Wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern können (Teil 2)

Wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern können (Teil 2)

Ich hoffe, Sie konnten im ersten Teil des Artikels bereits wertvolle Informationen zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements bzw. Ihrer Produktivität finden. Um zu versuchen, dem weiten Feld dieses Themas gerechter zu werden, schließe ich hier noch weitere Tipps für Sie an:
  1. Lernen Sie, Nein zu sagen

Um mehr Zeit für die wesentlichen Dinge zu erhalten sollten Sie aufhören, sich jede Aufgabe ans eigene Bein zu binden. Je mehr Aufgaben Sie von anderen Personen übernehmen, desto weniger arbeiten Sie an Ihren eigenen Zielen.

Klar ist, Sie können natürlich nicht alle Aufgaben ablehnen, insbesondere Aufgaben, die von einer höheren Hierarchieebene an Sie herangetragen werden. Hier ist es oft noch schwerer, die Übernahme einer Aufgabe abzulehnen.

Sie sollten unbedingt nur die Aufgaben annehmen, die Sie auch innerhalb der geforderten Zeit und Qualität erledigen können. Ansonsten werden Sie auf lange Sicht nicht als erfolgreiche Person wahrgenommen werden. Wer Ja sagt, muss auch liefern.

Gerade dem Qualitätsmanagement werden häufig Projekte übergeben, die scheinbar in keine andere Abteilung innerhalb der Organisation passen. Qualitätsmanager sind außerdem in den meisten Unternehmen bekannt dafür, die größte Übersicht zu haben, strukturiert zu sein und spielen gern den „Kümmerer“. Das lädt geradezu dazu ein, viele Dinge dort abzuladen.

Sollten Sie einmal eine Aufgabe nicht ablehnen können, die im Grunde nicht in Ihrer Kernkompetenz liegt oder in Ihrer Stellenbeschreibung steht, dann sollten Sie den oder die Auftraggeber zumindest über mögliche Konsequenzen informieren.

So kann eine längere Einarbeitungszeit in ein neues Thema zu einer längeren Bearbeitungsdauer führen oder in der Zwischenzeit bleiben andere Projekte liegen oder das Tagesgeschäft leidet. Darüber sollten Sie sich zu allererst Gedanken machen und das offen an Ihren Vorgesetzten und den Auftraggeber kommunizieren. Tun Sie das bitte so früh wie möglich und nicht erst, wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist.

    1. Machen Sie echte Pausen

Den folgenden Satz höre ich sehr häufig:

„Ich brauche keine Pause, dann bin ich produktiver“

Ich behaupte, das Gegenteil ist der Fall! Meist hört man diesen Satz von Leuten, die nicht nur ausnahmsweise viel zu tun und einmal das wohlverdiente Mittagessen ausfallen lassen. Sondern von Leuten, die chronisch überlastet sind und tatsächlich denken, dass sie ohne Pause den ganzen Tag über durcharbeiten und damit produktiver sein können als ihre Kollegen.

Tatsache ist, dass niemand deutlich länger als eine Stunde konzentriert an einer Sache arbeiten kann. Danach müssen wir unsere Speicher auffüllen und eine echte Pause machen.

Damit meine ich nicht, dass wir ein paar Minuten ziellos im Internet surfen oder unsere Nachrichten auf Facebook & Co checken. Eine echte Pause bedeutet für mich: Durchatmen, Bewegung, ein kleiner Snack, Abstand von der Arbeit.

Um diesen Abstand von der Arbeit zu bekommen, empfehle ich, nicht immer nur mit den Kollegen zu Mittag zu essen – oder zumindest nicht immer mit denselben Kollegen. Gehen Sie bewusst zum Beispiel einmal pro Woche mit Kollegen essen, mit denen Sie das sonst nie tun. Sie werden feststellen, dass sich hier oft interessante Gespräche entwickeln.

Eine Angewohnheit, die aus meiner Sicht keine echte Pause darstellt ist das Essen am Arbeitsplatz. Sie haben sich von zu Hause Brote mitgebracht oder wärmen die liebevoll gekochten Reste vom Vortag auf.

Sie setzen sich an Ihren Schreibtisch, räumen Ihre Unterlagen beiseite und fangen an zu essen. Nebenher kommen munter die nächsten E-Mails (auf die Sie nur einen kurzen Blick werfen) und ab und zu klingelt das Telefon (Sie gehen natürlich „ganz kurz“ ran).

Was ist das für eine Pause? Und welche Wertschätzung erfährt dadurch das Essen, das Sie zu sich nehmen? Genau. Gar keine.

Machen Sie keine oder nur minderwertige Pausen, dann steigt Ihre Fehlerrate. Gleichzeitig haben Sie das Gefühl, produktiver und effizienter zu sein.

Wenn Sie dagegen richtige Pausen machen – drei bis vier pro Tag von mindestens fünf Minuten Dauer plus Mittagspause – dann füllen Sie damit Ihre Konzentrationsspeicher auf und sind danach erheblich produktiver als wenn Sie sich diese Pausen nicht gönnen.

    1. Entspannen Sie regelmäßig

Diesen Tipp schließe ich an den vorigen an. Wenn Sie sich niemals entspannen und immer unter Strom stehen, dann werden Ihre Akkus früher oder später zur Neige gehen. Sie schleppen sich dann nur noch von Wochenende zu Wochenende, von Urlaub zu Urlaub. Neben der bloßen Erholung hat regelmäßige Entspannung noch einen weiteren Nebeneffekt: Sie sind deutlich kreativer und die Lösung für viele Probleme fällt Ihnen genau in den Entspannungsphasen ein. Was glauben Sie, warum innovative Firmen wie Google und Apple ihren Mitarbeitern so viele Sozialleistungen und Annehmlichkeiten während der Arbeitszeit ermöglichen? In entspannten Phasen erlauben Sie auch Ihrem Gehirn gedankliche Spaziergänge.  Dabei fallen ihm dann Dinge auf, die bei der täglichen Hetze durch die Welt völlig untergehen und niemals wahrgenommen werden. Wer dauernd unter Stress steht und niemals entspannt ist, der kann maximal das Tagesgeschäft bewältigen – und auch das nur mittelmäßig bis schlecht.
    1. Optimieren Sie Ihre Kommunikationswege

Die Optimierung von Kommunikationswegen hat in meinen Augen viel damit zu tun, sich weniger ablenken zu lassen. Eine hohe Ablenkungsquelle ist das Handy bzw. Telefon. Man wird augenblicklich aus der momentanen Konzentration herausgerissen –selbst wenn man den Anruf nicht annimmt.

Schon allein wenn man die Nummer auf dem Display liest, stellt man sich vor, welches Problem denn vermutlich nun zu lösen ist. Ist die Nummer unbekannt, dann beginnen die Zahnräder in unserem Gehirn noch schneller zu laufen – wer zum Teufel könnte das sein? Da MUSS ich doch rangehen!?

Deshalb rate ich Ihnen, möglichst viel von Ihrer Kommunikation vom Telefon auf Ihr E-Mail-Postfach zu übertragen. Natürlich werden Sie dann mehr E-Mails bekommen. Aber der unschlagbare Vorteil von E-Mails gegenüber einem Anruf ist: Sie können sich auf die Antwort vorbereiten und erst dann antworten, wenn Sie vorbereitet sind.

Ein weiterer Vorteil von E-Mails: Sie vergessen weniger. Wenn ich von jemandem auf dem Handy angerufen werde und ich bin gerade auf dem Weg zu einer Besprechung, dann muss ich mir sein oder ihr Anliegen entweder irgendwo aufschreiben oder versuchen, es mir zu merken.

Bei allem, was unser Gehirn an faszinierenden Dingen beherrscht – es ist eine sehr schlechte externe Festplatte.

Wenn Sie aber den Anlass der Kontaktaufnahme per Mail erhalten, dann werden Sie beim nächsten Blick automatisch erinnert.

Diese Steuerung Ihrer Kommunikation erfordert aber auch Disziplin Ihrerseits. Wenn Sie wollen, dass andere Personen Ihnen E-Mails schreiben statt sie anzurufen, dann muss man auch darauf vertrauen können, dass Sie in angemessener Zeit antworten.

Ich sage bewusst „angemessen“, denn es kommt natürlich auf das konkrete Problem an, das Sie lösen sollen. Wenn es in Ihrer Firma brennt, dann wird man Sie wohl kaum per E-Mail darüber informieren. Glasklar kommt dann der Telefonanruf.

Meine Grundregel: E-Mails, die ich erhalte, beantworte ich innerhalb von maximal 24 Stunden. Meist geht es schneller. Und wenn ich weiß, dass ich für die Bearbeitung länger brauche, dann bekommt der Adressat eine entsprechende Zwischeninfo.

    1. Bewältigen Sie die E-Mail-Flut

Wenn Sie den vorigen Tipp befolgen, werden Sie natürlich künftig deutlich mehr E-Mails bekommen. Wahrscheinlich fragen Sie sich jetzt schon häufig: Wie soll bloß diese vielen E-Mails abarbeiten?

Sie sollten sich zunächst angewöhnen, nur noch zu festen Zeiten in Ihr E-Mail-Postfach zu schauen. Je mehr E-Mails Sie bekommen, umso wichtiger ist dieser Tipp. Denn sonst verzetteln Sie sich in Ihren E-Mails und kommen zu nichts anderem mehr.

Außerdem sollten Sie jede E-Mail so selten wie möglich „anpacken“. Einmal öffnen und sofort entscheiden, was damit zu tun ist. Benötigen Sie für die Bearbeitung weniger als 2 Minuten, dann erledigen Sie sie gleich. Dauert die Bearbeitung länger, schreiben Sie das auf Ihre Aufgabenliste und schieben Sie die E-Mail ins Archiv. So behalten Sie die Übersicht und vermeiden es, einzelne E-Mails ein halbes Dutzend Mal zu öffnen, durchzulesen und wieder zu schließen. Das kostet viel Zeit.

Ich werde zur Bewältigung der E-Mail-Flut in Kürze einen eigenen Artikel schreiben, wo ich noch auf weitere Strategien eingehe, wie Sie besser mit mehreren Dutzend Mails täglich umgehen.

    1. Führen Sie effektive Besprechungen durch

Am 1. März 2016 habe ich einen eigenen Artikel zum Thema „Wirksame Besprechungen“ veröffentlicht. Je besser die Qualität Ihrer Besprechungen ist, desto mehr Zeit haben Sie für andere Dinge. Wir nehmen Besprechungen oft als unnütze Zeitfresser wahr – besonders dann, wenn wir von jemand anderem eingeladen wurden.  Das muss nicht sein. Um das zu verhindern, lesen Sie meinen Artikel zum Thema – wenn Sie ihn bisher noch nicht kennen. Ich gebe Ihnen darin 30 Tipps im Umgang mit Besprechungen, Meetings oder wie Sie diese Art der Zusammenkünfte auch immer nennen wollen.
    1. Vermeiden Sie Perfektionismus

Vielleicht fragen Sie sich, was an Perfektionismus schlecht sein soll? Er kostet wahnsinnig viel Zeit ist sehr oft unnötig.

Natürlich gibt es Aufgaben, die Sie in allerbester Qualität erledigen müssen. In einer Präsentation beim Vorstand möchte man sich von seiner besten Seite zeigen. Antworten auf Kundenreklamationen dürfen nichts zu wünschen übrig lassen.

Übertriebener Perfektionismus führt aber meistens dazu, dass Dinge nie oder sehr verzögert fertig werden. Perfektionistische Menschen neigen auch dazu, Dinge nie zu beginnen, wenn sie befürchten, dass sie nicht perfekt gelingen. Sinnvoller ist es aber, mittelmäßig zu starten und das Zwischenergebnis mit den gemachten Erfahrungen und Feedback zu optimieren.

Eine Methode, die beschreibt, wie wenig sinnvoll Perfektionismus ist, nennt man „Paretoprinzip“ oder „80-zu 20-Regel“. Das Prinzip wurde begründet von Vilfredo Pareto und beschreibt den Effekt, dass 80% des Ergebnisses mit 20% des Aufwandes erreicht werden – und umgekehrt.

80-20-Regel

Im Alltagsbeispiel für das Prinzip ist in vielen Fällen das Tragen von Kleidungsstücken. Wenn Sie einmal beobachten, wie häufig Sie welches Kleidungsstück tragen, dann könnte darauf das Paretoprinzip auch zutreffen. 20% der Kleidung wird zu 80% der Zeit getragen. In den allermeisten Fällen sind 100% zum erfolgreichen Abschluss einer Aufgabe gar nicht nötig. Ich nehme als Beispiel das Waschen eines Autos. In 20% der Zeit ist das Auto durch die Waschanlage gefahren, ausgesaugt und die wichtigsten Flächen im Cockpit mit einem feuchten Lappen abgewischt. Die restlichen 80% der Zeit kann man nun dafür aufwenden, jeden Winkel  zu reinigen und auch die schwer unzugänglichen und nicht sichtbaren Teile am Auto zu putzen – die vermutlich wir selbst und auch kein anderer jemals sieht. Manchmal streben wir in den Dingen 100% an, die uns Spaß machen. Mir selbst geht es ab und an so, dass ich eine Excel-Tabelle neu erstelle und mit den ausgefeiltesten Formeln versehe – nicht nur einmal habe ich mit einer solchen Tätigkeit einen halben Tag „verplempert“. In Herzensangelegenheiten kann man das so machen, aber wenn wir immer so handeln, dann werden wir deutlich weniger zu leisten im Stande sein.
    1. Arbeiten Sie mit Checklisten

In einem vorigen Tipp riet ich Ihnen, gleichartige Aufgaben hintereinander zu erledigen. Hier empfehle ich Ihnen, für stetig wiederkehrende Tätigkeiten Checklisten anzulegen. Der erste Effekt ist, dass Sie keinen Teilschritt vergessen. Zusätzlich müssen Sie sich bei komplexeren Vorgängen nicht immer neu hineindenken sondern können einfach die Punkte auf der Checkliste abarbeiten.

Ich habe mir eine solche Checkliste für die Erstellung meiner Blog-Artikel erstellt, um nichts zu vergessen. Gerade Bestandteile einer Aufgabe, die weniger Zeit in Anspruch nehmen, können gerne vergessen werden.

So würde ich niemals vergessen den Artikel, den ich veröffentlichen möchte, zu schreiben. Ein entsprechendes Bild einzufügen ist dagegen schon etwas wahrscheinlicher (wobei mir das später vielleicht auffallen würde). Was ich bei den letzten Artikeln jedoch regelmäßig vergessen habe, ist die Optimierung des Artikels für die Suchmaschinen. Also das Aktualisieren der XML-Sitemap – das ist nur ein Klick.

Bereits in vorigen Positionen habe ich mit Checklisten gearbeitet. So erfolgte zum Beispiel die Erstellung und Veröffentlichung einer Arbeitsanweisung immer einem bestimmten Schema aber nicht alle Teilschritte erfolgten direkt aufeinander folgend.

Checklisten eignen sich besonders gut, wenn ein Prozess für Sie neu ist und Sie noch keine Routine haben. Außerdem, wenn Tätigkeiten zwar öfter als einmal zu erledigen sind, aber bis zum nächsten Auftreten viel Zeit vergehen kann.

Bei mir sind solche Beispiele: Aktualisierung eines Status in einer Projektmanagement-Software (einmal im Monat), Freigabe von Rechnungen (ein bis zwei Mal pro Monat) oder die Erstellung von Jahresauswertungen.

Die Zeit, die Sie für das Erstellen einer Checkliste benötigen, erhalten Sie hinterher mehrfach zurück!

    1. Schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch

Manche Menschen arbeiten nach dem Motto „Das Genie beherrscht das Chaos“.

Auf ihre Unordnung angesprochen, höre ich auch gerne den Satz: Aber ich finde immer alles, was ich suche.

Wenn ich sage „Schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch“, so meine ich nicht zwingend die „Clean-Desk-Philosophie“, wie sie in manchen Unternehmen herrscht.

Ich meine damit, dass Sie Ihren Schreibtisch nicht permanent wie ein Schlachtfeld aussehen lassen sollten. Wie fühlen Sie sich, wenn Sie morgens ins Büro kommen und Papierberge auf Ihrem Schreibtisch dafür sorgen, dass Sie kaum Platz für Ihre Kaffeetasse haben?

Auf mich wirkt so etwas nicht motivierend. Ich fühle mich schon beim Hereinkommen erschlagen von den Bergen an Aufgaben, die heute auf mich warten. Deshalb meine Empfehlung an Sie: Lassen Sie auf Ihrem Schreibtisch nur die Unterlagen und Arbeitsmittel liegen, die Sie für die Bearbeitung Ihrer aktuellen Aufgabe benötigen und räumen Sie den Rest weg.

Je besser die Ordnung auf, unter und neben Ihrem Schreibtisch ist, desto weniger müssen Sie Unterlagen suchen. Das spart auf Dauer auch viel Zeit. „Irgendwo muss das Dokument doch sein, ich bin erst heute Morgen darüber gestolpert“.

Man könnte mir jetzt entgegenhalten, dass ein stets aufgeräumter Schreibtisch wirkt, als hätte man nichts zu tun. Wenn man Ihre Arbeitsleistung aber an der Unordnung auf Ihrem Schreibtisch misst, dann läuft meiner Ansicht nach etwas schief.

Auch das Argument, dass das Aufräumen viel Zeit in Anspruch nimmt, lasse ich nicht gelten. Denn auch im Aufräumen kann man eine Routine entwickeln. Lassen Sie einen Monat vergehen, ehe Sie aufräumen, ist es klar, dass es Sie eine bis zwei Stunden kostet, um wieder alles in Ordnung zu bringen.

Haben Sie aber einmal eine Grundordnung geschaffen, die Sie ständig aufrechterhalten, dann kostet Sie das täglich nur wenige Minuten – wenn überhaupt. Es passiert praktisch während der Arbeit. Wenn ich eine Aufgabe abschließe und alle benötigten Unterlagen in mein Ablagesystem sortieren kann, dann hat das für mich auch einen motivierenden Charakter.

    1. Richten Sie eine systematische Müllabfuhr ein

Sie sollen sich nur mit den Dingen umgeben, die Sie für Ihre aktuellen Aufgaben benötigen. Alles, was abgeschlossen ist, sollten Sie möglichst außerhalb Ihres Blickfeldes schaffen – oder, wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht, vernichten bzw. löschen.

Das gilt für Papier, wie für Daten auf dem Computer oder auf Laufwerken. Zu viele Daten, Informationen und Unterlagen lenken unnötig ab, erschweren das Suchen und machen unser System langsam.

Mein Arbeitsplatz beinhaltet sehr wenig Papier. Was ich in Papierform bekomme, wird digitalisiert und das Papier weggeworfen. Diese zunehmende Digitalisierung macht es aber auch nötig, eine gute Ablagestruktur zu haben und die Suchfunktionen der verwendeten Tools gut zu kennen. Dann ist es möglich, auch sehr alte Dateien in Sekundenschnelle zu finden.

Ich habe beispielsweise in meinem E-Mail-Posteingangs-Archiv knapp 50.000 E-Mails liegen, da ich nicht mit Unterordnern arbeite. Aber die Möglichkeit in Outlook etwas zu suchen ist heute so gut, dass ich fast alles, was ich suche, innerhalb von maximal drei Minuten finde.

Unter dem Begriff „Müllabfuhr“ verstehe ich auch das Abschließen von Projekten. Viele Projekte schlafen kurz vor dem Abschluss ein und werden nie fertig. Auch das belastet Sie! Wenn an einem Projekt nicht weitergearbeitet wird, dann schließen Sie es ab und legen Sie die zugehörigen Unterlagen ins Archiv.

Die regelmäßige Müllabfuhr zieht einen Schlussstrich unter erledigte Projekte und Aufgaben, befreit uns von altem Ballast und lässt neue Dinge zu.

    1. Lernen Sie zu delegieren

Kurz gesagt:
      • Erledigen Sie generell nur Aufgaben, für die Sie verantwortlich sind oder an denen Sie mitarbeiten müssen
      • Wenn Sie Führungskraft sind, dann erledigen Sie nur Aufgaben, die außer Ihnen kein anderer erledigen kann
Wenn Sie sich konsequent an diese beiden Prinzipien halten, dann werden Sie sofort deutlich mehr Zeit für die Erreichung Ihrer Ziele und die Ziele Ihrer Abteilung haben. Unterstützung anderer Personen oder Abteilungen sind mit Vorsicht zu genießen. Sie werden sehr schnell als Selbstverständlichkeit wahrgenommen und Sie haben eine weitere Verpflichtung „am Hals“. Zum Thema „Delegieren von QM-Aufgaben richtig“ habe ich am 25. Februar 2016 einen eigenen Blogartikel veröffentlicht. Ich gebe Ihnen darin wichtige Tipps, wie Sie Aufgaben wirkungsvoll delegieren und über welche Nebeneffekte Sie sich freuen dürfen.
  1. Umgang mit Druck und Stress

Über die Themen Stress und Druck gibt es zahlreiche wissenschaftliche Abhandlungen. Fest steht, dass ein Übermaß an beiden Dingen auf Dauer krank macht. Wir sollten daher nicht zulassen, dass uns die Dinge sprichwörtlich über den Kopf wachsen.

Tatsache ist aber auch, dass unser Gehirn und Geist in der Lage sind, unter einem gewissen Leistungsdruck effizienter zu arbeiten. Wenn wir uns selbst in unter mäßigen Stress setzen, dann werden wir Leistungsfähiger.

Viele Menschen arbeiten erst unter Zeitdruck richtig produktiv. Nutzen Sie diesen Effekt für sich und setzen Sie sich beispielsweise bewusst kürzere Termine als notwendig –ohne sich zu überfordern.

Aber hören Sie auch genau auf sich und Ihren Körper. Wenn Signale auftreten, dass dauerhaft Druck und Stress auf Ihnen lasten und Sie dadurch be-lasten, dann sollten Sie hellhörig werden und vielleicht einen Gang zurückschalten.

Und wenn Sie feststellen, dass der verspürte Druck und Stress nicht von Ihnen sondern von anderen ausgelöst werden, dann kann auch die Rücksprache mit einem Experten sinnvoll sein.

Fazit

Das Zeitmanagement ist in der ersten Linie das Management der eigenen Person. Die meisten Tipps, die ich Ihnen gegeben habe, sind im Grunde Verhaltensweisen, die teilweise durch Werkzeuge unterstützt werden. Die besten Werkzeuge nützen Ihnen allerdings nichts, wenn Sie selbst nicht an Ihrem Zeitmanagement arbeiten wollen und das falsche Mindset haben.  Im Zentrum steht für mich die Frage: „Warum sollten Sie produktiver sein?“ Sie sollten sich klar machen, dass  eine Steigerung Ihrer Produktivität zuallererst Ihnen helfen soll. Es kann Sie erfolgreicher, zufriedener, fokussierter machen und kann Ihnen mehr Freude an Ihrer Arbeit bescheren. Bedeutet Zeitmanagement für Sie dagegen nur, Ihren Arbeitstag noch mehr vollzuquetschen, sollten Sie sich vielleicht die Fragen stellen, wofür Sie das tun sollten und was die Auswirkungen davon sein können.

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