Das gespaltene Verhältnis zu unseren E-Mails

Das gespaltene Verhältnis zu unseren E-Mails

Am 3. August 1984 hat Michael Rotert von der Universität Karlsruhe die erste E-Mail aus Cambridge in Großbritannien empfangen. Obwohl die E-Mail damit kein wirklich neues Kommunikationsformat ist, gestaltet sich der Umgang mit der digitalen Post bisweilen kompliziert.

Gefühlt bekommen viele von uns täglich mehr und mehr dieser Post und verbringen einen Großteil der Arbeitszeit damit, diesen Berg abzubauen. Oft sehen wir uns aber am nächsten Tag schon mit einem neuen Berg konfrontiert.

Und so könnte man sich fast fühlen, als Kämpfe man nicht nur gegen Windmühlen sondern gegen die Erwartungen vieler unterschiedlicher Personengruppen: Der Vorgesetzte, Kollegen, Kunden, Lieferanten, Behörden. Im Qualitätsbereich hat man traditionell sehr viele Schnittstellen intern wie extern und somit ist es nur verständlich, dass viele Anforderungen immer häufiger im digitalen Format in unseren Posteingängen landen.

Da ein professioneller Umgang mit E-Mails in meinen Augen eine sehr wichtige Fähigkeit ist, widme ich mich mit diesem Artikel zum zweiten Mal dem digitalen, indirekten Schriftverkehr.

Einige Menschen denken, das Schreiben und Lesen von E-Mails halte sie von ihrer „eigentlichen Arbeit“ ab. Richtig ist aber, dass E-Mails nur Träger von Informationen sind, die – richtig angewendet – wertvoll für Ihre Arbeit sein sollten. Nun hängt die richtige Verwendung leider nicht nur von Ihnen sondern auch von den schreibenden und lesenden Mitmenschen ab.

Der erste Artikel („15 nützliche Tipps die im Umgang mit E-Mails sofort funktionieren“) ist am 23. März 2016 erschienen und enthält eben 15 Tipps, wie Sie einerseits Struktur in Ihren E-Mail-Verkehr bekommen und andererseits das Aufkommen von Mails allgemein reduzieren.

Aus diesem Pool habe ich die wichtigsten Tipps herausgegriffen, die sich besonders dafür eignen, zu schreibende und zu erhaltende E-Mails zu reduzieren beziehungsweise die Belastung, die von E-Mails ausgehen kann, zu verringern.

Tipps umschreibe ich kurz – die ausführliche Beschreibung dazu können Sie gemeinsam mit den anderen Tipps im ersten Artikel nachlesen. Zusätzlich habe ich weitere Ratschläge für Sie, die Sie nicht im ersten Artikel zum Thema E-Mails finden.

Bestellen Sie unnötige Newsletter ab

Der erste Schritt um weniger E-Mails zu bekommen ist, die unnötigen abzubestellen. Viele Menschen bekommen seit Jahren regelmäßig Newsletter, die sie nie lesen. Wir denken, dass solche Newsletter ja nicht schaden und vielleicht ist ja irgendwann mal ein interessanter Newsletter dabei, der sich lohnt, gelesen zu werden.

Aber ist das so? Viele von uns demotiviert bereits ein Blick in das prall gefüllte Mailpostfach und jeder unnötig zugestellte Newsletter erhöht den Berg zusätzlich. Wann haben Sie den letzten Newsletter bekommen, bei dem Sie sich gedacht haben: „Gut, dass ich den bekommen habe. Der Inhalt hat mein Leben verändert“? Wenn Ihnen das passiert ist, dann schreiben Sie mir bitte eine E-Mail, mich interessiert die Geschichte dahinter 🙂

Jetzt denken Sie vielleicht: Ja, der Frankl schickt ja selber Newsletter herum! Ja, das ist richtig. Dabei versuche ich aber, Ihnen mit den Newslettern möglichst hohen Mehrwert zu liefern. Diejenigen, die ihn erhalten werden wissen, dass es sich dabei nicht um Werbeveranstaltungen handelt. Sollte nur ein Bruchteil der Q-enthusiast-Newsletter wirklich interessant oder wertvoll für Sie sein, dann empfehle ich Ihnen, auch diesen zu de-abonnieren.

Halten Sie Ihren Posteingang so leer wie möglich

Ein weiterer positiver psychologischer Faktor ist ein aufgeräumtes Mail-Postfach. Wie fühlt es sich an, wenn Sie aus dem Urlaub wiederkommen und eie Schar ungelesener Mails im Posteingang liegt? Viele haben das Gefühlt, gleich wieder Urlaub zu brauchen.

Ähnlich ist es, beim regelmäßigen Reinschauen ins Postfach sehr viele Mails zu sehen – auch wenn diese schon bearbeitet oder gelesen worden sind.
Besser ist es, die bearbeiteten Mails zu verschieben und den Eingangskorb möglichst leer zu haben. Verschieben Sie Aufgaben, die zu erledigen sind, lieber auf ihre ToDo-Liste.

Fassen Sie jede E-Mail möglichst nur einmal an

Viele von uns gehen mit E-Mails so oder so ähnlich um: Wir bekommen eine E-Mail, öffnen sie (immer häufiger sofort vom Smartphone aus), überfliegen den Inhalt und setzen die Mail auf „ungelesen“ um sie später abschließend zu bearbeiten.

Häufig passiert es so, dass wir E-Mails nicht nur ein- oder zweimal öffnen sondern sogar vier- bis fünfmal bevor wir die darin befindliche Aufgabe bearbeiten oder einfach nur antworten.

Stellen Sie sich vor, Sie tun das ebenso mit Ihrer analogen Post: Sie öffnen beim Heimkommen den Briefkasten und finden dort drei Briefe. Sie reißen die Umschläge auf, überfliegen den Inhalt. Danach stecken Sie die Briefe wieder in den Umschlag und stopfen sie zurück in den Briefkasten.

Nach zwei Stunden gehen Sie wieder zum Briefkasten. Inzwischen kamen eine Zeitung und ein Prospekt. Beides nehmen Sie zur Hand, überfliegen kurz Todesanzeigen und Sonderangebote und stecken beides wieder zurück in den Briefkasten.

Zusätzlich dazu nehmen Sie noch einmal die drei ersten Briefe in die Hand, öffnen jeden einzeln und überfliegen wieder kurz deren Inhalt. Einen Brief nehmen Sie mit in ihre Wohnung, die anderen beiden werden wieder in den Briefkasten gestopft.

Kein vernünftig denkender Mensch würde das so machen, oder? Umso verrückter finde ich es, dass viele von uns genau das mit den E-Mails tun. Ich gebe zu, bei manchen Mails, die unangenehm sind oder auf deren Bearbeitung ich aktuell keine Lust habe, behandle ich genauso.

Machen wir uns das aber zur Angewohnheit, dann werden wir ständig das Gefühl haben, von dieser Mail-Welle überrollt zu werden.
Gewöhnen Sie sich am besten an, für jede Mail eine der drei folgenden Kategorien zu wählen:

  • Mail sofort bearbeiten und archivieren (wenn die Bearbeitung weniger als fünf Minuten in Anspruch nimmt)
  • Aufgabe in die Aufgabenliste aufnehmen und Mail archivieren (wenn die Bearbeitung mehr als fünf Minuten in Anspruch nimmt)
  • Aufgabe delegieren und Mail archivieren

So gewinnen Sie sehr viel Zeit und haben Ihre E-Mails deutlich seltener in der Hand. Es braucht ein wenig Disziplin zu Beginn. Machen Sie sich dieses Vorgehen aber zur Gewohnheit und Sie werden deutlich weniger durch digitale Post gestresst werden.

Schreiben Sie weniger E-Mails

Die meisten Menschen bekommen nicht nur „jungfräuliche E-Mails“ ohne vorherigen Verlauf. Viele Mails erreichen uns auch als Antworten auf unsere eigenen Texte. Deshalb ist eine Möglichkeit, das Aufkommen von Mails zu reduzieren, weniger E-Mails zu schreiben, damit weniger Menschen auf Ihre E-Mails antworten.

Wann immer es angebracht ist, könnten Sie beispielsweise das persönliche Gespräch oder ein Telefonat dem Schriftverkehr vorziehen. Zum Beispiel wenn Sie einen Termin koordinieren oder sich verabreden möchten.

Es gibt auch Positionen, in denen wird dieser Tipp nur bedingt hilfreich sein. Zum Beispiel bei Personen, die an Empfängen, im Auftragszentrum oder im Kundenservice beschäftigt sind. Zwar ist auch hier manchmal Antworten nötig, aber meist erreichen diese Personengruppen doch neue „Vorfälle“ die es zu bearbeiten gilt.

Arbeiten Sie mit bedingter Formatierung

Dieser Tipp ist ganz besonders empfehlenswert, wenn Sie E-Mails häufig nach Ende Ihrer Kernarbeitszeit bekommen – oder nach dem Urlaub oder Krankheit. Er erleichtert die schnelle Priorisierung und Orientierung.

Bedingte Formatierungen helfen Ihnen, Mails in einer bestimmten Art und Weise hervorzuheben, ob durch Farbe, Fettdruck oder sonstige Kennzeichnungen.

Ich arbeite dabei mit Microsoft Outlook. In der Version von 2010 finden Sie die Einstellung im Menü-Reiter „Ansicht“ und „Ansichtseinstellungen“. Wählen Sie dann die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“. Hier haben Sie eine Vielzahl an unterschiedlichsten Möglichkeiten.

Ich will Ihnen erzählen, wie ich diese bedingte Formatierung nutze: Meine E-Mails werden bei Eingang automatisch in eine von vier Farben sortiert:

  • In roter Schriftfarbe kommen Mails meines Vorgesetzten und der Geschäftsleitung
  • In blauer Schriftfarbe kommen Mails von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
  • In grauer Schriftfarbe kommen Mails, die ich lediglich in Kopie (CC) bekomme
  • Schwarz sind alle E-Mails von anderen Personen, die direkt an mich gehen

Ich habe für mich entschieden, als Erstes die roten Mails zu bearbeiten. Danach die meiner Mitarbeiter und als Vorletztes die schwarzen Nachrichten. Erst ganz zum Schluss – und nur, wenn in der Zwischenzeit keine Aufgaben warten – lese ich Mails, die ich nur in Kopie bekomme. Bei diesen Mails gehe ich ganz grundsätzlich davon aus, dass sie nur zur Information bestimmt sind und keine Reaktion meinerseits erwarten.

Dabei arbeite ich nicht mit den Kennzeichnungs-Fähnchen ganz rechts. Die gesamte E-Mail wird im Posteingang gefärbt, sodass man schnell eine Übersicht erhält und die wichtigsten Nachrichten sofort bearbeiten und anderes eventuell liegenlassen kann.

Sortieren Sie mit Regeln unwichtige E-Mails automatisch aus

Die meisten E-Mail-Programme erlauben das Erstellen von Regeln. Eine Regel kann zum Beispiel sein, Mails während Ihrer Abwesenheit automatisch an einen Kollegen oder Mitarbeiter weiterleiten zu lassen.

Manche Benachrichtigungen die Sie bekommen, sind grundsätzlich ohne größere Bedeutung. Diese könnten Sie sofort in den „Gelöscht Ordner“ verschieben lassen. Dazu gehören zum Beispiel Abwesenheits-Notizen anderer Personen, Zu- oder Absagen zu Terminen oder Lesebestätigungen. Wenn Sie diese nicht gleich löschen lassen möchten, können Sie auch einen separaten Ordner dafür anlegen.

Sie müssen nur gemeinsame Nenner solcher Benachrichtigungen identifizieren. Termin- Zusagen in Microsoft Outlook beginnen meist mit „Angenommen“ oder „Accepted“, Lesebestätigungen oft mit „Gelesen“. Seien Sie aufmerksam und beobachten Sie, welche Art dieser Mails sie bekommen.

Einer meiner ehemaligen Kollegen ging sogar so weit, ALLE CC-Mails automatisch in den Papierkorb verschieben zu lassen! Eine Zeit lang funktionierte das auch recht gut. Allerdings stellte sich häufig heraus, dass dieser Kollege deutlich weniger gut informiert war als andere Mitarbeiter im Unternehmen.

Gezielte Informationsdiät kann wohltuend sein – aber man muss sich ganz bewusst dafür entscheiden und die Risiken kennen!

Reduzieren Sie Mails durch die richtige Abwesenheitsnotiz

Diesen Tipp habe ich vom Experten für „Neues Zeitmanagement“, Ivan Blatter, erfahren:

Bei der Einrichtung Ihres Abwesenheitsassistenten geben Sie folgende (oder so ähnlich) Nachricht ein:

„Liebe Absenderin, lieber Absender,

ich bin bis einschließlich xx.xx.xxxx nicht im Haus.

E-Mails, die mich in dieser Zeit erreichen, werden nicht weitergeleitet und ungelesen gelöscht. Ist Ihr Anliegen wichtig, schreiben Sie mir bitte nach meiner Rückkehr am xx.xx. erneut eine E-Mail. Ist die Angelegenheit dringend, wenden Sie sich bitte direkt an Kollegen XYZ.“

Sie erreichen dadurch zwei Dinge: Diejenigen Personen, die ein wichtiges Anliegen haben (und nur die), werden sich nach Beendigung Ihres Urlaubs erneut mit ihrer Bitte an Sie wenden. Alle anderen vergessen vermutlich rasch, dass sie überhaupt etwas von Ihnen wollten.

Zweitens belassen Sie die Verantwortung für die Angelegenheit bei demjenigen, der das Anliegen hat. Viele schreiben E-Mails um eine bestimmte Sache „von Ihrem Schreibtisch und aus ihrem Kopf“ zu bekommen. Man schiebt den Ball einfach jemand anderem zu. Soll der sich doch darum kümmern! Mit oben genannter Vorgehensweise lassen Sie das nicht zu.

Diese Variante scheint Ihnen zu extrem zu sein? Möglicherweise würde ein solches Vorgehen in Ihrem Unternehmen erstmal als sehr seltsam empfunden. Eine Möglichkeit, diese Variante zu testen, könnte sein, dass Sie Ihrem Vorgesetzten erklären, was Sie vorhaben, und es während Ihres nächsten Urlaubs einfach einmal ausprobieren.

Als eine Art „Kompromiss“ könnten Sie ja anbieten, eine Regel zu erstellen, die Ihren Chef von dieser „Löschen-Regel“ ausnimmt, sodass Sie nur seine Mails in Ihrem Posteingang sehen.

Gruppieren bzw. sortieren Sie zur schnelleren Abarbeitung Ihre Mails nach Empfänger

Viele Menschen sortieren ihre E-Mails nach Empfangsdatum. Ganz oben stehen die neuesten Mails, ganz unten die ältesten.

Wenn Sie mit Ihrer elektronischen Post auf Stand sind und nur wenige Mails bekommen, dann ist dieses Vorgehen auch durchaus gut. Allerdings unterstellt dies, dass die neuesten Mails gleichzeitig auch die wichtigsten sind. Das ist aber nur selten der Fall und oft lassen wir uns dann von unserer menschlichen Neugier leiten.

Haben Sie dagegen hohe „Altlasten“ oder erhalten Sie sehr viele E-Mails, dann kann es lohnend sein, Ihren Posteingang nach Absendern zu sortieren. Einigen Absendern können Sie sicher gewisse Prioritäten zuordnen und entsprechend erst später bearbeiten.

Zum Beispiel Mails der Kantinen-Chefin mit dem jeweiligen Speiseplan. Oder Hausmitteilungen. Oder E-Mails von Leuten, bei denen Sie wissen, dass der Inhalt nur der Information dient und nie eine Reaktion Ihrerseits notwendig ist.

Allerdings möchte ich Ihnen empfehlen, Ihre Sortier-Einstellung nicht dauerhaft dabei zu belassen, wenn Sie viele E-Mails im Eingang liegen haben. Zwar sind neue Mails durch Fettdruck erkennbar, aber man kann dennoch leicht einzelne neue Mails übersehen, die dann ggf. länger ungelesen bleiben.

Reduzieren Sie Ihr Stresslevel durch die Etablierung einer guten E-Mail-Kultur

Ich habe meine Mitarbeiter über bestimmte Regeln informiert und teile diese bei Bedarf auch allen Kollegen im Unternehmen mit. Vor allem bei Kollegen sorgen diese zwar nicht zwangsläufig dafür, dass sich alle daran halten, sie schaffen mir aber persönlichen Freiraum in der Abarbeitung elektronischer Post.

Die wichtigsten Regeln dabei sind:

  • Für die Bearbeitung einer E-Mail hat jeder Empfänger (also auch ich) 24 Stunden Zeit zur Beantwortung – dringendere Anliegen müssen per Telefon oder persönlich vorgetragen werden.
  • Bei E-Mails, bei denen ich nur in Kopie stehe, besteht kein Anspruch auf Antwort meinerseits. Ich fühle mich dann nicht direkt angesprochen und verantwortlich.

Vielleicht haben Sie weitere Regeln, bei denen Sie sich vorstellen könnten, dass sie zu einem positiveren Umgang mit Mails führen.

Denken und sprechen Sie neutral bis positiv über E-Mails

Was wir denken und insbesondere was wir sagen löst Vieles in unserem Unterbewusstsein aus. Wenn E-Mails bereits sprachlich und gedanklich nur mit negativen Dingen behaftet ist, wie sollen wir dann einen positiven Umgang damit pflegen?

Ich denke, es ist wenig hilfreich, Begriffe wie E-Mail-Flut, -Hölle, -Wahnsinn oder ähnliche Phrasen zu gebrauchen. Die E-Mails werden dadurch ja nicht weniger. Im Gegenteil. Bereits unser Unterbewusstsein sträubt sich gegen jede dieser elektronischen Informationsträger. Da wir uns aber ihrer Bearbeitung auf Dauer nicht entziehen können, können sie so Stress in uns verursachen.

Versuchen Sie also darauf zu achten, eher neutral über Ihre E-Mails zu denken und zu reden. Bemühen Sie sich lieber, sie als Werkzeuge der Informationsübermittlung zu sehen. Oder auch als Wissensspeicher.

Vielleicht hilft es, wenn Sie sich überlege, wie Ihr Tagesablauf aussehen würde, wenn Sie ab morgen keine einzige Mail mehr bekommen sondern alle Anliegen per Anruf vorgetragen werden würden. Sie würden ständig unterbrochen werden, müssten die erhaltenen Informationen möglicherweise umständlich mitschreiben und würden wahrscheinlich wesentlich weniger Aufgaben bewältigen können.

Fazit: Guter Umgang mit E-Mails macht erfolgreicher!

E-Mails sind ein wichtiger Bestandteil unserer täglichen Kommunikation geworden. Je besser Sie den Umgang mit diesem Medium beherrschen, desto besser beherrschen Sie die Kommunikation mit den Menschen, die dahinter stehen. Und das wirkt sich auf Ihre Effizienz und Ihren Erfolg positiv aus.

Darüber hinaus etabliert sich so langfristig eine gute E-Mail-Kultur im Unternehmen.

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