Externe Dokumente managen – Warum und wie?

Externe Dokumente managen – Warum und wie?

Als ob wir nicht schon mit den internen Dokumenten unseres QM-Systems genug beschäftigt werden – jetzt wird uns auch noch von diversen Parteien auferlegt, uns um externe Dokumente zu kümmern. Die Idee für diesen Artikel stammt von einer Nutzer-Frage im Forum „www.QM-Board.de“.

Dabei hat die Beschäftigung mit diesen Dokumenten nicht nur normative Gründe. Hinter den Anforderungen aus DIN EN ISO-Normen wie 9001 und 22000 steht eine ganz bestimmte Absicht, an der manche Management-Methode der externen Dokumente vorbeigeht.

In diesem Artikel soll es nun darum gehen, was uns die eingehende Beschäftigung mit externen Dokumenten bringt und wie sie effizient und ergiebig bewerkstelligt werden kann.

Warum ist das Management externer Dokumente so wichtig?

Warum haben die Autoren von Normen und Standards das Management von externen Dokumenten mit in den Anforderungskatalog aufgenommen?

Im Kern soll dadurch erreicht werden, dass sich jedes Unternehmen mit den für das Produkt oder die Dienstleistung notwendigen Regularien und Anforderungen befasst und nicht nur munter vor sich hin wurstelt.

Dabei musst Du zunächst Kenntnis von den spezifischen Anforderungen der einzelnen Gremien haben, bevor Du und Dein Unternehmen danach handeln könnt. Alleine die Tatsachen, dass Gesetze und Richtlinien existieren und Verstöße teilweise sogar unter Strafe stehen, stellen noch nicht sicher, dass die Unternehmen diese Vorgaben auch kennen.

Erst wenn Du erfährst, verstehst und im Unternehmen kommunizierst, welche externen Vorgaben für Dein Unternehmen gelten, kannst Du diese Vorgaben umsetzen. Außerdem müssen die Anforderungen stets auf ihre Aktualität geprüft werden, um zu verhindern, dass die folgenden beschriebenen Parteien Schaden erleiden.

Welche Grundsätze gelten für das Management externer Dokumente?

Grundsätzlich dienen all diese Anforderungen fast ausschließlich dem Schutz von drei Personenkreisen:

  • Den Kunden des Unternehmens – wenn wir beispielsweise an Vorgaben zu Produkthygiene denken
  • Den Mitarbeitern des Unternehmens – beispielsweise durch die Arbeitsgesetze
  • Der Gesellschaft allgemein – zum Beispiel über Gesetze zum Umweltschutz

Schlussendlich sorgt die konsequente Einhaltung der für das Unternehmen geltenden Vorgaben auch für einen Schutz des Unternehmens selbst.

Die folgende Infografik beschreibt die geltenden Grundsätze beim Management externer Dokumente:

Grundsätze externer Dokumente

Mit diesen vier Grundsätzen erreichst Du nicht nur, alle Anforderungen zu kennen, dokumentiert zu haben und aktuell zu halten. Du sorgst auch dafür, dass es anderen Mitarbeitern in Deiner Organisation möglichst einfach gemacht wird, die geltenden Vorgaben zu verstehen und danach zu handeln.

Welche externen Dokumente solltest Du betrachten?

Für diese Frage kann es keine allumfassende Antwort geben. Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen zu erfüllen. Diese hängen von Faktoren wie Unternehmenszweck, Branche, Standort, hergestellte Produkte oder angebotene Dienstleistungen ab. Hinzu kommen noch spezielle Kundenanforderungen.

Deshalb möchte ich Dir hier lediglich einige Ideen aufzeigen, an denen Du Dich orientieren kannst. Die folgende Infografik zeigt eine Sammlung verschiedener Anforderungen, die jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt:

Beispiele für externe Dokumente

Ich möchte diese Beispiele in den folgenden Abschnitten für Dich näher beschreiben.

QM-Dokumente

  • Normen: Zur Zertifizierung eines QM-Systems (z.B. DIN EN ISO 9001, 14000 oder 50001)
  • Branchenspezifische Standards: diese können auch ganze Management-Systeme beinhalten (z.B. International Food Standard (IFS), British Retail Consortium (BRC) oder Marine Stewardship Council (MSC)
  • Technische Richtlinien und Normen: meist detaillierte Anforderungen an bestimmte Produkte (z.B. DIN ISO 1629 Kautschuk und Latices, Einteilung, Kurzzeichen)

Rechts-Dokumente

  • Produkt-Anforderungen: Mit Herstellung und Vertrieb von Produkten sind vielfältige Anforderungen verknüpft. Die Herstellung von Lebensmitteln bringt beispielsweise spezielle Hygieneanforderungen mit sich.
  • Dienstleistungs-Anforderungen: Denken wir an den Banken- oder Pflegesektor, sehen wir, dass auch hier viele externe Anforderungen gelten.
  • Patentrechtliche Anforderungen: Du möchtest ein Produkt herstellen und verkaufen, welches patentrechtlich geschützt ist? Dann musst Du einige Auflagen beachten!
  • Anforderungen an den Verbraucherschutz: Ihr Unternehmen könnte durch Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftspraktiken gegen den Verbraucherschutz verstoßen.
  • Anforderungen an Datenschutz und Urheberrecht: Hier sind beispielsweise Informationspflichten denkbar. Auch könnte es sein, dass Du bestimmte Informationen nicht veröffentlichen oder Dritten zugänglich machen darfst.

Kunden-Dokumente

  • Erweiterte Archivierungsfristen: Kunden könnten für bestimmte interne Dokumente oder Aufzeichnungen eine verlängerte Aufbewahrung fordern (z.B. Daten zur Rückverfolgung von Produkten).
  • Zusätzliche Bereitstellung von Dokumenten: Kunden könnten von Ihnen verlangen, Mess- und Analysedaten Ihrer hergestellten Produkte bereitzustellen.
  • Kodizes (z.B. Sozial- oder Lieferantenkodex): Einige Unternehmen im Einzelhandel schreiben den Lieferanten bestimmte Sozialstandards vor oder haben explizite Lieferantenkodizes.

Welche Quellen kannst und solltest Du nutzen?

Nun weißt Du, welche Dokumente als „externe Dokumente“ infrage kommen können. Aber woher weißt Du, welche externen Informationen für Dein Unternehmen in welcher Situation von Bedeutung sind?

Hier kann das Internet zwar helfen, aber das Risiko, eine wichtige Anforderung zu vergessen, ist aus meiner Sicht hier viel zu hoch. Deshalb habe ich für Dich einige Quellen zusammengetragen, die Du auf der Suche nach relevanten externen Dokumenten anzapfen kannst:

Quellen für die Aktualisierung externer Dokumente

Mit einigen dieser Quellen hast Du sicher regelmäßig zu tun. Frage da einfach mal gezielt zum Beispiel nach den rechtlichen Anforderungen, die für Dein Unternehmen oder bestimmte Produkte gelten könnten.

Gerade hinsichtlich der rechtlichen Anforderungen kann es lohnend sein, etwas Geld in eine entsprechende Beratung zu investieren. Hast Du dann einmal den Grundstock in Erfahrung gebracht, ist die nachfolgend beschriebene Aktualisierung auch deutlich einfacher.

Wie hältst Du Deine Sammlung externer Dokumente aktuell?

Meist lautet die Vorgabe an das Management externer Dokumente „in angemessenem Intervall“ oder ähnliches. Doch was ist hier angemessen?

Hast Du einmal die externen Anforderungen die Dokumente, die als Basis dienen, in Erfahrung gebracht, bist Du wesentlich näher am Geschehen und bekommst in den täglichen Diskussionen mit externen Parteien automatisch viel mehr mit als zuvor. Neue Erkenntnisse kannst Du dann sofort einfließen lassen.

Meiner Ansicht nach ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich bedeutende Anforderungen ändern, wesentlich größer, als dass völlig neue hinzukommen. Daher habe ich es in der Vergangenheit so gehandhabt, die bestehenden Anforderungen einmal pro Quartal auf Aktualität hin zu überprüfen. Das klappt meist gut über eine Internet-Recherche.

Die im vorigen Kapitel angesprochenen Quellen empfehle ich, halbjährlich auf neue Entwicklungen hin zu befragen. Du kannst diesen Kreis auch darum bitten, dass Du bei neuen Entwicklungen stets vorab informiert wirst.

Diese Aktualisierungs-Zyklen halte ich auch deshalb für angemessen, weil für die meisten Rechtstexte entsprechende Übergangsfristen gelten, sodass die Wahrscheinlichkeit für Ihr Unternehmen, von heute auf morgen nicht mehr rechtskonform zu handeln, in meinen Augen relativ gering ist.

Wie Du Dich über Änderungen automatisch informieren lassen kannst

Im Bereich der automatischen Information habe ich mit vier Verfhren ausprobiert. Zwei davon betreffen rechtliche Änderungsdienste, z.B. vom C. H. Beck, WEKA Änderungsdienst oder dem Behr’s Verlag. Von früher kenne ich noch den Änderungsdienst in Papierform für Gesetzestexte. Als Auszubildender „durfte“ ich oft die neuen Gesetze in die bestehende Sammlung einpflegen oder austauschen. Mittlerweile gibt es dafür auch digitale Dienstleister. Teilweise auch als Plattform, auf der sich mehrere Nutzer anmelden und Maßnahmen dokumentieren können. Diese Services sind allerdings nicht günstig und können pro Jahr mehrere Tausend Euro kosten.

Es gibt jedoch auch nahezu kostenfreie Varianten, die Du Dir individuell zusammenstellen kannst. Und zwar mittels Google Alerts und/oder Feed Readern. Mit einem Google Alert kannst Du nach bestimmten Stichworten (z.B. Gesetzen) suchen und Dich automatisch benachrichtigen lassen, wenn ein Artikel zum gesuchten Stichwort veröffentlicht wird. Das entweder per E-Mail oder in Verbindung mit einem Feed Reader (z.B. Feedly), mit dem Du Dir Inhalte optisch schöner und angenehmer zu lesen anzeigen lassen kannst.

Fazit

Durch ein gutes Management der für Dich geltenden externen Dokumente befriedigst Du also nicht nur normative Anforderungen. Durch die Erfüllung dieser Anforderungen machst Du Kunden und Mitarbeiter glücklich und Du hilfst beim Gelingen unserer Gesellschaft.

Das sind aus meiner Sicht gute Gründe dafür, die erforderliche Zeit dafür zu investieren. Nach dem Initial-Aufwand ist die ständige Aktualisierung auch durchaus überschaubar.

Diese Beiträge könnten auch interessant sein

QMOA019 – Meine größten Fehler im Qualitätsmanagement

Fehler sind Menschlich – auch im QM Menschen, die...

Weiterlesen

QMOA019 – Meine größten Fehler im Qualitätsmanagement

Wie Sie für das neue Jahr wirksame Ziele vereinbaren

Es ist mal wieder soweit: Der Advent hat begonnen,...

Weiterlesen

Wie Sie für das neue Jahr wirksame Ziele vereinbaren

Buchtipp: Einfach – Erfolgreich führen

Auch im zweiten Teil lernen Sie mit Tim Simon...

Weiterlesen

Buchtipp: Einfach – Erfolgreich führen