Externe Dokumente managen – Warum und wie?

Externe Dokumente managen – Warum und wie?

Als ob wir nicht schon mit den internen Dokumenten unseres QM-Systems genug beschäftigt werden – jetzt wird uns auch noch von diversen Parteien auferlegt, uns um externe Dokumente zu kümmern. Die Idee für diesen Artikel stammt von einer Nutzer-Frage im Forum „www.QM-Board.de“.

Dabei hat die Beschäftigung mit diesen Dokumenten nicht nur normative Gründe. Hinter den Anforderungen aus DIN EN ISO-Normen wie 9.001 und 22.000 steht eine ganz bestimmte Absicht an der manche Management-Methode der externen Dokumente vorbeigeht.

In diesem Artikel soll es nun darum gehen, was uns die eingehende Beschäftigung mit externen Dokumenten bringt und wie sie effizient und ergiebig bewerkstelligt werden kann.

Warum ist das Management externer Dokumente so wichtig?

Warum haben die Autoren von Normen und Standards das Management von externen Dokumenten mit in den Anforderungskatalog aufgenommen?

Im Kern soll dadurch erreicht werden, dass sich jedes Unternehmen mit den für das Produkt oder die Dienstleistung notwendigen Regularien und Anforderungen befasst und nicht nur munter vor sich hin wurschtelt.

Dabei müssen Sie zunächst Kenntnis von den spezifischen Anforderungen der einzelnen Gremien haben, bevor Sie und Ihr Unternehmen danach handeln können. Alleine die Tatsachen, dass Gesetze und Richtlinien existieren und Verstöße teilweise sogar unter Strafe stehen, stellen noch nicht sicher, dass die Unternehmen diese Vorgaben auch kennen.

Erst wenn Sie nun erfahren, verstanden und im Unternehmen kommuniziert haben, welche externen Vorgaben für Ihr Unternehmen gelten, können Sie diese Umsetzen. Außerdem müssen die Anforderungen stets auf ihre Aktualität geprüft werden um zu verhindern, dass die folgenden beschriebenen Parteien Schaden erleiden.

Welche Grundsätze gelten für das Management externer Dokumente?

Grundsätzlich dienen all diese Anforderungen fast ausschließlich dem Schutz von drei Personenkreisen:

  • Den Kunden des Unternehmens – wenn wir beispielsweise an Vorgaben zu Produkthygiene denken
  • Den Mitarbeitern des Unternehmens – beispielsweise durch die Arbeitsgesetze
  • Der Gesellschaft allgemein – zum Beispiel über Gesetze zum Umweltschutz

Schlussendlich sorgt die konsequente Einhaltung der für das Unternehmen geltenden Vorgaben auch für einen Schutz des Unternehmens selbst.

Die folgende Infografik beschreibt die geltenden Grundsätze beim Management externer Dokumente:

Grundsätze externer Dokumente

Mit diesen vier Grundsätzen erreichen Sie nicht nur, alle Anforderungen zu kennen, dokumentiert zu haben und aktuell zu halten. Sie sorgen auch dafür, dass es anderen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen möglichst einfach gemacht wird, die geltenden Vorgaben zu verstehen und danach zu handeln.

Welche externen Dokumente sollten Sie betrachten?

Für diese Frage kann es keine allumfassende Antwort geben. Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen zu erfüllen. Diese hängen von Faktoren wie Unternehmenszweck, Branche, Standort, Hergestellte Produkte oder angebotene Dienstleistungen ab. Hinzu kommen noch spezielle Kundenanforderungen.

Deshalb möchte ich Ihnen hier lediglich einige Ideen aufzeigen, an denen Sie sich orientieren können. Die folgende Infografik zeigt eine Sammlung verschiedener Anforderungen, die jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt:

Beispiele für externe Dokumente

Diese Auflistung möchte ich anhand einzelner Beispiele näher beschreiben.

QM-Dokumente

  • Normen: Zur Zertifizierung eines QM-Systems (z.B. DIN EN ISO 9.001, 14.000 oder 22.000)
  • Branchenspezifische Standards: diese können auch ganze Management-Systeme beinhalten (z.B. International Food Standard (IFS), British Retail Consortium (BRC) oder Marine Stewardship Council (MSC)
  • Technische Richtlinien und Normen: meist detaillierte Anforderungen an bestimmte Produkte (z.B. DIN ISO 1629 Kautschuk und Latices, Einteilung, Kurzzeichen)

Rechts-Dokumente

  • Produkt-Anforderungen: Mit Herstellung und Vertrieb von Produkten sind vielfältige Anforderungen verknüpft. Die Herstellung von Lebensmitteln bringt beispielsweise spezielle Hygieneanforderungen mit sich.
  • Dienstleistungs-Anforderungen: Denken wir an den Banken- oder Pflegesektor, sehen wir, dass auch hier viele externe Anforderungen gelten.
  • Patentrechtliche Anforderungen: Sie möchten ein Produkt herstellen, welches patentrechtlich Geschützt ist? Dann müssen Sie einige Auflagen beachten!
  • Anforderungen an den Verbraucherschutz: Ihr Unternehmen könnte durch Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftspraktiken gegen den Verbraucherschutz verstoßen.
  • Anforderungen an Datenschutz und Urheberrecht: Hier sind beispielsweise Informationspflichten denkbar. Auch könnte es sein, dass Sie bestimmte Informationen nicht veröffentlichen oder Dritten zugänglich machen dürfen.

Kunden-Dokumente

  • Erweiterte Archivierungsfristen: Kunden könnten für bestimmte interne Dokumente oder Aufzeichnungen eine verlängerte Aufbewahrung fordern (z.B. Daten zur Rückverfolgung von Produkten).
  • Zusätzliche Bereitstellung von Dokumenten: Kunden könnten von Ihnen verlangen, Mess- und Analysedaten Ihrer hergestellten Produkte bereitzustellen.
  • Kodizes (z.B. Sozial- oder Lieferantenkodex): Einige Unternehmen im Einzelhandel schreiben den Lieferanten bestimmte Sozialstandards vor oder haben explizite Lieferantenkodizes.

Welche Quellen können und sollten Sie nutzen?

Nun wissen Sie, welche Dokumente als „externe Dokumente“ in Frage kommen können. Aber woher wissen Sie nun, welche externen Informationen für Ihr Unternehmen in welcher Situation von Bedeutung sind?

Hier kann das Internet zwar helfen, aber das Risiko, eine wichtige Anforderung zu vergessen, ist aus meiner Sicht hier viel zu hoch. Deshalb habe ich für Sie einige Quellen zusammengetragen, die Sich auf der Suche nach relevanten externen Dokumenten anzapfen können:

Quellen für die Aktualisierung externer Dokumente

Mit einigen dieser Quellen haben Sie sicher regelmäßig zu tun. Fragen Sie da einfach mal gezielt zum Beispiel nach den rechtlichen Anforderungen, die für Ihr Unternehmen oder bestimmte Produkte gelten könnten.

Gerade hinsichtlich der rechtlichen Anforderungen kann es lohnend sein, etwas Geld in eine entsprechende Beratung zu investieren. Haben Sie dann einmal den Grundstock in Erfahrung gebracht, ist die nachfolgend beschriebene Aktualisierung auch deutlich einfacher.

Wie halten Sie Ihre Sammlung externer Dokumente aktuell?

Meist lautet die Vorgabe an das Management externer Dokumente „in angemessenem Intervall“ oder ähnliches. Doch was ist hier angemessen?
Haben Sie einmal die externen Anforderungen die Dokumente, die als Basis dienen, in Erfahrung gebracht, sind Sie schon wesentlich näher am Geschehen und bekommen in den täglichen Diskussionen mit externen Parteien schon automatisch viel mehr mit als zuvor. Neue Erkenntnisse können Sie dann sofort einfließen lassen.

Meiner Ansicht nach ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich bedeutende Anforderungen ändern, wesentlich größer, als dass völlig neue hinzukommen. Daher habe ich es in der Vergangenheit so gehandhabt, die bestehenden Anforderungen einmal pro Quartal auf ihre Aktualität hin zu überprüfen. Das klappt meist gut über eine Internet-Recherche.

Die im vorigen Kapitel angesprochenen Quellen empfehle ich, halbjährlich auf neue Entwicklungen hin zu befragen. Sie können diesen Kreis auch darum bitten, dass Sie bei neuen Entwicklungen stets vorab informiert werden.

Diese Aktualisierungs-Zyklen halte ich auch deshalb für angemessen, weil für die meisten Rechtstexte entsprechende Übergangsfristen gelten, sodass die Wahrscheinlichkeit für Ihr Unternehmen, von heute auf morgen nicht mehr rechtskonform zu handeln, in meinen Augen relativ gering ist.

Fazit

Durch ein gutes Management der für Sie geltenden externen Dokumente befriedigen Sie also nicht nur normative Anforderungen. Durch die Erfüllung dieser Anforderungen machen Sie Kunden und Mitarbeiter glücklich und Sie helfen mit beim Gelingen unserer Gesellschaft.

Das sollten aus meiner Sicht gute Gründe dafür sein, die erforderliche Zeit dafür zu investieren. Nach dem Initial-Aufwand ist die ständige Aktualisierung auch durchaus überschaubar.

Ich hoffe, mein Artikel konnte Ihnen ein paar Anregungen dafür geben, dass Sie bei dieser Aufgabe nicht alleine sind, sondern dass Sie viele externe Parteien ansprechen können, die Ihnen gerne bei dieser Aufgabe behilflich sein werden.

Sie dürfen diesen Artikel natürlich gerne kommentieren. Teilen Sie mir und den Lesern mit, wie Sie dieses Problem lösen oder falls ich in meinen Aufzählungen aus Ihrer Sicht etwas vergessen haben sollte.

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