Wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern können (Teil 1)

Wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern können (Teil 1)

Was ist Zeitmanagement?

Während des Schreibens hat sich herausgestellt, dass dieser Artikel doch umfangreicher werden wird, als gedacht. Deshalb habe ich ihn in zwei Teile aufgeteilt. Den zweiten Teil finden Sie hier.

Wikipedia beschreibt den Begriff Zeitmanagement so:

„Unter Zeitmanagement versteht man mehrere Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraumes abzuarbeiten.“

Man unterscheidet grundsätzlich zwischen persönlichem Zeitmanagement und Zeitwirtschaft. In diesem Artikel konzentriere ich mich aber rein auf das persönliche Zeitmanagement und wie es sich verbessern lässt.

Menschen, die zum ersten Mal den Begriff „Zeitmanagement“ hören denken, dass es dabei nur darum geht, in der gleichen Zeit noch mehr Aufgaben zu bewältigen und den Arbeitstag noch mehr voll zu quetschen.

Ich denke aber, Zeitmanagement kann mehr sein, als nur das. Im Grunde ist es doch so, dass wir alle nur 24 Stunden  jeden Tag zur Verfügung haben. Wir können uns nicht mehr davon erkaufen oder irgendwo stehlen. Daher bleibt uns im Grunde nur übrig, mit unserer Zeit bestmöglich Haus zu halten, damit wir uns auf die für uns wichtigen Dinge konzentrieren können.

Warum Zeitmanagement?

Zeitmanagement (beruflich betrachtet) hilft uns also dabei, unsere Aufgaben strukturiert zu erledigen, den Arbeitstag bewusster zu gestalten, weniger gestresst zu sein und erlaubt es uns, erfolgreichere Menschen zu werden.

Insbesondere wenn Sie viele unterschiedliche Themen bearbeiten, kann Ihnen Zeitmanagement gute Dienste leisten. Denn gerade dann kann man leicht einen Überblick über die wahren Prioritäten verlieren, verzettelt sich und arbeitet an Dingen, die für die eigenen Ziele im Grunde bedeutungslos sind.

Je dichter gepackt Ihr Arbeitstag ist, umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre Aufgaben termingerecht auf den Punkt, in der gewünschten Qualität und mit dem geringstmöglichen Aufwand erledigen. Diese drei Attribute zeigen auch schon das Spannungsfeld in dem man sich bewegt. Höhere Qualität bedeutet fast immer einen höheren Zeitaufwand und das wiederum könnte dazu führen, dass Termine nicht eingehalten werden können.

Zeitmanagement ist deshalb so wichtig, damit Sie stets die Kontrolle über Ihre Aufgaben und Termine behalten, sich bewusst für oder gegen etwas entscheiden und nicht länger von den Aufgaben bestimmt werden, die Ihnen im Nacken sitzen.

Zu diesem zusammenfassenden Artikel haben mich einige Zeitmanagement-Experten inspiriert, die ich am Ende dieses Artikels näher beschreibe.

Wie können Sie Ihr Zeitmanagement verbessern?

Der folgende Artikel zeigt Ihnen meine 24 wichtigsten Tipps, die mir täglich dabei helfen, die hohe Last den E-Mails, Telefonanrufen, Terminen, Entscheidungen und Anforderungen gerecht zu werden und soweit es geht selbstbestimmt meinen Tag zu gestalten.

Diese Auflistung ist ganz sicher nicht vollzählig, bildet aber das ab, womit ich die besten Erfahrungen gemacht habe und ich denke, dass auch Sie als Q-Enthusiast davon profitieren können. Im Zeitmanagement ist es sehr wichtig, möglichst viele Dinge auszuprobieren um dann zu sehen, was Ihnen persönlich hilft. Das können viele unterschiedliche Dinge sein, manchmal auch Abwandlungen von Tipps, die ich Ihnen hier geben möchte.

Mit diesem Artikel möchte ich versuchen, Sie zum bewussten Nachdenken über Ihr Zeitmanagement anzuregen. Wie Arbeiten Sie Aufgaben aktuell ab? Haben Sie am Ende des Tages immer noch massenhaft unerledigte Aufgaben auf Ihrer Liste? Haben Sie überhaupt eine Liste?

Die Aussicht auf mehr Selbstbestimmung sollte Ihnen die Beschäftigung mit den nun folgenden Tipps in jedem Fall wert sein.

  • Bewusst entscheiden lernen

Zu Beginn meiner beruflichen Laufbahn fühlte ich mich oft überfordert. So viele unterschiedliche Aufgaben von den unterschiedlichsten Personenkreisen. Permanenter Zeitdruck, den ich mir manchmal selbst gemacht war. Dabei war nicht Überforderung das Problem – das wurde mir später bewusst – sondern Überlastung.

Wer überlastet ist, verliert schnell einen klaren Kopf und fühlt sich getrieben. Das führt automatisch zum Verlust von Kontrolle. Wenn wir die Kontrolle über unseren Tagesablauf verlieren, also nicht mehr Herr über unsere Aufgaben und Termine sind, sondern von den „Tasks und Deadlines“ diktiert werden, wird es uns schwerfallen, entspannt zu bleiben, kreativ zu sein, wirkungsvoll entscheiden zu können und unsere Ziele verfolgen zu können.

Bestimmt haben Sie auch schon Sätze wie diesen gehört: „Ich würde ja gerne mehr Sport machen, aber ich habe keine Zeit dazu“. Sie können „mehr Sport“ wahlweise ersetzen durch „mehr lesen“, „öfter ins Kino gehen“, der was Ihnen da sonst noch alles einfällt.

Im Grunde ist es nicht die Zeit, die uns fehlt. Es ist immer die Priorisierung, die den Unterschied macht. Wenn Ihnen etwas wirklich wichtig ist, dann werden Sie sich darum bemühen, alles, was für diese wichtige Sache benötigt wird, möglich zu machen.

Wenn Sie also während der vergangenen zehn Jahre jedes Silvester erneut den Vorsatz fassen, mehr Sport treiben zu wollen und es nie gelingt, dann ist Ihnen diese Aufgabe schlicht nicht wichtig genug. Denn am Mangel an Informationen kann es heutzutage, da sämtliches Wissen online verfügbar ist, kaum liegen.

Entscheiden Sie sich also bewusst für Dinge, Aufgaben und Termine, die Sie erreichen, bearbeiten oder einhalten möchten. Und denken Sie dabei immer daran: Die bewusste Entscheidung FÜR eine Sache ist gleichzeitig immer eine Entscheidung GEGEN etwas anderes. Denn wie eingangs erwähnt, jede/r von uns hat nur 24 Stunden Zeit pro Tag.

  • Ziele haben

Um zu wissen, welche Dinge Ihnen wichtig sind, müssen Sie wissen, welche Ziele Sie mittel- und langfristig verfolgen. Ich bleibe bei der Analogie des Sports: Ihr Ziel könnte beispielsweise lauten: Ich möchte nackt gut aussehen und eine ansehnliche Strandfigur haben. Ein anderes Ziel, von dem ich kürzlich gelesen habe, ist, „mit Sport den Körper so trainieren, dass jede Alltagsbewegung ohne Probleme möglich ist“.

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und überlegen Sie ein Ziel, mit dem wir für das Beispiel hier weitermachen können.

Sie haben nun Ihr Ziel im Kopf? Dann stellen Sie sich möglichst bildhaft vor, wie es aussähe, wenn Sie dieses Ziel bereits erreicht hätten.  Prägen Sie sich dieses Bild sehr gut ein. Nun überlegen Sie sich bitte, welche Teilschritte notwendig sind, um diesem Ziel näherzukommen.

Beim Ziel „Strandfigur“ könnte ein Teilschritt sein: „Dreimal pro Woche zum Sport gehen“, oder „weniger Kohlenhydrate essen“. Gerade dann, wenn Sie mit Ihren Entschlüssen ins Wanken geraten, rufen Sie Ihr Bild vom „Endzustand“ zurück ins Gedächtnis. Das schafft oft frische Motivation.

Meist ist es ratsam, das Ziel klarer zu formulieren: „bis zum kommenden Sommer habe ich 5 kg abgenommen“. Das können Sie messen und feststellen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder ob Sie eventuell mehr Teilschritte einbauen oder einzelne Schritte intensivieren müssen.

Wir Menschen neigen zu Selbstbetrug. Wenn Sie sich selbst nicht sagen, wie möglichst exakt der Endzustand aussieht, können Sie sich auf halbem Weg immer selbst einreden, dass die bisher erzielten Fortschritte eigentlich genügen und man ja nie mehr gewollt hat.

Eine Lebensweisheit sagt „Wer keine eigenen Ziele hat, der arbeitet an den Zielen von anderen Menschen“. Deshalb rate ich Ihnen dringend, sich privat und beruflich selbst Ziele zu stecken, die für Sie wirklich Bedeutung haben. Nur so können Sie bewusst entscheiden, wie viel Zeit Sie für welche Aufgabe aufwenden wollen und was Sie damit erreichen möchten.

  • Priorisieren und fokussieren Sie

Wenn Sie sich nun ein oder mehrere berufliche Ziele gesteckt haben und auch ausarbeiten konnten, welche Schritte nötig sind, um diese zu erreichen, dann wird es Ihnen bei allen zu erledigenden Aufgaben leichter fallen, die für Sie richtigen Prioritäten zu setzen.

Mir persönlich hilft bei der Priorisierung von Aufgaben die „Eisenhower-Matrix“. Darin gibt es vier Kategorien:

Eisenhower-Matrix

Die Infografik verdeutlicht, wie einfach Sie nur durch die richtige Priorisierung Struktur in Ihre Aufgaben bekommen können. Sie wissen danach auch gleich, welche Aufgaben Sie delegieren sollten – und welche Aufgaben Sie komplett weglassen können.

Machen Sie sich damit bewusst, an welchen Aufgaben Sie aktiv arbeiten wollen – das ist Ihr Fokus – und von dem lassen Sie sich nur von wirklich wichtigen Ereignissen abbringen. Nach deren Erledigung kehren Sie aber sofort wieder zu den wichtigen Dingen zurück.

  • Erreichbarkeit einschränken

Viele von uns sind der Ansicht, ständig erreichbar sein zu müssen. Dieser Umstand hat sich noch verstärkt durch die Erfindung des Mobiltelefons und ist spätestens mit der Einführung  von Smartphones überall sichtbar.

Wir haben nun noch stärker den Drang, alles immer sofort zu wissen, immer mitten drin im Geschehen zu sein und zu müssen – und wenn wir das einmal nicht können, glauben wir, augenblicklich jegliche Kontrolle zu verlieren.

Doch was passiert tatsächlich? In jeder vermeintlich freien Minute zücken wir unsere Smartphones und (über)prüfen unsere Mails, wir nehmen jeden Telefonanruf an, egal was wir gerade tun und unsere Bürotür „steht für Jeden immer offen“.

Um wirklich fokussiert an Ihren Aufgaben mit hoher Priorität arbeiten zu können (und so Schritt für Schritt Ihren Zielen näherzukommen) müssen Sie sich Zeiten schaffen, in denen Sie nicht gestört werden.

Die wenigsten von uns haben einen Job, in dem sie tatsächlich PERMANENT erreichbar sein müssen. Jede E-Mail sofort beantworten müssen und wirklich immer für alle erreichbar sein müssen.

Mitarbeiter eines Callcenters müssen beispielsweise zwingend jeden Anruf den sie erhalten, entgegennehmen. Dafür werden sie bezahlt.  In den meisten anderen Fällen wäre es durchaus möglich, sich täglich eine gewisse Zeit zu reservieren, während der man ungestört arbeitet.

Folgende Strategien helfen mir dabei, konzentriert und ungestört zu arbeiten:

  • Ich leite möglichst viel Kommunikation auf E-Mails um – die kann ich bearbeiten, wenn ich Zeit dazu habe. Aber immer innerhalb von 24 Stunden
  • Ich arbeite während meiner Konzentrationsphase mit Kopfhörern und beantworte eventuell eingegangene Anrufe danach
  • Ich informiere Mitarbeiter darüber, dass ich zu bestimmten Zeiten nicht gestört werden möchte (eventuell kann man ein Schild vor die geschlossene Bürotüre hängen)
  • Ich schalte mein E-Mail-Programm aus

In der Wahrnehmung anderer Menschen schränkt das meine Erreichbarkeit nur unwesentlich ein und Personen, die regelmäßig mit mir arbeiten, gewöhnen sich daran und passen sich teilweise auch an.

  • Multitasking vermeiden

Ein sehr weit verbreiteter Irrtum ist, dass Multitasking uns produktiver macht. Es gibt eine Vielzahl an Studien, die zeigen, dass genau das Gegenteil der Fall ist. Sobald wir wirklich aufmerksam sein müssen, ist uns genau eine Sache möglich. Bei geteilter Aufmerksamkeit wird alles zur Nebensache und nichts wird zu 100 % verfolgt. Das ist bei Männern und Frauen so.

Die bekannteste Studie, die bestätigt, dass Multitasking die Produktivität eher stört als erhöht, stammt von Florian Holsboer (www.holsboer.de). Er hat für bayerische Arbeitgeber die Auswirkungen von Multitasking auf die Arbeitsergebnisse beobachtet und ausgewertet. So zitierte die Frankfurter Allgemeine Zeitung am 18.02.2014 Herrn Holsboer zu diesem Thema folgendermaßen: „Sie können nicht zwei Arbeiten, die hohe Konzentration erfordern, gleichzeitig durchführen und eine hohe Ergebnisqualität erzielen“.

Tückisch ist Multitasking deshalb, weil wir uns fühlen, als wären wir unglaublich produktiv. Wir wirbeln den ganzen Tag, arbeiten an sehr vielen Dingen scheinbar gleichzeitig und sind nach Feierabend sehr erschöpft. Wenn wir uns dann aber genau ansehen, was wir an solchen Tagen WIRKLICH geschafft haben, dann relativiert sich das Bild schnell.

Auch wenn dieser Tipp sich stark an Tipp Nr. 3 „Fokussierung“ anlehnt, kann ich Ihnen nur empfehlen, Ihre Aufmerksamkeit bei wirklich wichtigen Dingen mit keinen anderen Dingen zu teilen. Wenn Sie die Aufgaben eines Arbeitstages nacheinander abarbeiten, werden Sie feststellen, dass Sie deutlich effizienter und effektiver sind, als wenn Sie alles durcheinander erledigen und Ihren Fokus dauernd ändern müssen.

  • Zeitbedarf ermitteln und Tagesplanung durchführen

Um Ihr Zeitmanagement nun noch wirksamer zu verbessern, sollten Sie ein Gespür dafür entwickeln, wie lange Sie für Ihre Hauptaufgaben und gleichartige, regelmäßig wiederkehrende Aufgaben benötigen.

Um Ihren Zeitbedarf zu ermitteln, empfehle ich Ihnen über einen definierten Zeitraum (ich habe das für eine Woche getan), alle 15 Minuten aufzuschreiben, was genau ich getan habe. Dabei sollte es eine annähernd repräsentative Woche sein, die Ihre Tätigkeitsfelder gut widerspiegelt.

Ja, das bedeutet einen gewissen Aufwand. Aber in der Folge werden Sie mit den Erkenntnissen, die Sie daraus gewinnen, bringen Sie wirklich weiter. Mir ging es zu Beginn häufig so, dass ich mir für einen Arbeitstag oder eine Woche zu viel vorgenommen habe und dann demotiviert war, wenn ich nicht alles geschafft habe, was ich schaffen wollte. Dabei lag es meist daran, dass ich mir zu viel vorgenommen habe und nicht daran, dass ich untätig war. Das ist ein großer Unterschied!

Wenn Sie nun Ihren Zeitbedarf ermittelt haben, können Sie damit starten, Ihren Tag zu planen. Schreiben Sie auf, was Sie sich für einen Tag vorgenommen haben. Berücksichtigen Sie dabei Termine, die Sie wahrnehmen müssen und kalkulieren Sie auch Pufferzeiten mit ein, denn es kommen immer unvorhergesehene Dinge.

Wenn Sie Ihre Tagesplanung schriftlich machen, dann können Sie jede erfüllte Aufgaben durchstreichen oder abhaken und allein das macht mir ein sehr gutes und produktives Gefühl. Ich kann mir dann beruhigt eine Pause gönnen und danach erfrischt die nächste Aufgabe angehen.

Während der ersten Zeit werden Sie häufiger an den Punkt kommen, am Abend nicht all Ihre Aufgaben erledigt zu haben. Das wird aber mit Ihrer Erfahrung weniger, denn Sie wissen, wie sich Ihr Tag in der Regel „verhält“ und was Sie realistisch schaffen können. Und auch nach einiger Erfahrung passiert es mir manchmal, dass ich Aufgaben  auf den nächsten Tag schieben muss. Aber ich weiß dann, woran es lag.

Ein weiterer Nebeneffekt einer guten Tagesplanung ist, dass Sie nicht nach jeder erledigten Aufgabe erneut „auf die Suche“ gehen müssen, sondern Sie wissen bereits, was Sie sich als Nächstes vorgenommen haben.

  • Wochenplanung für Ihren Kalender

Smarte Qualitätsmanager lieben oft den Überblick. Um einen noch besseren Überblick über die anstehenden Dinge zu bekommen, lasse ich in meinem Terminkalender die Arbeitswoche anzeigen. So sehe ich, welche Tage in einer Woche schon besonders voll geplant sind und kann besser jonglieren.

So lassen sich auch bessere „Muster“ Ihrer Tage erkennen. So habe ich die meisten Termine, die andere Personen mit mir vereinbaren möchten, montags und mittwochs, sodass ich mir längere Aufgaben eher für Dienstag oder Donnerstag terminiere. Freitags ist mein Tag für die Abarbeitung regelmäßig wiederkehrender Aufgaben – wie Dateien und E-Mails ablegen oder Maßnahmen nachhalten.

  • Jahresplanung

Es gibt Aufgaben, die „ereilen“ uns jedes Jahr aufs Neue: Externe Kundenaudits, Mitarbeitergespräche, Jahresziele, Validierungen… die Liste kann ich schier endlos fortsetzen. Häufig scheinen diese Aufgaben noch meilenweit entfernt. Kaum blickt man sich einmal um, stehen sie ganz überraschend wieder vor der Haustüre – in etwa so wie Weihnachten J

Deshalb mein Tipp zur Jahresplanung: Verteilen Sie diese permanent wiederkehrenden Aufgaben auf das ganze Jahr so gleichmäßig wie möglich. Ich kenne Qualitätsmanager, die grundsätzlich alle internen Audits in den Monaten Oktober/November terminieren.

Das kann funktionieren. Aber was, wenn Termine verschoben werden müssen? Dann sind im Dezember oft schon viele Ansprechpartner im Weihnachtsurlaub oder bauen frühzeitig Resturlaub ab.

Ich konnte bisher keinen wirklich guten Grund erkennen, warum man sich so vorprogrammiert unter Druck setzen muss.

Ich empfehle Ihnen auch, dass Sie diese Aufgaben bereits fest in Ihren Kalender eintragen – nicht in ein Excel-Dokument schreiben. Wenn andere Personen dabei erforderlich sind, laden Sie diese gleich mit ein. Das gibt allen Planungssicherheit und besseren Überblick.

Sie führen mit Ihren Mitarbeitern Quartalstreffen durch? Was spricht dagegen, für ein gesamtes Jahr die vier vorgesehenen Termine im Voraus zu planen? Alle können sich darauf einrichten und die Wahrscheinlichkeit ist höher, dass Sie Ihre Wunsch-Location buchen können.

Durch diese langfristige Sichtweise verbauen Sie sich nichts. Verschiebungen können immer noch vorgenommen werden.

  • Gleichartige Aufgaben zusammenfassen

Dieser Tipp kann sicher nicht von allen Lesern befolgt werden. Aber für einige Tätigkeiten eignet er sich dennoch sehr gut. Aufgaben, bei denen Sie einen gleichen oder ähnlichen Arbeitsablauf haben, sollten Sie möglichst gebündelt erledigen.

Sie kommen dann in eine Art „Flow-Zustand“, erhalten mehr Routine und bekommen so die Aufgabe schneller erledigt. Ich nehme als Beispiel das Bügeln von Wäsche. Wenn Sie abwechselnd mal ein Hemd, dann wieder eine Hose, ein T-Shirt und wieder ein Hemd bügeln, dann sind das jeweils etwas unterschiedliche Arbeitsschritte. Es geht schneller, wenn Sie erst alle Hemden bügeln, dann die T-Shirts und danach die Hosen – oder umgekehrt. Ein weiteres Haushalts-Beispiel ist das Schneiden von Gemüse. Erst alle Möhren, dann die Zwiebeln und danach die Kartoffeln. Würden Sie das Gemüse einzeln durcheinander schneiden, wären Sie deutlich weniger effizient.

Auf die Dauer Ihres Arbeitslebens kommt da einiges zusammen, auch wenn der Zeitvorteil vielleicht zunächst nicht groß zu sein scheint. Aber bei Arbeits-Aufgaben sparen Sie sich Vorbereitung und Einarbeitung, die Sie hier nur einmal investieren, statt für jede einzelne Aufgabe.

Beispiele für solche Aufgaben könnten sein: Unterschrift von Dokumenten, Erteilung von Systemfreigaben, Einstellung von Terminen, Führen von Telefongesprächen, Bearbeitung von Reklamationen.

Bevor Sie sich jetzt denken „das geht bei mir nicht“, sage ich Ihnen: Vielleicht. Aber ich bin mir sicher, dass es in manchen Teilbereichen sehr wohl funktionieren kann. Sehen Sie sich genau an, was Sie tun und bewerten Sie dann, ob Sie diesen Tipp nicht vielleicht doch teilweise beherzigen können.

  • Führen Sie eine Aufgabenliste

Unabhängig von der Tages- und Wochenplanung sollten Sie zusätzlich einen Überblick über all Ihre Aufgaben haben, um nichts zu vergessen. Gerade die Tätigkeiten, die nicht dringend, sondern wichtig sind, neigen dazu, vergessen zu werden, bis sie dringend sind und unter Druck erledigt werden müssen.

Dabei ist es vollkommen unerheblich, ob Sie die Aufgabenliste digital oder auf einem Zettel führen. Wichtig ist, dass Sie es tun! Obwohl ich ansonsten ein sehr digitaler Mensch bin, führe ich meine Aufgabenliste auf einem DIN A4-Zettel mit Vorder- und Rückseite.

Auf der Vorderseite stehen all die Aufgaben, die ich zu erledigen habe in drei Gruppen unterteilt: Diese Woche | Diesen Monat | Später. Jede Aufgabe erhält dabei noch eine Kategorisierung: Wichtig | Dringend | Wichtig & Dringend | Nicht Wichtig oder Dringend

Jeden Morgen markiere ich mir mit drei unterschiedlichen Textmarkern die für mich wichtigsten Aufgaben des jeweiligen Tages um noch fokussierter zu sein.

Auf der Rückseite notiere ich alle Dinge auf die ich warte. Wenn mir jemand eine Datei versprochen hat, eine E-Mail beantworten muss, ohne die ich nicht weiterkomme oder an den ich etwas delegiert habe. Wiederum zeitlich kategorisiert (Diese Woche | Diesen Monat | Später) und mit den Priorisierungen versehen (Wichtig | Dringend | Wichtig & Dringend | Nicht Wichtig oder Dringend).

So stelle ich nahezu lückenlos sicher, dass ich nichts vergesse und dass ich auch andere Personen, die mir „noch etwas schulden“, bei Bedarf nach Ablauf der vereinbarten Frist, erinnern kann. Um meine Aufgabenliste nicht zu überfrachten, lösche ich alles daraus, wofür ich bereits Termine vereinbart habe – wiederum lösche ich Aufgaben erst, wenn sie wirklich erledigt sind und nicht schon nach Beginn. Verschiebungen von „To-Do“ auf „Warten auf“ und zurück sind aber immer möglich.

Digitale Möglichkeiten, Aufgaben zu verwalten sind:

Aufgabenverwaltung in Microsoft Outlook, die Aufgaben-Anwendung von Apple oder die beiden Apps Evernote, Todoist oder Wunderlist. Wenn Sie auf Google das Suchwort „Aufgabenliste“ eingeben, werden Sie nahezu unzählige Tools finden – viele davon zumindest in der Grundfunktionalität gratis.

  • Vermeiden Sie Ablenkungen

Was uns in unserer Produktivität am häufigsten behindert, sind Ablenkungen. Dabei ist es oft so, dass wir uns gerne ablenken lassen – aus Neugierde oder weil wir denken, sonst etwas zu verpassen. Ablenkungen können dabei sehr vielschichtig sein: E-Mail-Benachrichtigungen, Telefonanrufe, Kollegen, die ins Büro kommen, Lärmquellen, das Wetter, Benachrichtigungen auf WhatsApp, Facebook oder sonstigen Apps.

Viele dieser Ablenkungen können Sie vermeiden, indem Sie konsequent Benachrichtigungsfunktionen deaktivieren und bewusst zu bestimmten Zeiten in den Anwendungen nachsehen, ob Sie Nachrichten erhalten haben.

Der Hauptgrund, warum Ablenkungen Gift für Ihr Zeitmanagement sind: Nach jeder Ablenkung dauert es mehrere Minuten, bis Sie wieder fokussiert an der eigentlichen Aufgabe weiterarbeiten können. Man bezeichnet das als Sägezahn-Effekt . Die Infografik zeigt, wie sich Ihre Konzentration bei jeder Störung sofort abbricht und Sie jedes Mal mehrere Minuten benötigen, um das vorherige Konzentrationsniveau zu erreichen.

InfografikSgezahneffekt

Ich bemühe mich, jeden Tag zumindest eine Stunde ohne Ablenkungen arbeiten zu können. Das erscheint auf den ersten Blick wenig zu sein, aber achten Sie einmal bewusst darauf, wie häufig und wovon Sie tatsächlich abgelenkt werden oder sich ablenken lassen.

  • Vermeiden Sie, Dinge aufzuschieben

Prokrastination oder Aufschieberitis beschreiben beide dasselbe Phänomen: Aufgaben, die Sie eigentlich erledigen sollten, schieben Sie scheinbar endlos vor sich her. Bei mir sind das Dinge wie die Steuererklärung, das Aufräumen des Kellers oder der Wechsel des Stromanbieters.

Mir geht es dabei oft so, dass ich andere Dinge, die ich eigentlich auch nicht gerne tue, vorschiebe. Auf einmal erscheint es mir ganz besonders wichtig, abzustauben – was ich sonst eher ungern tue – nur um mit der Einkommensteuer nicht beginnen zu müssen. Mehrfach habe ich diesen Effekt auch bei Studenten beobachten können: Statt mit der verhassten Bachelor-Arbeit zu beginnen, ist es auf einmal kriegsentscheidend, die Wohnung auf Vordermann zu bringen.

Die größte Hürde bei den meisten dieser Aufgaben ist der Start. Hat man mit einer Aufgabe erst einmal angefangen, dann ist die Erledigung auf einmal gar nicht mehr so schwer.

Diese Einstiegshürde kann man mit einem relativ simplen Trick umgehen: Man überlistet sich selbst, indem man einen Deal mit dem bösen Teufelchen auf der Schulter abschließt: „Wenn du jetzt mit der Steuererklärung beginnst und nur zehn Minuten daran arbeitest, kannst du dich hinterher mit irgendetwas anderem Ablenken.“

Zehn Minuten erscheinen machbar und so willigt das böse Teufelchen ein. Nachdem wir uns dann eingearbeitet haben, verspüren wir oft gar nicht mehr das Bedürfnis, nach zehn Minuten tatsächlich aufzuhören und ziehen die Sache bis zum Ende durch.

Der Trick funktioniert bei mir sehr gut, obwohl ich genau weiß, wie er funktioniert. Probieren Sie es aus! Funktioniert auch hervorragend bei Durchhängern im Sport: „Heute habe ich keine Lust, Sport zu machen. Der Deal ist: Ich fahre nur zum Fitnessstudio und wenn ich dort bin, kehre ich wieder um und fahre nach Hause“. Das wird fast niemand wirklich tun. Wenn man dann schon mal dort ist, kann  man auch gleich trainieren gehen.

Wie dieser Tipp, so sind auch viele andere Tipps im Zeitmanagement reine Kopfsache. Manchmal stehen wir unserem Erfolg selbst im Weg.

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