Dokumentation

Beim Thema Dokumentation vertrete ich die Ansicht: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Klar ist, es gibt an einigen Stellen unserer heutigen Zeit eine gewisse Dokumentationspflicht. Und an anderen Stellen – nämlich dann, wenn es um Wissenstransfer geht – kommt diese Dokumentation manchmal zu kurz.

Man kann grob in zwei unterschiedliche Arten von Dokumenten in Qualitätsmanagementsystemen unterscheiden: Vorgabedokumente und Nachweisdokumente. Die erste Kategorie beschreibt, wie ein Prozess abzulaufen hat, wer was an welcher Stelle und in welcher Form zu tun hat. Nachweisdokumente sollen nachweisen, dass bestimmte Prozessschritte formell korrekt erfolgt sind oder es sind Mess- oder Analysenwerte zu dokumentieren.

Wann immer ich über Dokumentation schreibe, sind mir Transparenz, Klarheit, Übersichtlichkeit und ihre Notwendigkeit beziehungsweise ihr Nutzen sehr wichtig.

Über das hehre Ziel permanenten Auditbereitschaft

Es ist wohl der Wunsch vieler Qualitätsverantwortlicher: Das eigene Qualitätsmanagementsystem so weit in Schuss zu halten, dass eine externe Überprüfung jederzeit (zumindest während der Büroarbeitszeiten) und unangekündigt ins Haus kommen kann. Die Realität sieht meist anders aus: Durch allerhand Dringlichkeiten des Tagesgeschäfts und mehr oder weniger sinnhafte und obligatorische Formalismen, die wohl jedes Unternehmen quälen…

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Erhöhen Sie die unternehmensweite Akzeptanz Ihres internen Auditwesens

Interne Audits sind nicht zuletzt wegen entsprechender Normenanforderungen eine Notwendigkeit. Sie können zudem ein äußerst sinnvolles Werkzeug zur ständigen Verbesserung der Prozesse in Unternehmen sein. In vielen Unternehmen werden interne Audits allerdings leider als notwendiges Übel oder gar als Zeitverschwendung angesehen. In manchen Unternehmen oder manchen Prozessinhabern können interne Audits sogar Angst verursachen. Das sind…

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Tool-Tipp: Die ABC-Analyse

Vielen Menschen fällt es schwer, Prioritäten zu setzen. Bei einer Fülle von Möglichkeiten und Notwendigkeiten kann man schon mal den Überblick verlieren. Und hier setzt die ABC-Analyse an. Mit ihrer Hilfe kann man in eine Datenmenge eine Struktur schaffen, die es ermöglicht, Wichtiges von weniger Wichtigem und von gänzlich Unwichtigem zu trennen. Einkäufer nutzen die…

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Externe Dokumente managen – Warum und wie?

Als ob wir nicht schon mit den internen Dokumenten unseres QM-Systems genug beschäftigt werden – jetzt wird uns auch noch von diversen Parteien auferlegt, uns um externe Dokumente zu kümmern. Die Idee für diesen Artikel stammt von einer Nutzer-Frage im Forum „www.QM-Board.de“. Dabei hat die Beschäftigung mit diesen Dokumenten nicht nur normative Gründe. Hinter den…

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Wie gut sind Deine Rohstoff-Spezifikationen?

Der Begriff „Spezifikation“ Ganz einfach gesagt sind Spezifikationen dokumentierte Beschreibungen von Produkten, Prozessen und Dienstleistungen. Speziell bezogen auf das Qualitätsmanagement bezeichnet eine Spezifikation die Auflistung von Qualitätsanforderungen an solches Produkt, einen Prozess oder eine Dienstleistung. Warum sind Rohstoff-Spezifikationen so wichtig? Spezifikationen sollen die beschriebenen Dinge möglichst genau beschreiben. Diese Beschreibungen dienen dazu, zwischen den Vertragsparteien…

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