Moderne Qualitätsmanager sollten Berater im eigenen Unternehmen sein

Moderne Qualitätsmanager sollten Berater im eigenen Unternehmen sein

QM als Organisationsentwickler?

In diesem Artikel geht es darum, warum sich Qualitätsmanager als interne Berater besonders gut eignen.

Neben vielen Grautönen habe ich in Unternehmen folgende zwei Extreme beobachtet, wenn es um die Meinung anderer Fachabteilungen über das eigene Qualitätsmanagement geht:

Die einen sind froh, wenn sie vom QM nichts hören und sehen und melden sich von selbst nur, wenn es gar nicht anders geht.

Die anderen schätzen nicht nur die Fachkenntnisse in Sachen Qualität, sondern auch das Verständnis der großen Zusammenhänge im Unternehmen und ziehen aktiv Nutzen aus diesem Blick über den Tellerrand.

In welche Kategorie die Qualitätsmanager in Unternehmen gehören, haben sie zu einem großen Teil selbst in der Hand. Darüber hinaus kann aber auch entscheidend sein, welche Rolle die Geschäftsführung dem Qualitätsmanagement im Unternehmen zugedacht hat.

Richtig genutzt kann QM nicht nur in Sachen Qualität wertvolle Arbeit in den Unternehmen leisten, sondern auch als Sparringspartner für andere Unternehmensteile dienen und eine wichtige Ergänzung dadurch darstellen, dass Fragestellungen aus anderen Blickwinkeln und mit größerem Weitblick betrachtet werden können.

Bereich mit vielen Schnittstellen

In einigen Unternehmen ist das Qualitätsmanagement der Bereich mit den meisten internen Schnittstellen. In allen Kernprozessen und vielen Management- und Unterstützungsprozessen laufen Fäden zum Qualitätsmanagement.

Diese Fäden sind zahlreicher, wenn Unternehmen ein Managementsystem eingeführt haben, denn diese Systeme stellen ihre Anforderungen meist an alle Unternehmensteile. Entsprechend groß sind die Möglichkeiten der Qualitätsmanager, aktiv bei übergreifender Problemlösung mitzuhelfen.

Sie sehen und hören viele Dinge in vielen Abteilungen und können ebenso beim bereichsübergreifenden Wissenstransfer im Unternehmen mithelfen – beratend und nicht vorgebend.

Gute Kontakte zu externen Parteien

Ein weiterer wichtiger Aspekt warum Qualitätsmanager wichtige interne Berater sein können ist die Tatsache, dass dieser Bereich sehr viele Kontakte zu externen Parteien haben: Lieferanten, Kunden, Auditoren oder Behörden.

Eine derartige Vielfalt an unterschiedlichen externen Kontaktgruppen hat wohl keine andere Abteilung in gewöhnlichen Unternehmen. Richtig genutzt kann ein Qualitätsmanager allein aufgrund guter Beziehungen zu diesen Kontakten ein noch wichtiger Partner im eigenen Unternehmen werden.

Anstatt nur im eigenen Sud zu kochen und zu glauben, man wisse und könne ja alles, sollte man Expertise und Erfahrung externer Partner genauso selbstverständlich nutzen, wie man intern Kollegen nach Rat fragen würde.

Gezielt die Verlinkung zwischen interner Fragestellung und externer Expertise zu schaffen – auch ohne sich selbst weitere Aufgaben dauerhaft aufzuhalsen – kann jedem Unternehmen wichtigen Mehrwert bieten.

Größerer Einfluss durch Mehrwert

Einer der Gründe, warum Q-Manager in manchen Unternehmen niemals als Berater wahrgenommen werden ist die einfache Tatsache, dass sie nicht als hilfreich angesehen werden:

In den Augen vieler machen sie alles nur unnötig kompliziert, sorgen für Bürokratie und verlangsamen manchen Prozess. Darüber hinaus kostet das, was QM fordert, oft zunächst mehr Geld als es augenscheinlich langfristig einbringt.

Manche Qualitätsmanager verhalten sich tatsächlich so, dass den anderen Fachabteilungen manchmal gar nichts anderes übrig bleibt, als genauso zu denken.

Wie viel besser könnte die Welt sein, wenn wir alle – also auch die Qualitätsmanager – ihr Handeln dahingehend optimieren würden, den anderen Bereichen möglichst viel Mehrwert zu bieten? Letztendlich sind wir auch nur eine Serviceabteilung, die in den Unternehmen eine Spezialisten-Aufgabe erfüllt.

Interne Audits zum Wissenstransfer

Interne Audits können ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen sein. Die meisten internen Audits stellen aber eine Art Einbahnstraße dar: QM oder „die ISO“ stellen Forderungen auf, die ein Fachbereich zu erfüllen hat.

Einseitige Sicht auf interne Audits

Wer so verfährt, schafft unnötige Wissens-Engpässe: Wissen und Erfahrung der Qualitätsmanager sowie Anforderungen von Normen und Standards. Best-Practice-Ansätze anderer Abteilungen werden aber so wesentlich seltener umgesetzt.

Viele Fragestellungen treffen auf viele Fachbereiche zu: Weiterbildung von Mitarbeitern, Umgang mit Fehlern, Ablage von (nicht QM-relevanten) Dokumenten und so weiter. Wenn ein Bereich diese Probleme besonders gut löst, warum nicht dieses Modell im Unternehmen publik und anderen Abteilungen zugänglich machen?

Während in der ersten Grafik die Initiative ausschließlich von QM ausgeht, zeigt die folgende Grafik QM eher als Vermittler um so Schritt für Schritt viele Bereiche im Unternehmen zu verbessern.

Wissensorientierter Ansatz für interne Audits

So kann es auch durchaus möglich sein, dass man bei bestimmten Fragestellungen der Anregung eines anderen Fachbereichs eher Glauben schenkt als einer Ihrer eigenen Ideen. Dabei haben Sie aber über die oben beschriebene Vorgehensweise immer noch die Möglichkeit, einschätzen zu können, welche Vorgehensweise tatsächlich eine gute Praxis darstellt und sich lohnt weiterzutragen.

QM als erster Ansprechpartner bei schwierigen oder neuen Fragestellungen

Wenn Sie im Unternehmen bekannt dafür werden, dass Sie mit wertvollem Input viele Probleme lösen, dann wird man automatisch immer häufiger auf Ihre Expertise zurückgreifen. Man wird Ihren Rat einholen oder Sie zumindest um eine Einschätzung bitten.
Um das zu erreichen, müssen Sie jedoch in Vorleistung gehen – zum Beispiel über die oben beschriebenen internen Audits.
Und nur um das klarzustellen: Es geht nicht darum, dass Sie sich als Besserwisser einen Namen machen, sondern als Problemlöser. Sie sollen Ihren Kollegen helfen und möglichst großen Nutzen stiften.

Sind Sie Spezialist oder Generalist?

Schade finde ich, dass grade in größeren Unternehmen eine sehr starke Spezialisierung innerhalb das Qualitätsmanagement stattfindet: Risikomanager, HACCP-Manager, Lieferantenmanager, Dokumentenmanager, Laborleiter um nur ein paar zu nennen.

Klar ist, dass mit wachsender Unternehmensgröße die Arbeitslast und auch die Fachkenntnisse auf mehrere Schultern verteilt und wahren Experten zugewiesen werden müssen. Wenn das aber dazu führt, dass die Stelleninhaber sich zu Fachidioten entwickeln, die außerhalb ihres konkreten Aufgabengebiets kein Interesse an anderen Zusammenhängen im Unternehmen und außerhalb haben, dann verliert das Qualitätsmanagement an Schlagkraft.

Auch wenn die Spezialisierung innerhalb des Qualitätswesens in Ihrem Unternehmen gewünscht sein sollte, obliegt es Ihnen und Ihrer beruflichen Neugier, sich stets ein bisschen „Generalistentum“ zu bewahren. Tun Sie dies aber stets ohne in anderer Experten Habitat zu wildern.

Fazit

Aus meiner Sicht sind Qualitätsmanager mehr als nur „Auditoren-Übersetzer“, „Standard-Umsetzer“, „Vewendungsentscheid-Treffer“ und „Dokumentations-Tiger“. Richtig genutzt, können sie ein Unternehmen auch abseits von ISO-Normen oder Qualitätsstandards bereichern indem aktiver Wissenstransfer gefördert wird.

Indem Qualitätsmanager aktiv die vielen Schnittstellen und Einblicke in sehr unterschiedliche Sachverhalte nutzen, kann etwas Notwendiges wie zum Beispiel interne Audits auch noch in anderen Bereichen ungeahnte Wirkung entfalten.

Wichtig ist nur, dass die Berater-Rolle im Unternehmen von den einzelnen Fachbereichen akzeptiert und von der Geschäftsleitung gewünscht wird. Wie Sie die Akzeptanz Ihres internen Auditwesens erhöhen, habe ich in einem früher erschienenen Artikel bereits beschrieben.

Die Frage hierbei ist für mich: Als was möchte ich in einem Unternehmen wahrgenommen und bekannt werden? Ich habe die Wahl, entweder für eine Aufgabe bekannt zu sein, deren Erledigung zwar notwendig ist, ohne die aber in den Augen vieler Fachabteilungen die Welt eine bessere wäre oder ob ich als ein Mensch bekannt sein möchte, der hilfreich, wertschätzend und lösungsorientiert ist und der über den Tellerrand blickt?

Diese Beiträge könnten auch interessant sein

Einiges rund um Schulungen/Trainings und Prüfung derer Wirksamkeit

Die Durchführung von Schulungen ist zweifelsohne eine sehr wichtige...

Weiterlesen

Einiges rund um Schulungen/Trainings und Prüfung derer Wirksamkeit

QMOA006 – Interview mit Thomas Fengler zu Kommunikation mit dem Crew-Resource-Management

In Folge 6 habe ich erneut ein Interview mit...

Weiterlesen

QMOA006 – Interview mit Thomas Fengler zu Kommunikation mit dem Crew-Resource-Management

Geheimnisse für einen guten kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)

Wer ein Managementsystem mit Zertifizierung betreibt, der hat üblicherweise...

Weiterlesen

Geheimnisse für einen guten kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)