069 Kontextbezogene interne Audits

Internes Audit mal anders

Ich fühle mich ertappt. Neulich bin ich über einen Beitrag auf dem Blog der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) gestolpert. Darin geht es um den „internen Auditauftrag der Zukunft“.

Die Autoren Claudia Nauta und Christian Ziebe beschreiben die aktuelle Situation ungefähr so: Seit Jahren werden dieselben Audits mit denselben Fragen durchgeführt. Und das war der Punkt, an dem ich mir an die eigene Nase fassen musste.

Wir führen jedes Jahr ungefähr 15 interne Audits durch – eines pro Abteilung. Und wir haben mehr oder weniger feste Themenschwerpunkte, auf denen unsere Fragen basieren. Die Fragen sind schon die jeweils aktuelle Situation bezogen. Das Verfahren ist trotzdem sehr statisch und bietet auch mir als Auditor wenig Abwechslung.

Deshalb hat der DGQ-Artikel auf der einen Seite einen Impuls in mir ausgelöst, etwas zu ändern. Auf der anderen Seite habe ich mich daran erinnert, dass ich das beschriebene System irgendwie kannte. Aus meiner Zeit als Revisor, als wir fast ausschließlich anlassabhängige Prüfungen durchgeführt haben.

Doch was genau ist nun ein interner Auditauftrag der Zukunft?

Der Artikel beschreibt eine Situation in der Zukunft, in der wir als interne Auditoren von Menschen unseres Unternehmens beauftragt werden. Denn wir sollten aufgrund unserer Audit-Expertise in der Organisation sehr gefragt sein. Das Stichwort heißt „kontextbezogenes Audit“.

Als Beispiele nennen die Autoren beispielsweise Umstrukturierungen, die Realisierungschancen neuer Produkte oder veränderte Funktionen oder Prozesse.

Kontextbezogene interne Audits: Meine Berührungspunkte

Vor einigen Jahren war ich als interner Revisor und Prüfungsleiter in Luxemburg tätig. Die Revision hatte die Aufgabe, eine repräsentative Prüfungsabdeckung aller Unternehmensbereiche zu gewährleisten. Darüber hinaus gab es außerdem immer wieder Prüfungen, die aufgrund besonderer Anlässe angesetzt wurden.

Ohne zu stark in Firmeninterna zu gehen, stelle ich dir zwei Prüfungen vor, damit das Konzept verständlicher wird.

– Prüfung der Auswirkung neuer Reiserichtlinien auf Praktikabilität und Kostenauswirkung: Die Aufgabe bestand darin, eine neue Version der unternehmensweit geltenden Reiserichtlinien auf Praktikabilität und die Auswirkungen hinsichtlich Kosten zu überprüfen. Und zwar auf Basis bereits vergangener Dienstreisen über einen bestimmten Zeitraum. Zu viel Bürokratie und höhere Kosten galt es zu vermeiden. Ein absolut sinnvolles Unterfangen ehe man Richtlinien in Kraft setzt und sie später eventuell wieder revidieren muss. Das ist auch für jede andere Art der Richtlinie oder Vorgabe möglich.

– Prüfung des Harmonisierungsgrades unterschiedlicher interner Laboratorien und Labordatensysteme: Der Scope des Audits waren sieben Produktionsstandorte bzw. deren Labore. Teilweise wurden die gleichen Produkte hergestellt. Die Erwartung war, dass gleiche Produkte auch gleich analysiert werden sollten. Unterschiedlich alte Laborgeräte, Prüfplananpassungen aufgrund unterschiedlicher Erfahrungen und Kundenanforderungen führten im Laufe der Zeit zu einer vielfältigen Prüfungslandschaft. Ein sehr sinnvolles und lehrreiches Prüfungsprojekt!

Audit Routine schadet der Effektivität interner Audits

Während meiner QM-Laufbahn habe ich rund 200 interne Audits durchgeführt. Der DGQ-Artikel hat mich wieder darauf aufmerksam gemacht, was mit steigender Routine passieren kann. Ich habe mich fast ausschließlich  darum bemüht, das Tool des internen Audits effizienter zu machen.

Weniger zeitintensiv in der Vor- und Nachbereitung. Einfacher in der Durchführung. Dabei muss ich mir selbst eingestehen, dass diese „Verbesserungen“ wahrscheinlich nicht immer dazu geführt haben, dass die Ergebnisse der Audits für das Unternehmen wertvoller geworden sind.

Wachgerüttelt werde ich kontextbezogene interne Audits auf jeden Fall in unseren Audit-Mix aufnehmen.