Gute Mitarbeiter finden und einstellen

Gute Mitarbeiter finden und einstellen

Jeder, der ein Team führen darf, kommt früher oder später an den Punkt, an dem der eine oder andere Mitarbeiter eingestellt werden soll (darf). Ich persönlich finde diese Sache ziemlich spannend – wenn vorher ein Mitglied das Team verlassen hat, ist natürlich immer auch Wehmut mit dabei. Aber prinzipiell ist das eine Möglichkeit, sich gegenseitig weiterzuentwickeln und von Erfahrungen zu profitieren.

Leider ist der Einstellungsprozess aus Sicht der Einstellenden sowie der Bewerber manchmal aus meiner Sicht etwas fehlgeleitet. Das führt dann dazu, dass zwar alle nach bestem Wissen und Gewissen agieren, am Ende des „Prozesses“ aber oft nicht die richtigen Kandidaten zum richtigen Unternehmen finden.

Warum das so ist und was man aus meiner Sicht dagegen tun kann, möchte ich in diesem Artikel näher erklären. Das was ich hier beschreibe, werden Personaler vielleicht etwas anders sehen. Aber ich bin mir sicher, dass einige Unternehmen ihre althergebrachte Art, Mitarbeiter einzustellen, künftig werden ändern müssen, wenn sie im „Kampf um die Talente“ wettbewerbsfähig bleiben möchten.

Der klassische Bewerbungsprozess – und warum er oft in die Irre führt

Neue Mitarbeiter finden kostet mitunter viel Zeit und Geld. Um den Einstellungsprozess möglichst effizient und effektiv zu gestalten wird standardisiert, was das Zeug hält. Auch im Sinne der Vergleichbarkeit und Gleichbehandlung.

Immer mehr Unternehmen vertrauen auf Personalberater oder Headhunter, die eine gewisse Vorauswahl treffen sollen.
Der klassische Bewerbungsprozess umfasst meist die folgenden Schritte:

Stellenausschreibung | Bewerbung | Sichtung der Unterlagen | Einladung zum 1. Gespräch | Einladung zum 2. Gespräch | Einstellung – Probezeit

Dabei fallen mir mehr oder weniger deutlich immer wieder folgende Punkte auf:

  • Unternehmen verfassen 0815-Stellenausschreibungen. Man erfährt nur wenig über das Unternehmen, die konkreten Aufgabenstellungen und das, was wirklich vom Bewerber gewünscht wird (außer Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit, Teamfähigkeit und anderes Blabla).

  • Wird mit Personalberatern gearbeitet, dann schreiben Unternehmen häufig nicht einmal ihren eigenen Namen in das Stellenangebot. Warum eigentlich? Das Unternehmen, dessen Kultur und die Vision halte ich für das wichtigste Kriterium bei der Auswahl des potentiellen neuen Arbeitgebers.

  • Lebenslaufgläubigkeit: In vielen Unternehmen werden Personen, die keinen scheinbar geradlinigen Lebenslauf haben, recht früh im Einstellungsprozess aussortiert. Auf Ausbildung und Studium wird oft mehr Wert gelegt als auf Lebens- und Arbeitserfahrung. Meist wird dem Lebenslauf mehr Beachtung geschenkt als dem Motivationsschreiben, aus dem hervorgehen soll, WARUM der Mitarbeiter zu genau dieser Firma wechseln möchte.

Die Mitarbeiter, die bei diesem klassischen Prozess übrig bleiben, scheinen die geeignetsten Kandidaten zu sein – trotzdem klappt es mit der Einstellung nicht oder man trennt sich nach der Probezeit angeblich aufgrund schlechter Leistung oder weil „die Chemie nicht stimmt“.
Ich bin der Meinung, dass die Unternehmen falsch in den Einstellungsprozess einsteigen. Warum ich das finde, dazu später mehr.

HR und Headhunter helfen nach Kräften – aber richtig?

In Unternehmen mit Personalabteilung übernimmt diese meist die ersten Schritte im Einstellungsprozess. Mit der Führungskraft wird die Stellenausschreibung gebastelt – basierend meist auf sachliche und fachliche Kriterien. Nur wenige dieser Ausschreibungen machen wirklich „Lust auf mehr“. Die meisten davon sind sehr austauschbar und könnten von jedem Unternehmen stammen.

Das ist auch der erste Punkt, an dem meist gelogen wird, dass sich die Balken biegen – schließlich will sich das Unternehmen von der besten Seite zeigen! Folgerichtig schwindeln auch die Bewerber, wenn sie glauben, es gereiche ihnen zum Vorteil.

Oft gesehen habe ich auch schon, dass Stellenausschreibungen mit der Frage nach dem Gehaltswunsch gespickt sind. Das halte ich für total unsinnig – je weniger über das Unternehmen und die Aufgabe bekannt ist, desto unsinniger ist es.

Denn wie soll ein Bewerber seriös einschätzen können, wie viel Geld er für die geforderte Leistung verlangen darf, wenn kaum Informationen vorliegen? Diese Frage kommt viel zu früh im Prozess und sollte schon gar kein Kriterium dafür sein, gute Kandidaten so früh auszusortieren.

In negativer Hinsicht interessant finde ich auch die vermeintlichen „Angebote“ von Unternehmen an die Bewerber. Hier habe ich ein besonders abschreckendes Beispiel gefunden:

Unser Angebot
Das Gehalt ist der Wichtigkeit der Aufgabe angepasst. Sie sollten Ihren Wohnsitz in XXX haben oder spätestens nach Probezeit dorthin verlegen.

Was bitte ist das für ein Angebot? Für mich liest sich das eher wie eine Drohung…

Hilft die HR-Abteilung oder ein Personalberater im Prozess mit, dann wirken diese oft wie ein Schutzschild gegenüber der einstellenden Führungskraft.

Entsprechend bekommen Bewerber und Führungskraft nur sehr wenig voneinander mit und haben keine Chance, sich gegenseitig einschätzen zu können.
Aber sie werden künftig unter Umständen mehr Zeit miteinander verbringen als mit ihren Ehemännern oder Lebenspartnerinnen!

Hire for attitude – train for skills

Diesen Satz liest und hört man oft in Amerika. Er beschreibt, dass Mitarbeiter nach ihrer Einstellung eingestellt werden sollen – und die benötigten Fähigkeiten können sie im Unternehmen erlernen.

Dieses Vorgehen hat gegenüber dem umgekehrten Weg mehrere Vorteile. Sie stellt sicher, dass von Anfang an die Chemie stimmt und dies kein Grund für die Entlassung während der Probezeit ist. So eingestellte Mitarbeiter sind motivierter, passen besser ins Team und zum Unternehmen und sie haben dauerhaft das Bestreben, sich weiterzuentwickeln – ohne Zutun der Führungskraft.

Die Personalsuche muss hier natürlich anders aufgezogen werden, denn die Einstellung eines Mitarbeiters – sein Mindset – sehen Sie nicht im Lebenslauf und auch nur bedingt im Anschreiben.

Außerdem macht sie es erforderlich, dass „der eingestellte und willige Mitarbeiter“ gut eingearbeitet und intensiv betreut wird. Mit ihm müssen Ziele festgelegt werden, die er während der Probezeit zu erreichen hat – mit Ihrer Unterstützung und Ihrem wertschätzenden und konstruktiven Feedback.

Viele Unternehmen erhoffen sich Mitarbeiter, die schon binnen weniger Wochen zu 100% Einsetzbar sind. Aber wie soll das gehen? Selbst wenn ein Mitarbeiter optimal auf Ihre Ausschreibung passt, so muss er nach erfolgter Einstellung doch erst lernen, wie Ihr Unternehmen tickt. Er muss alle ungeschriebenen Gesetze kennen, die Entscheidungswege erlernen, mit Ihnen ein Vertrauensverhältnis aufbauen.

Natürlich ist es für manche Tätigkeiten notwendig, dass bestimmte fachliche Fähigkeiten von Anfang an vorhanden sind. Wenn diese rechtliche Voraussetzung für die Ausübung eines Berufs sind zum Beispiel.

Die folgende Infografik soll einen Überblick darüber geben, welche Schritte ich für die Schlüssel-Stationen eines guten Einstellungsprozesses erachte, so dass am Ende Mitarbeiter ausgewählt werden, die gut in Ihr Team passen, und die in den folgenden Jahren – denn Führung ist ein Marathon und kein 100 Meter- Lauf – in ihre Aufgabe optimal hineinwachsen können.

Bitte bis ganz unten scrollen, denn da geht’s noch weiter mit der Beschreibung der einzelnen Punkte 🙂

Gute Mitarbeiter einstellen

Die richtigen Anforderungen bestimmen

Was braucht ihre Abteilung für Mitarbeiter? Denken Sie hier auch an eine gute charakterliche Mischung zum Beispiel von analytischen, empathischen, rationalen, entscheidungsfreudigen, erfahrenen… Mitarbeitern. Sie selbst können als Führungskraft nicht alle Facetten abbilden.

Wählen sie die richtigen Kriterien aus. Ist die Anforderung, ein bestimmtes Computerprogramm zu beherrschen, wirklich ein Schlüsselfaktor? Oder reicht nicht die charakterliche Flexibilität des Mitarbeiters und dessen grundsätzliche Lernfähigkeit?

Wenn Sie eine Führungskraft einstellen, dann fragen Sie sich genau, ob die Person führen oder managen soll, in welchem Grad sie Sach- und Fachaufgaben erledigen muss und soll. Ich halte es für wenig sinnvoll, von reinen Führungskräften, die keine Fachaufgaben erledigen sollen, die vollkommene fachliche Tiefe zu verlangen.

Ihr Anforderungsprofil darf ruhig auch Punkte beinhalten, die nicht in der Stellenausschreibung stehen. Diese Kriterien kann dann die Personalabteilung beim ersten Kontakt mit Bewerbern entsprechend berücksichtigen.

Eine aussagekräftige Stellenausschreibung erstellen

Eine gute Stellenausschreibung beschreibt das Unternehmen und den künftigen Tätigkeitsbereich in einer Art und Weise, die Lust darauf macht, für das Unternehmen tätig zu werden. Mir fehlt hier oft die Angabe, für welche Werte das Unternehmen und das Team stehen.

Prädikate wie „International angesehen“, „Marktführer“, „Innovativ“ sind für mich nur bedingt aussagekräftig und verströmen nur wenig Attraktivität. Je mehr Substantive eine solche Ausschreibung enthält, desto weniger Gefühle vermittelt sie.

Machen Sie es greifbar für die Interessenten an Ihrer Stelle! Schließlich erwarten Sie wörtlich in vielen Ausschreibungen „aussagekräftige Bewerbungsunterlagen“. Da darf man doch wohl selbiges von Ihrem professionellen Unternehmen erwarten – oder?

So früh wie möglich den direkten Kontakt suchen

Ich empfehle, dass die einstellende Führungskraft so früh wie möglich den telefonischen Kontakt zu potentiell passenden Bewerbern sucht. Ihr Mitarbeiter und Sie werden schließlich künftig sehr eng zusammenarbeiten. Sie wollen ihm Aufgaben delegieren und in hervorragender Weise erledigt wissen. Investieren Sie deswegen etwas Zeit in das erste Kennenlernen!

Hier können Sie über Ihre bisherigen Lebens- und Karrierewege sprechen, was Sie motiviert, welche Werte Ihnen beiden und dem Unternehmen wichtig sind. Sie sollten Sich in diesem Telefonat darauf konzentrieren, Ihr WARUM zu erklären und das WARUM des Mitarbeiters zu ergründen.

Sie erhalten dadurch ein klareres Bild davon ob Sie diese Person zu einem persönlichen Gespräch laden wollen. Außerdem erreichen Sie dadurch, dass dieses erste Vorstellungsgespräch zielgerichteter ablaufen kann und die erste Phase des „schüchternen Beschnupperns“ kürzer ist. Man kennt sich schließlich schon auf einer menschlichen Ebene und nicht „Unternehmen vs. Bewerber“.

Das erste Bewerbungsgespräch

Sie haben im ersten Telefonat Kandidaten ausgewählt, die zu Ihrem und dem WARUM des Unternehmens passen. Das wird schwer genug gewesen sein. Jetzt können Sie sich im ersten persönlichen kennenlernen darauf fokussieren, WIE ihr möglicherweise neuer Mitarbeiter denkt und handelt.

Wie geht er an Herausforderungen und neue Situationen heran? Wie geht er mit Fehlschlägen um? Wie sieht er sich selbst und schätzt seine Fähigkeiten ein?

Wie wünschen Sie sich seine Einarbeitung? Wie sieht die optimale Zusammenarbeit zwischen Ihnen künftig aus? Je bunter Sie die Bilder Ihrer künftigen gemeinsamen Zukunft malen können, desto besser. Sie werden dann feststellen, ob sie sich dieses Bild mit genau dieser Person vorstellen können – und der Bewerber ebenso.

Wenn der Kandidat Erfahrungen gemacht hat, die sich nicht genau mit Anforderungen Ihres Unternehmens decken, seien Sie kreativ. Welche Werte und Fähigkeiten stecken in seinen Erfahrungen, die Sie für die Bewältigung Ihrer Aufgaben verwenden können? Stellen Sie ruhig auch entsprechende Fragen und fordern sie seine / ihre Kreativität.

Ein gutes Werkzeug um das Verhalten und die Herangehensweisen eines Menschen zu ergründen, sind Rollenspiele bzw. das Nachspielen bestimmter Situationen. Oft wird von diesem Werkzeug erst im zweiten Bewerbungsgespräch Gebrauch gemacht. Das finde ich falsch. Denn wenn Sie hier feststellen, dass ein Interessent nicht passt, dann haben Sie schon viel Zeit und Energie vergeudet und die dort abgefragten Kriterien sind oft echte K.O.-Kriterien für Unternehmen, die Sie früh abhaken sollten.

Zum „Aufwärmen“ könnten Sie den Bewerber beispielsweise eine Situation vorbereiten und präsentieren lassen, die er in seiner bisherigen Laufbahn gut gemeistert hatte. Danach können Sie ihn in eine schwierige Situation in Ihrem Unternehmen stecken und ein entsprechendes Rollen spiel veranstalten.

Hier soll er beispielsweise beweisen, wie er nicht nur sich sondern auch Ihr Unternehmen verkaufen kann. Sie könnten ein Gespräch mit einem unzufriedenen Kunden oder einem aus Ihrer Sicht schlechten Lieferanten simulieren. Oder einem Mitarbeiter, der sich nicht an die vorgeschriebenen Prozesse in Ihrem Unternehmen hält.

Klar kostet das Zeit. Deshalb haben Sie ja auch schon telefonisch vorgefiltert und laden nicht alle, die aufgrund des Lebenslaufs passen könnten, zum Gespräch ein. Unterm Strich sparen Sie sich eher Zeit und stellen eher die richtige Person ein.

Das zweite Bewerbungsgespräch

Im zweiten Bewerbungsgespräch treffen Sie die Kandidaten der engeren Auswahl erneut. Klassischer Weise geht es nun um die vertraglichen Rahmenbedingungen. Aber mindestens so wichtig finde ich, dass ein Interessent das Unternehme noch besser kennen lernt als das bisher der Fall war.

Er sollte die Mitglieder des Teams kennen lernen, den künftigen Arbeitsplatz und wie die Wertschöpfungskette aussieht. An diesen soll er oder sie schließlich künftig Arbeiten und sie vielleicht sogar verbessern.

Einstellung & Probezeit

Sie haben es geschafft und den für die zu besetzende Stelle optimalen Kandidaten gefunden und eingestellt? Gratulation! Heutzutage ist das beileibe keine Selbstverständlichkeit mehr.

Aber: Jetzt heißt es nicht zurücklehnen und den neuen Mitarbeiter machen lassen. Sie können nicht darauf hoffen, dass er oder sie von 0 auf 100 startet und schon in den ersten beiden Wochen zur Hochform aufläuft und Sie vollumfänglich entlastet.

Erst müssen Sie und Ihr Team in Vorleistung gehen. Es braucht eine gute Einarbeitung – geplant natürlich! Sie vereinbaren Meilensteine und führen Feedbackgespräche durch, die zeigen, ob der Mitarbeiter die an ihn gestellten Erwartungen auch erfüllt.

Wenn dem nicht so ist, sagen Sie ihm, was er besser machen kann und bieten ihm Ihre Hilfe an. Es genügt nicht, wenn Sie während der Probezeit nie oder ein bis zwei Mal mit ihm sprechen. Wenn Ihr neuer Mitarbeiter kein ehrliches und konstruktives Feedback von Ihnen bekommt, MUSS er davon ausgehen, alles richtig zu machen.

Nach langer Suche scheitert die Zusammenarbeit oft unnötig schon während der Probezeit. Oder Führungskräfte vergessen die Probezeit und haben einen Mitarbeiter danach langfristig „an der Backe“. Viele Führungskräfte und Unternehmen tun dann so, als würde der Mitarbeiter „nicht performen“.

In Wahrheit hat fast immer die Führungskraft versagt – entweder bei der Auswahl oder darin, den Mitarbeiter Fit für die neue Rolle zu machen.

Fazit

Sie werden feststellen, dass sich der vorn mir beschriebene Ablauf größtenteils von den klassischen Prozessen unterscheidet: Meist wird zunächst auf die fachliche Ebene geschaut und wenn das passt, ist der letzte Schritt „die Chemie“. Dabei ist diese Chemie etwas, das nicht erlernt werden kann. Sie ist die Kombination der Verhaltensweisen aller Parteien und steckt bereits in den Personen.

Deshalb denke ich, man muss den Einstellungsprozess umdrehen und erst nach Einstellung, Werten, Vorstellungen und Visionen fragen. Denn die fachspezifischen Anforderungen sind alle erlernbar, wenn eine Person sich darauf einstellen will und gerne für Ihr Team arbeitet. Sie müssen dann allerdings auch gut dabei mithelfen, den Mitarbeitern die notwendigen Skills beizubringen.