111 Qualitätsmanagement digital – 6 Gründe für den Wechsel von Papier zur digitalen Variante

111 Qualitätsmanagement digital – 6 Gründe für den Wechsel von Papier zur digitalen Variante

Gastbeitrag von Lukas Blasberg | Lumiform

Qualitätsmanagement digital: Vorteile erkennen und richtig nutzen

Die digitale Transformation ist ein Veränderungsprozess, in dem wir uns in der Arbeitswelt genauso wie im Privatleben mittendrin befinden. In immer schnellerer Folge werden digitale Technologien entwickelt, die vor allem eins zum Ziel haben: Uns das Leben und Arbeiten zu vereinfachen, sicherer zu machen und effizienter zu gestalten.

Das Qualitätsmanagement ist von Digitalisierung keineswegs ausgenommen. Trotzdem werden vielerorts weiterhin Papier und Stift für Prüfungen und Audits eingesetzt. Was hält Qualitätsmanager weiterhin davon ab, auf eine digitale Technologie umzusteigen? Ist nicht gerade jetzt der richtige Zeitpunkt, sich der Herausforderung zu stellen und die Vorteile des digitalen Qualitätsmanagements für das eigene Unternehmen zu nutzen?

In diesem Artikel soll es genau darum gehen: Sich die richtigen Fragen zu stellen und zu beantworten, sowie sich den Veränderungen für das Qualitätsmanagement und die Qualitätssicherung durch die Digitalisierung zu stellen.

Digitale Qualitätsmanagement-Tools: Gleiches Produkt in neuem Gewand?

Digitales Qualitätsmanagement bleibt in zahlreichen Unternehmen ein vages Zukunftsziel oder ist nicht einmal eingeplant – während in anderen Bereichen schon längst auf Digitalisierung gesetzt wird. Auf die Nachfrage, weshalb das Qualitätsmanagement noch nicht digital ist, werden häufig die drei folgenden Gründe angeführt:

  • Ein Umstieg ist nicht gewollt

 Alte Besen kehren gut – wer kennt die beliebte deutsche Redewendung nicht? Für die Digitalisierung kann sie ein wahres Hindernis sein. Nicht selten sträubt sich ein Qualitätsmanager, der seit Jahren mit ein und demselben System aus Papier und Stift arbeitet, auf ein digitales Tool umzusteigen. In ihren Augen hat sich die bisherige Arbeitsweise bewährt und deshalb spricht nichts für einen Umstieg.

Ein weiteres Argument ist die fehlende Zeit für die Einarbeitung in eine digitale Lösung. Nicht selten werden auch im privaten Bereich nicht die Vorteile der Digitalisierung genutzt. Es herrscht ein regelrechtes Misstrauen gegenüber neuen Technologien, die sich vor allem auf Sicherheitsbedenken, wie mangelnden Datenschutz, stützt.

  • Existierende Tools erschweren den Umstieg

 Die Qualitätsmanager, die die Zukunft in der Digitalisierung des Qualitätsmanagements sehen, scheuen den Umstieg häufig, weil die am Markt angebotenen Tools kompliziert gestaltet und schwierig zu erlernen sind. Dadurch wird der Umstieg erschwert und die kalkulierten Wechselkosten schnellen in die Höhe.

Alle bisherigen Dokumente zu digitalisieren, ist zeitaufwendig und mühsam. Außerdem müssen die Mitarbeiter geschult werden, die das neue System nicht immer auf Anhieb verstehen. Hinzu kommt, dass die angebotenen Tools häufig nicht flexibel genug sind, um das Minimum von dem abzubilden, was benötigt wird.

Der gestiegene Aufwand fürs digitale Qualitätsmanagement bringt in Augen der Qualitätsmanager nicht den gewünschten Mehrwert für die Arbeit, sondern geht zulasten der Qualität und Sicherheit.

  • Die Digitalisierung bietet keinen Mehrwert

 Dem einen oder anderen Qualitätsmanager bieten die digitalen Tools auf den ersten Blick keinen Mehrwert für ihre Arbeit. Sie argumentieren damit, dass ihnen das gleiche Produkt nur in neuem Gewand verkauft wird: Die digitalen Checklisten machen das Gleiche wie Papierlisten, nur eben digital.

Digitale Vorteile richtig nutzen

Es gibt demnach durchaus Argumente, die gegen die Digitalisierung des Qualitätsmanagements sprechen. Aber die gab es wahrscheinlich bei der Buchhaltung, beim Projektmanagement oder bei der internen Kommunikation auch. Wer sich als Qualitätsmanager zu sehr vom Contra leiten lässt, sieht das Pro nicht.

Klar, digitale Prüfformulare reichen im Qualitätsmanagement nicht aus, um einen wirklichen Mehrwert für die tägliche Arbeit zu bieten. Digitale Checklisten funktionieren viel mehr als “Ermöglicher”, die weitere Funktionen und damit Vorteile möglich machen.

  • Daten sofort auswerten

Inspektionen und Audits zur Qualität und Sicherheit können vor Ort auch mit Papier und Stift durchgeführt werden – dafür benötigt niemand unbedingt ein digitales Tool. Allerdings liegen die Daten auf diese Weise nicht sofort für die Auswertung vor und es kann nicht jederzeit, ortsunabhängig auf sie zugegriffen werden.

  • Fotos, Kommentare und andere Dokumente einfügen

Ein Fotobeweis hilft häufig Probleme schneller zu lösen. Bei Papierlisten müssen diese getrennt von der Liste aufbewahrt und anschließend richtig zugeordnet werden. Digitale Checklisten bieten die Möglichkeit Fotos während der Inspektion an der passenden Stelle im Dokument zuzufügen – das gilt ebenso für weiterführende Kommentare oder Dokumente wie Skizzen usw.

  • Bericht automatisch erstellen

Der große Vorteil der Digitalisierung ist, dass zahlreiche Prozesse automatisiert werden können. So kann ein digitales Tool im Qualitätsmanagement aus den gesammelten Informationen nach Abschluss der Prüfung automatisch einen Bericht erstellen. Das spart Qualitätsmanagern viel Zeit bei der Nachbearbeitung.

  •  Korrekturmaßnahmen sofort zuweisen

Herkömmliche Informationswege können lang und beschwerlich sein, und wichtige Details verloren gehen, bis sie beim Empfänger angekommen sind. Bei digitalen Checklisten ist das anders: Korrekturmaßnahmen können noch während der Inspektion direkt angewiesen werden.

  • Prozesse besser überwachen

Das analoge Qualitätsmanagement hat einen gravierenden Nachteil: Probleme

werden identifiziert, gemeldet und gelöst, doch der Qualitätsmanager kann die einzelnen Stufen der Problemlösung kaum nachvollziehen. Im Dashboard einer digitalen Software dagegen, sieht er genau, wann und wem etwas zugewiesen wurde, sowie ob etwas und wie schnell etwas erledigt wurde.

Von der Digitalisierung im Qualitätsmanagement profitieren all diejenigen, die ihre Arbeit effizienter, zeitsparender und sicherer gestalten wollen, indem sie jede Prüfung als einen Prozess zur Optimierung ansehen. Erst, wer die Routine verlässt, kann im Qualitätsmanagement neu Maßstäbe setzen!

Digitalisierung im Qualitätsmanagement als große Chance

Für Qualitätsmanager scheint es zeitaufwendig und arbeitsintensiv alle Prozesse des Qualitätsmanagements zu digitalisieren. Kaum ein angebotenes Tool auf dem Markt erfüllt auf den ersten Blick alle Anforderungen und bietet einen wirklichen Mehrwert. Das sollte Verantwortliche aber nicht davon abhalten, als Vorbilder zu agieren und den digitalen Wandel anzustreben.

Sich auf Neues einzulassen und Veränderungen als Chance zu begreifen, lohnt sich auch im Qualitätsmanagement. Ein Blick auf das derzeitige Angebot des Digitalmarktes, zeigt unter anderem, dass es längst digitale Lösungen gibt, die sich den Ansprüchen des Qualitätsmanagements stellen und die Erwartungen sogar übertreffen. Dazu gehört die digitale App- und Software-Anwendung von Lumiform.

Seit 2019 unterstützt das junge Unternehmen aus Berlin mit seiner digitalen Applikation den digitalen Wandel im Qualitäts- und Sicherheitsmanagement. Jede Art von Qualitäts- und Sicherheitsprüfung kann mit der mobilen App einfach per Tablet oder Smartphone durchgeführt werden – online oder offline. Mit der Desktop-Software werden Prüflisten erstellt und die gesammelten Daten können später kinderleicht ausgewertet.

Eine umfangreiche Bibliothek aus über 9.000 Vorlagen erleichtert die Digitalisierung vorhandener individueller Papierlisten. Außerdem können die erstellten Vorlagen durch den flexiblen Formular-Baukasten jederzeit an unternehmensinterne und behördliche Anforderungen angepasst werden. So sind alle Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand. Durch dieses Vorgehen wird das Risiko für Qualitätsverluste, Arbeitsunfälle, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich verringert.

Über die mobilen Apps von Lumiform werden Qualitäts- und Sicherheitsprüfungen vor Ort durchgeführt, Probleme umgehend gemeldet und Korrekturmaßnahmen schnell verantwortlichen Kollegen zugewiesen. Die Problemlösung kann komfortabel zeit- und ortsunabhängig über das Tool verfolgt werden. Die einfache Kommunikation mit allen Teammitgliedern und Drittanbietern ermöglicht, interne Prozesse stetig zu verbessern und auftretende Vorfälle bis zu viermal schneller zu lösen.

Die Umstellung auf digitale Dokumente wird am Anfang vielleicht schwerfällig angenommen, doch die Vorteile für die Prozessoptimierung überwiegen. So müssen Mitarbeiter nicht lange geschult werden, weil das digitale Tool sie durch ihre Prüflisten führen. Alle Daten sind immer auf den aktuellen Stand und nicht anfällig für Verluste. Die App erleichtert das Dokumentieren durch eine geringere Komplexität. Dadurch treten weniger Fehler auf und Prüfungen werden bis zu 50 Prozent schneller erledigt.

Wer die erste Hürde der Digitalisierung genommen hat, wird schnell die Vorteile sehen: Eine bessere Datenqualität, -analyse und -prognose lässt sich zusammen mit der Kompetenz und dem Wissen eines Qualitätsmanagers durch die Digitalisierung noch leichter erreichen. 

Kontaktinformation und Notizen zur Podcast-Episode

Die Content-Empfehlung von Lukas ist das „Handelsblatt Morning Briefing“. Damit hält er sich auf dem Laufenden, was das Weltgeschehen und die Wirtschaft angeht. Lukas‘ Buchtipp ist „Das Pinguin-Prinzip: Wie Veränderung zum Erfolg führt“

Das Interview auf YouTube: