103 Erfahrungen aus meinem ersten Remote-Audit

103 Erfahrungen aus meinem ersten Remote-Audit

Ein Remote-Audit – was ist das?

Das Wort „remote“ bezieht sich zunächst auf etwas, das fern bzw. entfernt ist. Es gibt einige Anwendungen, die heutzutage als „Remote-Version“ relativ gebräuchlich sind, darunter:

  • Remote Maintenance (Fernwartung)
  • Remote Control (Fernbedienung)
  • Remote Arbeiten (Heimarbeit, Homeoffice)

Und auch Audits können remote durchgeführt werden. Im Zuge der Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen durch die Corona-Entwicklungen, stand ein solches Audit auch für mich zur Wahl und ich möchte Dir in diesem Artikel meine Erfahrungen mit diesem Format mit auf den Weg geben.

Die Zertifizierungsgesellschaft, mit der ich für die FSSC 22000 Zertifizierung zusammenarbeite, ist die TÜV Süd. Aber auch viele andere Gesellschaften bieten dieses Format an. Dadurch, dass es sich um ein Überwachungsaudit gehandelt hat, war die Durchführung aus der Ferne kein großes Problem.

Eine Besonderheit dennoch für beide Parteien, denn für mich war es das erste Audit dieser Art und für den Auditor das zweite – just am Tag zuvor hatte er seine Remote-Jungfernfahrt durchgeführt. 

Das Audit hat einen Tag gedauert und wir haben uns auf die Prüfung von Dokumenten und die Beschreibung von Prozessen beschränkt – sind also nicht mit Smartphone oder Tablet durch die Produktion gestiefelt und haben den „Shopfloor“ gezeigt. Mehr dazu in einem der folgenden Punkte.

Sieben an der Zahl sind mir besonders im Gedächtnis geblieben, die ich gerne mit Dir teilen möchte:

Die Qualität von Internet und Netzwerkverbindung

Schätzungsweise um 80 % der KollegInnen, die nicht in Produktion, Labor, Werkstatt oder im Lager arbeiten, waren im Homeoffice. Internetleitung und Netzwerkverbindung teilweise an ihrer Leistungsgrenze. Das sind – außer den teilnehmenden Personen – die beiden wichtigsten Komponenten für ein Remote-Audit. Es kann nur dann sinnvoll funktionieren, wenn Nachweise und Prozesse zumindest in digitaler Form gezeigt werden können.

Meine Befürchtungen im Vorfeld waren unbegründet – alles hat ohne Aussetzer funktioniert. Lediglich die Tonqualität war teilweise etwas schwankend. Meine dringende Empfehlung, wenn Du nicht über die beste Internet- und Netzwerkverbindung verfügst: Schalte die Kamera des Konferenzsystems oder Deine Webcam nur ein, wenn es notwendig ist.

Für dieses Audit nutzten wir Microsoft Teams, denn sowohl wir als auch der Auditor waren dort registriert. Du könntest jedoch genauso gut Zoom, Skype (gehört auch zu Microsoft) oder jede andere Plattform nutzen, die digitale Konferenzen ermöglicht. Wenn Du seitens Deiner IT noch keine Vorgaben oder Software hast, die genutzt wird, dann empfehle ich Dir gerne Zoom. Die Benutzung ist sehr simpel und bei einer geringen Teilnehmerzahl und Gesprächsdauer ist die Benutzung kostenfrei möglich. 

Zwar muss ein sogenannter Client installiert werden, das funktioniert jedoch ziemlich automatisch und meist, ohne dass man die IT bemühen muss (je nach interner Konfiguration). Die Preisgestaltung mag sich im Zeitverlauf ändern und hinsichtlich Datenschutz erlaube ich mir keine Eisnchätzung, da ich Deine Situation nicht kenne.

Die Bedienung der Konferenzsoftware (inklusive Mikrofon)

Egal, für welche Konferenzsoftware Du Dich entscheidest, Du solltest fit in der Bedienung sein. Probiere die wichtigsten Funktionen mindestens am Vortag einmal mit mehreren KollegInnen aus. Welche Audio- und Videoeinstellungen musst Du verwenden? Wie funktioniert das Teilen des Bildschirms? Möchtest Du den gesamten Bildschirm (alle Fenster!) teilen, oder nur ein bestimmtes Fenster?

Ganz wichtig ist die Bedienung des Mikrofons. Meist kannst Du in der Software per Mausklick oder Tap das Mikrofon auf Stumm schalten. Das empfehle ich Dir, während eine andere Person spricht, damit es nicht zu Störgeräuschen und Rückkopplungen kommt. Beachte dabei aber, dass Du Dein Mikrofon auch wieder einschalten musst, wenn Du sprechen möchtest 🙂 

Klingt trivial, wird aber immer wieder im Eifer des Gefechts vergessen. Und das kann für alle Beteiligten mit der Zeit anstrengend werden.

Wir haben die Software und den Zugangslink am Vortag gemeinsam mit dem Auditor getestet und alles hat, sowohl während der Generalprobe, als auch im Audit selbst, wunderbar sehr gut funktioniert.

Auditive und visuelle Kanäle

Ein Gespräch zwischen Menschen ist voller Sinneseindrücke. Einige davon fallen während eines Remote-Audits weg: Geruch, teile der Gestik und (je nach Video-Qualität) Mimik. Möglicherweise sind Gefühle, wie Nervosität, Anspannung oder auch Freude anders wahrzunehmen, als Du es gewohnt bist. 

Da ich den Auditor bereits seit mehreren Jahren kenne, war das während des Audits kein Problem. Schon vorher war unsere Zusammenarbeit sehr vertrauensvoll und reibungslos. Das ist von Vorteil. Wenn man sich noch überhaupt nicht kennt, empfehle ich Dir, einen gemeinsamen Vorab-Termin zu vereinbaren, in dem man sich kennenlernen kann. Du kannst Dich so besser auf Dein Gegenüber einstellen – und umgekehrt.

Die Atmosphäre

Die Sinneseindrücke sind Teil der Atmosphäre, die sich einstellt, wenn Menschen sich im gleichen Raum befinden. Auch in einer digitalen Konferenz kann sich eine solche Atmosphäre einstellen. Wenn zum Beispiel eine oder mehrere Parteien im Homeoffice sind, sieht man das Wohnzimmer des Auditors (wie in meinem Fall) oder man kleidet sich anders. Ich würde es zum Beispiel seltsam finden, wenn mir in einer digitalen Konferenz jemand mit Anzug und Krawatte „gegenübersitzt“. 

In unserem Fall war es so, dass durch den Test-Termin am Vortag das Auftaktgespräch etwas kürzer gestaltet hat, als üblich. Es gab außerdem keine Vorstellungsrunde mit neuen KollegInnen, da außer dem Geschäftsführer, meiner Mitarbeiterin und mir von unserer Seite niemand am Eröffnungsgespräch teilgenommen hatte.

Das Teamwork

Vorab hatten wir mit dem Auditor abgestimmt, welche Elemente der FSSC 22000 sich für die Remote-Auditierung eignen. Das bedeutete, dass nur ein kleiner Kreis an Kollegen zusätzlich zum Qualitätsmanagement eingebunden werden musste: Der Geschäftsführer hat über Mission, Ziele und Investitionen gesprochen, der HR Manager hat über Schulung und Kompetenz referiert und unser Einkaufsleiter über das Lieferantenmanagement.

Teilweise haben wir Themen auf das nächste Präsenz-Audit verschoben, da sie nur schwer digital abzubilden sind. Ich empfehle Dir, feste Termine auszumachen, während derer sich alle Beteiligten für ihren Einsatz bereithalten sollten. Das hat in unserem Fall super funktioniert, alle waren pünktlich und sehr gut vorbereitet. Mehr zu dieser Vorbereitung im nächsten Punkt.

Das Zeigen von Daten und Dokumenten

Vertrauen ist ein wichtiger Aspekt in einem Audit. Wenn vor einem Remote-Audit bereits gegenseitiges Vertrauen herrscht, ist das für das Gelingen von großem Vorteil. Dann kann sich der Auditor auf die gezeigten Dokumente, Verfahren und Nachweise beschränken und kann genau einschätzen, ob das, was Du präsentierst, seinen bisherigen Erfahrungen entspricht.

Wir waren uns im Vorfeld nicht ganz sicher, ob jede benötigte Software, wie das Labordaten- oder Dokumentenmanagementsystem reibungslos funktionieren würde. Zum Beispiel aufgrund der Netzwerkauslastung oder der Beschränkung verfügbarer Lizenzen. Deshalb haben wir im Team vereinbart, für die wichtigsten Normpunkte, die geprüft werden sollten, Präsentationen mit Beispielen vorzubereiten. 

Diese waren nur teilweise nötig, weil fast jede Anwendung reibungslos funktioniert hat. Da wir während der meisten Zeit des Audits von Seiten unserer Firma zu zweit waren, konnten wir uns sehr gut die Bälle zu spielen. Wir haben den Auditor darum gebeten, uns stets die nächsten beiden Punkte zu nennen, die er sehen möchte. Dann konnte eine Person präsentieren und die andere die notwendigen Dokumente öffnen.

Ich finde, es gibt nichts Schlimmeres, als im Audit zu sitzen und zu warten, dass jemand wild irgendwo herumklickt, Ordner und Dokumente öffnet und wieder schließt. Ganz wild wird es, wenn Personen mit zwei  Desktops arbeiten und immer die Dokumente von einem auf den anderen Bildschirm herumschieben muss. Da wird man als Außenstehender leicht verwirrt und hat das Gefühl, jemand hat etwas zu verbergen.

Auch hier ist gute Vorbereitung gefragt.

Das Abschlussgespräch

Das Audit hatte pünktlich um 8:00 Uhr begonnen und war gegen 16:30 Uhr beendet. Da wir diese Art der Audits nicht gewohnt waren, war es für beide Seiten ziemlich anstrengend. Der lange Fokus auf einen Bildschirm ist etwas, an das ich mich nicht werde gewöhnen können.

Wir beendeten das Audit mit zwei kleineren Feststellungen bezüglich der Abarbeitung von Maßnahmen und der Bewertung der Wirksamkeit. 

Für gewöhnlich herrscht während eines Abschlussgesprächs immer eine besondere Atmosphäre – wie früher vor der Verteilung der Zeugnisse oder der Rückgabe von Noten nach einer Prüfung. Das war diesmal weniger „feierlich“. Auch eine Verabschiedung fällt kürzer aus, denn man bringt die Auditoren nicht zur Tür, schüttelt sich nicht die Hand. Tatsächlich bewegen sich die Parteien nicht, sondern klicken nur auf den „Beenden-Button“. 

Mein Fazit

Diese etwas andere Art der Auditierung ist aus meiner Sicht eine gute Alternative, wenn die notwendigen Voraussetzungen gegeben sind und Alternativen fehlen. Ein vorher bereits vorhandenes Vertrauensverhältnis ist von großem Vorteil.

Nach Abschluss eines Audits schreiben wir stets eine kurze Zusammenfassung für unsere KollegInnen aus allen Fachabteilungen. Gelegentlich erhalten wir daraufhin vereinzeltes Feedback oder Glückwünsche.

Diesmal, aufgrund der besonderen Situation und der Tatsache, dass wir das Audit trotzdem durchgeführt haben, erhielten wir besonders viele Rückmeldungen. Das war äußerst motivierend für uns und zeigt mir, dass unsere KollegInnen die Besonderheit der Situation verstanden haben.

Zum Schluss gebe ich Dir noch eine Podcast-Empfehlung. Der Podcaster-Kollege Stephan Joseph betreibt den „QM-Blog Podcast“ und in seiner Episode 26 spricht er über „Audits in der Corona-Krise“. Dabei geht er besonders darauf ein, welche Voraussetzungen seitens der Zertifizierungsstellen vorliegen sollten und welche Rückmeldungen er von seinen Kunden und Zertifizierungsstellen zu diesem Thema erhalten hat.