Wie Mitarbeiterpartizipation im Qualitätswesen funktionieren kann und wie Sie davon profitieren

Wie Mitarbeiterpartizipation im Qualitätswesen funktionieren kann und wie Sie davon profitieren

Zu diesem Blogartikel hat mich das entsprechende Kapitel des Buches „Qualitätsmanagement und Human Ressources“ von Wolfgang Hanser und Gert F. Komiske aus dem Jahr 2001 inspiriert. Natürlich sind die beschriebenen Aspekte aber wie immer reich mit meinen eigenen Ideen und Ansichten gespickt – zumal das Buch veröffentlicht wurde, als ich noch lange nicht im Qualitätswesen tätig war (im September 2001 begann ich meine Ausbildung zum Molkereifachmann).

Was ich mit Mitarbeiterpartizipation meine

Zunächst möchte ich den Begriff der Mitarbeiterpartizipation von anderen, ähnlich lautenden Begriffen abgrenzen. Mitarbeiterpartizipation meint die aktive Einbindung von Mitarbeitern in Prozesse, Problemlösungen oder Projekte in Unternehmen.

Welche verschiedenen Ausprägungen diese Beteiligung annehmen kann, beschreibe ich später genauer.
Nicht damit gemeint ist alles, was sich auf das Thema Mitbestimmung und Betriebsrat bezieht, sowie Mitarbeiterbeteiligung, die meist immaterieller Natur ist (wie zum Beispiel die Ausgabe von Unternehmensaktien).

Es soll in diesem Artikel rein um die Art Partizipation gehen, die es (potentiell allen) Mitarbeitern ermöglicht, direkt bestimmte Aspekte im eigenen Unternehmen zu beeinflussen.

Warum Mitarbeiterpartizipation Sinn macht

Die heutige Zeit ist geprägt von stetig steigender Veränderungsgeschwindigkeit. Diese Notwendigkeit der schnellen Veränderung hat zum Ziel die Leistungsfähigkeit der Unternehmen langfristig zu sichern und die Marktposition möglichst auszubauen.

Einige Beispiele:

  • Relaunches von Konsumenten-Verpackungen, Software oder Webseiten

  • Produktzyklen (saisonalität) und Innovationsdruck

  • Das Aufspringen auf kurzfristige (Management-) Trends

All diese Dinge meine ich nicht negativ. Es ist alles nur eine Frage des WIE. Denn eins ist klar: Die Mitarbeiter sind der entscheidende Faktor dafür, dass Veränderungen (Neudeutsch und Englisch „Change“ genannt) gelingen kann.

Denn schlecht gemachte Veränderungsprozesse lähmen und blockieren Unternehmen und demotivieren langfristig die Mitarbeiter. Jede Veränderung ist ein gewisser Anpassungsprozess für die Mitarbeiter.

Vielen großen Change-Prozessen geht ein Kommitment der Geschäftsleitung und der Führungskräfte voraus. In manchen Unternehmen bleibt es dabei und die Belegschaft unter dieser Hierarchiestufe MUSS umsetzen – ohne Wenn und Aber, am besten vorgestern.

Häufig stelle ich auch fest, dass der Belegschaft gar keine Zeit gegeben wird, den Veränderungsprozess sauber planen und umsetzen zu können. Nicht nur einmal habe ich erlebt, dass in dem Augenblick, in dem Mitarbeiter beginnen, das von Ihnen gewünschte Programm in Fleisch und Blut übergehen zu lassen, die oberste Leitung schon wieder eine neue Idee kreiert hat – alles davor scheint auf einmal nicht mehr wichtig.

Zwei Beispiele dafür sind TQM und Lean Management – wobei diese Management-Strategien nichts dafür können und sich sicher noch hunderte anderer Beispiele finden lassen. Es geht um die Art und Weise der Umsetzung und inwiefern die Mitarbeiter involviert werden.

Ein entscheidender Grundsatz für die Mitarbeiterpartizipation lautet:

Betroffene zu Beteiligten machen

Man gibt damit den Mitarbeitern die Möglichkeit, das, was die Geschäftsleitung plant, für sich positiv einzuordnen und aktiv zu unterstützen. Mit dem langfristigen Resultat, motivierte, eigenverantwortliche und engagierte Mitarbeiter zu gewinnen.

Wie das erreicht werden kann und was für Vorteile das bringt, erkläre ich in aller Ausführlichkeit in den folgenden Absätzen.

Ziele und Vorteile der Partizipation von Mitarbeitern

Ich weiß nicht, wie oft ich den folgenden Satz gehört oder selbst gesagt habe: „War ja klar, dass das nicht funktioniert, hätten sie mal lieber uns gefragt.“

Anwendbar auf die verschiedensten Situationen: innovative Produkte, neue Prozesse, neue Software oder sonstige Programme oder Projekte.
In kleinem Rahmen kann das so etwas sein wie die Organisation der anstehenden Weihnachtsfeier (keiner Beteiligt sich, aber alle meckern vorher und hinterher) oder wirklich große Brocken wie die Neuausrichtung des Unternehmens oder die Einführung einer unternehmensweiten Software.

Die Mitarbeiterpartizipation verfolgt zwei primäre Ziele:

  • Erfolg für das Unternehmen

  • Zufriedene, sich gut entwickelnde Mitarbeiter

Die im Folgenden aufgeführten Aspekte beziehen sich mehr oder minder alle auf diese beiden Hauptziele.

Für die Mitarbeiterpartizipation ist gegenseitiges Vertrauen eine wichtige Basis. Das Unternehmen und die Führungskräfte müssen dabei in Vorleistung gehen: Sie müsse offenlegen, was das Unternehmen mit dem jeweiligen Veränderungsprozess tatsächlich erreichen will. Welche höheren Ziele werden damit erreicht und welchen Anteil daran haben die Mitarbeiter?

Die Vorteile einer guten Partizipation durch die Mitarbeiter an den Geschehenissen im Unternehmen möchte ich in zwei Teile gliedern: Wirtschaftliche Vorteile für das Unternehmen und Vorteile für die Mitarbeiter.

Ziele und Vorteile der Partizipation von Mitarbeitern

  • Beteiligte sind engagierter als Betroffene

  • Schwachstellen im Unternehmen werden dort erkannt und beseitigt, wo sie entstehen (oft an der Basis)

  • Erfahrung, Kenntnisse und Kreativität der Mitarbeiter werden genutzt (Stichworte: „Kollektive Intelligenz“ oder „Schwarmintelligenz“)

  • Mitwirkung und Erfahrungsaustausch wirken besser als bloße Information von oben nach unten

  • Es verbessert sich die Qualität der Unternehmensentscheidungen

  • Das Unternehmen qualifiziert seine Mitarbeiter

  • Das Qualitätsbewusstsein wird gefördert

  • Die eingefügten Programme erhalten automatisch eine viel höhere Akzeptanz

  • Es wird eine qualitätsfördernde Kultur geschaffen

Vorteile für die Mitarbeiter

  • Die Motivation der Mitarbeiter steigt mit der Möglichkeit, Einfluss zu nehmen

  • Mitarbeiter wollen aktiv einbezogen und informiert werden

  • Mitarbeiter suchen Mitwirkung und Mitgestaltung

  • Mitarbeiter entwickeln eigenverantwortliches und selbstständiges Denken und Handeln

  • Mitarbeiter erhalten Anerkennung und Wertschätzung

  • Mitarbeiter fühlen sich wohl und das Betriebsklima verbessert sich

Diese Vorüberlegungen sollten Sie anstellen

Bevor Sie jetzt sagen „Jawoll, lassen wir ab morgen unsere Mitarbeiter an unseren Überlegungen und Entscheidungen teilhaben“, sollten Sie für sich selbst und für jedes umzusetzende Projekt folgende Aspekte durchdenken:

  • Wer soll beteiligt werden? In Extremen gedacht können Sie entweder nur einen einzigen, ausgewählten Mitarbeiter involvieren oder die gesamte Belegschaft.

  • Wie soll beteiligt werden? Wieder in Extremen gedacht: Möchten Sie nur informieren oder soll die Belegschaft aktiv Entscheidungen treffen dürfen?

  • Ab wann und bis wann soll die Beteiligung wirksam werden? Möchten Sie die Beteiligung für das gesamte Projekt vom Konzept bis zur Realisierung oder nur für Teilabschnitte?

Machen Sie sich bei jeder Ihrer Antworten bitte klar, was das für Konsequenzen haben kann. Je mehr Menschen Sie beteiligen, desto mehr Wissen und Erfahrung beteiligt sich am Projekt. Allerdings ist es eine Herausforderung, so viele Menschen zu organisieren und zu lenken, außerdem könnte dadurch die Schnelligkeit leiden.

Welche Formen der Mitarbeiterpartizipation gibt es?

Unterscheidung nach unterschiedlichem Personenkreis

  • Partizipation einzelner Mitarbeiter: Beispiele dafür sind die Information von Mitarbeitern durch die Führungskraft im Rahmen von Einzelgesprächen. Auch ein betriebliches Vorschlagswesen beteiligt nur immer einzelne Mitarbeiter, auch wenn potentiell alle teilnehmen könnten. Sie können einzelne Mitarbeiter zu Projektmitgliedern oder Projektleitern ernennen.

  • Gruppen- bzw. Teamarbeit: Das Team strukturiert gemeinsam das Projekt, erarbeitet Lösungsvorschläge und sorgt gemeinsam für die Erfüllung der Projektziele.

Die Gruppenarbeit kann man in weitere Untergruppen aufgliedern:

  • Entscheidungsteams (moderiert): Bei dieser Art der Partizipation wird eine Gruppe ausgewählt, die Entscheidungen anhand festgelegter Ziele recherchiert, vorbereitet, abstimmt und die entsprechende Entscheidung im Gremium trifft

  • Selbststeuernde Arbeitsgruppen: Hier wird zum Beispiel einer Arbeitsgruppe ein (Teil-) Projekt übertragen. Es gibt einen Hauptverantwortlichen und Teilnehmer. Diese Form kann ohne weiteren Moderator auskommen. Denkbar wäre auch ein übergeordneter Lenkungskreis für wichtige Entscheidungen oder Probleme. Klar sein muss, wer die letztendliche Verantwortung hat und auch die benötigten Ressourcen sind vor dem Start zu definieren

  • Problemlösungsorientierte Arbeitsgruppen (moderiert): Bei dieser Gruppenarbeit wird ein bekanntes Problem gelöst. Brainstorming, Machbarkeitsanalyse, Auswahl und Umsetzung der Lösungsansätze liegen in der Verantwortung dieser Arbeitsgruppe. Denkbar ist hier aber auch eine abgespeckte Version, in der die Umsetzung nicht Teil der Arbeitsgruppe ist sondern nur machbare Lösungen gefunden werden sollen

    Es gibt natürlich auch Mischformen – da sind der Kreativität der Unternehmen keine Grenzen gesetzt.

    Unterscheidung nach Tragweite

    • Vorschlagsrecht (Anregungen und Ideen, keine direkte Beteiligung bei der Umsetzung)
    • Beteiligungsrecht (z.B. für bestimmte Projektphasen oder Teilprojekte wie Beschreibung der Ist-Situation, Problemlösung oder Strategie)
    • Entscheidungsrecht (Mitarbeiter treffen im entsprechenden Gremium aktiv Entscheidungen (die dann aber auch bindend sein müssen, wenn man sich für diesen Weg entscheidet!)

    Welche Mitarbeiter Sie wann und mit welchen Rechten und Pflichten beteiligen, müssen Sie sich immer im Vorfeld fragen und dann während der Umsetzung des Projekts dieser Linie konsequent treu bleiben. Sie müssen sich außerdem darauf gefasst machen, jede von Ihnen oder dem Unternehmen getroffene Entscheidung rechtfertigen und detailliert begründen zu müssen.

    Mögliche Nachteile der Mitarbeiterpartizipation

    Zu allererst fallen mir hier zwei altbekannte Glaubenssätze ein:

    „Viele Köche verderben den Brei“

    „Wer lang fragt, geht lang irr“

    Ich möchte sie bewusst nicht als Sprichwörter bezeichnen, denn sie wirken zumeist limitierend und ich möchte mit diesem Artikel ja Werbung für die Mitarbeiterpartizipation machen 

    Dennoch kann die Beteiligung der Mitarbeiter am Unternehmensgeschehen auch mit Nachteilen bzw. Risiken verbunden sein. Die aus meiner Sicht wichtigsten sind:

    • Das Unternehmen muss die Rolle, die es den Mitarbeitern zugedacht hat, respektieren; ebenso die erarbeiteten Ergebnisse und die getroffenen Entscheidungen

    • Mitarbeiter sind unzufrieden mit ihrer Rolle und / oder fühlen sich nicht ausreichend beteiligt (die Führungskraft muss diese deshalb unbedingt begründen können)

    • Projekte könnten sich verzögern, wenn noch keine Kultur der Mitarbeiterpartizipation etabliert ist

    • Mitarbeiterpartizipation macht Hierarchien flacher (damit müssen Führungskraft und Unternehmen rechnen und dies kann auch ein Vorteil sein)

    Welche Formen der Mitarbeiterpartizipation gibt es?

    Gerade im Qualitätswesen und nicht zuletzt durch die gängigen Normen und Branchen-Standards hat sich eine Misstrauens-Kultur gebildet. Unter dem Deckmantel von Verbraucherschutz, Lebensmittelsicherheit und zum Wohle des Patientenwohls werden Anforderungen formuliert, die zwangsweise darin münden müssen, dass den Mitarbeitern in Unternehmen misstraut wird.

    Manche Anforderungen lesen sich im Originaltext geradezu so, als ob wir es bei unseren Mitarbeitern mit Schimpansen zu tun hätten, die von allein nichts auf die Reihe bekommen. Alles ist mehrfach zu kontrollieren, die Kontrollen zu dokumentieren, die Dokumentation mit Trendanalysen zu analysieren und die Analysen im Vier-Augen-Prinzip zu unterzeichnen, bevor am Ende der externe Auditor auch noch seinen Senf dazu gibt (natürlich übertreibe ich hier ein wenig).

    Da müssen die Mitarbeiter doch das Gefühl haben, dass sie keinen eigenen Entfaltungsspielraum haben! Und genau hier kann die Mitarbeiterpartizipation helfen. Sie stellt nämlich heraus, welchen Gestaltungsspielraum sie bei ihrer Täglichen Arbeit und der Arbeit in Projekten haben, ohne die notwendigen Vorgaben zu vernachlässigen.

    Der Wunsch nach Entfaltung, Meisterschaft, Wertschätzung und Anerkennung ist heute schon teilweise ein wichtigerer Faktor bei der Jobsuche als das reine Gehalt. Motivierte und eigenständig denkende Mitarbeiter werden deshalb zum einen immer mehr zu einem Erfolgsfaktor für Unternehmen und zum anderen wird es auf lange Sicht auch immer schwerer, gute Mitarbeiter zu bekommen, wenn keine entsprechende Unternehmenskultur mit Entfaltungsspielraum für die Mitarbeiter gibt.

    Deshalb kann ich nur raten, auch im kleinen Kreis auf Abteilungs- oder Teamebene von den oben genannten Vorteilen der Mitarbeiterpartizipation zu profitieren. Ich kann Ihnen versprechen, es lohnt sich.

    Wenn Sie weitere Informationen zu diesem Thema haben möchten, verweise ich erneut auf das Buch „Qualitätsmanagement und Human Ressources“ von Wolfgang Hanser und Gert F. Komiske.

    Sollten Sie weitere Gedanken oder eigene Erfahrungen zur Mitarbeiterpartizipation haben, dann freue ich mich über Ihren Kommentar!