20 Tipps für erfolgreiche externe Audits

20 Tipps für erfolgreiche externe Audits

Erfolgreiche externe Audits

Hier bekommst Du einen Überblick über die 20 Tipps für noch erfolgreichere externe Audits.

Was Du hier erfährst:

Egal ob Kunden- oder Zertifizierungsaudits, die meisten Qualitätsmanager würden wohl gerne zumindest zeitweise auf externe Audits verzichten. Mit diesen Audits sind Stresspotential und Drucksituationen verbunden, man fühlt sich nicht gut genug vorbereitet und auch wenn Du vorbereitet bist: irgendwie kommen Zertifizierungsaudits doch immer viel zu früh – ähnlich wie Weihnachten.

Du willst erfolgreich externe Audits meistern? In diesem Artikel zeige ich Dir 20 Wege und Verhaltensweisen, mit denen Du in externen Audits rundum eine gute Figur machst und wie Du die positiven Aspekte externer Überprüfungen nutzen kannst. In diesem Artikel werde ich für Auditoren und Prüfer jeweils die männliche Form benutzen. Für alle Personenkreise gilt jedoch, dass es sich natürlich auch um die jeweils weibliche Form handeln kann.

Wofür überhaupt erfolgreiche externe Audits?

Den meisten von uns sind externe Audits allenfalls lästig. So mancher hegt im Vorfeld gar eine gewisse Panik. Da ein Scheitern bei externen Audits heutzutage auch wirtschaftlich große negative Wirkung haben kann, fällt es immer schwerer, auch die positiven Aspekte dieser Überprüfungen für Unternehmen zu erkennen.

Zertifizierte QM-Systeme (wie zum Beispiel die IFS– oder BRC-Zertifizierungen oder QM-Systeme nach ISO-Standards wie der ISO 9001) sollen interessierten Parteien zeigen, wie Kunden, Verbrauchern oder Partnern, dass ein Unternehmen bestimmte Kriterien erfüllt. Und sie sollen zeigen: Diesem Unternehmen kann man vertrauen!

Externe Audits sollten nicht nur als „Türöffner“ für das Verkaufen von Produkten und Dienstleistungen verstanden werden. Du solltest diese Audits auch dafür nutzen, um den Auditoren zu beweisen:  Das Vertrauen in unser Unternehmen und in unser QM-System ist gerechtfertigt.

Außerdem bieten externe Audits immer die Möglichkeit, die eigenen Prozesse und Systeme auf den Prüfstand zu stellen. Die meisten Menschen sind überzeugt von den Dingen, die sie tun. Insbesondere in Unternehmen nimmt jeder Mitarbeiter eine gewisse Expertenrolle wahr, für die er oder sie bezahlt wird. Da kann es für andere Fachbereiche innerhalb der Firma manchmal schwer sein, Prozesse und Vorgehensweisen konstruktiv zu hinterfragen.

Wie Du externe Audits erfolgreich meisterst

Gegenseitiges Vertrauen ist das A und O!

Grundsätzlich empfehlen viele Management-Bücher und Texte, die sich mit Mitarbeiterführung beschäftigen, man solle Vertrauen in andere Menschen haben – bis zum Beweis, dass das Vertrauen nicht gerechtfertigt ist.

Ich glaube, bei externen Überprüfungen verhält es sich etwas anders. Manche Auditoren erwecken den Eindruck, dass möglichst viele Abweichungen oder Nichtkonformitäten gefunden werden müssen, damit sich ein Audit „gelohnt hat“. Manche scheinen zu glauben, dass sie mit jedem Audit „die Welt retten müssen“.

Die folgenden 20 Ideen arbeiten alle darauf hin, ein Vertrauensverhältnis mit dem Auditor aufzubauen. Das Ziel ist, konstruktiv zusammenzuarbeiten und sich stets an der Sache zu orientieren. Erreicht werden dadurch bessere Produkte oder Dienstleistungen, eine größere Kundenzufriedenheit und letztendlich größerer Erfolg für Dich und Dein Unternehmen.

Den Auditor "führen"

In der Führungslehre heißt es: „Wer fragt, führt“. Und tatsächlich bestehen Audits ja zu einem Großteil daraus, dass der Auditor dem Qualitätsmanager oder den Mitarbeitern eine Frage nach der anderen stellt.

Wenn Du es schaffen, dass ein Auditor Dir und Deinem Unternehmen Vertrauen entgegenbringt, wirst Du in Deinem Sinne Einfluss nehmen können. Das kann sich zum Beispiel darin äußern, dass sich der Prüfer mit einem Beispiel zufriedengibt, anstatt drei Fälle einsehen zu wollen. Oder, dass bei einzelnen Fehlern nicht gleich ein ganzes System infrage gestellt wird.

Die 20 Verhaltensweisen, die ich Dir nun vorstelle, habe ich die drei Kategorien „Vorbereitung“, „Während des Audits“ und „Nachbereitung“ unterteilt. Allein an der Anzahl der Punkte je Kategorie kannst Du sehen, dass die Vorbereitung schon spielentscheidend sein kann – obwohl das Audit noch gar nicht begonnen hat.

Die Vorbereitung auf das Audit

    • Schaffe ein Bewusstsein, warum Audits wichtig und gut sind

„Ohne Audit kein Zertifikat – ohne Zertifikat keine Kundenaufträge“

So lautet für viele Mitarbeiter und Führungskräfte die Meisterformel, wenn es um externe Audits geht. Das mag in letzter Konsequenz stimmen, stellt aber nicht die ganze Wahrheit dar. Wer sich nur auf diese Formel fokussiert, vergisst die positiven Aspekte von externen Überprüfungen und wird Audits stets als „Muss“ wahrnehmen und nie die Chancen erkennen, die ein solcher Besuch bieten kann.

Wie eingangs erwähnt, bietet jedes Audit die Chance, externen Besuchern zu zeigen, wie schlagkräftig Eure Prozesse und Dein QM-System sind. Außerdem zeigst Du, dass Du und Dein Team die Verantwortung für Qualität ernst nehmt.

Ganz ehrlich: Würdest Du es gut finden, wenn ein Auditor nur halbherzig hinsieht und am Ende des Audits sagt: „Haken dran, alles in Ordnung“?

Ich behaupte, dass das den allermeisten Personen, die je mit externen Audits konfrontiert wurden, gut passen würde. Wirklich gute und wirksame Qualitätsmanager zeichnen sich meiner Ansicht nach dadurch aus, dass sie aufrichtig Dankbar für echte Verbesserungsvorschläge sind. Diese aktiv aufgreifen, weiterentwickeln und Lücken im eigenen System schließen.

Wertvolle Erfahrungen zu nutzen, die von Menschen kommen, die sehr viele Unternehmen, Prozesse und Systeme gesehen haben, kann für viele Firmen eine wohltuende Bereicherung sein.

Es genügt aber nicht, wenn nur Du und das Q-Team das verstanden haben. Je weiter diese Aspekte in Dein Unternehmen vordringen, desto wirksamer wird es werden.

Und nicht zuletzt: Jeder Leiter einer angrenzenden Fachabteilung, der verstanden hat, was externe Audits bewirken können, wird noch mehr zu Deinem Verbündeten und Dich in Deinen Bestrebungen unterstützen.

    • Etabliere eine positive Haltung zu externen Audits

Dieser Punkt geht im Grunde Hand in Hand mit dem vorigen. Die meisten Unternehmen durchlaufen in Sachen Audits zwischen den Zertifizierungs-Zyklen zwei Phasen: „Hektische Betriebsamkeit“ und „Tiefenentspannung“:

Kurz nach einem Audit herrscht rege Betriebsamkeit: Emsig werden die notwendigen Sofortmaßnahmen umgesetzt, wenige Tage nach dem Auditbericht kehrt dann langsam Ruhe ein – die Phase der Tiefenentspannung, denn das nächste Audit liegt ja noch in weiter Ferne.

Ein bis zwei Monate vor dem nächsten angekündigten Audit scheinen dann viele Unternehmen und ihre Qualitätsverantwortlichen auf einmal aufzuwachen und kümmern sich wiederum hektisch um die Abarbeitung aller Maßnahmen und Baustellen, die seit dem letzten Audit noch unerledigt geblieben sind. Nicht selten passiert es, dass die Zeit bis zum nächsten Audit dann extrem knapp wird oder Maßnahmen nicht mehr sauber zu erledigen sind.

Es werden kosmetische Maßnahmen durchgeführt, massenhaft Sonderschichten geschoben, teilweise bleibt wichtiges Tagesgeschäft liegen. DAS AUDIT KOMMT.

Meine Idealvorstellung einer positiven Haltung zu Audits ist: Im Optimalfall sind QM-System, Prozesse und Mitarbeiter so aufgestellt, dass grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt eine unangekündigte, externe Überprüfung stattfinden könnte.

Wenn man sich ansieht, wie viele Ressourcen jedes Jahr in vielen Unternehmen darauf verwendet (ich würde vielleicht sogar sagen: verschwendet) werden, um alles für den Showdown vorzeigbar zu machen, wundere ich mich manchmal darüber, warum offenbar so wenig daraus gelernt wird.

In einigen Unternehmen kommt es sogar so weit, dass wichtige Projekte liegen bleiben, denn während der Vorbereitungsphase auf ein Zertifizierungsaudit sei dafür keine Zeit. Manche Qualitätsmanager sind während dieser ein bis zwei Monate kaum oder gar nicht zu Themen außerhalb „des Audits“ ansprechbar.

Es ist völlig klar, dass vor so einem wichtigen Besuch die Anspannung vieler Beteiligter steigt. Alles andere wäre auch bedenklich. Wäre es aber nicht sinnvoller, stetig in nahezu gleichbleibender Intensität an den Prozessen und Systemen zu arbeiten um gar nicht erst zu stark unter Druck zu geraten?

Wenn Du konsequent die zu erfüllenden Aufgaben und Maßnahmen auf das Jahr verteilst und Dein Team sowie Euer System ganzjährig „auditbereit“ haltet, dann kommst Du nicht mehr in die Situation, kurz vor einem externen Audit von einer Lawine aus neuen Anforderungen, offenen Maßnahmen und Tagesgeschäft überrollt zu werden.

    • Kenne Eure Methoden und Prozesse

Gute Qualitätsmanager wissen nicht nur, welche Systeme, Werkzeuge und Methoden im Unternehmen existieren, sondern wissen sie auch zu erläutern und zu nutzen.

Das mag weniger ein Problem sein, wenn es darum geht, einem externen Auditor eine Auswertung zu erklären, die man selbst erstellt hat. Häufig passiert es aber, dass man im Audit vor der Herausforderung steht, eine Excel-Datei erläutern zu müssen, die von einem Vorgänger, einer Kollegin oder einem Berater erstellt worden ist. Ein gutes Beispiel ist die Rückverfolgung, vor allem in produzierenden Unternehmen.

Im Audit musst Du zeigen können, wie die von Dir verwendeten Werkzeuge funktionieren und wie sie zu den einzelnen Ergebnissen führen. Ebenso wie Du mit Deinen verwendeten Methoden die Notwendigkeit von Maßnahmen ableitest – und Du solltest auch die Resultate, die diese Methoden und Werkzeuge liefern, plausibilisieren können.

Ich habe es nicht nur einmal erlebt, dass während eines Audits eine peinliche Pause und danach höchste Erklärungsnot herrschten, weil man das Resultat einer Auswertung nicht erklären konnte oder eine Excel-Datei vermeintlich „einen Fehler gemacht hat“.

Werkzeuge selbst machen keine Fehler! Die Fehler machen die Nutzer. Daher mein Appell an Sie: Setzen Sie sich mit den Werkzeugen, die Sie täglich verwenden, auseinander und plausibilisieren Sie deren Ergebnisse. Und wenn es dann doch mal einen Software-Fehler gab, ist es die Aufgabe des Anwenders, diesen zu erkennen.

So wirst Du wesentlich schneller erkennen, wenn etwas nicht so läuft, wie es laufen sollte. Du kannst schneller reagieren und die Situation vielleicht sogar noch während des Audits entschärfen. Du zeigst dadurch noch mehr, dass Du ein Profi bist und sich ganzheitlich mit Eurem System beschäftigst und dieses vollkommen durchdrungen hast. Wenn Du das konsequent tust und zeigst, beeindruckt das jeden Externen!

    • Kenne die Schwachstellen Eures Systems

Die meisten Audits sind Stichprobenprüfungen der gestellten Anforderungen. Qualitätsmanager, die diesen Umstand verinnerlicht haben, könnten dazu neigen, auch in ihren Systemen „Mut zur Lücke“ zu zeigen.

Wahrscheinlich gibt es in jedem Unternehmen Bereiche, in denen systemische Lücken bestehen. Für Dich als smartem Qualitätsmanager ist es besonders wichtig, diese Schwachstellen zu kennen. Sollten in einem Audit diese Schwachstellen zur Sprache kommen, bist Du im Bestfall darauf vorbereitet und kannst entweder Auskunft geben oder diesen wunden Punkt bewusst und elegant umschiffen. Selbstverständlich um die Schwachstelle später zu eliminieren, auch wenn sie nicht im offiziellen Auditbericht auftaucht.

Gute „Qualitäter“ kennen nicht nur die Stärken ihres Systems – sondern auch die Schwächen. Nicht selten werden diese Schwächen bewusst vernachlässigt. Das birgt aber Gefahren!

Aus meiner Sicht ist es daher sinnvoller, sich bewusst mit den vorhandenen Schwächen zu beschäftigen und intern so zu thematisieren, dass jeder den Umgang mit diesen Themen kennt, wenn sie in einem Audit zur Sprache kommen sollten.

    • Bearbeite alle Maßnahmen vorangegangener Audits

Auf diesen Punkt gehe ich bei der „Auditnachbereitung“ noch ausführlich ein. An dieser Stelle sei nur so viel gesagt: Viele Audits haben als einen der ersten Agenda-Punkte „die Abarbeitung von Maßnahmen aus dem vergangenen Audit“.

Wie glauben Du, verändert sich die Stimmung beim Auditor, wenn ein Unternehmen schon hier eingestehen muss, nicht bestens auf die Überprüfung vorbereitet zu sein? Sicherlich wird sich so kein Vertrauen aufbauen lassen.

Und spätestens an diesem Punkt solltest Du und Dein Team verinnerlicht haben, dass das Ziel der Umsetzung dieser Maßnahmen nicht sein darf, Auditoren zufriedenzustellen oder Zertifikate zu bekommen bzw. zu erhalten! Unterm Strich tut Ihr dies für die Qualität Eurer Produkte und Dienstleistungen, also in letzter Konsequenz für Eure Kunden.

Dieser Gedanke lässt es dann auch seltsam erscheinen, mit der Umsetzung einer sinnvollen Maßnahme, die positive Effekte auf Lebensmittelqualität oder –Sicherheit hat, bis kurz vor dem nächsten Audit zu warten. Du weißt selbst am besten, wie viele Tausend Tonnen oder Millionen Stück eines Produktes in der Zwischenzeit in den Handel gekommen sind. Oder wie viele Patienten behandelt wurden.

Natürlich weiß ich auch, dass manchmal viel Kreativität gefragt ist, wenn man verstehen soll, wie die eine oder andere Maßnahme auch nur annähernd einen Einfluss auf Produktqualität haben soll. Aber die Grundeinstellung „Wir tun es für die Kunden!“ kann Dir sehr dabei helfen, Maßnahmen schnell und effektiv abzuschließen.

    • Kenne den Auditor

Wenn Du von bestimmten Prüfern zum ersten Mal auditiert wirst, empfehle ich Dir, im Vorfeld etwas über diese Person in Erfahrung zu bringen. Manchmal bietet das Internet eine gute Informationsquelle. Vielleicht kennst Du Qualitäts-Kollegen in anderen Unternehmen, die bereits Erfahrungen mit dieser Person haben?

Diese Recherche musst Du nicht zu akribisch betreiben. Manche Personen neigen dazu, hinter dem Auditor einen potenziellen „Feind“ zu sehen. Die Beschäftigung mit dem Auditor soll dazu führen, die Person dahinter zu erkennen.

Vielleicht hat er bereits etwas veröffentlicht. Lässt sich eventuell eine Art „Steckenpferd“ erkennen? Gibt es in anderen Unternehmen bereits Erfahrungen, die Ihnen helfen könnten, sich noch besser vorzubereiten?

    • Schlage eine Agenda vor

Kein Termin ohne Agenda! Gerade viel beschäftigte Auditoren sind häufig dankbar dafür, einen Agenda-Vorschlag von Dir zu bekommen. Ein externer Besucher kann Dein Unternehmen niemals so gut kennen, wie Du.

Bei der Erstellung einer solchen Agenda sollte im Vordergrund stehen: Welche Reihenfolge, welche Timings und welche Personen sind sinnvoll, um ein Audit bestmöglich gelingen zu lassen?

Fast alle Auditoren haben heutzutage feste Fragebögen, an denen sie sich entlanghangeln. Das muss aber nicht heißen, dass die stumpfe Abarbeitung dieses Fragebogens die sinnvollste Vorgehensweise für Dein QM-System sein muss.

Es ist durchaus erlaubt, dass Du einen detaillierten Vorschlag machst – und diesen dem Auditor vorab auch zusendest. Der Auditor hat dann die Möglichkeit, zuzustimmen, Deine Agenda zu modifizieren bzw. zu ergänzen, oder seine/ihre eigene Agenda zu verwenden.

In jedem Fall solltest Du Dir die Möglichkeit nicht nehmen lassen, selbst einen Vorschlag zu unterbreiten. Du suggerierst damit auch, dass Du dem Auditor helfen willst, seine Arbeit bestmöglich zu erledigen. Ich nutze diesen Agendavorschlag zum Beispiel, um den Zeitpunkt der Werksbesichtigung besser planen zu können. Diesen lege ich bewusst in die Zeit nach dem Mittagessen.

Frage bei der Zusendung Deines Vorschlags bewusst nach einer Antwort oder einem Gegenvorschlag. Selbst wenn Deine Agenda abgelehnt werden sollte, hast Du mit dem Gegenvorschlag die Möglichkeit, Dich optimal vorzubereiten.

Drei Punkte, die Du als Einstieg in jedem Fall in Form einer knappen Präsentation vorbereiten kannst, sind:

      • Stelle Dein Team vor – gerne mit persönlicher Note und Bild (falls persönliche Anwesenheit nicht möglich)
      • Stelle dar, was sich seit dem letzten Audit verändert hat – wenn es Relevanz für das Audit haben kann (zum Beispiel organisatorische Veränderungen, neue Produktionsanlagen, etc.)
      • Gehe kurz auf die Maßnahmen im letzten Audit ein und zeige den Status (beispielsweise Vorher-Nachher-Fotos helfen, das Gedächtnis des Auditors aufzufrischen, falls dieser schon einmal bei Ihnen war).

Dadurch nimmst Du das Heft in die Hand und kannst gleich zu Beginn drei Themenbereiche erläutern, auf die Du Dich hervorragend vorbereiten konntest. Das macht einen wirklich guten Eindruck zum Start und ist eine dankbare Informationsquelle für den Auditor.

Dem Besuch gibt das die Möglichkeit der schnellen Orientierung. Schließlich liegt das letzte Audit ein oder mehr Jahre zurück.

    • Bereite Beispiele für die wichtigsten Prozesse vor

Anhand Deiner Agenda (oder der des Auditors) darfst Du Beispiele zur Veranschaulichung Eurer Prozesse vorbereiten. Diese Beispiele sollten relevant sein und noch nicht allzu lange zurückliegen.

Du erreichst dadurch folgende Dinge:

Zum einen erlangst Du mehr Routine bei der Vorstellung der Kernprozesse und Hauptthemen. Zum anderen könnte es sein, dass sich ein Prüfer schon mit diesen Beispielen zufriedengibt und nicht weiter nachbohrt. Das spart Zeit und manchmal auch Nerven.

Selbst wenn dann doch ein zweites oder drittes Beispiel gewünscht wird, kannst Du daran zeigen, dass die Vorgehensweisen immer die gleichen sind und Dein System durchgängig funktioniert.

Auf keinen Fall solltest Du Beispiele vorbereiten, die extra für ein Audit geschaffen wurden und einen Idealzustand darstellen, der sonst im Unternehmen nicht existiert. Zum einen belügst Du Dich und Dein Unternehmen damit selbst und zum anderen besteht das Risiko, dass so etwas während eines Audits auffällt und dann wird ein guter Auditor weiterbohren, bis das gesamte Ausmaß der Abweichungen zutage gefördert ist.

Vor dieser unangenehmen Situation kannst Du Dich selbst bewahren!

    • Stimme Dein Team auf das Audit ein

Vor, während und nach einem Audit sollten alle Mitarbeiter im Unternehmen an einem Strang ziehen. Beginne damit, so viele Personen wie möglich auf das Audit einstimmen

Erkläre den Mitarbeitern, welche Schwerpunkte gesetzt werden. Worin sind wir besonders gut? Welche Schwachstellen sollten wir versuchen, zu umschiffen, wenn wir sie schon nicht ausschalten können? Welche kritischen Fragen könnten auftauchen und wie ist darauf zu reagieren?

Und nicht zuletzt sollte gesagt werden, welches Ziel Ihr anstrebt. Möchtet Ihr 100 % erreichen? Wollt Ihr die Anzahl an Abweichungen im Vergleich zum Vorjahr reduzieren? Benötigt Ihr ein „Higher Level“? Je genauer Du diese Ziele formulierst, desto eher werden Mitarbeiter des Unternehmens mithelfen können und wollen.

    • Sorge dafür, dass Raum, Ausstattung und Mitarbeiter verfügbar sind

Dieser Punkt sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Eine positive Atmosphäre für ein Audit kann nur dann aufkommen, wenn Du vorab sicherstellst, dass die Rahmenbedingungen optimal sind.

Du hast Dich im Vorfeld darum gekümmert, dass ein adäquater Raum zur Verfügung steht. Ausreichend Platz, angenehm temperiert, idealerweise nah an den zu begehenden Abteilungen und nicht zu laut.

Präsentationsmaterialien wie Beamer oder Projektoren sind funktionstüchtig und Du solltest auch wissen, wie diese funktionieren. Ein Klassiker: Während eines Audits schaltet der Beamer auf einmal in den „Ruhemodus“, da die Maus längere Zeit nicht bewegt wurde. Wenn Sie dabei ins Schwitzen kommen, dann haben Sie sich schlecht vorbereitet!

Wenn Mitarbeiter anderer Abteilungen vorsprechen, dann sollten diese mit einem ausreichenden Vorlauf eingeladen werden. Am besten mit dem Hinweis, dass sie sich bitte für die Dauer des kompletten Audits bereithalten und auf Zuruf verfügbar sein sollen. Und für welches Thema sie genau benötigt werden.

Einen noch besseren Eindruck erzielst Du, indem die Abteilungsleiter vollzählig zum Einstieg und zur Vorstellung anwesend sind – ebenso beim Audit-Abschluss.

Mit einer passenden Bewirtung während des Audits setzt Du diesem Punkt die Krone auf.

    • Lerne den Auditor bereits vor dem Audit kennen

Damit Auditoren und Unternehmen bereits vor dem Audit ein positives Gefühl füreinander entwickeln können, kann es nützlich sein, vorab den Kontakt zum zu suchen.

So kannst Du beispielsweise den Punkt „Schlage eine Agenda vor“ dazu verwenden, vor dem Versand des Entwurfs den Auditor telefonisch zu kontaktieren:

„Wir haben für unser Audit im März einen Agenda-Vorschlag zusammengestellt. Wenn aus Ihrer Sicht nichts dagegen spricht, sende ich Ihnen unseren Vorschlag gerne unverbindlich zu“.

Das scheint nur eine Kleinigkeit zu sein. Dein Gegenüber kommt so jedoch schon im Vorfeld in positiven Kontakt mit Deinem wichtigsten Werkzeug: Der Stimme, mit der Du Deine Argumente vorträgst. Wenn Ihr Euch bereits kennt, erreichst Du durch einen solchen kurzen Kontakt, dass die bisherigen Erlebnisse der letzten Jahre wieder positiv aufgefrischt werden und der Auditor sich auf die Zusammenarbeit freut.

Im harten Geschäft der Zertifikate, Anforderungen und Abweichungen helfen uns diese menschlichen Aspekte, wertschätzend miteinander umzugehen und Vertrauen aufzubauen.

Die Durchführung des Audits

    • Zeitplan einhalten – und nicht auf Zeit spielen

Zum Audit liegt eine Agenda vor, die auch eine Zeitplanung enthält? Perfekt. Nun darst Du während des Audits darauf achten, dass diese Zeitplanung auch eingehalten wird. Zwar dürfte es Dir meist schwerfallen, auf die Einhaltung zu bestehen – Auditorinnen und Auditoren haben ihren eigenen Kopf.

Wenn Du jedoch feststellst, dass es bei einzelnen Punkten eine zeitliche Diskrepanz gibt, dann darst Du dies durchaus ansprechen. Im Eifer des Gefechts kann es vorkommen, dass Diskussionen zeitlich ausufern und das dann die gesamte Zeitplanung auf den Kopf gestellt wird.

Was Du unbedingt vermeiden solltest, ist auf Zeit spielen. Wie der Torwart, der beim Stand von 1:0 für sein Team in der 89. Minute den Abstoß so lange hinauszögert, bis der Schiedsrichter die Gelbe Karte zeigt.

Der Schiedsrichter ist hier der Auditor. Dieser wird Dich zwar vermutlich nicht verwarnen. Aber er wird merken, wenn Du versuchst, auf Zeit zu spielen, sodass zum Ende hin für andere Bereiche nur noch wenig Zeit bleibt.

Das zu versuchen mag Menschlich sein. Es ist aber nicht professionell und fair und ein guter Auditor wird das merken und hellhörig werden.

Bleibe in jeder Situation gelassen und wenn angebracht, weise bestimmt aber höflich und freundlich auf die Zeitplanung hin.

    • Lasse die Mitarbeiter sprechen

Nachdem Du die Mitarbeiter vorher optimal auf das Audit eingestimmt hast, spricht nichts dagegen, ihnen während des Audits das Wort zu überlassen. Dein Team weiß, welche Dinge nicht unbedingt erwähnt werden müssen. Es weiß aber auch, welche Stärken besonders betont und ausgiebig gezeigt werden können.

Als Auditor stutze ich immer, wenn ich dem Mitarbeiter einer Fachabteilung eine Frage stelle und stattdessen der Abteilungsleiter die Antwort gibt, obwohl ich erwarten würde, dass derjenige Mitarbeiter die Antwort auf die Fragen kennen müsste.

Warum tut dieser Chef das? Hat er oder sie Angst, der Mitarbeiter könne sich „verquatschen“ und den Auditor auf irgendetwas stoßen, was nicht gewünscht ist?

Gut vorbereitete und trainierte Mitarbeiter sind Spezialisten auf ihren Gebieten. Vertraue ihnen und lasse sie auch während eines Audits glänzen!

    • Zeige Leidenschaft und Souveränität

Qualitätsmanager brennen für ihr Fach. Daher nenne ich sie auch Q-Enthusiasten. Sie zeichnen sich häufig durch außergewöhnlich viel Verantwortungsbewusstsein aus. Q-Enthusiasten übernehmen Verantwortung für sich, die Mitarbeiter in den Unternehmen und häufig für sehr viele Verbraucher, indem sie die Qualität von Endprodukten sicherstellen.

Wer solch einer Verantwortung ganzheitlich nachkommt, verfügt über ein hohes Maß an Motivation. Selbstbewusstsein und Souveränität im eigenen Betrieb zeichnen diese Personen außerdem sehr häufig aus.

Wenn jedoch ein externes Audit ansteht, vergessen manche Qualitätsmanager diese Attribute und nehmen vieles, wenn nicht gar alles, was der oder die Auditor/in sagt als gottgegeben hin. Oder das genaue Gegenteil: Sie lehnen erst einmal alles ab, ohne zu hinterfragen, ob das, was man ihnen sagt, sinnvoll sein könnte.

Dabei macht es auch einem Auditor Spaß, sich auf Augenhöhe mit den Qualitätsverantwortlichen „messen“ zu dürfen. Mit einem ebenbürtigen Partner zu diskutieren, ist schließlich für beide Parteien fruchtbar.

Wenn Du es schaffst, Deine Leidenschaft für das QM-System und den ganzen Themenbereich zu zeigen, dann hat dies eine sehr große vertrauensbildende Wirkung auf Auditoren und auch fachübergreifende Kollegen.

Und wenn dieses Vertrauen in Deine Fähigkeiten und die Performance Eures QM-Systems stark genug ist, verschafft Dir das eine Reihe von Vorteilen im Umgang mit externen Prüfern.

Beispielsweise werden diese Deinem Urteil eher vertrauen. Sie werden Gegenvorschläge zu Maßnahmen wahrscheinlicher akzeptieren. Und die Ablehnung von Maßnahmen von Deiner Seite, eher versuchen, nachzuvollziehen.

Der Heilige Augustinus Aurelius hat gesagt: „Nur wer selbst brennt, kann Feuer in anderen Menschen entfachen“. Wenn Du also Deinen Enthusiasmus ausstrahlst, werden andere Dir leichter folgen wollen – dabei aber bitte nicht den Blick über den Tellerrand vergessen!

    • Diskutiere konstruktiv mit dem Auditor und erreiche Konsens

Sicher bist Du auch schon einmal mit Anforderungen seitens Kunden oder Auditoren konfrontiert worden, bei denen Du denkst: „Das ist doch Utopie“. Weitere Wörter, die in diesem Zusammenhang gerne verwendet werden, sind: Unsinn oder Übertreibung.

In diesen Situationen solltest Du bitte zwei Dinge tun: Signalisiere der Person, die diese Anforderung an Euer Unternehmen stellt, dass Du nicht einverstanden bist. Außerdem solltest Du klar darlegen können, warum Du diese Auffassung vertreten.

Alles klaglos zu akzeptieren, was Auditoren oder Kunden fordern, kann für Euer Unternehmen sehr teuer und für Dich sehr aufwendig werden!

Mit den meisten Auditoren kann man gut reden. Hier macht wie so oft der Ton die Musik. Erläutere bestimmt und wertschätzend, warum eine Anforderung oder eine Abweichung aus Deiner Sicht nicht praktikabel oder unzutreffend ist. Im besten Fall kannst du anhand von Zahlen und Fakten die Einwände entkräften.

Wenn Du Dich im Dissens befindest der sich nicht lösen lässt, dann versuche, einen Kompromiss zu finden. Vermeide bitte, dass sich die Fronten zwischen Dir und dem Auditor verhärten. Das wird sich im weiteren Verlauf nachteilig auswirken.

Bemühe Dich darum, einen Schritt auf den Auditor zuzugehen. Die geringste Bewegung Deinerseits dabei ist wohl, in Aussicht zu stellen, eine genaue Risikoanalyse einer Abweichung oder eine Potenzialanalyse einer Anforderung durchzuführen und sich dann zu einem späteren Zeitpunkt zurückzumelden.

Dadurch lehnst Du die Anforderung Deines Gegenübers nicht rundheraus ab und wer weiß, vielleicht entsteht bei näherer Betrachtung in Eurem Unternehmen doch Potenzial zur Verbesserung?

    • Kämpfe für die richtigen Dinge

Meinem 15. Hinweis schließt sich dieser hier nahtlos an. Du solltest es vermeiden, wegen jeder Kleinigkeit einen Disput mit dem Prüfer-Gremium vom Zaun zu brechen. Überlege Dir lieber, an welcher Front sich ein Kampf wirklich lohnt. Wo Euer Unternehmen auf gar keinen Fall nachgeben darf!

Die Gründe dafür können kosten-motiviert sein. Denkbar ist aber auch, dass Euer Unternehmen bislang keinen CCP in den Gefahrenanalysen identifiziert hat und Du dies aus Gründen des geringeren Aufwands auch unbedingt so beibehalten möchten.

Denke dabei auch taktisch. Es wird häufig vorkommen, dass Du nicht der Meinung der Auditoren bist. Aber wenn ein Nachgeben für Dich nur mit einmaligem Aufwand verbunden ist und möglicherweise langfristig von Vorteil für Euer Unternehmen sein kann, dann darfst Du dabei auch gerne nachgeben.

Du wirst ebenso wenig immer einer Meinung mit einem externen Auditor oder Kunden sein, wie Du es schaffen wirst, alle Auffälligkeiten, Empfehlungen oder Anforderungen von externen Parteien „niederzubügeln“.

Daher empfehle ich Dir, genau zu überlegen, wo ein Kampf sich lohnt und wann Zugeständnisse ohne großen Verlust und Aufwand gemacht werden können.

Ein Auditor möchte Bestätigung für die eigene Arbeit erhalten. Wenn in Teilbereichen diese Bestätigung erfolgt ist, dann fällt einem Auditor ein Nachgeben in Themen, die für Dich wirklich Bedeutung haben, wesentlich leichter.

Die Nachbereitung des Audits

    • Erstelle proaktiv einen Maßnahmenplan

Das Audit ist vorbei, alle Hinweise, Abweichungen und Nichtkonformitäten liegen auf dem Tisch. Nun warten alle gespannt auf den Auditbericht. Puh, der kann ein bis zwei Wochen auf sich warten lassen – willkommene Verschnaufpause. Wirklich?

Aus meiner Erfahrung heraus ist es sehr sinnvoll, sich aller Themen, welche die Auditoren angesprochen haben, anzunehmen und einen Maßnahmenplan zu erstellen. Hier führst Du akribisch und lückenlos auf, was Du in welchem Zeitraum umsetzen kannst und wirst.

Dabei gibt es immer Maßnahmen, die im Grunde schon umgesetzt worden sind, während der Auditor noch im Haus war. Hier macht sich der Status „bereits umgesetzt“ sehr gut. Das Timing der einzelnen Maßnahmen darf dabei herausfordernd aber realistisch sein.

Beginne hier nicht bereits, Maßnahmen, die nicht sofort umgesetzt werden müssen, aufzuschieben! Das führt nur zu einem Teufelskreis. Terminiere bereits alle Maßnahmen, kläre Verantwortlichkeiten und lasse Ressourcen genehmigen. Mit einem genauen Plan, an den Du Dich auch ein halbes Jahr später noch halten kannst, schaffst Du Euch mehr Ruhe, wenn das Tagesgeschäft wieder von Euch Besitz ergreift.

Langfristig bringt Ihnen das den meisten Erfolg – auch persönlich.

Entscheide, ob es sinnvoll ist, den Maßnahmenplan vor Erhalt des offiziellen Berichts zu erhalten. Falls Du warten möchtest, ist das okay. Aber warte nicht damit, Maßnahmen zu planen und umzusetzen.

    • Setze Maßnahmen schnell und sauber um

Aus meiner Sicht ist es Ehrensache, alle Maßnahmen des vorangegangenen Audits bis zum nächsten Mal umgesetzt zu haben. Du wirst mir sicher zustimmen, dass wohl nur sehr wenige Maßnahmen länger als 12 Monate andauern – und selbst wenn, wird sich deren Status ganz bestimmt in der Zwischenzeit geändert haben.

Die Maßnahmen, die Du vorher aufgelistet und terminiert hast, müssen dann auch erledigt werden. Möglicherweise ist dies die wichtigste Vertrauen bildende Maßnahme. Du signalisierst damit Zuverlässigkeit. Und wer möchte nicht gerne mit einem zuverlässigen Partner zusammenarbeiten?

    • Bearbeite auch Schwachstellen, die nicht im Bericht stehen

Es wird Dir vermutlich auch schon so gegangen sein: Im Verlauf eines Audits fällt Dir ein Schwachpunkt, eine nicht sauber gepflegte Liste auf. Du zitterst darum, ob dem Auditor das auffällt oder nicht. Manchmal hast Du Glück und der Fehler oder die Schwachstelle bleibt unbemerkt.

Schreibe Dir solche Dinge konsequent auf und schaffe diese nach Ende des Audits aus der Welt. Nur weil der Fehler scheinbar nicht bemerkt wurde, heißt es nicht, dass er sich nicht später noch auswirken kann. Vielleicht verfolgte der Auditor ein bestimmtes anderes Ziel? Möglicherweise fällt Dir die Schwachstelle beim nächsten Audit auf die Füße, wenn Du vergessen hast, sich darum zu kümmern?

Lasse das nicht geschehen und eliminiere solche Schwachpunkte auch oder gerade dann, wenn sie nicht in den offiziellen Audit-Dokumenten zu finden sind. Du tust Dir damit selbst einen Gefallen – und verbesserst Euer System nachhaltig!

Nach dem Audit ist vor dem Audit

Im Grunde ist es wie beim Fußball. Im Spiel zeigt sich, was man wirklich drauf hat. Hier sammelt man die Punkte, die man dann schwarz auf weiß sehen kann. Man kann aber nur dann im Spiel die optimale Leistung bringen, wenn man diese auch während jedes einzelnen Trainings abgerufen hat.

Wer also während des Audits in Top-Form sein möchte, muss dieses Niveau auch während des gesamten sonstigen Jahres haben. Andernfalls wird es für Dich als Einzelperson nicht beherrschbar sein, ob jeder Mitarbeiter oder Mitarbeiterin der anderen Fachabteilungen das Niveau hat, welches Ihr Euch im Audit wünschen.

Du kannst das Audit als eine Art Kür verstehen. Hier heimst Du die Lorbeeren für die Arbeit des gesamten Jahres ein. Und nicht die Arbeit der letzten vier bis acht Wochen – Blut, Schweiß und Schlaflosigkeit. Du glänzt mit konstant guter Leistung und weißt jeden Tag, dass Du alles getan hast, um Deinem Anspruch als Q-Enthusiast gerecht zu werden.

Diese 20 Verhaltensweisen ersetzen keineswegs ein gutes QM-System, stabile Prozesse und motivierte Mitarbeiter. Sie schaffen aber optimale Rahmenbedingungen für erfolgreiche externe Audits. Außerdem zeigen sie, dass Du auf ganzer Linie professionell arbeitest.

Die Umsetzung der 20 Punkte wird sich nicht nur positiv auf externe Audits auswirken, sondern wird Eure ganze Qualitätsarbeit wirksamer werden lassen!

Wenn Du einige oder alle dieser 20 Punkte umsetzt, dann verspreche ich Dir, dass Du und Dein Team bei externen Audits erfolgreicher sein werdet – Ihr könnt gar nicht anders! Manche Aspekte werden sich sofort positiv auswirken, andere benötigen mehr Zeit. Ich empfehle Dir jedenfalls, alle einmal auszuprobieren um zu sehen, was Dir und Eurem QM-System hilft.

Und bitte nicht vergessen: Qualitätsmanagement betrifft nicht nur den Qualitätsmanager. Es ist eine Team-Disziplin!