgeschlossen haben, dann hinterfragen Sie jede einzelne Idee hinsichtlich ihrer Machbarkeit. Manche Lösungen erledigen sich schon in der Diskussion, für andere muss man sich zum Prozess hinbewegen und ihn vor Ort begutachten.

    Dokumentieren Sie zu jeder Idee, ob sie grundsätzlich machbar ist (ungeachtet der Ressourcen) und wenn nein, warum nicht.

  6. Erneute Betrachtung der Situation nach Einführung der Lösungen

    Die Ideen, die sich als grundsätzlich machbar erwiesen, bewerten Sie nun wieder mit der „A-H-W“-Methode. Wie stark werden sich Auswirkung und Wahrscheinlichkeit nach Einführung der Maßnahme theoretisch reduzieren? Diese Daten brauchen wir später um gemeinsam mit den Ressourcen entscheiden zu können, wie nah wir mit den Maßnahmen unserem End-Ziel kommen werden.

  7. Ressourcen für Lösungsideen auflisten

    In diesem Schritt listen wir die benötigten Ressourcen für die Lösungen auf. Betrachten Sie dabei personelle und finanzielle Ressourcen und auch wie lange die Umsetzung insgesamt dauern könnte.

    Hier ist nun der richtige Zeitpunkt um gegebenenfalls Angebote einzuholen und die Ideen nun konkret zu durchdenken und zu planen.

  8. Lösungsideen bewerten und entscheiden

    Die jetzt vorliegenden Informationen fassen wir zusammen, bewerten sie in der Gegenüberstellung und entscheiden, welche der Lösungen umgesetzt werden sollen.

    An der Entscheidung müssen unbedingt alle Personen beteiligt sein, die Ressourcen für die Umsetzung beisteuern sollten um maximale Akzeptanz zu bekommen.

  9. Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine vereinbaren

    Vereinbaren ist hier das richtige Wort. Alle Personen, die etwas zur Umsetzung einer Maßnahme beitragen sollen, müssen zu ihrer Verantwortlichkeit und zum Timing nicken. Nur dann stellen Sie sicher, dass Termine auch eingehalten werden, weil die entsprechenden Leute ihr Committment abgegeben haben.

    Diktieren Sie dagegen Verantwortung und Termin einfach dann identifizieren sich die entsprechenden Personen nur durch Zwang mit der Aufgabe und nicht deshalb, weil sie unbedingt etwas zur Problemlösung beitragen wollen.

    Diese Fragen müssen Sie glasklar beantworten. Und „asap“ oder „ab sofort“ ist kein Termin. Darunter kann jeder etwas anderes verstehen. Auch „laufend“ ist eine Unart! Legen Sie sich fest!!

  10. Maßnahmen umsetzen

    Was viele vergessen: Die Vereinbarung von Maßnahmen bedeutet noch keine Umsetzung!

    Wie häufig habe ich es schon gesehen, dass sich alle über notwendige Maßnahmen einig waren. Passiert ist aus unerfindlichen Gründen leider nichts, aber alle hatten nach der Entscheidung und Vereinbarung das Gefühl, alles Erforderliche getan zu haben.

  11. Wirksamkeit prüfen

    Nach Umsetzung der Maßnahme ist noch zu prüfen, ob sie auch tatsächlich wirksam ist. Das geschieht zu meinen über Prozessbeobachtung, zum anderen über Kennzahlen. In Schritt 2 hatten wir ja für unser Problem Kennzahlen für Soll und Ist definiert.

    Nach Umsetzung der Maßnahme(n) werden nun diese Kennzahlen mit den neuen Bedingungen erhoben und es zeigt sich, wie nahe wir dem Soll gekommen sind.

  12. Ergebnisse präsentieren

    Jede Verbesserung muss gewürdigt werden! Dazu ist es aber notwendig, dass bekannt ist, welche Verbesserungen tatsächlich erzielt worden sind. Das ist wichtig für die Wahrnehmung, dass der KVP ein nützliches und wichtiges Instrument ist.

    Alle am Prozess interessierten Parteien sollten von der Verbesserung erfahren.

    Wenn Sie sich konsequent die Zeit dafür nehmen, sorgen Sie auch dafür, dass alle Beteiligten motiviert bleiben und an einer Beteiligung am KVP nicht nur eine weitere Last zusätzlich zum Tagesgeschäft empfinden.

  13. Verbesserung in Kaskaden

    Viele Probleme werden sich nicht mit einer einzelnen Maßnahme zufriedenstellend verbessern lassen. Dann ist es nötig, am Punkt der Verbesserung der ersten Maßnahme mit einer weiteren Verbesserung zu starten, die uns wieder ein kleines Stückchen näher zum Soll-Zustand bringt.
    In so einem Fall ist die „A-H-W“-Bewertung der Situation nach Maßnahme 1 gleichzeitig die Ausgangsituation bei Maßnahme 2.

  14. Regelmäßige Revision der Verbesserungen

    Ich kann Ihnen unbedingt empfehlen im Abstand von 6 bis 12 Monaten noch einmal über Ihre KVP-Liste zu schauen. Für manche Probleme gibt es mittlerweile vielleicht neue technische Möglichkeiten oder Erkenntnisse, die Sie erneut näher an Ihr Ziel bringen könnten.

    Sollten Ihnen also mal die Ideen für weitere Verbesserungen ausgehen, schauen Sie nach, ob Sie tatsächlich bisher alle (bezahlbaren) Möglichkeiten ausgeschöpft haben.

Ihre Excel-Vorlage für den umfassenden KVP

Sie möchten eine Vorlage nach dem oben beschriebenen Schema haben? Kein Problem! Wenn Sie mir Ihre E-Mail Adresse verraten, erhalten Sie den Link zum Download in Ihr E-Mail Postfach.

Ich habe zu jeder der oben genannten Kategorien für verschiedene Abteilungen Beispiele zur Verdeutlichung eingetragen. Die hinterlegten Bewertungen stammen natürlich aus meiner Phantasie und sind je nach der Situation, die Sie bei der Betrachtung vor Augen haben diskussionswürdig. Aber ich glaube, sie erfüllen ihren Zweck der Verdeutlichung dessen was ich meine.

Im zweiten Tabellenblatt befindet sich eine Bewertungsskala, anhand derer auch die Drop-Down-Menüs in der Liste funktionieren. Sie können diese natürlich beliebig anpassen.



Fazit

Ich finde, der KVP kann ein extrem sinnvolles Tool sein. Eine von vielen denkbaren Möglichkeiten habe ich Ihnen in diesem Artikel vorgestellt. Vielleicht finden Sie, dass dahinter zu viel Dokumentationsaufwand steckt.

Da haben Sie vielleicht Recht. Aber wenn Sie konsequent alle Schritte befolgen, haben Sie wirklich jedes Problem mit zugehöriger Idee bis ins Kleinste durchdacht und sehen sehr transparent, um wie viel Sie sich durch die Installation bestimmter Maßnahmen in den einzelnen Bereichen verbessert haben.

Wenn das nicht zum Dranbleiben motiviert, dann weiß ich auch nicht 🙂

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