Erhöhen Sie die unternehmensweite Akzeptanz Ihres internen Auditwesens

Erhöhen Sie die unternehmensweite Akzeptanz Ihres internen Auditwesens

Interne Audits sind nicht zuletzt wegen entsprechender Normenanforderungen eine Notwendigkeit. Sie können zudem ein äußerst sinnvolles Werkzeug zur ständigen Verbesserung der Prozesse in Unternehmen sein.

In vielen Unternehmen werden interne Audits allerdings leider als notwendiges Übel oder gar als Zeitverschwendung angesehen. In manchen Unternehmen oder manchen Prozessinhabern können interne Audits sogar Angst verursachen. Das sind alles Gefühle, welche die Akzeptanz der internen Audits selbst und die daraus hervorgehenden Maßnahmen empfindlich schwächen.

Damit Ihnen das nicht passiert, habe ich insgesamt sieben Tipps, wie Sie die Akzeptanz Ihrer internen Audits im gesamten Unternehmen verbessern können. Mit diesen Tipps können Sie sofort starten, die volle Wirkung entfalten sie allerdings erst mit der Zeit. Einige der Tipps sind im Prinzip vertrauensbildende Maßnahmen – und Vertrauensbildung braucht bekanntlich Zeit.

Was Ihnen größere Akzeptanz bringt

Natürlich können Sie stoisch interne Audits nur deshalb durchführen, weil „Ihre Norm“ es fordert. Nur was passiert dann? Sie Mühen sich ab, quälen die Fachbereiche und Prozessinhaber, kommen mit Ihren Verbesserungsvorschlägen und Maßnahmen nur durch, wenn Sie die Beteiligten zwingen und alle sind langfristig frustriert.

Ich persönlich kann daran nicht erstrebenswertes finden. Wenn Sie aber die Akzeptanz Ihres internen Auditwesens erhöhen, erreichen Sie dadurch Folgendes:

Größere Bereitschaft zur konstruktiven Mitwirkung am Audit

Wenn die Abteilungsleiter und Prozessverantwortlichen in Ihrem Unternehmen interne Audits grundsätzlich für eine sinnvolle Sache für das Unternehmen und für die eigene Abteilung halten, werden Sie eine deutlich größere konstruktive Bereitschaft zur Mitwirkung an den Audits erhalten.

Sie werden zumindest teilweise erreichen, dass man versucht, Ihnen Dinge zu verheimlichen und Sie arglistig zu täuschen. Man wird Ihre Anstrengungen, die Prozesse zu verbessern, eher schätzen, als wenn man interne Audits rundweg als unsinnig wahrnimmt.

Größere Bereitschaft zur Umsetzung der Maßnahmen

Wenn man die festgestellten Abweichungen (Findings) für schädlich für das Unternehmen betrachtet und Sie dies mit Ihrer Argumentation herausstellen können, dann wird man auch eher geneigt sein, Maßnahmen als notwendig zu erachten.

Man wird nicht nur die von Ihnen vorgegebenen Maßnahmen wahrscheinlicher akzeptieren und umsetzen sondern möglicherweise auch mit einer höheren Wahrscheinlichkeit aktiv eigene Vorschläge einbringen.

Wertvollere Audits sorgen für stetige Weiterentwicklung

Durch die Erreichung der beiden oberen Aspekte kommt es in den Abteilungen automatisch zu einer stetigen Weiterentwicklung. Sie behandeln die Themen, die für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind. Und dadurch, dass das alle wissen, schenkt man dem Auditwesen und seiner Leistung für die Organisation mehr Gewicht und Vertrauen.

Externe Auditoren vertrauen dem QM des Unternehmens

Einige externe Auditoren sehen sich als eine der ersten Dokumente die internen Auditberichte an. Das aus gutem Grund. Zum einen geben diese Aufschluss auf die Arbeit des Qualitätsmanagements. Zum anderen erlauben diese Berichte Erkenntnisse über die Schwerpunkte der Organisation.

Sind in den Auditthemen die Schwerpunkte enthalten, die auch für Auditoren von Bedeutung sind, dann weiß dieser, dass das Unternehmen ganz grundsätzlich ein Bewusstsein für diese Belange hat und stetig daran arbeitet.

Man wird dann auf einer anderen Basis mit Ihnen diskutieren können, Sie ernster nehmen und Ihrem Wort mehr Glauben schenken.

7 Tipps für mehr Akzeptanz interner Audits

All das können Sie gewinnen und Ihrer Organisation, allen Mitarbeitern und sich selbst einen guten Dienst erweisen. Doch nun die versprochenen Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen:

1. Mehrwert für das Unternehmen schaffen und herausstellen

Der mit Abstand wichtigste Tipp ist, dass die Schlüsselpersonen im Unternehmen den Mehrwert der internen Audits für das gesamte Unternehmen erkennen müssen. Abteilungsleiter und Prozessinhaber müssen verstehen, warum es sich (auch für sie) lohnt, den Aufwand interner Audits zu betreiben.

Wenn Sie als „Mehrwert“ nur die Notwendigkeit interner Audits aufgrund von Normanforderungen zu bieten haben, wird Ihr Stand eher ein schlechter sein.

Sie sollten darlegen können, was sich in positiver Weise im Unternehmen verändert, wenn bestimmte Maßnahmen umgesetzt werden. Das kann sehr vielfältig sein. Einige Beispiele:

  • Finanzielle Einsparung
  • Abwendung rechtlicher Konsequenzen
  • Verbraucherschutz
  • Verbesserte Prozessstabilität
  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Verbesserung der Arbeitssicherheit

Verdeutlichen Sie, in welcher Form auditierte Personen von den Verbesserungen profitieren. Wenn Sie sich nur auf die Vorteile aus Sicht des Qualitätswesens beschränken, dann werden Sie damit deutlich weniger Akzeptanz erreichen.

Die folgende Grafik verdeutlicht den Zusammenhang zwischen Sinnhaftigkeit und Akzeptanz interner Audits:

Haltung gegenüber internen Audits

2. Transparente und frühzeitige Auditplanung

In vielen Organisationen werden interne Audits geschoben, bis es wirklich nicht mehr anders geht. Ist ja auch klar: Anfang des Jahres müssen die Zielvereinbarungen festgezurrt und die Ziele des vorangegangenen Jahres ausgewertet werden. Dann kommt Ostern, danach naht die Urlaubszeit, weiter geht es mit der Budgetphase und schon steht Weihnachten vor der Tür.

Wo bleibt da noch Platz für Audits?

Klar ist, frei nach Hornbach: Es gibt immer was zu tun.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie am Anfang des Jahres einen Gesamtplan erstellen und die Audits auf das gesamte Jahr gleichmäßig verteilen (natürlich abhängig davon, wie viele interne Audits Sie durchführen).

Selbst wenn ein Abteilungsleiter an einem Audit nicht teilnehmen kann, sollte es ja einen Stellvertreter geben, der das Audit durchführen kann. Und falls es wirklich nicht anders geht, kann man den Termin immer noch verschieben.

Die frühzeitige Planung schafft Sicherheit und gibt allen Beteiligten die Möglichkeit der langfristigen Planung. Sie vermeiden Stress auf allen Seiten und die Wahrscheinlichkeit, ein Audit „zu vergessen“ und es dann zwischen Weihnachten und Silvester einschieben zu müssen, sinkt.

Außerdem machen Sie aus den internen Audits eine feste Größe in der Jahresplanung jeder Abteilung.

3. Audits zeitoptimal durchführen

Viele interne Audits nehmen sehr viel Zeit in Anspruch: Vorbereitung, Durchführung, Nachbesprechung, Maßnahmendefinition und Umsetzung können sich schnell auf mehrere Tage summieren.

Die folgende Infografik stellt dar, wie meines Erachtens die zeitliche Aufteilung der einzelnen Phasen eines Audits optimal zu gestalten ist:

Aufwand interner Audits

(1) Die Vorbereitung: Die Vorbereitung besteht aus der Auswahl der richtigen Themen und Fragen. Beide sollte Ergebnisorientiert und wiederum am Mehrwert ausgerichtet sein.

(2) Die Durchführung: Dies ist die zeitlich schlankeste Phase, in der die Themen zielgerichtet und ohne große Diskussion aufgenommen werden. Diese Phase wird mit möglichst wenig Personalaufwand durchgeführt und die benötigten Personen werden entsprechend frühzeitig informiert, um keine unnötigen Ressourcen zu binden.

(3) Die Nachbereitung: In der Nachbereitung geht es um die Besprechung der Findings und die Vereinbarung von Maßnahmen, Terminen und Verantwortlichkeiten. Hier ist ähnlich viel Sorgfalt gefragt, wie bei der Vorbereitung. Hier werden die Weichen dafür gestellt, dass die umzusetzenden Maßnahmen effektiv sind und die identifizierten Schwachstellen langfristig beheben.

(4) Die Umsetzung: Dieser Phase muss der zeitlich größte Anteil gewidmet werden. Denn hier entsteht letztendlich die Verbesserung für das Unternehmen. Nur sauber und nachhaltig umgesetzte Maßnahmen führen zu einer tatsächlichen Verbesserung. Werden Maßnahmen schlampig und nur für die Auditoren durchgeführt, war das ganze interne Audit für die Katz und nur ein Schauspiel.

4. Co-Auditoren aus Fachabteilungen einbinden

Grundsätzlich ist es eine Anforderung, dass Auditoren von den zu auditierenden Bereichen unabhängig sein sollen. Da das Qualitätsmanagement aber in Unternehmen über die meisten Schnittstellen zu anderen Abteilungen verfügt, ist diese Unabhängigkeit nicht immer leicht zu gewährleisten.

Da kann es helfen, als Co-Auditoren experten anderer Fachabteilungen einzubinden. Sie erreichen dadurch bei sorgfältiger Auswahl und Schulung eine größere Neutralität und dadurch verbesserte Akzeptanz des Auditergebnisses.

Durch diese Experten können Sie so auch Aspekte ins Audit einbinden, die Ihnen verschlossen bleiben, wenn Sie alleine auditieren.

5. Themenschwerpunkte vor dem Audit bekannt geben

Sie können vor jedem Audit (beispielsweise in der Agenda bei einer Termineinladung) die groben Themenschwerpunkte nennen. Beispiel: Abweichungen des vorangegangenen Audits, Dokumentation und Arbeitssicherheit. Sie geben dem zu auditierenden Bereich somit die Möglichkeit, sich gezielter vorzubereiten (zum Beispiel entsprechende Fachleute auf Abruf zu halten) ohne die konkreten Fragen bekanntgeben zu müssen.

Sie erreichen damit auch, dass eventuelle Vorbehalte und Befürchtungen hinsichtlich des Audits ein wenig zerstreut werden. Es hat dann einen ähnlichen Charakter wie kurz vor einer wichtigen Prüfung in der Schule wenn ein Lehrer die groben Schwerpunkte an die Schüler weitergibt.

Man hat dann schon ein wesentlich besseres Gefühl und kann die herannahende Situation besser greifen.

Das hat keine negativen Auswirkungen auf das Audit. Feststellungen werden Sie noch genug finden. Außerdem ist das Ziel von Audits ja nicht eine möglichst hohe Anzahl an Findings sondern die positive Veränderung für das Unternehmen.

Und wenn ein Bereich bei der gezielten Vorbereitung auf das Audit selbst auf eine mögliche Abweichung stößt und sie vorher noch beheben kann, finde ich das sehr positiv.

6. Konsequenz schaffen

Es wäre zwar wünschenswert, wenn wir nur auf die Einsicht der auditierten Personen bauen könnten. Das wird allerdings nur in den wenigsten Unternehmen durchgängig funktionieren.

Wahrscheinlicher ist, dass einzelne Abteilungsleiter oder Prozessbeteiligte die Vorteile des Auditwesens für sich erkannt haben und sich aktiv daran beteiligen.

Daher benötigt jedes schlagkräftige interne Auditwesen auch eine gewisse Konsequenz, nach der sich alle im Unternehmen richten. Was passiert bei schlechten Auditergebnissen? Wie wird mit Abteilungen umgegangen, die Maßnahmen nicht umsetzen?

Diese Fragen müssen sich die Auditoren mit der obersten Leitung stellen. Diese festgelegten Konsequenz-Grundsätze müssen in allen Fällen und für alle Abteilungen gelten.

Somit können auch alle Beteiligten auf das System vertrauen. In positiver wie negativer Hinsicht. Wenn jemand weiß, was es bedeutet, eine Maßnahme nicht umzusetzen, dann kann er auch entscheiden, ob ihm die resultierende Konsequenz die Sache wert ist.

Diese Transparenz sorgt dafür, die Vorbehalte gegenüber internen Audits abzubauen und kann auch Hemmschwellen hinsichtlich der Offenheit während interner Audits abzubauen.

Die oberste Leitung von dieser Notwendigkeit zu überzeugen ist manchmal nicht einfach. Die durchgängige Konsequenz zu erreichen ist noch einmal deutlich schwerer. Aber langfristig lohnt es sich und Ihr internes Auditwesen ist kein zahnloser Tiger.

7. Gemeinsame Definition von Maßnahmen

In vielen Unternehmen geben die Auditoren die Maßnahmen (und vielleicht sogar die Termine) vor. Das ist aus meiner Sicht keine gute Idee, wenn man möchte, dass das Auditergebnis und die umzusetzenden Maßnahmen als wertschöpfend für das Unternehmen und die eigene Abteilung angesehen werden.

Es spricht nichts dagegen, als Auditor eine Meinung darüber zu haben, mit welcher Maßnahme und in welchem Zeitraum die Umsetzung idealerweise erfolgen soll.

Allerdings müssen zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen von den Abteilungsleitern bereitgestellt werden. Somit ist es günstig, die Maßnahmen und Termine nicht vorzugeben sondern gemeinsam mit dem auditierten Bereich zu vereinbaren. Indem der Bereich vorgibt, in welcher Zeit eine Maßnahme umgesetzt werden kann, erreichen Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit, dass der Termin auch tatsächlich eingehalten wird.

Nur in wenigen Ausnahmen sind Maßnahmen alternativlos und ein ganz bestimmter Termin unbedingt zu halten. Beispiele dafür sind rechtliche Vorgaben oder die Beseitigung kritischer Abweichungen.

In jedem Fall sollten Sie die Maßnahmen und Termine, die Sie als Auditor im Kopf haben, in Form von Ideen mit in das Gespräch nehmen und gemeinsam die besten Lösungen entwickeln, sodass beide Parteien mit dem Ergebnis leben können.

Fazit

Ich bin fest der Meinung, dass Sie eine deutlich höhere Akzeptanz Ihres internen Auditwesens im ganzen Unternehmen erreichen werden, wenn Sie diese sieben Tipps befolgen. Sie erreichen damit auch, dass die Audits mehr als eine gemeinsam durchgeführte Sache und nicht als „Auditor gegen Abteilung“ wahrgenommen werden.

Langfristig etablieren Sie dadurch eine positive Auditkultur in Ihrem Unternehmen. Wie eingangs bereits erwähnt sind nicht alle Effekte sofort spürbar. Was sie sehr schnell merken werden: Man wird den Audits gelassener und positiver entgegensehen und sie nicht mehr als bloße Zeitverschwendung betrachten. Und allein das ist doch schon eine Menge wert, finden Sie nicht?

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